In che modo la comunicazione via e-mail favorisce il progresso delle aziende

Le e-mail sono la forza centrale per la comunicazione nel mondo degli affari, con questa tecnologia che intreccia aziende in tutto il mondo e facilita un rapido dialogo da persona a persona. Mentre i dirigenti tendono a inviarne molti di più, l'impiegato medio invierà circa 40 e-mail al giorno.

Oltre a creare un mezzo e un meccanismo accessibili per la comunicazione, le e-mail diventano anche una forza centrale per portare avanti progetti in altre aree. Dal raggiungimento di nuovi clienti e dal rafforzamento delle relazioni esistenti al miglioramento delle relazioni interne ed esterne, l'e-mail fa tutto.

In questo articolo, passeremo alla comunicazione via e-mail, dimostrando i diversi modi in cui aiuta a guidare il successo nel mondo degli affari.

Utilizzo della posta elettronica per il servizio clienti

L'e-mail è il mezzo preferito dai clienti per raggiungere il supporto con un servizio o un prodotto. Mantenere un canale aperto per il servizio clienti via e-mail sarà incredibilmente efficace per la tua azienda, in quanto contribuirà a mantenere i tuoi clienti più soddisfatti delle tue offerte. Sebbene l'acquisizione di nuovi clienti possa essere un'impresa costosa, mantenerli può portare a rendimenti elevati. Nel tempo, la lealtà prolungata verso un'azienda si tradurrà in maggiori ricavi per l'azienda stessa.

Al fine di aumentare il più possibile la soddisfazione del cliente, la tua azienda dovrebbe rivolgersi all'e-mail per il servizio clienti. Una volta ricevuta una richiesta di aiuto, assicurati che un agente dell'assistenza risponda a questa email iniziale entro 24 ore, o meno se possibile. Un tasso di risposta rapido dimostrerà al cliente che dai la priorità alle sue preoccupazioni e una soluzione tempestiva creerà un'associazione positiva tra il cliente e il tuo marchio.

Poiché l'e-mail è una forma di comunicazione diretta, che arriva immediatamente nella casella di posta di un utente, è estremamente efficace nelle situazioni di supporto. Sfruttando la comunicazione e-mail per il servizio clienti, aumenterai i tassi di soddisfazione e convertirai i tuoi clienti in clienti abituali.

Utilizzo dell'e-mail per acquisire nuovi contatti

Oltre a utilizzare le e-mail per comunicare con i clienti attuali, l'e-mail può anche essere un potente mezzo per entrare in contatto con nuovi lead e assicurarsi nuovi clienti. L'email marketing è una forma ben nota ed efficace per entrare in contatto con nuovi clienti e che offre un alto grado di personalizzazione.

Utilizzando l'email marketing personalizzato, puoi raggiungere nuovi gruppi di utenti e discutere i potenziali vantaggi che potresti avere per loro. A seconda della tua attività, lo stile e il contenuto di queste e-mail varieranno notevolmente. Tuttavia, la linea di fondo comune in queste nuove e-mail di lead è che stai dimostrando l'efficacia del tuo prodotto o servizio per quel particolare cliente.

Allo stesso modo, puoi coltivare potenziali contatti tramite e-mail, sfruttando il canale aperto per inviare messaggi personalizzati direttamente alle caselle di posta dei tuoi nuovi clienti. Poiché l'e-mail è un formato altamente tracciabile, puoi anche integrare indicatori di tracciamento e prestazioni in queste e-mail. Quando gestisci il tuo reparto marketing, sarai in grado di vedere le loro percentuali di successo con l'email marketing e fornire loro le informazioni di cui hanno bisogno per analizzare le percentuali di apertura delle e-mail, le percentuali di clic e le conversioni.

Nel tempo, puoi trasformare i tuoi flussi di posta in uscita in un potente sistema per acquisire nuovi lead.

Utilizzo della posta elettronica per la comunicazione interna

In genere, mentre la posta elettronica è uno strumento efficace per la comunicazione interna, questa è in realtà una delle aree che vede il minor utilizzo. La maggior parte delle aziende avrà diversi sistemi di comunicazione interna, come uno strumento di messaggistica istantanea accanto alla posta elettronica. Per i dipendenti che fanno parte dello stesso team o reparto, un sistema di messaggistica istantanea sarà più efficace per la comunicazione quotidiana.

L'e-mail è utile quando la tua azienda si concentra sulla comunicazione interdipartimentale. Se un membro del team ha bisogno di entrare in contatto con qualcuno con cui non ha molti motivi per parlare regolarmente, l'e-mail fornisce un livello di formalità che ci si aspetta nel mondo degli affari.

Allo stesso modo, quando ci si rivolge a importanti conversazioni interne, come quelle con un manager o con un rappresentante delle risorse umane, è sempre una buona idea farlo tramite e-mail. Con la posta elettronica avrai una registrazione permanente delle conversazioni che hai avuto, contribuendo a creare una traccia cartacea per il futuro.

Best practice per aumentare l'efficacia delle tue e-mail

Al fine di facilitare una migliore comunicazione via e-mail, dovresti sempre sforzarti di seguire le migliori pratiche stabilite. Inoltre, la tua azienda potrebbe disporre di guide di stile quando si tratta di comunicazioni e-mail esterne, che puoi anche tenere a mente.

Ecco alcune delle pratiche più importanti che puoi seguire per aumentare l'efficacia delle tue e-mail:

• Mantieni le e-mail brevi - Considerando il fatto che le persone ricevono oltre 100 e-mail al giorno, è sempre meglio mantenere le tue e-mail brevi e dolci. Mentre i convenevoli sono apprezzati, non sprecare troppo spazio prima di arrivare allo scopo della tua email. Le persone apprezzeranno che arrivi al nocciolo del motivo per cui stai inviando l'e-mail il prima possibile.
• Usa firme e-mail: le firme e-mail sono uno spazio aggiuntivo che puoi allegare a tutte le tue comunicazioni in uscita che forniranno maggiori informazioni al destinatario. Utilizzando i modelli per le firme e-mail, sarai in grado di creare rapidamente uno stile e-mail unico per la tua azienda e assicurarti di inviare comunicazioni e-mail coerenti a tutti.
• Implementa collegamenti in uscita: un altro modo efficace per ottenere di più dalle tue e-mail è includere collegamenti in uscita, nel testo della tua e-mail o all'interno della tua firma e-mail. Questi collegamenti in uscita ti permetteranno di condividere più informazioni con il destinatario, permettendoti di affinare maggiormente lo scopo di quell'e-mail.

Sebbene non sia un elenco esaustivo, queste idee di base ti daranno l'essenza di come massimizzare i ritorni da ogni email che invii. Fortunatamente, molte di queste best practice si concentrano semplicemente sullo snellimento dei tuoi messaggi, impacchettandone di più in uno spazio più piccolo. Con questo in mente, sarai in grado di creare continuamente e-mail migliori e aumentare la loro ricezione positiva.

Pensieri finali

Comunicare via e-mail è uno dei modi più efficaci per fare affari. Sia che tu stia contattando un nuovo lead, discutendo con i colleghi o semplicemente creando una traccia cartacea di idee e date specifiche da guardare indietro, l'e-mail può davvero fare tutto.

Comprendendo i diversi modi in cui puoi utilizzare la comunicazione e-mail, puoi semplificare tutte le comunicazioni in uscita e favorire il progresso della tua azienda. Nel tempo, l'e-mail si trasformerà nella forza centrale per la connessione, l'espansione e il perfezionamento all'interno della tua azienda. Cioè, se lo promuovi come un forte fronte di comunicazione e permetti all'e-mail di diventare lo strumento efficace che può essere.