Come archiviare i dati delle piccole imprese nel modo giusto

L'archiviazione dei dati è un aspetto cruciale della gestione di una piccola impresa. Tutti i proprietari di piccole imprese conoscono i pericoli delle violazioni dei dati.

Allora cosa fai? In che modo esattamente il proprietario di una piccola impresa protegge i propri dati sulla piccola impresa?

Il modo migliore è trovare una soluzione di archiviazione dati efficace. Vuoi un posto dove archiviare i tuoi file a cui puoi accedere da qualsiasi luogo. Vuoi un servizio in grado di fornire sicurezza per i tuoi file.

La guida alla memorizzazione dei dati delle piccole imprese

La prima cosa che dovresti fare è saperne di più sul backup e sul ripristino dei dati. Una volta che hai una soluzione per il recupero dei dati delle piccole imprese, ora puoi passare alla ricerca delle migliori opzioni per l'archiviazione dei dati.

Ecco cosa dovresti considerare:

Immagine: Know Techie

1. Disco rigido esterno

Il primo passo è investire in un disco rigido esterno per tutti i tuoi dipendenti. Dovresti richiedere ai tuoi dipendenti di eseguire il backup dei loro file su questo disco rigido. Questo disco rigido esterno dovrebbe rimanere alla scrivania di un dipendente. Puoi investire in un disco rigido che può variare da 4 terabyte a 6 terabyte a un prezzo accessibile.

Chiedi ai tuoi dipendenti di fornire una conferma regolare dell'ultima volta che hanno eseguito il backup dei file su questo disco rigido esterno. Anche il disco rigido esterno dovrebbe essere protetto da password. Ciò garantisce che non sia possibile accedere ai file in caso di furto o smarrimento del disco rigido.

2. Chiavetta USB

Dovresti anche investire in un'unità flash USB per ogni dipendente. Poiché le unità flash possono archiviare una quantità minore di dati, i dipendenti dovrebbero utilizzarle per archiviare dati urgenti che non possono essere sostituiti o replicati.

Anche in questo caso, l'unità flash USB dovrebbe essere protetta da password e conservata in ufficio. La password per l'unità flash deve essere nota solo al singolo dipendente e a qualsiasi amministratore o supervisore.

3. Stoccaggio tradizionale

Sebbene possano sembrare antiquati, c'è ancora un posto per archiviare i tuoi dati su CD e DVD. Se i tuoi computer hanno la possibilità di utilizzare CD/DVD, potresti voler archiviare alcuni file su CD/DVD.

È possibile utilizzare CD/DVD nello stesso modo in cui si utilizza un'unità flash USB. Usali per archiviare file urgenti che non possono essere facilmente sostituiti. Se il tuo dipendente deve condividere un file con un altro dipendente, può utilizzare un CD/DVD come forma di archiviazione per condividere un file.

4. Applicazione di monitoraggio

Esistono applicazioni di monitoraggio come Prey Project che possono accedere in remoto a un computer. Questo di solito viene fatto se un computer viene rubato/smarrito. Puoi usarlo per eseguire immediatamente il backup dei file su un servizio di archiviazione cloud.

Quindi, una volta eseguito il backup dei file, puoi eliminarli in remoto dal computer. Soprattutto se il tuo personale può lavorare da remoto utilizzando i laptop, ti consigliamo di chiedere loro di installare un servizio come Prey Project.

5. Archiviazione su cloud

Infine, l'ultima opzione è utilizzare il cloud storage. Questi file sono archiviati in un cloud e sono accessibili in remoto, dall'interno dell'ufficio e dall'esterno dell'ufficio.

L'archiviazione su cloud è spesso gratuita, con spazio di archiviazione aggiuntivo disponibile a pagamento. Puoi archiviare i tuoi file di dati aziendali su più servizi di archiviazione cloud. Questi servizi avranno anche una maggiore sicurezza, rendendo difficile per gli hacker trovare i tuoi dati. Puoi (e dovresti) anche proteggere con password i tuoi file.

Alcuni servizi di archiviazione cloud consentono anche di creare file come documenti, presentazioni e fogli di calcolo.

Quindi quali opzioni di archiviazione cloud dovresti considerare?

Diamo un'occhiata ad alcuni:

Google Drive

Google Drive ti offre 15 gigabyte di spazio di archiviazione dati gratuitamente. Puoi organizzare i tuoi file in diverse cartelle. Puoi anche creare documenti, fogli di lavoro e presentazioni utilizzando Google Drive.

Puoi eseguire l'upgrade a più spazio di archiviazione pagando una quota di abbonamento. Puoi condividere l'accesso ai tuoi singoli file. Ad esempio, puoi dare accesso a un bilancio su Google Drive al tuo contabile. Tu e il contabile potete quindi modificare questo file in qualsiasi momento.

Puoi anche scegliere di limitare determinati file in modo che siano accessibili solo a determinati membri del personale. Oppure puoi rendere alcuni file aperti al pubblico (come un eBook gratuito offerto dalla tua azienda). I file di Google Drive sono accessibili da remoto e possono essere scaricati su un computer in qualsiasi momento.

Scatola

Box è un'opzione di archiviazione cloud popolare per le aziende. Questo è un servizio a pagamento che offre una moltitudine di fantastiche funzionalità. Ciò include la crittografia di alto livello per i tuoi file. Include anche una facile condivisione di file tra il tuo personale.

Puoi sincronizzare i tuoi file offline con la tua "scatola". Puoi anche utilizzare Microsoft Office 365 per creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Box ha anche un supporto tecnico di alto livello per aiutare la tua azienda con l'archiviazione dei dati.

Per soli $ 10 al mese, puoi avere 100 gigabyte di spazio di archiviazione.

Dropbox

Questa è un'altra popolare opzione di archiviazione che ti offre 2 gigabyte gratuitamente. Puoi eseguire l'aggiornamento a 5 terabyte per $ 15 al mese.

DropBox ti consente di condividere facilmente i file con il tuo personale. Se hai dei file a cui vuoi che i tuoi clienti accedano (senza modificarli) hai anche questa opzione. DropBox ti consente anche di creare file da zero in quanto dispone di un creatore di documenti, fogli di calcolo e presentazioni nativi.

DropBox ti consente anche di proteggere i file con password, rendendo più difficile l'accesso agli hacker.

Microsoft OneDrive

Questa è un'altra grande opzione per l'archiviazione su cloud. Ricevi 5 gigabyte gratis. Puoi anche eseguire l'aggiornamento a 6 terabyte per $ 9,99 al mese. Questa potrebbe essere un'ottima opzione da installare per ogni singolo dipendente. Questo può essere un ottimo complemento al disco rigido esterno che tengono sulle loro scrivanie.

Microsoft OneDrive ha funzionalità di sincronizzazione incrociata e consente una facile ricerca per trovare i tuoi file. Esistono numerose applicazioni di terze parti che possono funzionare con il servizio di archiviazione cloud.

Mantieni i tuoi dati al sicuro

Ora che sai come archiviare i dati della tua piccola impresa, puoi assicurarti che siano sempre al sicuro. Ti consigliamo di utilizzare tutte le opzioni menzionate in questa guida in modo da non doverti preoccupare della memorizzazione dei dati.

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