Come ridurre il gonfiore SaaS per un approccio IT snello

SaaS ha guadagnato costantemente popolarità nel corso di due decenni, rendendo obsoleto il modello di licenza perpetua per il software scaricabile con le sue funzionalità integrate e basate su cloud, applicabili ad aziende di ogni dimensione e tipo. Tuttavia, fornire una visibilità completa dell’infrastruttura tecnologica per qualsiasi azienda può essere impegnativo.

Sebbene esista uno strumento SaaS per quasi tutte le risorse organizzative, che promette di migliorare l’efficienza del flusso di lavoro, senza una struttura e un quadro di gestione adeguati, ripetizioni, sovrapposizioni inutili e autorizzazioni frammentate possono amplificare il sovraccarico del software. Immergiti per comprendere le dinamiche alla base del gonfiamento SaaS e le strategie per mitigarlo, puntando a una funzione IT più snella ed efficiente.

Comprendere il SaaS Bloat e le sue sfide

Il gonfiamento del software, nella sua forma più semplice, si verifica quando le parti consecutive di un programma per computer diventano notevolmente più lente, consumando più memoria, spazio su disco e potenza di calcolo. In un’era incentrata sul cloud, questo problema si amplifica, non solo all’interno di un singolo sistema, ma a livello aziendale, con l’aumento delle app SaaS che drenano risorse. Secondo le stime del 2022, il 58% delle spese per i software applicativi sarà destinato a soluzioni cloud, e si prevede che salirà al 66% entro il 2025. Questa tendenza è alimentata dalla facilità con cui le applicazioni SaaS possono essere acquisite, implementate e utilizzate.

Sebbene una maggiore efficienza sia un vantaggio, la semplicità dell'approvvigionamento SaaS presenta all'IT diverse sfide. Una prova della proliferazione del SaaS è che le unità aziendali non correlate all'IT ora controllano più della metà dei sistemi di un'azienda. Lo Shadow IT spesso costituisce una parte significativa del portafoglio SaaS di un'azienda standard. Di conseguenza, i dirigenti IT potrebbero avere difficoltà a regolare la spesa SaaS, incapaci di identificare facilmente le opportunità di riduzione dei costi. Le ripercussioni di questa mancanza di visibilità e comprensione sono immense per le organizzazioni di tutte le dimensioni. La ricerca indica che un'organizzazione media utilizza costantemente meno del 50% dei suoi abbonamenti alle app, con conseguenti notevoli sprechi.

Come ridurre al minimo il gonfiore SaaS? Suggerimenti pratici per i responsabili IT

È fondamentale riconoscere che il costo di uno strumento va oltre il canone di licenza, comprendendo costi di formazione, personalizzazione, interruzioni durante la transizione a un nuovo sistema e risorse complessive, tutti elementi che possono esaurire le risorse di un team. Pertanto, è fondamentale ridurre il gonfiore SaaS attraverso passaggi come:

1. Conduzione di audit regolari: i leader IT dovrebbero eseguire audit software di routine per identificare e valutare l'uso efficace di tutte le app SaaS all'interno dell'azienda. La raccolta di dati sull'adozione, sull'utilizzo e sul feedback degli utenti del software aiuterà a determinare quali strumenti aggiungono realmente valore e quali sono ridondanti o sottoutilizzati. Questa valutazione aiuta a prendere decisioni informate sul mantenimento, la riduzione o l'annullamento delle licenze.
2. Comprendere i modelli di utilizzo: i responsabili IT devono fornire le funzionalità giuste ai gruppi di dipendenti più adatti e stabilire le effettive necessità e frequenza di utilizzo all'interno di tali gruppi. Questo approccio aiuta le aziende a negoziare i prezzi in modo più efficace.
3. Classificazione dell'espansione tecnologica in base al rischio: la razionalizzazione dell'ambiente tecnologico e la riduzione al minimo degli eccessi implicano tre fasi fondamentali della valutazione del rischio: critica, necessaria e ad alto potenziale.
4. Implementazione di un processo di autorizzazione SaaS: per prevenire il sovraccarico SaaS, soprattutto in team più grandi o remoti, implementare un solido meccanismo di autorizzazione. Assicurarsi che vi siano passaggi e procedure semplici per la registrazione delle approvazioni e dei rifiuti.
5. Esecuzione di revisioni regolari e audit dei fornitori: la valutazione periodica degli attuali fornitori e contratti SaaS garantisce che siano in linea con i requisiti organizzativi, aiutando a identificare il sovraccarico prima che grava sulla tua organizzazione.

Perché controllare il rigonfiamento SaaS è cruciale nel 2024

Mentre le aziende abbracciano la digitalizzazione, le app SaaS inutilizzate sono emerse come un problema significativo, una continuazione dell’era della pandemia, che ha visto un’adozione tecnologica accelerata e spesso non pianificata. Quando il consumo di SaaS supera una determinata soglia, può comportare spese IT non necessarie, maggiori rischi per la sicurezza e la possibilità di vincoli al fornitore.

• Spese IT non necessarie : una spesa eccessiva per le applicazioni SaaS può portare a sforamenti del budget e difficoltà finanziarie per un'organizzazione. È essenziale considerare l'effetto a catena di ciò sul progetto di trasformazione digitale della tua organizzazione e sull'allocazione delle risorse.
• Maggiori rischi per la sicurezza : se non riesci a controllare la proliferazione di SaaS, è probabile che l'utilizzo di applicazioni ombra da parte della tua azienda aumenterà. Queste applicazioni non autorizzate potrebbero non soddisfare le norme di sicurezza e conformità dell'organizzazione, aumentando quindi la tua vulnerabilità alle violazioni dei dati.
• Possibilità di blocco del fornitore : le organizzazioni spesso rinnovano e si impegnano in accordi estesi con fornitori che, sfortunatamente, forniscono un valore inadeguato. Ciò rende difficile la transizione verso una soluzione economicamente fattibile anche se il problema viene identificato.

In sintesi: riduzione del gonfiore SaaS

Le piattaforme SaaS basate sul cloud, fondamentali per la maggior parte dei framework tecnologici odierni, offrono vantaggi sostanziali rispetto al modello software di licenza perpetua tradizionalmente accettato. Tuttavia, senza attenzione, potresti accumulare un eccesso di licenze, alcune delle quali potrebbero essere inutili o eccessive, finendo addirittura con un ambiente SaaS ingombro di applicazioni ombra e licenze non autorizzate. I cinque passaggi discussi ti aiuteranno a suddividere il software in eccesso, rendendo il tuo ambiente IT più snello, più efficiente e conveniente. Inoltre, evitare attivamente l’acquisto di prodotti software non idonei, ovvero privi di integrazioni sufficienti, funzionalità non necessarie o un’interfaccia utente complessa, è fondamentale per prevenire ed evitare che il sovraccarico del SaaS diventi un peso.

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