Come implementare con successo una settimana lavorativa di 4 giorni nel 2023

La settimana lavorativa di quattro giorni non è più un concetto utopico. Grazie al successo di molteplici sperimentazioni globali e alla rapida implementazione dell’intelligenza artificiale , le aziende che offrono una settimana lavorativa di quattro giorni ora includono pesi massimi della tecnologia come Microsoft e Amazon oltre ai negozi a conduzione familiare di quartiere.

Gli incentivi sono chiari: dal miglioramento della salute mentale al rafforzamento della produttività , i benefici sono sia pratici che personali. Ciò non significa che l'implementazione di una settimana lavorativa di quattro giorni sia priva di sfide. Non tutte le aziende sono adatte a lavorare con orari compressi e questo nuovo modo di lavorare potenzialmente rivoluzionario può effettivamente avere un impatto negativo sul benessere e sulla redditività dei dipendenti se implementato in modo inadeguato.

Per aiutarti a evitare le trappole più comuni, questa guida offre consigli su come farlo nel modo giusto, con l’aiuto di professionisti delle risorse umane, accademici e imprenditori che hanno recentemente aderito al movimento della settimana lavorativa di quattro giorni. Continua a leggere per scoprire se la tua azienda è pronta a rinunciare a una giornata lavorativa e come può diventare realtà in sette semplici passaggi.

Come implementare una settimana lavorativa di 4 giorni:

1. Controlla se una settimana lavorativa di 4 giorni funzionerà per la tua azienda
2. Definisci gli obiettivi della tua attività
3. Fare considerazioni pratiche e legali
4. Concordare un programma settimanale lavorativo di 4 giorni
5. Lancia il tuo programma pilota per la settimana lavorativa di 4 giorni
6. Valuta il successo del tuo progetto pilota
7. Metti in movimento la tua settimana lavorativa di 4 giorni

Perché le aziende dovrebbero adottare una settimana lavorativa di 4 giorni?

Ridurre la settimana lavorativa ed espandere il tempo libero non sorprende che i dipendenti avvantaggino in una miriade di modi. Una recente ricerca dell’Università di Cambridge ha scoperto che condensare la settimana lavorativa di 40 ore in 32 riduce i livelli di stress del 39% e i casi di burnout del 71%, avendo anche un impatto positivo sulla qualità del sonno e sulla salute fisica.

Non sono solo i dipendenti a dover richiedere un fine settimana di tre giorni. Ridurre la settimana lavorativa può portare molti vantaggi anche alle aziende.

I lavoratori più felici e meglio riposati hanno maggiori probabilità di ottenere risultati migliori e di richiedere meno giorni di malattia, con il 95% delle aziende che hanno preso parte alla sperimentazione britannica Four-Day Week Global che ha visto la produttività stabilizzarsi o aumentare durante il progetto pilota e i ricavi crescere di un media del 35%.

“Nessuno dei dipendenti si è dimesso in quasi due anni, il che è abbastanza inaudito per le startup in fase iniziale, che in genere hanno tassi di turnover più elevati”. – Fondatrice della startup di software Super e sostenitrice della settimana lavorativa di quattro giorni, Lindsay Liu

A causa della sua clamorosa popolarità tra i lavoratori, le aziende che implementano una settimana lavorativa di quattro giorni hanno maggiori probabilità di trattenere il personale e in primo luogo di attrarre i migliori talenti , poiché essere visti in prima linea in questa tendenza progressista sul posto di lavoro è un ottimo PR per le organizzazioni. Le settimane lavorative di quattro giorni, tuttavia, non rappresentano la soluzione miracolosa e non saranno favorevoli a ogni tipo di attività, come esploreremo di seguito.

1. Controlla se una settimana lavorativa di 4 giorni è adatta alla tua attività

La dura realtà è che una settimana lavorativa di quattro giorni non funzionerà per tutte le aziende. Prima di iniziare a lanciare il progetto pilota, devi stabilire se la riduzione dell'orario di lavoro è effettivamente realistica per la tua azienda.

Per i settori che forniscono supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, come i trasporti e l'assistenza sanitaria, gli accordi non saranno adatti per ovvi motivi. Anche le attività ricettive come negozi al dettaglio, ristoranti e bar tendono ad essere vincolate a orari più tradizionali per soddisfare le richieste dei consumatori.

“La settimana lavorativa di quattro giorni funziona? Sì, lo fa. Ma non per tutti. Alcune aziende in alcuni settori semplicemente non possono. Devi essere preparato per le sfide. Aggiunge un livello di complessità di cui devi essere consapevole. – Cat Goulbourne, responsabile delle risorse umane e del reclutamento presso SEOMG!

Le grandi organizzazioni possono anche essere frenate dalle sfide burocratiche e dalla portata e complessità del progetto. Tuttavia, secondo un sondaggio condotto dalla rivista ad accesso libero Open Access Government, il 22% dei lavoratori del Regno Unito ha affermato di essere semplicemente troppo occupato per condensare il proprio carico di lavoro in quattro giornate da otto ore, mentre altri avevano troppe riunioni in programma.

Tenendo presenti questi ostacoli, prima di andare avanti potrebbe essere una buona idea porsi queste domande:

1. La tua forza lavoro ha una comprovata esperienza nel raggiungere costantemente obiettivi sotto pressione?
2. Tutti i ruoli nella tua azienda possono essere flessibili?
3. La tua azienda è in grado di affrontare una gestione complicata del tempo e delle persone?
4. Sei in grado di ridurre la quantità o la durata delle riunioni del team?
5. La tua azienda sarà in grado di ridurre l'orario di lavoro pur continuando a soddisfare le aspettative dei clienti?

Se la risposta alla maggior parte di queste domande è no, è probabile che la tua azienda non sia ancora pronta a ridurre la settimana lavorativa. Comunicheremo comunque questa scelta con la tua forza lavoro, pur essendo il più trasparente possibile riguardo al tuo processo decisionale. Se la maggior parte delle tue risposte sono affermative, passa al suggerimento successivo.

2. Definisci gli obiettivi della tua attività

Pensi di essere tagliato per una settimana lavorativa di quattro giorni? Congratulazioni! Ora devi decidere cosa vuoi ottenere dall'accordo.

La maggior parte delle aziende che sono riuscite a ridurre con successo l’orario di lavoro lo hanno fatto con obiettivi specifici in mente. Qualunque sia il significato del “successo” per la tua azienda, che si tratti della felicità dei dipendenti, della produttività o della fidelizzazione del personale, i tuoi obiettivi dovrebbero essere in linea con queste priorità.

“Definire gli scopi e gli obiettivi del periodo di prova. Il tuo obiettivo è migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata, aumentare la produttività o ridurre i costi operativi?” – Eric Sornoso, CEO del servizio di consegna di cibo Mealfan.

Il resto della tua strategia dipenderà da questi obiettivi, quindi assicurati di utilizzare obiettivi SMART basati sul tempo, specifici e misurabili. Non crearli nemmeno nel vuoto. Stabilisci un dialogo aperto con tutti i livelli della tua azienda per ottenere un consenso sui risultati desiderati, sulle preferenze orarie e sui livelli di impegno.

3. Fare considerazioni pratiche e legali

Avviare una settimana lavorativa di quattro giorni può essere entusiasmante, ma devi assicurarti di seguire tutti i controlli e gli equilibri prima di fare il grande passo. Ciò include fare il punto sui ruoli lavorativi nella tua azienda e assicurarsi che ognuno di essi sia adatto per una settimana ridotta. Se alcuni lavoratori devono affrontare carichi di lavoro più pesanti, i ruoli dovranno essere riprogettati per garantire che il progetto pilota sia accessibile a tutti.

Se assumi dipendenti part-time, dovrai capire come funzionerà questa transizione anche per loro. Esistono due percorsi principali che puoi intraprendere: ridurre del 20% le ore lavorate in una settimana per allinearle alla riduzione per coloro che lavorano a tempo pieno, oppure aumentare la loro retribuzione proporzionalmente. È probabile che i cambiamenti su cui sei d'accordo ora abbiano implicazioni a lungo termine per il lavoratore e per i tuoi profitti, quindi assicurati che siano adeguatamente considerati.

“Le organizzazioni non devono essere meno attente agli obblighi legali durante una settimana lavorativa di quattro giorni rispetto agli accordi di pianificazione più tipici. Le leggi su salari e orari continueranno ad applicarsi a una settimana lavorativa di quattro giorni”. – Robert Bird, professore di diritto commerciale presso l'Università del Connecticut

I datori di lavoro dovranno inoltre assicurarsi di aderire alle leggi sul lavoro locali e federali. È probabile che politiche come gli straordinari, le ferie retribuite e i giorni di ferie siano influenzate dal passaggio, quindi potrebbe essere saggio consultare un avvocato del lavoro prima di mettere qualcosa nella pietra.

4. Concordare un programma settimanale lavorativo di 4 giorni

Non esiste un modo giusto o sbagliato per passare a una settimana lavorativa di quattro giorni. Quando si tratta di elaborare il programma, dipende davvero dalle esigenze specifiche della tua azienda e dalle preferenze dei tuoi dipendenti. Tenendo presente questo, ecco alcuni popolari orari di lavoro di quattro giorni da considerare:

1. Niente venerdì o lunedì

Poiché una delle principali attrattive dell'orario di lavoro compresso è l'estensione dei fine settimana, la maggior parte delle aziende sceglie di eliminare il venerdì o il lunedì dall'orario di lavoro. Scegliere un giorno per tutti garantisce che gli orari di lavoro siano gli stessi. Tuttavia, non offre flessibilità ai dipendenti né si presta bene alle industrie che forniscono beni o servizi su base continuativa.

2. Giorni liberi flessibili

Se è favorevole alla tua attività, potrebbe anche valere la pena prendere in considerazione l'implementazione di un programma flessibile. Gli orari flessibili di 4 giorni consentono ai lavoratori di prendersi del tempo libero quando meglio li soddisfa. Ciò potrebbe includere orari di inizio scaglionati, orari di fine anticipati, nonché i tipici quattro giorni di lavoro e un giorno di riposo.

“Fissare delle aspettative per determinati orari in cui tutti devono essere disponibili e garantire autonomia per il resto del tempo. Ciò contribuirà a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda pur consentendo flessibilità”. – Jack, responsabile delle risorse umane presso ExpenseOnDemend

3. Il modello 4-10

Infine, se la compressione delle ore lavorate non è un'opzione per la tua azienda, ma desideri comunque beneficiare di un fine settimana di tre giorni, una settimana lavorativa di 4-10 potrebbe funzionare meglio per te.

Ideale per le aziende con carichi di lavoro più pesanti, il modello 4-10 si riferisce a lavorare 10 ore al giorno per quattro giorni alla settimana. È un modo valido per avere un assaggio della settimana di quattro giorni senza rischiare di sacrificare le ore lavorate. Tuttavia, tieni presente che con i tassi di produttività che in genere diminuiscono dopo l'ottava ora della giornata lavorativa e alcuni stati che applicano leggi sugli straordinari giornalieri, sicuramente non sarà adatto a tutti.

Dopo aver concordato il programma, dovrai comunicarlo al tuo team, ai clienti esterni e alle parti interessate. Assicurati di farlo almeno un mese prima per evitare confusione o conflitti di programmazione.

5. Avvia il progetto pilota della settimana lavorativa di 4 giorni

Hai fatto il duro lavoro e fatto le chiamate difficili. Ora devi lanciare il tuo progetto pilota di quattro giorni.

Per dare alla tua prova le migliori possibilità di successo, dovrai imparare a gestire le ore rimanenti in modo efficace. Per molte aziende, ciò significherà valutare il valore delle riunioni e ridimensionarle se necessario. Stabilire "giorni senza riunioni" è anche un ottimo modo per consentire periodi di lavoro profondo e ininterrotto.

Anche il momento in cui scegli di lanciare il tuo progetto pilota è importante. Optare per un orario più tranquillo toglie un po' di pressione ai dipendenti, come ci ha detto John Lin, proprietario della JB Motor Works con sede a Filadelfia. Recentemente, quando ha lanciato il progetto pilota di quattro giorni per la sua attività, Lin ha scelto un periodo lento nel suo ciclo economico. " Ciò ha aiutato a valutare l'impatto senza troppi rischi", ha spiegato Lin.

È inoltre importante ricordare che durante questo periodo sorgeranno sicuramente dei problemi e che ciò è del tutto normale. Affrontare questi problemi man mano che si verificano e imparare da essi aiuterà a rafforzare il tuo piano prima che venga implementato davvero.

6. Valuta il successo del tuo progetto pilota

Al termine del progetto pilota della settimana lavorativa di quattro giorni, dovrai valutarne i risultati.

Per fare ciò dovrai confrontare i dati raccolti durante il progetto pilota e confrontarli con i dati della tua tipica settimana lavorativa di quattro giorni. Queste informazioni ti aiuteranno a vedere quanto è riuscito il tuo progetto pilota a raggiungere i tuoi obiettivi originali.

Oltre ai parametri quantitativi che misurano l'impatto del progetto pilota sulla produttività e sui margini di profitto, è anche importante raccogliere risultati qualitativi dai dipendenti. Questo può essere ottenuto attraverso sondaggi di feedback e interviste di persona e ti aiuterà a valutare il successo dello studio nel suo insieme.

Come ci dice John Lin: “Il modo migliore per valutare il successo dello studio è multiforme”.

“Non si basa esclusivamente su parametri di produttività come il numero di auto sottoposte a manutenzione, ma anche sul morale del team, sui tassi di fidelizzazione e sui livelli di soddisfazione dei clienti. È un processo qualitativo e quantitativo che richiede un dialogo aperto e regolare con il team”. – John Lin, proprietario della JB Motor Works con sede a Filadelfia

7. Metti in moto la tua settimana lavorativa di 4 giorni

Se sei soddisfatto dei risultati della tua prova, ben fatto! È ora di implementare ufficialmente la tua settimana lavorativa di quattro giorni.

Fin dall'inizio, dovresti comunicare questo successo internamente ed esternamente per definire le aspettative e preparare tutti per i passaggi successivi. Quindi devi incorporare le pratiche dei quattro giorni nella tua cultura aziendale. Ciò significa evitare che le vecchie abitudini si insinuino e abbracciare l’accordo come parte dell’immagine della vostra azienda.

Questo processo però non si ferma qui. Per garantire che questa transizione abbia successo nel lungo periodo, è fondamentale raccogliere il feedback dei dipendenti attraverso sondaggi, interviste di persona o focus group. Se la tua forza lavoro ha opinioni forti sull'implementazione o ha bisogno di apportare modifiche, è importante che anche i datori di lavoro agiscano rapidamente.

È inoltre fondamentale che i dipendenti non perdano la palla. Lavorare quattro giorni alla settimana è un privilegio, e solo perché il processo è finito non significa che sia ora di togliere il piede dall'acceleratore. Invece di spingere il personale a fare gli straordinari, costruire una cultura di responsabilità e fiducia è un modo molto più efficace per mantenere la produttività a lungo termine.

Stabilire una settimana di quattro giorni non è un lavoro leggero e i datori di lavoro devono esserne consapevoli prima di prendere sul serio l’idea. È un processo che richiede continui tentativi ed errori e talvolta può richiedere anni per essere perfezionato.

"La conclusione è che implementare una settimana lavorativa di quattro giorni non è una scienza esatta, è una danza che unisce le dinamiche uniche della tua azienda alla necessità di mantenere o aumentare la produttività." – Wendy Wang, proprietaria dell'azienda F&J Outdoor che lavora settimanalmente per quattro giorni

Tuttavia, affrontare queste sfide è un piccolo prezzo da pagare per avere una forza lavoro più felice, più sana e più produttiva. Con diversi stati degli Stati Uniti che sostengono prove di quattro giorni alla settimana lavorativa e si impegnano a sostenere le aziende che decidono di lanciarle, ora è il momento giusto per fare il grande passo.