Come raccogliere in modo efficace fatture in sospeso: best practice per i proprietari di piccole imprese

I proprietari di piccole imprese sono costantemente alla ricerca di strategie per aumentare la propria redditività. Un approccio per raggiungere questo obiettivo è raccogliere le fatture scadute il prima possibile. Tuttavia, potrebbe essere difficile per gli imprenditori senza molta esperienza di raccolta.

Inoltre, la maggior parte dei proprietari di piccole imprese non dispone di una divisione di riscossione, il che rende più difficile monitorare le fatture scadute e contattare rapidamente i clienti che non hanno ancora pagato.

L'articolo discuterà alcune migliori pratiche per la raccolta di fatture per aiutare i proprietari di piccole imprese.

1. Ottieni un contratto

Anche se è allettante tuffarsi negli affari, dovresti avere un contratto legalmente vincolante prima di concludere un accordo. Ha anche un buon senso per gli affari.

I servizi che accetti di fornire e i termini in base ai quali riceverai i pagamenti devono essere contenuti in un contratto legalmente vincolante . Mettere qualsiasi cosa per iscritto, anche se è solo "farò questo" e "poi farai quello", è meglio che non avere niente.

Quando si redige un contratto del genere, è l'ideale lavorare con un professionista legale che abbia familiarità con la propria attività.

2. Fai sapere ai clienti che lo intendi

Non puoi sopravvivere senza i tuoi clienti, ma se trascuri regolarmente i ritardi di pagamento, danneggerai la tua reputazione, perderai credibilità e perderai denaro. In questo modo offri ai tuoi clienti un finanziamento senza interessi.

Se questo è il business in cui desideri essere, dovresti perseguirlo. Ma con ogni probabilità non è così, quindi ti consigliamo di sviluppare una procedura per tenere sotto controllo le fatture non pagate e, se necessario, ricordare ai clienti i termini di pagamento e il contratto che hanno concordato quando hanno fatto affari con te.

3. Identificare il problema

Il tuo obiettivo è determinare perché un cliente trattiene i tuoi soldi e come puoi recuperarli. Forse il tuo cliente ha dimenticato, ha attraversato un momento difficile o è sopraffatto da doveri amministrativi.

Dopo aver identificato l'origine del problema, tu e il cliente potete elaborare una soluzione che includa termini di pagamento equi.

Se un cliente sta attraversando momenti difficili, potresti dover capire con quale probabilità si rimetterà in piedi e quanti soldi puoi aspettarti di recuperare. Ad esempio, la loro incapacità di pagare è dovuta a fattori al di fuori del loro controllo?

Il "come" essere pagato in tempo diventerà evidente una volta stabilito un canale di contatto aperto con i clienti e capire meglio il "perché".

Un ritardo di pagamento può avvisarti di ulteriori problemi nella tua organizzazione, come i risultati finali del progetto incompiuti. Può anche aiutarti a determinare se vale la pena tenere il cliente se scopri le bandiere rosse.

4. Prima è meglio che dopo

Chiunque nel campo delle riscossioni ti dirà che prima nel ciclo di pagamento sei attivo, maggiore è la probabilità che tu recuperi parte o tutto il tuo denaro.

Di solito, le cose peggiorano del previsto perché aspetti qualche settimana, vieni distratto da altre cose, ti senti stupido per non aver seguito prima e poi aspetti qualche altra settimana.

Metti fine a questo circolo vizioso prima che inizi. Un modo per aumentare la probabilità di recuperare con successo un debito è impegnarsi in un follow-up sistematico fin dall'inizio del ciclo.

5. Conosci i tuoi diritti

Potresti inciampare nel buio sulla raccolta di fatture se non hai avuto alcuna formazione in contabilità clienti o recupero crediti.

Prima imparerai a conoscere i tuoi diritti e l'eventuale ricorso, meglio starai. Non solo acquisirai conoscenza di ciò che puoi e non puoi fare, ma acquisirai anche sicurezza nella gestione dei clienti.

Sapevi, ad esempio, che puoi cercare legalmente il numero di previdenza sociale di qualcuno se sta evitando i tuoi sforzi di recupero crediti?

6. Fai un patto per accontentarti di meno

Supponiamo che un cliente ti debba $ 20.000 e sia in ritardo di 120 giorni. Negli ultimi quattro mesi hai tentato di riscuotere un debito che sembra senza speranza. Cerca sempre di negoziare un importo di liquidazione ridotto con il cliente prima di cancellare un debito.

Anche se il ritardo nel pagamento ti stressa, puoi star certo che stressa ancora di più il cliente. Probabilmente stanno perdendo il sonno per questo.

Potrebbero essere ansiosi di ottenere $ 5.000 dai loro libri contabili se ti avvicini a loro e dici che sei pronto a prenderli. E dato che l'avevi comunque liquidato come senza speranza, hai altri $ 5.000 in tasca.

7. Mantieni la calma

È solo umano sentirsi arrabbiati con un cliente che ha ricevuto i tuoi servizi ma è in ritardo nell'effettuare il pagamento.

Tuttavia, devi fare un respiro profondo e mantenere la calma. La rabbia ridurrà le probabilità di successo nel recupero crediti. Il cliente sentirà la tua rabbia, la prenderà sul personale e si rifiuterà di collaborare con te.

Il tuo umore influenza notevolmente il modo in cui tratti con il cliente e come si comportano con te. Tratta ogni chiamata come se fosse la prima di una giornata fantastica. Se eri arrabbiato durante l'ultima chiamata, concediti un po' di tempo per calmarti e poi riprova.

Il cliente reagirà al tono che hai impostato. Il tuo atteggiamento ottimista si ripercuoterà sul cliente e richiederà una risposta più collaborativa.

Sebbene la persistenza sia fondamentale nella riscossione dei debiti, esiste una linea sottile tra il follow-up e l'infastidire:

• Molestare i clienti sarebbe chiamarli ogni mattina per 60 giorni e urlargli contro.
• Un approccio persistente comporterebbe chiamare i clienti ogni sette-dieci giorni e fornire loro diversi piani di pagamento per aiutarli a iniziare a pagare il loro debito.

8. Registra tutto

La documentazione è una delle cose più cruciali quando si cerca di recuperare i propri soldi dai clienti. Se il debito porta a una causa, avere documenti a cui fare riferimento sarà piuttosto utile.

• Registra la conversazione e scrivi note ogni volta che parli con un cliente al telefono.
• Verifica e copia ogni lettera che invii per posta.
• Tieni traccia delle visite dei tuoi clienti, in ufficio oa casa.

9. Porta tutti nella tua squadra sulla stessa pagina

Il processo di riscossione si basa sull'input di tutti i dipartimenti rivolti ai clienti, in particolare le vendite. Molte aziende non includono il proprio personale di vendita nel processo di riscossione poiché ritengono erroneamente che l'obbligo ricada solo sul team finanziario.

Tuttavia, se hai ancora problemi a ricevere i pagamenti dopo un terzo sollecito, la risposta potrebbe risiedere nel tuo team di vendita.

Potresti presumere che il cliente abbia una cattiva gestione finanziaria , ma il tuo team di vendita potrebbe sapere diversamente. Potrebbe trattarsi di un reclamo in sospeso o di un problema imprevisto con il prodotto o servizio.

Pensieri finali

L'incasso delle fatture è un processo faticoso. In alcune situazioni potresti sentirti troppo tenero e in altre potresti preoccuparti di essere troppo duro.

L'obiettivo è trovare un equilibrio tra i due estremi in modo che i clienti ti prendano sul serio e ti ripaghino quando è il momento.

A volte, dovrai cancellare i crediti inesigibili, ma se ti attieni alle linee guida sopra menzionate, dovresti vedere qualche miglioramento. Ci auguriamo che l'articolo ti aiuti ad acquisire molte conoscenze sulla riscossione delle fatture.