Come scegliere un provider VoIP

La maggior parte delle aziende, dai call center alle startup, sta pensando o ha già iniziato a sostituire il proprio servizio telefonico esistente con un sistema telefonico VoIP (Voice over Internet Protocol). I motivi per effettuare il passaggio sono molteplici e le aziende che hanno già adottato questi sistemi possono testimoniarlo. Questo articolo tratterà alcuni aspetti di come scegliere il miglior provider di servizi VoIP.

Criteri per la scelta di un provider VoIP

Un sistema telefonico VoIP fornisce più di un semplice servizio telefonico ai propri utenti. Queste piattaforme possono essere utilizzate per la comunicazione video, la messaggistica istantanea con i colleghi e altro ancora. A causa di quel ricco set di funzionalità, dovresti avere un lungo elenco di criteri da considerare quando selezioni il tuo strumento VoIP.

In questo articolo tratteremo le seguenti sezioni:

• Annotare le tue esigenze
• Costi coinvolti
• Funzionalità disponibili
• Servizio Clienti
• Integrazioni di terze parti
• Sicurezza VoIP
• Tempo di attività VoIP
• Guasto del provider VoIP
• Domande frequenti

Ma prima: annota le tue esigenze

Poiché ci sono così tante cose da considerare quando si seleziona un telefono VoIP, è importante annotare i requisiti che si stanno cercando. Passare da un servizio telefonico tradizionale come una linea fissa a una piattaforma VoIP è un grande passo. Considera quali elementi sono per te assolutamente essenziali in un sistema di telefonia. Ecco alcuni motivi per cui potresti prendere in considerazione il passaggio a un sistema telefonico VoIP:

• I sistemi telefonici VoIP riducono significativamente i costi di un sistema PSTN.
• Questa tecnologia offre una piattaforma di comunicazione all-in-one.
• Il servizio telefonico VoIP offre un servizio migliore per telefoni cellulari e altri dispositivi mobili che PSTN non è in grado di fornire.
• Queste piattaforme offrono una tecnologia avanzata con una curva di apprendimento trascurabile.
• Puoi regolare il numero di postazioni su uno strumento VoIP per soddisfare facilmente le mutevoli dimensioni della tua attività.

Ciò potrebbe includere la riduzione del costo della bolletta telefonica aziendale e la disponibilità di una certa quantità di linee telefoniche di cui hai bisogno. Ma non aver paura di andare oltre. Pensa alle funzionalità che mancano alla tua PSTN e a come una piattaforma VoIP può aiutare a colmare il divario. Annotare tutti questi requisiti ti aiuterà a mantenerti organizzato e ad assicurarti di non perdere nulla che è importante per te.

Costi coinvolti

Il prezzo sarà una componente importante nella selezione di un fornitore adatto a te. Tuttavia, il prezzo più basso potrebbe non essere sempre il prezzo migliore, poiché fattori come la qualità del servizio, l'assistenza clienti, le opzioni del piano di servizio e altri dovrebbero sicuramente incidere sulla decisione finale per un provider VoIP. Ecco una ripartizione delle varie tariffe associate ai telefoni aziendali VoIP.

Prezzo per installazione

Un telefono PSTN tradizionale si basa su cavi di rame che collegano il sistema ai fornitori di servizi telefonici. Dal momento che un sistema VoIP si connette tramite Internet, non dovrebbero esserci costi o costi molto bassi quando si tratta di installazione. Al massimo, potresti semplicemente aspettarti una quota di attivazione dell'account. Tuttavia, questo sarebbe un addebito una tantum sul tuo account.

Prezzo per utente

Puoi aspettarti che una linea VoIP funzioni tra $ 20 e $ 30 al mese per utente. Funzionalità di base come chiamate in uscita illimitate (in genere per Stati Uniti e Canada), minuti gratuiti, assistente automatico, inoltro di chiamata, ID chiamante, avviso di chiamata, registrazione delle chiamate, chiamata per utente e altro ancora. Il tuo PBX probabilmente ti darà la possibilità di pagare su base annuale o mensile.

Tariffe aggiuntive

Le tariffe più grandi associate al servizio VoIP sono sicuramente l'installazione e il prezzo per utente. Ma ecco alcune altre commissioni che potresti incontrare:

• Minuti gratuiti : il tuo piano includerà probabilmente minuti gratuiti, ma potrebbero non essere illimitati. Quindi, se superi l'importo assegnato, ti verrà addebitato.
• Hardware VoIP : potrebbe essere necessario acquistare hardware aggiuntivo per il nuovo sistema telefonico, ad esempio un telefono nuovo di zecca o un adattatore telefonico analogico
• Piani di aggiornamento : se decidi che il piano VoIP con cui vai non soddisfa le tue esigenze aziendali, puoi eseguire l'aggiornamento al livello successivo. Ma ovviamente, dovresti aspettarti un prezzo più alto per questo.

Funzionalità VoIP

Caratteristiche standard

Questo potrebbe essere un gioco da ragazzi, ma è importante assicurarsi che la piattaforma selezionata abbia le funzionalità e le capacità VoIP di cui hai bisogno. Ma se non sei sicuro di cosa dovresti cercare, ecco alcune caratteristiche da considerare e perché sono importanti:

• • • Operatore automatico : un operatore automatico è un sistema di menu che utilizza istruzioni vocali automatizzate per aiutare a indirizzare i chiamanti verso l'agente o il reparto giusto. Ciò farà risparmiare tempo e denaro alla tua squadra poiché può sostituire un receptionist dal vivo.
    • Inoltro di chiamata : con questa funzione, le chiamate dei tuoi clienti non rimarranno mai senza risposta. Un sistema VoIP ti consentirà di inoltrare una chiamata a un altro interno oa un numero di telefono completamente diverso.
    • Analisi delle chiamate : consente di raccogliere dati come metriche delle sessioni di chiamata, tendenze comportamentali, prestazioni degli agenti e altro ancora. In questo modo, puoi utilizzare le informazioni per prendere decisioni basate sui dati.
    • Softphone : un'applicazione softphone consente di effettuare una chiamata o inviare un messaggio su qualsiasi dispositivo abilitato Wi-Fi. In questo modo, puoi portare le tue conversazioni in movimento.
    • Messaggistica di testo aziendale : i sistemi VoIP ti consentono di inviare messaggi SMS direttamente dalla piattaforma. A volte una determinata situazione richiede un SMS invece di una chiamata, quindi in questo modo non dovrai passare da una piattaforma all'altra per farlo.
    • Segreteria telefonica in testo : questa funzione trascrive i messaggi vocali e li invia al telefono come SMS.
    • Videoconferenza : i sistemi telefonici VoIP in genere offrono uno strumento di chat video in modo da poter collaborare con clienti e colleghi nel modo più conveniente possibile.

Funzionalità avanzate

Poiché le piattaforme telefoniche VoIP offrono più di un semplice servizio telefonico, vale la pena sfruttare alcune delle funzionalità più avanzate che questi strumenti hanno da offrire. Ciò include funzionalità VoIP come intelligenza artificiale, analisi delle chiamate, sistemi IVR e integrazioni native di terze parti. Tuttavia, più avanzate sono le funzionalità che stai cercando, maggiore è il prezzo che pagherai la maggior parte del tempo.

I provider VoIP varieranno nel modo in cui addebitano agli utenti piani più avanzati. Molte piattaforme offriranno funzionalità più avanzate man mano che scendi all'interno delle opzioni del piano tariffario a pagamento. Altri fornitori, come Nextiva e Telnyx, offrono la possibilità di acquistare funzionalità specifiche a la carte. In questo modo paghi solo per le funzionalità di cui hai bisogno.

Servizio Clienti

Le comunicazioni vitali con clienti e colleghi passano attraverso il tuo strumento VoIP. Quindi, se qualcosa va storto, assicurati che sia risolto immediatamente. Alcuni fornitori offrono supporto 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana esternalizzando l'assistenza clienti in determinate ore del giorno. La maggior parte degli altri provider VoIP offre supporto telefonico durante il normale orario lavorativo

Avere l'assistenza clienti disponibile quando ne hai bisogno è estremamente importante sia per il VoIP residenziale che per quello aziendale. Pertanto, sapere che tipo di supporto riceverai e quando puoi aspettarti di ricevere è assolutamente da sapere. Ecco alcuni altri fattori che dovresti cercare nell'offerta del servizio clienti di un provider VoIP:

Semplicità — Oltre a instradare le chiamate a più agenti, il tempo di attesa durante una chiamata è qualcosa che gli utenti dovrebbero cercare di ridurre il più possibile.

Rappresentanti dal vivo: un rappresentante dal vivo è un'opzione di supporto ideale da cercare poiché sono prontamente disponibili per parlare di problemi con te. Chattando con una persona sarà più facile per entrambe le parti elaborare e spiegare quando necessario.

Opzioni self-service : una solida offerta di servizio clienti ti fornirà molto di più della possibilità di chattare con un rappresentante. Ciò include portali online, tutorial video, domande frequenti e/o altre alternative basate sul Web.

Integrazioni di terze parti

Uno dei maggiori vantaggi di uno strumento VoIP è che spesso sono dotati di integrazioni di terze parti integrate. Poiché il tuo strumento VoIP è pensato per essere al centro della tua comunicazione quotidiana, si sincronizza con gli strumenti che usi frequentemente. Ecco alcune integrazioni che puoi aspettarti:

CRM : molte soluzioni VoIP si integreranno con il tuo strumento CRM in modo da poter tenere traccia dei dati necessari dalle tue telefonate. Questa integrazione può anche consentire una migliore esperienza del cliente, poiché la piattaforma può connettere il tuo agente al profilo del chiamante in arrivo e talvolta crea anche automaticamente un nuovo ticket di supporto con informazioni su quella chiamata.

SMS e fax : la maggior parte delle piattaforme VoIP dispone di funzionalità SMS e fax integrate direttamente nella piattaforma. Ma se non hanno questa funzionalità, il tuo strumento dovrebbe integrarsi con una piattaforma SMS e fax di terze parti.

Software di posta elettronica : sincronizzando il tuo strumento di posta elettronica con il tuo sistema VoIP, sarai in grado di sfruttare la gestione della posta elettronica e delle chiamate. Ad esempio, l'integrazione di Microsoft Outlook con il tuo strumento VoIP significa che puoi ricevere file audio dal tuo strumento VoIP direttamente nella tua e-mail.

Integrazioni di archiviazione cloud : uno strumento VoIP dovrebbe integrarsi facilmente con uno strumento di archiviazione cloud come Dropbox o Google Cloud in modo da poter mantenere la registrazione del telefono al sicuro. In questo modo, puoi rimanere protetto da cose come frodi e azioni legali.

Prima di selezionare la tua piattaforma VoIP, assicurati che il tuo strumento abbia queste integrazioni o quelle di cui hai bisogno. Puoi anche tenere d'occhio il software VoIP che fornisce integrazioni API di terze parti in modo da poter personalizzare il tuo strumento secondo necessità.

Sicurezza VoIP

Poiché viene eseguito tramite Internet, il servizio VoIP è soggetto a determinate vulnerabilità del sistema. Per questo motivo, i tuoi dati sono tecnicamente suscettibili di intercettazione o violazione. Ciò significa che è fondamentale cercare un provider VoIP che faccia lo sforzo extra per adottare misure di sicurezza per proteggere i dati dei clienti.

Il modo più efficace per garantire la sicurezza delle chiamate è la crittografia di alto livello. Si riferisce al processo di conversione dei dati dalle chiamate in una versione codificata che può essere decodificata solo con una chiave di descrizione.

Un altro indicatore di una forte sicurezza in un provider VoIP è se hanno più data center in posizioni diverse. Più server all'interno di un data center determinano la ridondanza del servizio, il che significa che un server può subentrare in caso di guasto di un altro. La stessa cosa vale per i data center. Se un provider VoIP ha più di un data center all'interno di una posizione, uno può subentrare in caso di guasto di un altro.

Ecco alcune altre cose da tenere d'occhio:

• Audit dei datacenter
• Autenticazione a più fattori
• Gestione avanzata dell'account

I provider VoIP dovrebbero offrire e pubblicizzare misure di sicurezza per ciascuno dei loro piani disponibili. Puoi aspettarti funzionalità di sicurezza più avanzate più salirai nel livello del pacchetto di un provider. Assicurati solo di selezionare un piano che offra un livello di sicurezza adeguato al livello di dati e informazioni sensibili con cui lavorerai.

Tempo di attività VoIP

Il tempo di attività si riferisce alla percentuale di tempo in cui il servizio VoIP è online e funzionante. Nessun provider può garantire un tempo di attività del 100%. Poiché il VoIP funziona su Internet, le interruzioni impreviste sono inevitabili. La maggior parte dei provider in genere può promettere un tempo di attività di circa il 99,9%.

Può sembrare un numero solido ma, come abbiamo affermato in precedenza, il numero di cifre dopo quel decimale indicherà una differenza significativa nel tempo di attività. Ad esempio, in genere, il tempo di attività del 99,999% equivale a 5,26 minuti di inattività non programmata all'anno; Il 99,99% equivale a 52,56 minuti all'anno.

La differenza tra questi numeri è enorme, quindi è importante controllare quale percentuale di uptime può garantire il tuo provider, fino all'ultimo decimale. Se la percentuale del tempo di attività non include i tempi di manutenzione e aggiornamento, potresti riscontrare più tempi di inattività, oltre alla percentuale.

È anche importante chiedere al tuo provider VoIP quando il servizio è in genere inattivo, sia nei fine settimana che fuori orario. Questo potrebbe fare una grande differenza per i tuoi clienti.

Ecco alcune cose da considerare prima di effettuare il passaggio:

• Budget — Questa dovrebbe essere una delle prime cose che consideri. Prima di collegarti a un provider VoIP, assicurati che il piano appropriato rientri nel tuo budget.

• Funzionalità : conferma che il provider con cui ti rivolgi disponga delle funzionalità esatte di cui hai bisogno.

• Sicurezza : assicurati di selezionare un servizio che crittograferà le tue comunicazioni.

• Scalabilità : se prevedi che la tua attività crescerà nel prossimo futuro, è importante ridimensionare la tua piattaforma insieme ad essa.

• Affidabilità : vuoi assicurarti che lo strumento con cui stai utilizzando possa offrirti un servizio affidabile. Potrebbe essere dannoso per la tua attività se il tuo servizio cade costantemente.

Ripartizione del provider VoIP popolare

Ora che sai cosa cercare in un provider VoIP, ecco una ripartizione completa di alcuni dei migliori provider VoIP sul mercato.

Nextiva

Nextiva è una piattaforma cloud all-in-one che offre comunicazione aziendale, collaborazione e servizio clienti. Tra le sue straordinarie funzionalità, Nextiva offre uno dei robusti strumenti di reporting che puoi trovare in un sistema VoIP. Fornisce ai suoi utenti business intelligence e analisi vocale. Gli utenti possono creare report e dashboard filtrati in base a elementi come l'argomento della chiamata e l'agente.

Nextiva Pro e Contro

Ecco cosa dicono le recensioni degli utenti Nextiva sullo strumento.

RingCentral

RingCentral è una piattaforma di comunicazione cloud progettata per aiutare le aziende a semplificare la corrispondenza tra clienti e colleghi. La piattaforma ha un impressionante sistema telefonico ed è stata nominata miglior sistema telefonico di Finances Online del 2019 Award.

La piattaforma consente agli amministratori di selezionare tra oltre 200 prefissi locali per i propri numeri aziendali e di effettuare chiamate illimitate verso Stati Uniti e Canada. Puoi anche sfruttare funzioni di chiamata specifiche come lo screening delle chiamate, l'inoltro di chiamata e il cambio di chiamata.

Pro e contro di RingCentral

Ecco cosa dicono le recensioni degli utenti di RingCentral sullo strumento.

Cavalletta

Grasshopper è un sistema telefonico aziendale ideale per le piccole imprese. Offrono funzionalità come la trascrizione della segreteria telefonica e il porting del numero per offrire ai propri clienti un elevato livello di efficienza. Il provider VoIP offre anche l'integrazione con Gmail e gli SMS aziendali per garantire che la comunicazione sia il più semplice possibile.

Pro e contro di Grasshopper

Ecco cosa dicono le recensioni degli utenti di Grasshopper sullo strumento.

Cinque9

Five9 è un contact center cloud dedicato al miglioramento dell'esperienza del cliente. La piattaforma offre funzionalità per migliorare l'esperienza di chiamata dei clienti. Offrono la selezione rapida, che richiede alla piattaforma di chiamare automaticamente il numero successivo nell'elenco. Puoi anche sfruttare la composizione progressiva, che collega solo gli agenti ai contatti che hanno precedentemente preso la linea.

Five9 Pro e Contro

Ecco cosa dicono le recensioni degli utenti di Five9 sullo strumento.

Vonage

Vonage è progettato per rendere le comunicazioni più flessibili, intelligenti e personali. Offrono una serie di fantastiche funzionalità di comunicazione unificata per renderlo possibile. I set di funzionalità sono suddivisi in diverse categorie come collaborazione, flessibilità e mobilità. Puoi sfruttare il call flip, il monitoraggio delle chiamate, la dashboard di Vonage e altro ancora.

Pro e contro Vonage

Ecco cosa dicono le recensioni degli utenti di Vonage sui loro prezzi e piani.

Conclusione: non puoi sbagliare con il VoIP

Alla fine della giornata, VoIP rende le comunicazioni aziendali più efficienti ed economiche, offrendo allo stesso tempo ottime funzionalità lungo il percorso. Ci sono una serie di ottime opzioni sul mercato, quindi finché sei consapevole di ciò di cui hai bisogno in un sistema telefonico aziendale, non puoi sbagliare con qualsiasi opzione tu scelga. Se vuoi saperne di più su cosa cercare in un piccolo sistema telefonico da ufficio, dai un'occhiata alle nostre 8 migliori scelte.