Come rendere i tuoi processi di back-office lisci come la seta

Forse non c'è mai stato un momento migliore per valutare e scartare processi e procedure obsoleti che trascinano le aziende. La pandemia di COVID-19 ha comportato molte perdite, ma ha anche consentito a un'ampia varietà di datori di lavoro di eseguire un hard reset delle operazioni quotidiane.

Sebbene la morte imminente del tradizionale ambiente d'ufficio sia stata probabilmente esagerata, l'eliminazione delle inefficienze deve essere una priorità assoluta.

Per molti, questo potrebbe rappresentare un risultato positivo e rivitalizzante per il business. Naturalmente, la tendenza verso l'automazione è in corso ormai da decenni. Le aziende fanno sempre più affidamento su qualsiasi cosa, dal software per le buste paga ai sistemi di gestione dei documenti per gestire le attività di routine. Quest'anno, tuttavia, l'aumento del lavoro a distanza provocato dalla pandemia offre la possibilità di far emergere ostacoli inutili alla produttività.

Quando valuti in che modo i tuoi processi di back-office aiutano o ostacolano i tuoi clienti, dipendenti e dirigenti, fai attenzione a procedere con cautela. Molte persone hanno perso il lavoro l'anno scorso e molti di quelli che non avevano paura di farlo. Mentre cerchi di semplificare le procedure di back-office, prenditi cura di rassicurare i dipendenti che ci sarà ancora molto lavoro da fare. Il tuo obiettivo è ridurre la fatica in modo che il tuo personale possa occuparsi di compiti più importanti.

Mentre rifletti su come aiutare i tuoi dipendenti a svolgere il loro lavoro di maggior valore, considera questi cinque modi per migliorare i processi di back-office:

1. Elimina la caccia alla carta

Dopo che milioni di dipendenti hanno lasciato gli uffici e hanno iniziato a lavorare da casa, la raccolta delle firme necessarie è diventata sempre più difficile. L'impossibilità di recarsi in un ufficio adiacente per un'approvazione di routine ha evidenziato un'inefficienza operativa che potrebbe essere stata nascosta per anni. Aggiungi i clienti attenti ai virus che erano riluttanti a entrare in qualsiasi luogo di attività e la necessità di modernizzare è diventata urgente.

Fortunatamente, ci sono diverse soluzioni di firma elettronica sicure che la tua azienda può implementare rapidamente. Alcuni dei servizi più popolari da considerare includono DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign e Secured Signing. I costi e le caratteristiche di tali offerte variano, ma è possibile fare affidamento su tutti per mantenere al sicuro i materiali riservati. Quando valuti i pacchetti, confronta il costo con le spese (e i ritardi) che la tua azienda accumula facendo la spola in giro per la città.

2. Accelera il processo di assunzione

Diversi fattori possono contribuire a un processo di assunzione inefficiente. Alcuni dei più comuni includono la pubblicazione di descrizioni di lavoro scritte male, il colloquio di troppi candidati e il tempo necessario per prendere una decisione. I membri del team assegnati a partecipare a più e lunghi colloqui non possono usare quel tempo per svolgere il loro lavoro principale.

CareerBuilder, Monster e altri siti Web di ricerca di lavoro ora offrono servizi di ricerca mirati che abbinano descrizioni di lavoro e parole chiave ben scritte solo a profili utente qualificati. I candidati non qualificati possono essere bloccati o filtrati. Investendo in un processo di ricerca che seleziona i candidati in base alle tue esigenze, la tua azienda può attirare un pool di candidati di qualità superiore.

Spesso, la persona migliore per il lavoro che speri di ricoprire non è nemmeno in cerca di lavoro. Utilizzando una campagna mirata, puoi comunque avvisarli, possibilmente suscitando interesse. Mirare ai candidati giusti, indipendentemente dal fatto che stiano cercando o meno, faciliterà notevolmente i processi delle risorse umane.

3. Dimagrisci il tuo inventario man mano che aumenti le vendite

L'e-commerce continua a crescere in modo esponenziale, ma ci sono prove evidenti che ci sarà sempre un posto anche per la vendita al dettaglio in mattoni e malta. I rivenditori devono solo assicurarsi di rifornire le cose che le persone vogliono.

Come rivenditore, l'inventario inutilizzato rappresenta un doppio smacco. Non solo stai pagando per un prodotto che sta raccogliendo polvere su un display, stai anche pagando per lo spazio su cui poggia il display. Che la tua merce invenduta si trovi nel reparto vendite o nel magazzino, ti sta costando denaro.

Quando gli acquirenti tornano nei negozi dopo la pandemia, assicurati di offrire i prodotti che stanno cercando investendo in software di previsione dell'inventario. Pacchetti come QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl e Shopventory ti permetteranno di rimanere aggiornato sulle tendenze di acquisto. Possono aiutarti a gestire ciò che hai già in magazzino e a formulare consigli per gli acquisti futuri basati sulle vendite effettive.

4. Automatizza la pianificazione

Se la tua attività si basa sulla pianificazione degli appuntamenti, probabilmente sai già quanto tempo e quanto aggravamento questo comporta. È necessario trovare orari di appuntamento reciprocamente accettabili, confermarli in anticipo e quindi riprogrammare in caso di conflitti. Gli appuntamenti migliori sono quelli che un cliente organizza da solo, senza occupare il tempo del tuo personale d'ufficio.

Oggi, diversi pacchetti software di calendario possono aiutare a ridurre la percentuale di appuntamenti persi. Alcuni dei migliori includono Calendar, Setmore, Google Calendar e Acuity.

A seconda delle esigenze della tua azienda, è possibile configurare un'app per inviare un'e-mail a un cliente con una manciata di orari di appuntamento disponibili. Cliccando su uno di essi si invia una conferma alla tua attività e si prenota automaticamente quella fascia oraria. Gli avvisi possono essere personalizzati in base alle esigenze della tua attività e inviati tramite e-mail o SMS. La prenotazione automatica degli appuntamenti è un vantaggio per tutti che libera tempo sia per il personale che per i clienti.

5. Interrompere il salvataggio di file su singoli computer

Le soluzioni di elaborazione basate su cloud hanno quasi eliminato la necessità di archiviare i file su un server locale o, peggio, sul desktop di un singolo dipendente. Se hai mai giocato al gioco esasperante di "Who's Got the File?" pochi minuti prima di una presentazione importante, sai quanto può essere costoso. Man mano che sempre più dipendenti passano al lavoro remoto, ora è il momento di mettere il kibosh sul salvataggio dei file sui computer locali.

Facilita il passaggio dei tuoi dipendenti allo storage solo cloud selezionando la soluzione che meglio si adatta alle specifiche della tua attività. Le opzioni popolari includono Google Docs, Microsoft OneDrive e Apple iCloud. Qualsiasi passaggio di successo dalla funzionalità desktop a una soluzione basata su cloud inizierà con una valutazione approfondita delle esigenze. Se si tralasciano i criteri necessari, il personale svilupperà rapidamente soluzioni alternative che vanificano lo scopo dell'accesso condiviso a file importanti.

Vai oltre e passa a una piattaforma integrata come servizio o IPaaS. Un IPaaS lavora per favorire le comunicazioni tra i diversi sistemi aziendali, facendo risparmiare tempo ai dipendenti mantenendo tutte le informazioni e i dati a portata di mano.

Guarda le cose familiari con una nuova prospettiva

Il tuo più grande nemico quando cerchi di aggiornare i tuoi processi è probabile che siano i tuoi presupposti radicati, "l'abbiamo sempre fatto in quel modo". Il tuo più grande alleato in qualsiasi sforzo per semplificare i processi di back-office potrebbe essere un nuovo paio di occhi non influenzato dai tuoi successi o fallimenti passati.

Dipendenti, clienti e fornitori hanno tutti un interesse acquisito nella tua azienda, e questa è una buona cosa. Quando si persegue un cambiamento significativo, tuttavia, considerare di aggiungere all'equazione almeno una parte disinteressata altamente qualificata. Sforzati di rimanere aperto a tutte le domande che iniziano con "Perché?"