In che modo le risorse umane possono utilizzare le firme e-mail per rappresentare la cultura aziendale?

Le firme e-mail sono utilizzate da oltre il 62% degli esperti di marketing, fungendo da strumento prezioso in grado di espandere ulteriormente la consapevolezza del marchio intorno a un'azienda. Come semplice aggiunta alle e-mail, puoi utilizzare questo strumento di marketing per apportare un elemento di professionalità a ogni e-mail che invii, oltre ad allegare informazioni utili che aiutano le persone a rimanere in contatto con i tuoi account di lavoro.

Tuttavia, oltre a promuovere l'azienda e garantire un maggiore grado di visibilità del marchio, le firme e-mail possono essere utilizzate anche per rappresentare ulteriormente la cultura aziendale e aumentare la comunicazione. In effetti, questo punto finale di aumentare la facilità di comunicazione è stato ripreso in varie importanti agenzie di marketing, con l'89% degli esperti di marketing che utilizzano le firme per includere ulteriori informazioni di contatto.

In questo articolo, esploreremo i vantaggi dell'utilizzo di una firma e-mail all'interno di un'azienda, passando attraverso i vantaggi chiave e dimostreremo come si può aiutare a informare e sviluppare la cultura aziendale interna.

Entriamo subito.

Come aggiungo una firma e-mail in Outlook?

L'aggiunta di una firma e-mail in Outlook è sorprendentemente semplice, consentendoti di creare e caricare una firma in pochi minuti. Con opzioni altamente personalizzabili e una gamma di creatori online a cui puoi rivolgerti, implementare una firma a livello aziendale non è così difficile come potresti pensare.

In Outlook, c'è un processo specifico che puoi seguire:

• Preferenze: dopo aver aperto il tuo account di posta elettronica di Outlook, vai alle preferenze, che dovrebbero trovarsi nella barra della finestra nella parte in alto a sinistra dello schermo.
• Firme: vai a Firme spostandoti verso il basso nell'elenco alfabetico o seleziona "Aiuto" e quindi cercalo direttamente. Fare clic su questo per aprire la pagina della firma in Outlook.
• Modifica: fai clic sul segno più (+) per aggiungere una nuova firma. Potrai quindi modificare il tipo e il nome della tua firma prima di personalizzarla con campi e risposte personalizzate. Allo stesso modo, è qui che puoi caricare direttamente una firma predefinita se ne hai creata una con un'applicazione o un servizio di terze parti.
• Pubblica: dopo aver personalizzato la firma dell'e-mail, puoi premere applica, con le modifiche pubblicate sul tuo account. Assicurati di aver selezionato la firma e-mail. In tal caso, l'e-mail successiva che invii dal tuo account includerà automaticamente la firma dell'e-mail nella parte inferiore della pagina.

Con questo, hai rapidamente creato e incluso una firma e-mail che puoi distribuire equamente in tutta la tua azienda.

Perché la mia azienda dovrebbe utilizzare le firme e-mail?

Dopo aver creato una firma e-mail, sarai pronto per iniziare a sperimentare i vantaggi di questa utile aggiunta e-mail. In genere, le firme e-mail hanno sia un vantaggio istantaneo che uno che aumenta nel tempo. Ad esempio, sebbene ci sia un vantaggio immediato di queste firme, di cui parleremo a breve, usarne una ora significa che ogni e-mail che invii in futuro conterrà permanentemente queste informazioni aggiuntive su di essa.

Se qualcuno consulta la propria e-mail e guarda indietro alle e-mail passate per vedere cosa potresti aver detto, la tua firma e-mail sarà un promemoria permanente del marchio della tua azienda, delle sue informazioni e dei dettagli futuri che potresti aver incluso.

I vantaggi immediati dell'utilizzo di una firma e-mail sono enormi, con questa semplice aggiunta che fa una grande differenza. Le firme e-mail online possono:

• Migliora la professionalità: oltre l'82% delle aziende utilizza ora attivamente le firme e-mail. Uno dei motivi principali per cui questo è il caso è che promuove un'immagine di professionalità. Le aziende possono utilizzarli per mostrare il proprio marchio, includere ulteriori dettagli e utilizzare i colori aziendali. Non solo è conveniente, ma aumenta il senso di professionalità online.
• Semplificazione dei contatti: un altro vantaggio dell'utilizzo delle firme e-mail è che i dipendenti possono includere ulteriori punti di contatto. La posta elettronica, sebbene ampiamente utilizzata, è tutt'altro che il mezzo di comunicazione più efficiente. Per questo motivo, includere un numero di telefono, un indirizzo e-mail alternativo o un altro punto di contatto aiuterà le persone a rimanere in contatto con l'azienda.
• Aumenta il riconoscimento del marchio: il riconoscimento del marchio è una parte enorme del marketing online. In effetti, anche solo includere il colore nella tua e-mail, che riflette i colori della tua azienda, può migliorare la riconoscibilità del marchio fino all'80%. La firma e-mail della tua azienda offre una fantastica opportunità per includere materiale di marketing, il logo del tuo marchio e il nome della tua azienda. Nel tempo, ciò contribuirà ad aumentare la probabilità che le persone riconoscano e associno un servizio clienti positivo al tuo marchio.

Sebbene questi siano i principali vantaggi che otterrai dall'inclusione di una firma e-mail, stanno solo grattando la superficie, essendo questa una delle modifiche a basso costo che puoi apportare alla tua attività.

In che modo le risorse umane possono utilizzare le firme e-mail per il progresso della cultura aziendale interna?

Sebbene abbiamo discusso dei vantaggi esterni dell'introduzione di una firma e-mail nella tua azienda, puoi anche ottenere vantaggi interni, con il dipartimento delle risorse umane che utilizza le firme e-mail per il progresso della cultura aziendale.

L'e-mail è un metodo di comunicazione fondamentale all'interno dell'azienda, con i dipendenti che utilizzano questo flusso per parlare tra loro durante il giorno. Con questo precedente, i dipartimenti delle risorse umane possono includere una serie di informazioni aggiuntive all'interno delle loro comunicazioni.

Ad esempio, le risorse umane possono utilizzare le firme e-mail per

• Esegui sondaggi aziendali: all'interno delle firme e-mail inviate dall'interno del dipartimento delle risorse umane, i dipendenti possono includere un collegamento a un sondaggio recente che le risorse umane stanno conducendo. Ciò potrebbe includere un collegamento a un sondaggio anonimo sulle condizioni dei lavoratori, un luogo in cui fornire feedback o qualsiasi altro sondaggio attualmente in corso. Ciò fornisce ai dipendenti un metodo semplice per accedere a un luogo in cui condividere i propri sentimenti, in un'e-mail delle risorse umane che consente a tutti di risparmiare tempo e allo stesso tempo di fornire una posizione centrale per cercare i sondaggi.

• Riunioni pianificate: molti dipendenti delle risorse umane ora utilizzano la propria firma e-mail come posizione in cui archiviare i collegamenti "Prenota una riunione". Questi porteranno altri dipendenti su una piattaforma online dove potranno scegliere tra gli slot disponibili per le riunioni. Quando un dipendente delle risorse umane deve programmare molte riunioni, ciò può fargli risparmiare un sacco di avanti e indietro, assicurando anche che i dipendenti possano trovare un momento adatto alla loro giornata. Questo è uno dei modi migliori per semplificare la creazione e la distribuzione di nuovi meeting all'interno di un'azienda.

• Annunciare notizie – Infine, le risorse umane possono distribuire messaggi e notizie aziendali tramite le proprie firme e-mail. Dagli annunci su larga scala ai bollettini quotidiani che possono essere distribuiti, la firma e-mail è un ottimo posto per coinvolgere e aggiornare le persone senza doverle concentrare sulla lettura di un portale di notizie aziendali. Con questo modo non vincolante di distribuzione delle informazioni, il tuo team delle risorse umane può comunicare messaggi con facilità, senza dover fare quel passo in più.

Essendo una posizione unica che può essere vista e accessibile da chiunque a cui il dipartimento delle risorse umane invii un'e-mail, una firma e-mail è un ottimo posto per includere elementi che promuoveranno la cultura aziendale. Spesso sottoutilizzato, questo è un cambiamento singolare che potresti incorporare nel tuo dipartimento delle risorse umane che può fare un'enorme differenza.

Pensieri finali

Sebbene le firme e-mail siano ampiamente discusse come uno strumento utile che può essere utilizzato per perfezionare la comunicazione professionale e aumentare il riconoscimento del marchio, raramente vengono presentate come uno strumento utile per la comunicazione interna. Oltre a offrire ai dipendenti più metodi possibili per contattare i propri rappresentanti delle risorse umane, le firme e-mail sono spesso un'ottima bacheca per ulteriori comunicazioni.

Dall'inclusione di un pulsante per la pianificazione di una riunione alla progettazione di un luogo in cui è possibile inserire le notizie aziendali, le firme e-mail sono un posto meraviglioso per aumentare la connessione e la cultura aziendale all'interno di un ambiente aziendale.