Come collaborare meglio quando si lavora in remoto

Negli ultimi anni, i lavoratori hanno fatto i conti con il lavoro a distanza, sia da casa che dal loro bar locale. Ci sono chiari vantaggi in questo tipo di organizzazione, inclusa la capacità di programmare meglio la tua giornata, l'indipendenza che ti dà e l'eliminazione di quei lunghi e stressanti spostamenti quotidiani. Tuttavia, ci sono anche chiari aspetti negativi, inclusa la mancanza di interazione con i tuoi colleghi, che spesso può portare a scoperte nel tuo lavoro. Al fine di mitigare questo particolare aspetto negativo, questa guida è incentrata su come interagire e collaborare meglio online.

Messaggeria istantanea

Se non stai ancora utilizzando un servizio di messaggistica istantanea specifico per il lavoro, questo è il momento di investire in uno. Ci sono alcune opzioni tradizionali qui, sotto forma di Slack o Microsoft Teams, che svolgono il lavoro di far comunicare perfettamente il tuo team. Spesso, un messaggio istantaneo riceve risposta molto prima di un'e-mail e aiuterà il tuo team a risolvere più rapidamente piccoli problemi, collaborando anche insieme nelle chat di gruppo.

La maggior parte dei servizi di messaggistica istantanea dispone anche di una funzione di teleconferenza che può aiutare i tuoi team a discutere rapidamente di problemi o incontrarsi per una conversazione mattutina sul lavoro impostato per la giornata a venire. Dato che lavorare da casa può portare i tuoi team a sentirsi isolati o soli, l'utilizzo di una funzione di chat di gruppo può aiutarli non solo a collaborare meglio, ma anche a mettersi in contatto e chattare, come farebbero sopra il refrigeratore d'acqua in ufficio.

Documenti collaborativi

La gestione dei documenti è un'enorme responsabilità per il personale mentre lavora da casa. Essere in grado di collaborare su questi documenti è importante. La possibilità di rivedere rapidamente il lavoro dell'altro o di lavorare sullo stesso documento contemporaneamente online può aiutare i tuoi dipendenti a lavorare più velocemente e con un maggiore grado di accuratezza. La condivisione di documenti collaborativi è anche il modo in cui sarai in grado di guardare il lavoro del tuo personale nel corso della giornata.

Esistono diverse piattaforme che offrono questo servizio, alcune delle quali sono fornite da giganti del software come Google e Microsoft, mentre altre sono più personalizzate per diversi tipi di attività. Dovresti selezionare il software che usi in base alla sua utilità complessiva per la tua azienda e alla facilità con cui il tuo personale può utilizzarlo senza dover seguire un corso di formazione in anticipo.

Gestione documenti

Oltre a lavorare sui documenti insieme come una squadra, vorrai anche che il tuo team abbia accesso a tutte le informazioni, i documenti e le risorse di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro con abilità e agilità. Ciò significa utilizzare una qualche forma di gestione dei documenti per aiutarti a tenere traccia di tutto il tuo lavoro e per trovare facilmente le risorse. Utilizza la piattaforma di gestione delle risorse digitali DAM per raggiungere questo obiettivo, con tutti i tuoi documenti più importanti facilmente accessibili, basati sul cloud, affinché il tuo personale possa raggiungerli nel momento del bisogno.

Ci sono diversi vantaggi nell'utilizzo di un programma DAM per le esigenze dei diversi dipartimenti. Ad esempio, un reparto marketing che ha accesso a tutto il materiale di marketing precedente può aiutarli a creare nuove campagne più rapidamente. I team finanziari possono avere accesso a tutti i registri dei mesi e degli anni precedenti. L'accesso alle informazioni è importante. Questo è fondamentale per la gestione efficace della tua attività quando i dipendenti lavorano da casa.

Sistemi

Sebbene i suggerimenti di cui sopra siano tutti di natura pratica e facciano affidamento sul fatto che tu ti impegni con il giusto tipo di software sul mercato, ci sono anche sistemi che puoi mettere in atto per aiutare il tuo personale a lavorare in modo più efficace online. Questi includono incontri giornalieri per garantire che tutti siano d'accordo e sale riunioni individuali o appuntamenti per il caffè per aiutare il tuo personale a conoscersi e per aiutarti a fare il check-in con il personale che potresti vedere una volta alla settimana o meno.

Questi potrebbero rimanere informali, ma potrebbe essere più utile per te programmare incontri regolari con il tuo personale e incoraggiare i momenti della giornata in cui tutto il tuo personale dovrebbe fare è avere conversazioni tra loro, che si tratti di lavoro o delle attività del fine settimana. Queste conversazioni possono far germogliare nuove idee, frustrazioni aeree ed essere una piattaforma utile per fornire feedback sulle prestazioni del tuo team.

Incentivi

Quando i lavoratori sono in ufficio, generalmente ci si aspetta che siano alla scrivania tra due volte, spesso dalle 9 alle 5. Ciò significa che, anche se un lavoratore ha tecnicamente terminato il proprio lavoro per la giornata, si sentirà obbligato a rimanere sulla sedia dell'ufficio fino al consueto orario di timbratura. Uno dei vantaggi del lavoro a distanza è che il tuo personale può uscire presto senza sentire la pressione di essere presente in ufficio, il che è un ottimo modo per incentivare un lavoro più duro e veloce.

Metti in atto una politica aziendale, se possibile, che fissi obiettivi giornalieri per i tuoi lavoratori. Se raggiungono questi obiettivi, dovresti consentire ai tuoi dipendenti di prendersi il resto della giornata libera. Questo spesso significa che i lavoratori hanno finito circa mezz'ora prima dell'orario di timbratura previsto, ma la flessibilità che stai concedendo loro qui sarà riconosciuta e apprezzata dal personale, in particolare da quelli con famiglie da coltivare a casa.

Tecniche di gestione

Quando gestisci una squadra da casa, è naturale sentirsi tutti in mare. Quello che hai imparato sulla gestione fino ad oggi sarà tutto sugli incontri faccia a faccia e sull'ottenere il meglio dal tuo personale quando lavorano insieme in un ambiente d'ufficio. Cambiare la tua tecnica per gestire le persone nello spazio online può sembrare scoraggiante, come hanno condiviso molti manager nel corso degli ultimi due anni.

Tuttavia, è sicuramente possibile gestire le squadre in modo efficace da casa. Dovrai solo adattare la tua tecnica, modificare il tuo approccio in modo da poter motivare i tuoi dipendenti, fornendo feedback sulle loro prestazioni senza incontrarli nel tuo ufficio. Leggi online alcuni dei suggerimenti forniti dai manager che da tempo si prendono cura dei team in remoto per scoprire come ottimizzare il tuo approccio alla gestione dei team a distanza.

Ecco qua: alcuni suggerimenti chiave per aiutare il tuo team a lavorare in modo collaborativo quando lavora da casa.