Come ospitare una conferenza virtuale nel 2020: una guida passo passo

Nei primi mesi del 2020 il Coronavirus e le conseguenti normative sul distanziamento sociale portano a un improvviso aumento del lavoro a distanza e a un forte ricorso agli strumenti di lavoro a distanza.

Ha anche lasciato molte aziende a chiedersi come ospitare una conferenza virtuale, poiché avevano bisogno di passare rapidamente dagli eventi di persona a quelli online. Molte aziende, in particolare quelle incerte su come ospitare una conferenza virtuale di successo nel 2020, hanno invece deciso di annullare completamente questi eventi.

Ma ora che il lavoro a distanza e gli eventi e seminari solo online sono la nuova normalità, la tua azienda deve adattarsi e imparare a ospitare una conferenza virtuale che abbia lo stesso impatto di una conferenza di persona.

Dall'imparare a scegliere il miglior software per webinar al seguire efficacemente i partecipanti all'evento, questa guida dettagliata su come ospitare una conferenza virtuale nel 2020 fornisce una tabella di marcia semplice per il successo dell'evento online.

Quali sono i vantaggi di ospitare una conferenza virtuale?

Imparare a ospitare una conferenza virtuale offre numerosi vantaggi al di fuori dei risparmi sui costi relativi allo spazio per eventi, ai viaggi e agli hotel.

Partecipare a conferenze online consente inoltre di risparmiare il fastidio del tempo di viaggio e rende molto più facile per il tuo evento raggiungere un pubblico nazionale o internazionale. A causa del costo ridotto e della comodità di una conferenza virtuale, è molto più probabile che tu abbia un numero maggiore di iscritti e partecipanti, il che significa più lead per la tua azienda.

Parlando di lead generation, i dati che raccogli sui partecipanti durante la conferenza virtuale attraverso cose come sondaggi dal vivo e sessioni di domande e risposte possono aiutarti a migliorare la tua strategia di marketing, il lancio del prodotto e qualsiasi evento virtuale futuro che ospiti.

Le conferenze online sono un modo eccellente per le nuove aziende di aumentare il riconoscimento del proprio marchio e allo stesso tempo di generare entrate vendendo prodotti durante la conferenza online o addebitando una quota di registrazione.

Come ospitare una conferenza virtuale: un processo passo-passo

Portare a termine una conferenza virtuale di successo richiede una notevole quantità di pianificazione per quanto riguarda non solo gli argomenti di presentazione e gli oratori ospiti, ma anche il software per webinar, la sicurezza e il coinvolgimento del pubblico.

Il processo passo dopo passo di seguito scompone facilmente come ospitare una conferenza virtuale che ottiene risultati.

Passaggio uno: quali sono le funzionalità più importanti del software per webinar?

Sebbene siano disponibili alcune piattaforme webinar gratuite, non hanno le funzionalità necessarie per ospitare una conferenza virtuale su larga scala nel 2020. È meglio scegliere una piattaforma per eventi virtuali a pagamento che abbia tutte le funzionalità di cui hai bisogno.

Le caratteristiche più importanti da cercare nel software per webinar sono:

• Numero massimo di partecipanti elevato
• Modulo di registrazione personalizzato
• Possibilità di assegnare più host/responsabili
• Promemoria/notifiche e-mail automatiche
• Strumenti di coinvolgimento del pubblico
• Condivisione dello schermo
• Condivisione di file
• Strumento di messaggistica in chat
• Analisi e reportistica del pubblico
• Registrazione di eventi
• Contenuti trasmessi in live streaming e preregistrati
• Integrazione con strumenti di collaborazione e marketing in team

Più avanti in questo post, condivideremo le migliori piattaforme di webinar che hanno tutte queste funzionalità.

Fase due: prendere in considerazione strumenti di presentazione aggiuntivi

Oltre al software webinar stesso, considera quali altri strumenti utilizzerai per condividere le informazioni in modo succinto e coinvolgere i partecipanti.

Invece di fare un'introduzione a un relatore, usa invece un video preregistrato. Condividi lo schermo durante la conferenza per illustrare meglio i punti o illustrare ai partecipanti come utilizzare il software o navigare nella pagina di destinazione del tuo sito web. Crea una presentazione di diapositive per mostrare dati e infografiche importanti.

Ti suggeriamo inoltre di condividere virtualmente dispense e file con i partecipanti all'inizio o prima della conferenza. Questi possono includere ordini del giorno delle riunioni, domande da considerare, cartelle di lavoro, copie di presentazioni, biografie dei relatori e altro ancora.

Infine, assicurati di considerare come l'hardware e le apparecchiature possono migliorare il tuo evento virtuale. Investire in una webcam e in un'illuminazione di alta qualità può fare la differenza.

Questo video offre suggerimenti preziosi e rapidi su come impostare l'illuminazione per videoconferenze dal vivo nella tua casa:

Passaggio tre: seleziona argomenti e relatori

L'approccio migliore quando si decide un argomento per un evento virtuale è quello di essere il più specifico possibile.

Resisti alla tentazione di coprire un'ampia gamma di argomenti e concentrati invece su una nicchia rilevante che presenta nuove informazioni su un argomento caldo.

Ad esempio, se desideri ospitare un evento online sull'uso dei social media nel 2020, è probabile che una conferenza con un titolo come "Come utilizzare i social media per sfruttare le vendite" ottenga pochi iscritti. Un argomento della conferenza migliore sarebbe qualcosa del tipo: "TikTok: come e perché ha sostituito Instagram come piattaforma di social media più popolare del 2020".

Quando si tratta di selezionare una formazione di relatori, ti suggeriamo di assicurarti un pannello di 3-5 esperti del settore invece di avere una sola persona che ospiterà l'intero evento.

Più host porteranno diversi tipi di partecipanti in base ai loro seguiti e agli argomenti di discussione. Inoltre, le persone si sentiranno come se stessero ottenendo più valore dalla conferenza online perché offri una varietà di prospettive.

Fase quattro: creare un modulo di registrazione alla conferenza virtuale

Successivamente, crea un modulo di registrazione che consenta alle persone di iscriversi (e pagare, se pertinente) alla tua conferenza virtuale.

Puoi scegliere di incorporare il modulo di registrazione sul tuo sito Web in modo che possa essere trovato tramite la ricerca di Google. Puoi anche elencarlo sulle pagine dei social media o inviarlo tramite un collegamento diretto via e-mail. Se possibile, optare per la registrazione con un clic.

Il modulo di registrazione dovrebbe includere:

• Informazioni di contatto del partecipante
• Informazioni su relatori/relatori
• Programma della conferenza
• I link ai social media della tua azienda
• Informazioni demografiche sui partecipanti (età, luogo, sesso)
• Informazioni sull'occupazione dei partecipanti

Non utilizzare il modulo solo per ottenere le iscrizioni: consideralo un'opportunità per conoscere il tuo pubblico e perfezionare i tuoi contenuti.

Includi sondaggi che chiedono agli iscritti cosa vorrebbero ottenere dalla conferenza, gli argomenti per cui sono più curiosi e quali relatori non vedono l'ora di ascoltare di più.

Fase cinque: quali sono i modi migliori per promuovere il tuo evento virtuale?

Il modo migliore per promuovere un evento virtuale dipende dal tipo di conferenza che stai ospitando e da cosa speri di ottenere dall'evento.

Se stai vendendo il webinar stesso pagando per la registrazione, invia esplosioni di email marketing ai tuoi clienti esistenti e guida l'elenco di e-mail e pubblicalo sui social media. Se stai cercando di entrare in contatto con altri nel tuo settore specifico, pubblica informazioni sul tuo evento sui forum di discussione o contatta direttamente altre aziende del tuo settore. Potresti anche prendere in considerazione la possibilità di connetterti con importanti influencer dei social media che condivideranno le informazioni sulla tua conferenza con i loro follower.

Ricorda che promuovere una conferenza virtuale non significa solo ottenere un numero elevato di iscritti. Vuoi anche assicurarti di avere una forte registrazione: rapporto di partecipazione.

Invia notifiche di promemoria una volta agli iscritti, in particolare la settimana della conferenza. Ancora più importante, crea una pagina di social media privata o un forum di discussione in cui gli iscritti possono conoscersi, porre domande e parlare di ciò che sperano di imparare dalla conferenza.

Se non hai ancora visto il numero di iscritti che ti aspettavi la settimana dell'evento, niente panico. Oltre la metà dei partecipanti al webinar attende la settimana dell'evento per registrarsi.

Passaggio sei: come puoi mantenere sicura la tua conferenza virtuale?

A causa di problemi come Zoombombing, dovrai prendere ulteriori precauzioni per assicurarti che la tua conferenza virtuale nel 2020 sia sicura e privata.

Cerca un software per webinar che richieda l'autenticazione a due fattori per gli organizzatori della riunione e ti consenta di proteggere con password gli eventi virtuali. Anche i controlli dell'amministratore come la possibilità di disattivare/riattivare l'audio dei partecipanti, decidere chi può condividere audio/video e chi può e non può condividere i propri schermi durante l'evento.

Il modo migliore per proteggere il tuo evento è abilitare una sala d'attesa virtuale.

Ciò consente agli amministratori e agli host di preselezionare i partecipanti prima che possano partecipare all'evento. Se qualcuno non si è registrato o sembra sconosciuto, non è necessario che lo faccia entrare. Puoi anche scegliere di bloccare il tuo evento dopo che è iniziato, impedendo a chiunque altro di parteciparvi.

Passaggio sette: seleziona il tuo sfondo

Non ospiteresti un evento di persona senza allestire il palco per riflettere il tuo marchio, quindi assicurati di prestare la stessa attenzione alla creazione del tuo sfondo virtuale.

Puoi selezionare tra le immagini di sfondo predefinite fornite dal software webinar per garantire la privacy dei presentatori e nascondere una casa disordinata. Molte piattaforme webinar forniscono anche sfondi personalizzati con il marchio che presentano il logo di un'azienda.

Questo video fornisce una semplice descrizione di come personalizzare lo sfondo della conferenza virtuale.

Passaggio otto: come puoi aumentare il coinvolgimento in una conferenza virtuale?

Il coinvolgimento dei partecipanti è la parte più importante della tua conferenza virtuale, ma i contenuti interessanti e pertinenti da soli non sono sempre sufficienti per mantenere l'attenzione del tuo pubblico.

Partecipare a sondaggi e sondaggi dal vivo durante il tuo evento virtuale aiuta gli host a valutare quanto sia coinvolto il pubblico più ampio e offre ai partecipanti la possibilità di condividere le proprie opinioni come farebbero in un evento dal vivo. Li tiene coinvolti nella presentazione da lontano.

In effetti, probabilmente scoprirai che il feedback che ricevi virtualmente è più onesto e dettagliato rispetto agli eventi di persona, soprattutto se consenti l'anonimato.

Ogni conferenza virtuale dovrebbe avere il proprio strumento di messaggistica in chat che consenta messaggi sia pubblici che privati. In questo modo, i partecipanti possono porre domande di chiarimento rapido, condividere idee e persino commentare le informazioni condivise.

Hai diverse opzioni quando si tratta di domande e risposte durante un evento online. Innanzitutto, i partecipanti possono porre domande in qualsiasi momento durante l'evento tramite una casella di domande e risposte nello strumento di messaggistica della chat. Oppure puoi dedicare una quantità di tempo dedicata alle domande e risposte alla fine dell'evento o dopo ogni relatore. Gli strumenti per alzare la mano virtuale e mettere in evidenza il pubblico che mostrano la persona che fa una domanda su un video in streaming replicano ulteriormente l'esperienza di domande e risposte dal vivo.

Infine, considera la suddivisione dei partecipanti in sessioni di lavoro virtuali più piccole di gruppi di 5-7 persone. Una piccola sala riunioni consente loro di fare rete, fare brainstorming e quindi presentare le proprie idee agli altri partecipanti.

Fase nove: qual è il modo migliore per seguire un webinar?

Al termine della conferenza virtuale, molti strumenti webinar invieranno automaticamente una registrazione e una trascrizione dell'evento ai partecipanti e agli iscritti. Considera se desideri che la registrazione sia accessibile per sempre o solo per un determinato periodo di tempo.

I relatori possono anche essere disposti a condividere diapositive di presentazione o video preregistrati mostrati durante l'evento virtuale oltre a queste registrazioni.

Anche se hai inviato offerte durante la conferenza online, invia subito offerte aggiuntive o inviti a un evento virtuale imminente.

La cosa più importante da inviare dopo una conferenza virtuale è un sondaggio, che può essere basato sulle valutazioni o in un formato di domande e risposte per un feedback più specifico. Per incoraggiare i partecipanti a partecipare al sondaggio, prometti di caricare le risposte sui social media o iscrivi chiunque risponda al sondaggio in un'estrazione a premi.

Soprattutto se la tua conferenza virtuale è incentrata sul networking, potresti anche voler passare immediatamente dalla conferenza a un happy hour virtuale tramite il software di conferenza web.

Passaggio dieci: riutilizza i contenuti in un webinar su richiesta

Il passaggio finale per capire come ospitare una conferenza virtuale è determinare se desideri o meno riutilizzare parte di tutto il contenuto registrato nei futuri corsi o webinar online.

Prendi in considerazione la possibilità di trasformare i filmati delle sessioni dal vivo in un webinar on-demand, soprattutto se la conferenza virtuale si è concentrata su contenuti sempreverdi. Ciò consente anche agli iscritti che hanno perso il webinar dal vivo di visualizzare il contenuto in futuro.

Puoi scegliere di rendere questi webinar su richiesta gratuiti o a pagamento.

Quali sono le migliori pratiche per una conferenza web di successo?

Oltre ai passaggi precedenti, segui queste best practice su come ospitare una conferenza virtuale nel 2020.

Quanto dovrebbe durare una conferenza virtuale?

Innanzitutto, considera la durata dell'evento.

Sebbene le conferenze fisiche della durata di un giorno siano comuni, gran parte del tempo viene speso in rete e socializzazione. Se la tua conferenza virtuale è un evento che dura tutto il giorno, considera di trasformare alcuni degli argomenti in sessioni on-demand più brevi o assicurati di creare molte pause.

Quasi il 70% delle registrazioni ai webinar riguarda eventi virtuali della durata di un'ora, quindi considera che il "punto debole" quando si tratta di lunghezza. Potresti anche voler diffondere conferenze virtuali più lunghe nel corso di una settimana.

Tuttavia, se la tua conferenza virtuale deve essere un evento della durata di un giorno, assicurati di creare e condividere in anticipo un'agenda dell'evento con gli iscritti.

Dovresti creare un'agenda per una conferenza virtuale?

Soprattutto se stai organizzando una conferenza virtuale della durata di diverse ore, avere un'agenda dell'evento consente ai partecipanti di selezionare le sessioni e gli oratori a cui dare la priorità e illustra il valore complessivo dell'evento.

Gli ordini del giorno della conferenza ti consentono anche di creare orari di networking virtuale dedicati per i partecipanti durante il giorno, il che li incoraggerà a rimanere più a lungo.

Le agende sono utili per imparare a ospitare un contenuto virtuale poiché forniscono uno schema di come passerai da un argomento o relatore a un altro. Inoltre, mantengono oratori che hanno la tendenza a superare il loro tempo nei tempi previsti.

Le migliori pratiche sono inserire le informazioni più importanti all'inizio della conferenza e salvare per ultima la sessione o il relatore più atteso.

Come puoi esercitarti per un evento virtuale?

Quando si ospita una conferenza di persona per la prima volta, è facile raggiungere lo spazio con qualche ora di anticipo per esercitarsi e assicurarsi che tutte le apparecchiature e la tecnologia funzionino correttamente.

Quando organizzi un evento online, cerca un software per webinar che includa una sala prove virtuale. Questa è una sala riunioni privata dove tutti gli espositori che mostrano prodotti e relatori possono incontrarsi per esercitarsi nelle loro presentazioni. Possono anche garantire che le diapositive e altri strumenti di coinvolgimento funzionino correttamente.

Queste stanze possono registrare sessioni di prova, così gli host possono guardare e migliorare le loro presentazioni virtuali.

Tuttavia, anche con molta pratica, le cose possono andare storte. Assicurati di avere un sacco di personale di supporto tecnico e rappresentanti del servizio clienti a disposizione durante la conferenza e crea un "Piano B" in caso di difficoltà tecniche.

Quali sono le migliori piattaforme per conferenze virtuali?

Nessuno dei consigli di cui sopra su come ospitare una conferenza virtuale farà la differenza se non scegli il giusto software per webinar.

Di seguito sono riportate le nostre scelte per le prime 5 piattaforme di eventi virtuali.

Vai al webinar

GoToWebinar, la piattaforma webinar di GoToMeeting, può ospitare fino a 3.000 partecipanti e consente sia contenuti live che preregistrati.

Le sue caratteristiche principali includono:

• Dispense e condivisione di file
• Sondaggio in tempo reale e domande e risposte
• Alzare la mano virtuale
• Riflettori del pubblico
• Lavagna
• Email automatizzate
• Registrazioni e trascrizioni online e locali
• No0scarica l'accesso ai partecipanti
• Pagamenti multipli accettati
• Analisi e reportistica degli eventi
• Modulo di registrazione personalizzato
• Modelli di webinar

È l'ideale per grandi conferenze virtuali e per aziende che utilizzano eventi virtuali per saperne di più sul proprio pubblico di destinazione o generare entrate.

GoToWebinar offre quattro piani a pagamento che vanno da $ 49 al mese a $ 399 al mese.

Webinar Jam

WebinarJam è una piattaforma per conferenze virtuali che può ospitare fino a 6.000 partecipanti, sei relatori e consente webinar fino a quattro ore.

Le sue migliori caratteristiche includono:

• Messaggero di chat
• Lavagna
• Sondaggi in diretta
• Notifiche e-mail/SMS
• Condivisione di file e dispense
• Offerte attive
• Registrazione con un clic
• Analisi delle prestazioni
• Pulsante di panico
• Registrazione automatica
• Integrazione con Mailchimp, Zapier e altro

WebinarJam è una buona scelta per le conferenze virtuali che includono offerte dal vivo e quelle che fanno molto affidamento sul coinvolgimento e la partecipazione dei partecipanti. Tieni presente, tuttavia, che offre solo webinar dal vivo, non automatizzati.

WebinarJam offre tre piani a pagamento che vanno da $ 499/anno a $ 999/anno. Leggi la nostra recensione dettagliata per ulteriori informazioni sui prezzi e sulle funzionalità di WebinarJam.

Webinar facile

EasyWebinar fornisce eventi virtuali automatizzati e preregistrati fino a 2,00 partecipanti.

Le principali funzionalità di EasyWebinar includono:

• Webinar mensili illimitati
• Fino a 4 presentatori simultanei
• Strumento di messaggistica per chat dal vivo
• Integrazione YouTube Live e Facebook Live
• Condivisione/integrazione dello schermo HD con app di condivisione dello schermo gratuite
• Registrazione automatica
• Audio VoIP di riduzione del rumore
• Passa strumento presentatore
• Reportistica/analisi dei partecipanti
• Offerte in tempo reale
• Domande e risposte/sondaggio
• Notifiche/promemoria via e-mail

EasyWebinar è l'ideale per le aziende che vogliono utilizzare queste piattaforme per imparare a creare un webinar di formazione per i dipendenti o per chi vuole riutilizzare webinar passati. Offre tre piani a pagamento che vanno da $ 78 al mese a $ 499 al mese.

Eventi BlueJeans

BlueJeans Events è una piattaforma webinar che consente un massimo di 50.000 partecipanti, una partecipazione indipendente dal dispositivo e fino a 100 streaming simultanei dello schermo.

Le sue caratteristiche includono:

• Condivisione dello schermo
• Condivisione di file
• Messaggistica in chat dal vivo
• Sondaggio in diretta/Domande e risposte
• Sondaggi dal vivo
• Integrazione per Salesforce, Marketo e altro
• Accesso telefonico gratuito
• Durata della conferenza virtuale illimitata
• 5 ore di registrazione dell'evento

BlueJeans Events è l'ideale per le aziende a livello nazionale che desiderano essere in grado di ospitare il maggior numero possibile di partecipanti all'evento. Tuttavia, come WebinarJam, anche BlueJeans Events non offre funzionalità di conferenza virtuale automatizzate preregistrate.

BlueJeans Events offre hosting di webinar una tantum per $ 499 o webinar illimitati per un importo non divulgato. Per saperne di più su ciò che questa piattaforma ha da offrire, leggi la nostra recensione completa sulle videoconferenze BlueJeans.

Zoom Video Webinar

I webinar Zoom Video consentono fino a 10.000 partecipanti a eventi virtuali e includono opzioni di visualizzazione sia dal vivo che su richiesta.

Le sue caratteristiche principali includono:

• Marchio personalizzato
• Chat dal vivo
• Sondaggio/domande e risposte
• Alzare la mano virtuale
• Passa strumento presentatore
• Streaming live su Facebook Live e YouTube Live
• Integrazioni con la popolare collaborazione in team
• Modelli di registrazione con marchio
• Reportistica e analisi
• Controlli dell'host
• Assistenza pianificazione eventi

Il prezzo dei piani webinar di Zoom parte da $ 40 al mese per host per un massimo di 100 partecipanti. È una piattaforma ideale per le aziende che desiderano aumentare il riconoscimento del marchio e monetizzare i webinar.

Se Zoombombing rappresenta un rischio troppo grande per la tua attività, o se le autorità di regolamentazione del settore hanno vietato l'uso di Zoom, considera invece queste alternative a Zoom.

Una conferenza virtuale può avere lo stesso impatto di un evento di persona?

Soprattutto date le solide funzionalità, gli strumenti di coinvolgimento del pubblico e l'analisi dettagliata dei partecipanti, ospitare una conferenza virtuale nel 2020 non è solo buono come un evento di persona, è anche meglio.

Tuttavia, per pianificare correttamente come ospitare una conferenza virtuale e garantire che tutti i relatori e i dipendenti siano sulla stessa pagina, è necessario aggiornare il software di collaborazione del team per migliorare il sistema di gestione.

Strumenti di gestione dei progetti come Monday.com e Asana possono aiutarti ad assegnare chiaramente compiti come lo sviluppo di contenuti e il contatto di relatori ospiti a membri del team specifici.

Gli strumenti di messaggistica della chat come Slack e le migliori alternative Slack assicurano che i dipendenti possano ottenere risposte rapide a domande urgenti e comunicare con altri dipartimenti su problemi come gli errori della pagina di registrazione.

Le nostre revisioni dettagliate dei migliori strumenti di collaborazione del team e delle loro migliori caratteristiche ti assicurano di selezionare il software che rende la pianificazione e l'esecuzione di un webinar semplice e senza interruzioni.