Come creare il webinar di formazione perfetto per i team remoti

Gli strumenti di chat messenger, videochiamate e collaborazione in team semplificano la comunicazione tra i dipendenti remoti attraverso conversazioni faccia a faccia in tempo reale.

Dato l'attuale picco del lavoro a distanza dovuto al COVID-19, i colloqui con i candidati, l'organizzazione di riunioni del team e la modifica di file tramite video sono ormai all'ordine del giorno.

I webinar non sono solo per fare vendite o aumentare la consapevolezza del marchio. Ora, le aziende intelligenti vedono il software per webinar come uno strumento prezioso per la comunicazione interna di massa, soprattutto quando si tratta di formazione online per i membri del team.

I webinar di formazione assicurano che tutti i membri del tuo team abbiano una chiara conoscenza delle politiche delle risorse umane, del software aziendale, dei nuovi prodotti, delle tecniche/linguaggi di vendita e altro ancora. Inoltre, arricchiscono lo sviluppo professionale e personale.

• Che cos'è la formazione sul webinar?
  • Perché utilizzare i webinar per formare i dipendenti?
  • Pro e contro dei webinar di formazione
  • Argomenti comuni del webinar di formazione
• Come creare un webinar di formazione di successo in 10 passaggi
  • Passaggio 1: dividere il contenuto in argomenti secondari
  • Passaggio 2: decidere su host, relatori e relatori
  • Passaggio 3: valuta i webinar dal vivo e quelli preregistrati
  • Passaggio 4: condurre sondaggi sui dipendenti e sulle risorse umane
  • Passaggio 5: sviluppare pacchetti di Webinar Companion
  • Passaggio 6: decidere su ausili visivi e strumenti
  • Passaggio 7: sviluppare un processo di registrazione e sicurezza
  • Passaggio 8: ospita una corsa di prova
  • Passaggio 9: crea un sondaggio di follow-up
  • Passaggio 10: scegli il software per webinar giusto
• Caratteristiche principali del software per webinar
• I 5 migliori strumenti per webinar
  • Zoom Video Webinar
  • Vai al webinar
  • Eventi Cisco Webex
  • Webinar RingCentral
  • Tempesta viva
• Software per conferenze Web e strumenti per webinar per la formazione del team

Che cos'è la formazione sul webinar?

La formazione sul webinar è un seminario basato sul Web che, a differenza di una videochiamata compatta o di una conferenza Web, consente agli host di connettersi con centinaia o addirittura migliaia di partecipanti e/o dipendenti contemporaneamente. Pensala come una conferenza interna virtuale su larga scala dal vivo o preregistrata basata esclusivamente su argomenti relativi alla formazione dei dipendenti.

Come i seminari di persona, i webinar di formazione utilizzano presentazioni, relatori ospiti, condivisione dello schermo, sessioni di domande e risposte, video e altri ausili per soddisfare i partecipanti.

Perché utilizzare i webinar per formare i dipendenti?

Le aziende utilizzano i webinar per presentare direttamente i loro prodotti e servizi ai potenziali clienti e conoscere il loro mercato di riferimento. A volte vendono webinar come prodotto B2B.

Invece di formare e riqualificare i membri del personale uno contro uno, in gruppi più piccoli o per località, cogli l'opportunità offerta dai webinar sulle risorse umane per chiarire la confusione, comprendere e mitigare i punti deboli dei dipendenti e definire aspettative chiare a livello aziendale.

I webinar consentono al personale delle risorse umane, ai responsabili delle assunzioni e a chiunque altro sia coinvolto nell'apprendimento e nello sviluppo dei dipendenti di creare programmi di formazione e cultura aziendale riutilizzabili, consentendo loro di essere più disponibili per aiutare con le attività immediate.

Pro e contro dei webinar di formazione

I webinar possono far risparmiare denaro alla tua azienda eliminando i costi di viaggio, le spese di ristorazione e i canoni di affitto degli spazi. Ma se fatto in modo errato, si sentono impersonali e frustrano i membri del tuo team.

Professionisti

• Conveniente
• Risparmiatori di tempo
• Offri flessibilità ai dipendenti
• Migliorare la disponibilità delle risorse umane e della formazione del personale
• Aumenta il lavoro di squadra tra i lavoratori remoti
• Offre proattività per quanto riguarda la potenziale confusione futura
• Consente ai manager di identificare potenziali leader
• Presenta i dipendenti ai dirigenti e alle alte cariche
• Migliora la collaborazione tra più filiali/sedi

contro

• Difficile misurare con precisione il coinvolgimento
• Un software insufficiente rende inutili i webinar di formazione
• Possibilità di difficoltà tecniche
• Sfida a coordinare webinar dal vivo in più fusi orari
• Possibilità di domande trascurate
• Sembra travolgente e infinito se mal progettato
• Mancanza di comunicazione di persona

Argomenti comuni del webinar di formazione

Proprio come il formato del webinar consente alle aziende di spiegare servizi e prodotti ai consumatori, offre anche ai team e ai manager delle risorse umane la possibilità di coprire un'ampia gamma di argomenti all'interno di un unico incontro a livello aziendale.

Alcuni degli argomenti dei webinar di formazione più popolari includono:

• Inserimento dei dipendenti
• Politiche delle risorse umane
• Saldi
• Software
• Conformità
• Assistenza clienti
• Dimostrazione del prodotto
• Cultura aziendale e branding

• Procedure e politiche di emergenza

Come creare un webinar di formazione di successo in 10 passaggi

Qualsiasi tipo di gestione dei dipendenti remoti tramite webinar richiede una pianificazione dettagliata per essere portato a termine.

Ma se lo fai bene, sarai in grado di utilizzare i materiali e le registrazioni anche in futuro.

Segui la guida dettagliata di seguito per creare un webinar di formazione che funzioni sia per i lavoratori in ufficio che a distanza.

Passaggio 1: dividere il contenuto in argomenti secondari

Il primo passo è dividere il contenuto che vuoi trattare in sottoargomenti mordibili.

Gli studi dimostrano che solo il 10% dei partecipanti pensa che un'ora sia una durata adeguata per il webinar. Quindi, se stai addestrando i membri del team su argomenti più lunghi, la soluzione migliore è suddividere il contenuto in sessioni di 30-45 minuti.

Ad esempio, se stai ospitando un webinar sulle risorse umane, gli argomenti secondari includeranno:

• Branding/storia dell'azienda
• Benefici e compensi
• Vacanza/presa di forza
• Diversità e inclusione
• Politica sulle molestie sessuali
• Procedure di segnalazione

Diverse sessioni su richiesta più brevi o preregistrate sono molto più efficaci di un singolo webinar estenuante. Inoltre, le sottosezioni rendono molto più facile per i lavoratori remoti trovare l'argomento specifico che devono rivedere in futuro.

Passaggio 2: decidere su host, relatori e relatori

Avere un elenco di argomenti secondari semplifica l'assegnazione di parti specifiche del webinar ai membri del team più qualificati per parlarne.

Quando scegli host e co-conduttori, relatori e relatori, concentrati sulla diversità sia nei dati demografici che nei titoli di lavoro.

Quando si lavora con un team principalmente remoto, questi webinar di formazione sono un'opportunità per presentare i leader ai membri del team che normalmente non avrebbero la possibilità di incontrare e viceversa.

Invita relatori ospiti esterni alla tua azienda per tenere un discorso di apertura o per formare i membri del team su come utilizzare determinati software.

Passaggio 3: valuta i webinar dal vivo e quelli preregistrati

Successivamente, valuta se l'argomento del webinar sarebbe meglio presentato a un pubblico dal vivo o preregistrato e reso disponibile su richiesta.

Resisti alla tentazione di scegliere sempre la preregistrazione per risparmiare tempo. Argomenti come la formazione sul software sono molto più efficaci se presentati in un formato interattivo dal vivo che consente ai membri del team di porre domande in tempo reale. Inoltre, puoi sempre registrare webinar dal vivo con contenuti sempreverdi per un uso futuro.

Tuttavia, cose come le ferie aziendali o le politiche sui social media sono semplici e possono essere preregistrate. Se pre-registra i webinar, assicurati che i membri del team dispongano di un modulo o di uno spazio chiaro per porre domande.

Passaggio 4: condurre sondaggi sui dipendenti e sulle risorse umane

Crea un sondaggio per i tuoi dipendenti e rappresentanti delle risorse umane prima di finalizzare lo schema del webinar. Ciò ti consente di identificare chiaramente le aree problematiche e di comprendere i formati e gli strumenti che il tuo team troverà più efficaci.

Inoltre, il coinvolgimento dei membri del team nel processo di progettazione del webinar di formazione li rende più entusiasti sia di parteciparvi che di rimanere coinvolti.

Passaggio 5: sviluppare pacchetti di Webinar Companion

I materiali supplementari forniscono ai dipendenti i documenti a cui fare riferimento al termine del webinar. Rafforzano i punti chiave trattati e danno ai partecipanti qualcosa da seguire durante il webinar.

I materiali supplementari includono:

• Pacchetti di benvenuto dei dipendenti
• Copie cartacee delle politiche aziendali
• Istruzioni scritte del software
• Copie di grafici, grafici e punti dati utilizzati nelle presentazioni
• Cartelle di lavoro
• Norme di conformità

Passaggio 6: decidere su ausili visivi e strumenti

Proprio come con le riunioni e le presentazioni standard dell'ufficio, anche i webinar sono migliorati dall'uso di ausili visivi.

Decidi come utilizzerai funzionalità come chat messenger, PowerPoint, strumenti di domande e risposte, condivisione dello schermo, caricamento di file e polling in tempo reale nel tuo webinar.

Passaggio 7: sviluppare un processo di registrazione e sicurezza

Soprattutto se ti occuperai di politiche e dati aziendali sensibili, è tua responsabilità garantire che il tuo webinar sia sicuro.

Questo inizia con la creazione di un processo di registrazione.

Per i corsi di formazione webinar, rendi l'accesso solo su invito e proteggi con password il tuo evento. Sebbene tu possa approvare automaticamente gli iscritti al webinar, approva manualmente gli iscritti quando conduci un webinar interno.

Abilita i controlli host necessari come la possibilità di aggiungere/rimuovere membri del webinar, disattivare/riattivare l'audio delle funzioni e limiti di condivisione dello schermo.

Passaggio 8: ospita una corsa di prova

Soprattutto se hai intenzione di creare un programma di formazione registrato da utilizzare come parte del processo di inserimento, fai una prova con altri relatori.

In questo modo ti sentirai più a tuo agio con il materiale che stai coprendo e sarai preparato a qualsiasi difficoltà tecnica. Avrai anche una maggiore familiarità con funzionalità come la lavagna, il polling e la condivisione dello schermo.

Registra i webinar di pratica per valutare le aree che necessitano di miglioramenti.

Passaggio 9: crea un sondaggio di follow-up

Il tuo lavoro non è finito una volta terminato il webinar. È necessario seguire i partecipanti per creare un sondaggio che valuti l'efficacia del webinar.

Le buone domande del sondaggio di follow-up includono:

• Il webinar è stato un modo efficace per imparare?
• Hai riscontrato difficoltà tecniche durante il webinar?
• Sei riuscito a mantenere la concentrazione durante il webinar?
• Pensi che il webinar ti abbia preparato a spiegare ad altri i materiali trattati?
• Quali sono stati i principali punti di forza e di debolezza del webinar?

Alcuni software per webinar ti consentono persino di apportare modifiche alle registrazioni, in modo da poter ripulire o aggiungere ulteriori informazioni alle sezioni che avrebbero potuto essere più efficaci in base al feedback.

Passaggio 10: scegli il software per webinar giusto

L'aspetto più importante della tua preparazione è scegliere il software che utilizzerai per ospitare il tuo webinar.

Prima di iniziare la tua ricerca, considera le funzionalità di cui avrai bisogno per ospitare il tuo webinar in modo efficace.

Caratteristiche principali del software per webinar

Il software per webinar che selezioni ha la più grande voce in capitolo sul fatto che il tuo webinar sulle risorse umane sarà un successo o meno. Quando confronti le tue opzioni, devi conoscere le caratteristiche più importanti da cercare prima di creare un webinar.

Assicurati che il software che scegli abbia le seguenti caratteristiche:

• Monitoraggio dell'attenzione/coinvolgimento

• Capacità di registrazione/trascrizione
• Condivisione dello schermo
• Sondaggio
• Strumenti di domande e risposte
• Partecipante idoneo e limiti di tempo
• Protezione della password
• Funzioni mute/riattiva
• Registrazioni su richiesta
• Possibilità di rimuovere/bloccare i partecipanti
• Condivisione di file
• Messaggistica di gruppo e chat privata
• Sottotitoli
• Capacità di co-hosting
• Promemoria e notifiche via e-mail
• Ottima qualità video e audio
• Strumenti per la segnalazione dei dati
• Integrazioni di strumenti di comunicazione
• Streaming live tramite Facebook, YouTube, ecc.
• Alzare la mano virtuale
• Lavagna
• Opzioni di accesso

I 5 migliori strumenti per webinar

Valuta se desideri un software per webinar fornito con altre funzionalità di collaborazione in team e conferenze Web o se preferisci uno strumento per webinar autonomo.

Le tue esigenze saranno soddisfatte da una versione gratuita del popolare software per webinar o la tua azienda è più adatta per un piano a pagamento più solido?

Zoom Video Webinar

Sebbene sia meglio conosciuto per le sue funzionalità di videochiamata e strumenti di apprendimento a distanza, Zoom ha anche un'applicazione per webinar video che consente un massimo di 100 relatori di webcam interattive e fino a 10.000 partecipanti alla sessione di formazione del webinar di sola visualizzazione.

È compatibile sia con YouTube che con Facebook Live e si integra con il popolare software CMS in modo da poter inviare facilmente moduli di registrazione con marchio ai membri del tuo team. I dipendenti possono guardare e interagire con gli host e tra di loro tramite desktop, dispositivi mobili e laptop, rendendo l'eLearning più conveniente.

Tieni presente, tuttavia, che non esiste una versione gratuita degli strumenti per i webinar di Zoom, sebbene esista un piano gratuito per la loro funzionalità di videoconferenza standard.

Ulteriori funzionalità di Zoom Video Webinar includono:

• Webinar dal vivo, on-demand, ricorrenti e preregistrati
• Registrazione automatica del webinar
• Reportistica e analisi
• Integrazione con Salesforce, Marketo, Panopto e altri strumenti
• Accesso globale per oltre 70 paesi (tariffe di pedaggio non incluse)
• Monitoraggio del coinvolgimento/attenzione
• Sondaggio in diretta
• Strumento di domande e risposte
• Condivisione dello schermo con un clic
• Sottotitoli
• Alzare la mano virtuale
• Messaggero di chat di gruppo e 1-1
• Supporto per lo zoom dal vivo
• Muto/riattiva
• Promuovi i partecipanti a relatori
• Potenti controlli dell'host per prevenire Zoombombing

Vai al webinar

Lo strumento di collaborazione in team GoToMeeting offre anche GoToWebinar, che consente ai responsabili delle risorse umane e al personale di formazione di ospitare dal vivo, su richiesta e preregistrati senza richiedere ai partecipanti di scaricare lo strumento per partecipare a un evento.

Ha un'eccellente integrazione software ed è compatibile con Zapier, Salesforce, Infusionsoft, Leadpages e molti strumenti CRM. Sebbene, come Zoom Video Webinar, al momento non ci siano piani GoToWebinar gratuiti, gli utenti ricevono una prova gratuita di 7 giorni al momento dell'iscrizione.

Gli host che dovranno fare una grande quantità di preparazione, condivisione dello schermo e condividere numerosi materiali per webinar con i partecipanti saranno ben serviti dalle funzionalità di pianificazione complete di GoToWebinar. Lo strumento salva le impostazioni dei webinar precedenti e crea modelli automatici per i webinar futuri.

GoToWebinar offre anche:

• Fino a 3.000 partecipanti
• Branding per i materiali dei webinar
• Moduli di registrazione personalizzati
• Una dashboard per il coinvolgimento degli utenti
• Strumenti di cronometraggio
• Sondaggio in diretta
• Strumenti di domande e risposte e sondaggi
• Registrazione webinar
• Report sui partecipanti e analisi degli eventi
• Assistenza telefonica 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Condivisione di file e video
• Fino a 6 telecamere per presentatore simultanee
• App mobili
• Funzionalità di co-hosting
• Conformità al GDPR
• Condivisione dello schermo
• Visualizzazione del pubblico per vedere cosa vede un pubblico

Eventi Cisco Webex

Come Zoom, Cisco Webex è meglio conosciuto per il suo software di videoconferenza standard (consulta il nostro confronto tra Zoom e Webex per saperne di più su ciò che ogni strumento di videochiamata ha da offrire).

Lo strumento webinar di Webex, Cisco Webex Events è la scelta migliore per le aziende con un numero elevato di dipendenti, poiché fino a 3.000 partecipanti remoti possono visualizzare un live streaming e fino a 40.000 membri del team possono guardare un webinar preregistrato. È compatibile con Android, iPhone e altri dispositivi mobili, quindi gli spettatori possono guardare nel modo che meglio si adatta alle loro esigenze.

Una delle migliori caratteristiche di Webex Events è la sua sala di preparazione privata. Ciò consente a chiunque si presenti durante il webinar di incontrarsi ed esercitarsi da solo o con altri relatori.

Ulteriori funzionalità di Webex Events includono:

• Coinvolgimento e monitoraggio dell'attenzione
• Opzioni di accesso singolo
• Crittografia dei dati AES e accesso solo su invito
• Inviti e promemoria personalizzabili
• Fino a 5 presentatori simultanei
• Visualizzazione attiva dell'altoparlante
• Funzionalità della lavagna
• Condivisione/streaming di file e video
• Annotazione dei file in tempo reale
• Muto/riattiva
• Domande e risposte filettate
• Sondaggio in diretta
• Messaggero di chat pubblico/privato
• Indagini post evento
• Strumenti di analisi e reportistica
• Integrazione CRM
• Servizio Clienti
• Materiali/moduli di marca

Webinar RingCentral

Ringcentral è un altro software per conferenze Web che offre strumenti per webinar a pagamento aggiuntivi tramite RingCentral Webinar.

Come gli eventi Cisco Webex, ha anche un limite di partecipanti elevato, consentendo un massimo di 10.000 spettatori simultanei con un massimo di 500 relatori. Ha forti controlli dell'host come la possibilità di aggiungere o rimuovere partecipanti dopo l'inizio del webinar.

RingCentral Webinar consente agli host di impostare sfondi virtuali per i presentatori, il che rafforza il marchio aziendale o nasconde semplicemente un'impostazione disordinata.

RingCentral Webinar offre anche:

• Moduli di registrazione con marchio personalizzabili ed e-mail di promemoria
• Registrazione webinar con un clic
• Sondaggio in diretta
• Strumenti interattivi di domande e risposte
• Reportistica di dati e analisi
• Messaggero di chat
• Condivisione di file
• Integrazione con i social media per una facile condivisione
• Webinar una tantum o ricorrenti
• Integrazione con Salesforce, Marketo e altre applicazioni popolari
• Lavagna
• Condivisione dell'applicazione
• Alzare la mano virtuale

Tempesta viva

Livestorm è uno strumento webinar mobile e desktop compatibile con Mac iOS, Android e la maggior parte dei browser Internet.

Ospita un webinar dal vivo tramite lo strumento di streaming di Livestorm o YouTube e crea anche webinar preregistrati, on-demand e ricorrenti.

Sebbene progettato principalmente come software per webinar, Livestorm consente anche videoconferenze più piccole.

Le caratteristiche principali di Livestorm includono:

• Condivisione dello schermo del desktop e di una singola applicazione
• Fino a 1.000 partecipanti
• Webinar HD illimitati
• Accessibilità solo tramite browser (nessun download richiesto)
• Condivisione di file
• Strumento di messaggistica in chat
• Strumento di domande e risposte
• Strumenti per votazioni e sondaggi in tempo reale
• Capacità di co-hosting
• Strumenti di registrazione webinar con marchio
• Incorporamento della registrazione su un sito web aziendale
• Moduli di registrazione personalizzabili e modello
• Analisi e monitoraggio del coinvolgimento
• Registrazioni webinar istantanee
• Memoria di registrazione illimitata
• Promemoria e-mail automatizzati
• Integrazione con oltre 1.000 app
• Conformità al GDPR
• Moderazione dei partecipanti/controlli host

La versione gratuita di Livestorm consente riunioni fino a 10 iscritti con un massimo di quattro partecipanti e un limite di tempo di 20 minuti. Il piano gratuito offre un numero illimitato di webinar dal vivo e preregistrati, nonché un numero illimitato di riunioni video.

Software per conferenze Web e strumenti per webinar per la formazione del team

I team più piccoli possono utilizzare gli strumenti di videoconferenza standard per formare i dipendenti e ospitare riunioni generali rispetto al software per webinar.

La nostra tabella dei migliori strumenti per conferenze Web confronta le caratteristiche, i costi e le capacità delle piattaforme di videochiamate più diffuse.

Una volta che hai visto quale differenza può fare l'utilizzo dei webinar per formare il tuo team, non fermarti qui. Pianifica altri modi per i webinar per aumentare la consapevolezza del marchio, creare una rete virtuale e persino ospitare feste in ufficio virtuale e cerimonie di premiazione dei dipendenti durante il distanziamento sociale.