Risolvere le 6 sfide più comuni nell'implementazione del PBX in hosting
Pubblicato: 2016-09-07L'adozione di una soluzione Hosted PBX può essere uno dei modi più semplici per ridurre i costi ed elevare l'infrastruttura di comunicazione e telefonia aziendale. Con tutto il lavoro pesante gestito nel cloud, dal fornitore di servizi, un PBX ospitato ti fornirà una miriade di funzionalità solide, flessibilità senza pari e chiamate vocali di alta qualità. Tuttavia, come qualsiasi tecnologia, l'adozione di un Hosted PBX non è privo di inconvenienti o intoppi.
Molti problemi con le soluzioni VoIP e PBX in hosting possono essere risolti con una conoscenza di base del sistema o collaborando con il provider di servizi VoIP. Familiarizzare con le soluzioni VoIP, la terminologia e i punti deboli comuni può salvare la tua azienda da una serie di grattacapi quando si passa da telefoni legacy a VoIP o addirittura si ricomincia da capo con un nuovo provider di Hosted PBX.
Il problema
Il primo passo per mantenere un alto livello di qualità con la tua soluzione PBX in hosting è garantire che la tua azienda sia dotata di una connessione Internet adeguata. Molti dei problemi comuni relativi alla qualità delle chiamate VoIP possono essere ricondotti alla connessione Internet su cui si basa il servizio. Con un Hosted PBX, tutto viene gestito direttamente tramite la tua connessione Internet e le tue telefonate vengono trasferite come dati tramite questa connessione. Un'interruzione del telefono o anche un leggero singhiozzo durante le chiamate possono facilmente sminuire l'immagine professionale della tua attività e alcuni utenti potrebbero semplicemente non tollerare una scarsa esperienza di comunicazione.
La soluzione
Per fortuna, il VoIP è diventato molto più affidabile negli ultimi anni, ma l'inaffidabilità può ancora essere un problema chiave, ma può essere nelle tue mani migliorare questa affidabilità. Quando si adotta una soluzione PBX in hosting, il primo punto di partenza è testare la connessione Internet e riconoscere i colli di bottiglia che potrebbe avere. Un sistema è robusto solo quanto il suo punto più debole. Ovviamente quando si tratta di connessione a Internet, il cavo è sempre meglio del wireless. I cavi consentono un flusso costante di dati e non possono essere interrotti da fattori esterni come sarebbe una connessione wireless. Anche con il router più potente del mondo, un segnale WiFi verrà bloccato e indebolito da eventuali barriere che deve attraversare e può essere interrotto o ricevere interferenze. Se possibile, assicurati che la tua connessione non sia limitata a una configurazione solo Wi-Fi per garantire la connessione più potente disponibile. Un buon punto di partenza sarebbe testare la velocità della tua connessione Internet per capire con cosa stai lavorando e come eseguire l'aggiornamento.
Poiché i dati delle chiamate vengono trasferiti su Internet, è anche fondamentale assicurarsi che il proprio ufficio disponga del livello di larghezza di banda adeguato per gestire non solo queste informazioni, ma anche qualsiasi altro dato trasferito dall'utilizzo standard di Internet in tutto l'ufficio. Una tipica chiamata VoIP consumerà circa 85 kilobit (kbps) di larghezza di banda sia in upload che in download, ma la velocità di upload è fondamentale per la qualità della telefonata. Senza un'adeguata larghezza di banda e velocità di caricamento per inviare i dati, le tue chiamate possono soffrire di nervosismo o interruzioni.
Il problema
Anche con la connessione Internet più solida, la larghezza di banda più elevata e la velocità di caricamento più elevata disponibile in tutto il tuo ufficio, è possibile che la qualità del tuo servizio ne risenta. Come affermato in precedenza, nervosismo o interruzioni, chiamate interrotte con voce confusa a causa di dati fuori luogo o in ritardo e persino problemi di sicurezza possono affliggere le connessioni VoIP se non si gestiscono e non si gestiscono gli strumenti messi in atto per garantire la massima qualità del servizio disponibile. Senza hardware o dispositivi adeguati può essere impossibile mantenere un livello elevato di qualità delle chiamate che può influire negativamente sulla presenza della tua azienda e sulla capacità di portare a termine il lavoro.
La soluzione
Il primo passo per gestire la qualità del servizio consiste nell'adottare un provider PBX in hosting in grado di fornire alla tua azienda un contratto di servizio. Comuni tra la maggior parte dei fornitori, questi accordi aiuteranno a garantire che tutto sul back-end del provider non solo funzioni, ma continui a funzionare nel miglior modo possibile senza problemi. Ma il resto ricadrà ancora sulle tue pratiche messe in atto per gestire la qualità del servizio che sperimenti quando effettui o ricevi chiamate. Con una connessione Internet adeguata per alimentare il sistema PBX ospitato, non dovresti notare alcun problema con le tue chiamate, ma se tutto sta andando bene dal tuo ISP, ci sono ancora punti focali all'interno della tua attività che possono avere un impatto.
Stabilire una connessione VoIP richiede comunque l'uso di router e persino possibili switch per indirizzare i dati dove devono andare e consentire all'hardware di parlare con la rete. Router e switch specifici abilitati QoS hanno funzioni integrate per dare priorità al traffico VoIP rispetto all'utilizzo standard di Internet, fornendo quei dati alla superstrada mentre tutto il resto è delegato alle strade laterali. Ridurre il numero di punti di accesso attraverso cui le tue informazioni devono viaggiare migliorerà anche la qualità del servizio, se i dati devono passare attraverso due singoli router, può avere un impatto negativo sul trasferimento dei dati e rallentare tutto. Molti firewall forniranno anche un elenco di filtri per bloccare o consentire il traffico in entrata e questi possono essere configurati caso per caso per garantire che i dati VoIP dispongano della larghezza di banda e delle autorizzazioni necessarie.
Il problema
Uno dei maggiori colpevoli di interrompere o limitare il tuo servizio VoIP è il temuto router, o anche qualsiasi altro hardware incompatibile. Molti vecchi router semplicemente non possono supportare VoIP e il trasferimento di dati che si verifica (vedi i migliori router per VoIP). Altri hardware di rete, come gli switch (come menzionato sopra) possono incorrere in problemi di compatibilità e non solo con i protocolli VoIP, ma anche con se stessi. Qualsiasi rete obsoleta che utilizza ancora hardware vecchio, o anche hardware improprio, può rendere il passaggio all'introduzione di una soluzione PBX in hosting un grosso problema e continuare a produrre problemi lungo la strada. Non solo i router stessi possono essere incompatibili, ma possono anche essere programmati in modo errato. Se si utilizzano telefoni legacy precedenti o anche telefoni di un provider PBX ospitato diverso quando si passa a uno nuovo, c'è anche il problema del provisioning dei telefoni.
La soluzione
Aggiorna, aggiorna e aggiorna. Se la tua azienda sta effettuando il passaggio a un PBX ospitato ma funziona ancora su una rete di 5 anni fa, ora potrebbe essere il momento di sostituire tutta questa attrezzatura con router, switch, cavi nuovi e moderni o qualsiasi altro altro hardware e punti di accesso, anche i tuoi vecchi telefoni. Molti fornitori includeranno o venderanno telefoni forniti e pronti per essere collegati, quindi la configurazione è fatta per te, altrimenti potresti passare ore a tentare di farti strada attraverso portali Web obsoleti cercando di scovare gli indirizzi IP e i nomi account necessari per assegna i tuoi vecchi telefoni al tuo nuovo servizio. Quando si tratta di aggiornare l'hardware, l'investimento iniziale non deve nemmeno essere enorme, poiché non è sempre necessaria l'attrezzatura più all'avanguardia, ma piuttosto assicurarsi che l'hardware scelto sia compatibile con il proprio caso d'uso. Molti fornitori forniranno o venderanno i propri router e switch compatibili con VoIP, oppure possono essere acquistati da rivenditori indipendenti. Ancora una volta, non è il più costoso che è importante, ma piuttosto assicurarsi di avere lo strumento adatto per il lavoro. Anche se non aspettarti di lesinare su un router e aspettarti chiamate di alta qualità, qualsiasi router entry level casuale di Best Buy potrebbe causare ancora più mal di testa.
È anche importante assicurarsi che l'hardware sia configurato correttamente per l'uso che si ha in mente. Molti router hanno un elenco gigantesco di caratteristiche, funzioni, autorizzazioni ed eccezioni che possono essere configurate direttamente tramite un portale Internet intuitivo. Ovviamente il compito può sembrare scoraggiante per chi non lo conosce, ma l'assistenza del tuo provider VoIP e la selezione di hardware focalizzato sul VoIP può rendere semplice e facile il compito di aprire i punti corretti. Anche l'acquisto di un dispositivo abilitato o focalizzato VoIP dovrebbe essere sufficiente per garantire che le connessioni siano configurate correttamente. Anche la riduzione del numero di punti tra la rete e il PBX ospitato è fondamentale, come accennato in precedenza: meno router significa meno restrizioni sui dati e sulla rete. Come affermato in precedenza, portare nuovi telefoni per il tuo nuovo servizio può aiutare a ridurre il mal di testa del provisioning dei telefoni esistenti, sebbene anche l'assistenza clienti per i fornitori dovrebbe fornire una mano, poiché il processo riguarda principalmente il collegamento le informazioni corrette nel campo corretto, se l'aggiornamento non è un'opzione.
Il problema
Computer, reti e persino VoIP possono sembrare all'inizio scoraggianti per coloro che non hanno familiarità con quello che sembra un sistema complesso. Con la sua terminologia, abbreviazioni e requisiti unici, la natura sconosciuta del VoIP può rivelarsi difficile anche per il manager IT o di data center più esperto. L'esecuzione di un data center o la configurazione della rete per il proprio ufficio è un'attività diversa dall'implementazione di una soluzione VoIP e molti amministratori di rete potrebbero essere semplicemente incerti sul funzionamento del VoIP o di un PBX in hosting. Con una mancanza di conoscenza e persino una comprensione delle basi, può sembrare quasi impossibile passare a una soluzione VoIP, o almeno improbabile prendersi il tempo per raccogliere le conoscenze necessarie per entrare. E anche una volta stabilita una soluzione PBX ospitata per il tuo ufficio, chi lo configura e sa come mantenere il sistema?
La soluzione
Per fortuna, la maggior parte del lavoro pesante e della configurazione di un PBX in hosting viene gestita dal provider, tramite il cloud. Poiché il servizio è ospitato sul back-end e sui data center del provider e non è necessariamente necessaria un'infrastruttura aggiuntiva da stabilire in loco, l'installazione può essere semplice come installare un nuovo router. A causa della natura delle soluzioni in hosting, puoi avere il tuo nuovo sistema telefonico attivo e funzionante in pochi minuti.
Se esegui i passaggi precedenti per garantire una connessione Internet sufficientemente potente e hardware compatibile, la configurazione dovrebbe essere semplice come chiamare un provider, collegare tutto l'hardware e sarai pronto per effettuare chiamate. Sono finiti i giorni in cui decifrare il technobabble, dovendo decidere quale codec funzionerebbe meglio per il tuo sistema e il complicato provisioning dell'hardware. Ovviamente la configurazione di tutto è metà della battaglia e la configurazione del sistema telefonico è più che collegare un telefono a un router. Con gli enormi elenchi di funzionalità forniti con una soluzione Hosted PBX, potrebbe essere necessario dedicare del tempo per configurare tutto nel modo desiderato, ma di nuovo sono finiti i giorni in cui sfogliare i manuali dell'utente per comprendere complicati portali Web. Generalmente inclusi nel servizio, molti provider di Hosted PBX includeranno l'accesso a un portale Web super intuitivo, utilizzando tecniche di clic e trascinamento in modo che chiunque, di qualsiasi livello, possa adattare rapidamente il proprio sistema telefonico al proprio caso d'uso. La formazione dei dipendenti dovrebbe essere un ricordo del passato.
Il problema
Naturalmente, anche con tutta la pianificazione del mondo, se qualcosa fallisce da parte del tuo fornitore di servizi, la tua attività rimane impotente fino a quando non viene risolta. Tutti capiscono la seccatura di chiamare una linea del servizio clienti solo per dover aspettare un agente, ma quando si tratta delle linee telefoniche, essere senza servizio anche per un minuto può significare un disastro per la tua azienda. Indipendentemente dal fatto che il tuo servizio telefonico si interrompa completamente, noti interruzioni o nervosismo ma tutto da parte tua va bene, o semplicemente desideri attivare o disattivare una nuova funzionalità, un provider senza canali di comunicazione adeguati e un supporto scadente può trasformare minuti di inattività in ore , o anche giorni.
La soluzione
Al giorno d'oggi, è quasi impossibile trovare un'azienda che non metta il servizio clienti su un piedistallo molto alto. È stato dimostrato che i clienti abbandoneranno facilmente un fornitore o un'azienda se ritengono che l'assistenza clienti fornita non sia all'altezza. Per fortuna, molti, se non tutti, i provider ne hanno preso atto e hanno ascoltato. Sebbene il servizio clienti sia considerato una chiave di successo, non tutti i fornitori sono creati allo stesso modo e non tutti i fornitori aprono gli stessi canali. È facile vantarsi di un servizio clienti di qualità, ma se consenti ai tuoi clienti di chiamare la tua linea di supporto solo in orari molto specifici del giorno, questo non farà bene a nessuno quando i loro telefoni si interrompono nel cuore della notte.
Quando si confrontano i provider di Hosted PBX, uno degli aspetti più importanti da considerare e considerare è il livello di servizio e le vie di comunicazione fornite. Alcuni fornitori mantengono linee telefoniche, indirizzi e-mail e persino chat web del servizio clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, così puoi metterti in contatto comunque in qualsiasi momento. Molti fornitori faranno anche di tutto per garantire che il loro servizio clienti sia al 100% con sede negli Stati Uniti, in modo che i clienti non debbano preoccuparsi di una potenziale barriera linguistica che può far durare una chiamata di 5 minuti per 50 minuti. È anche importante notare che alcuni servizi di Hosted PBX forniranno diversi livelli di servizio clienti in base al livello di servizio a cui la tua azienda si abbona e limiteranno persino l'assistenza telefonica 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ai clienti che pagano di più. La scelta di un fornitore che renda loro il più semplice possibile contattarli quando qualcosa va storto renderà l'intera transizione molto più semplice.
Il problema
La sicurezza in qualsiasi azienda di qualsiasi dimensione dovrebbe essere una delle principali preoccupazioni quando si stabilisce una rete, indipendentemente dal fatto che la tua azienda preveda o meno di adottare un PBX in hosting. Con l'aggiunta di un PBX ospitato, o una soluzione VoIP, non solo i dati scritti vengono trasferiti sulla rete, ma ora anche tutte le chiamate e le comunicazioni vocali verranno gestite attraverso la stessa rete. A causa della natura del VoIP, può essere possibile per una parte che cerca di infiltrarsi nella tua rete per ottenere una sospensione dei dati della chiamata inviati attraverso la tua rete e intercettare le comunicazioni, consentendo loro essenzialmente di ascoltare la tua telefonata. Con la maggior parte della struttura del tuo sistema telefonico fuori dalle tue mani, come puoi essere certo che tutto sia bloccato e sicuro?
La soluzione
In effetti, spostare il servizio telefonico sul cloud include intrinsecamente una serie di vantaggi in termini di sicurezza semplicemente dovuti alla natura del sistema. Gli amministratori avranno accesso al portale web che fornisce non solo le informazioni analitiche utili, l'accesso alle funzionalità del servizio, ma anche le funzioni di sicurezza. Gli amministratori possono impostare livelli di accesso specifici in base all'utente in modo che solo il personale autorizzato possa gestire le funzioni più potenti o accedere alle informazioni online. Gli amministratori possono generalmente disabilitare in remoto un telefono dall'utilizzo del servizio PBX ospitato direttamente dallo stesso portale, quindi se un dipendente scontento lascia ma ha un telefono a casa, puoi assicurarti che non abbia più accesso alla rete o al servizio. Questo stesso portale rende anche il monitoraggio dell'utilizzo del telefono un compito facile e veloce, puoi persino registrare le chiamate e ascoltarle in un secondo momento.
Ma che dire di intrusi indesiderati che irromperanno nella tua rete e ascolteranno le tue chiamate private? Per fortuna, tutti i server che il tuo PBX ospitato opererà sono protetti dalla crittografia leader del settore e dai Session Border Controller, per non garantire che i dati raccolti siano un pasticcio di informazioni codificate, ma fungono anche da firewall dedicato solo per il tuo telefono chiamate. L'aggiunta di un gateway di crittografia cloud e la richiesta di password per tutti i dispositivi e le connessioni alla rete contribuirà anche a tenere fuori la maggior parte degli attacchi. Inoltre, come accennato in precedenza nella sezione router, l'hardware che utilizzi può aiutarti a bloccare la tua rete, poiché la maggior parte dei router fungerà da firewall essi stessi con la possibilità di limitare l'accesso alla rete, ma utilizzerà anche il proprio software firewall. Qualsiasi serratura in più che puoi mettere alla porta renderà molto più difficile per qualcuno entrare.