Caratteristiche e requisiti più essenziali per il software di gestione delle risorse umane

Il campo della gestione delle risorse umane ha beneficiato notevolmente dell'implementazione di strumenti software. Dopotutto, il successo di qualsiasi azienda dipende dalle persone che vi lavorano. Questi compiti sono vitali: scegliere i migliori dipendenti, motivarli e coinvolgerli, monitorare i loro progressi e incoraggiarli. E suggerisce di raccogliere e analizzare tonnellate di informazioni da fonti diverse insieme a studi approfonditi sulle interazioni dei dipendenti.

Diventa sempre più sofisticato anche per i piccoli team, per non parlare delle aziende più grandi. Inoltre le aziende crescono (altrimenti declinano), e il lavoro del responsabile delle risorse umane offre ogni giorno nuove sfide. Strumenti specializzati, come quelli sviluppati da JatApp, tornano utili. Il loro primo e principale scopo è liberare i manager dalle attività di routine che consumano la maggior parte del loro tempo. Ma aiutano anche i manager a migliorare tutti i loro sforzi e ottenere risultati molto migliori.

Se stai cercando un nuovo programma software HR per supportare i tuoi processi HR o desideri sostituirne uno esistente con un'alternativa più potente, dovresti iniziare comprendendo i requisiti per quel software.

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Requisiti del software per la gestione delle risorse umane: cosa ti serve dagli strumenti per le risorse umane

Un software progettato in modo professionale dovrebbe facilitare la vita dei responsabili delle risorse umane e di tutti gli altri dipendenti. La risposta alla domanda "cos'è il software per le risorse umane" è troppo generica: include di tutto, da una piccola app dedicata mirata a compiti specifici a un sistema completo di gestione delle risorse umane con molte dozzine di funzionalità.

La buona notizia è che, indipendentemente dal tipo di soluzione HRMS di cui hai bisogno, otterrai lo strumento giusto. Esistono sia soluzioni già pronte sviluppate da leader IT sia piattaforme personalizzate progettate per la domanda della tua azienda. In questo caso, la sfida consiste nell'ottenere una soluzione che corrisponda esattamente alle vostre esigenze, e tali richieste variano per ogni singola azienda.

Fattori da considerare quando si sviluppano i propri requisiti per il software HR

Le soluzioni offerte dai più importanti team di sviluppo software HRMS variano in termini di funzionalità, ma devono tutte garantire le seguenti qualità:

• Un'unica piattaforma per archiviare i dati di diversi dipartimenti: assunzioni dei dipendenti, buste paga, monitoraggio dell'orario di lavoro, ecc.
• La sicurezza dei dati deve essere garantita è un must perché i sistemi HR contengono informazioni sensibili.
• La scalabilità è necessaria man mano che il tuo personale crescerà e la funzionalità HRMS deve soddisfare le nuove esigenze.
• L'analisi dei dati dovrebbe fornire metriche affidabili per valutare le prestazioni del personale e gli sforzi del responsabile delle risorse umane.

Nelle tue considerazioni, concentrati sulle esigenze e sui processi aziendali dell'azienda. Devi essere sicuro che la nuova funzionalità del software migliorerà le prestazioni e la produttività complessive e che soddisferà le esigenze di sicurezza di infrastrutture complesse. E mentre la tua azienda può stabilire requisiti specifici per gli strumenti, la maggior parte delle aziende necessita di alcune funzionalità fondamentali che devono essere presenti nel software.

Gestione documenti

Il software di gestione delle risorse umane deve fornire una directory per conservare i dati dei dipendenti. I dati di solito includono informazioni personali e di pagamento, informazioni sullo stipendio, cronologia del lavoro, cronologia disciplinare, feedback sulle prestazioni, ecc. Inoltre, questo modulo dovrebbe includere la base di conoscenza dei documenti dell'azienda. È fondamentale specificare il livello di accesso ai dati per determinare quali dati sono disponibili per tutti i dipendenti e quali informazioni sono solo per la persona autorizzata.

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Gestione del reclutamento

La caccia e l'assunzione di nuovi dipendenti sono compiti diretti del responsabile delle risorse umane. Il software HR dovrebbe semplificare questi processi automatizzando le attività. Include annunci di lavoro automatizzati e gestione delle candidature dei candidati, canali di comunicazione, pagine e portali di carriera e così via.

Gestione delle prestazioni

Uno dei fattori decisivi nella gestione delle risorse umane tramite software è la possibilità di monitorare le prestazioni del dipendente. Dovrebbero esserci valutazione della produttività, raccolta di feedback, programmi di coaching e istruzione per i dipendenti, rapporti di valutazione, ecc.

Gestione dei benefici

L'analisi e le valutazioni dei vantaggi sono tra i requisiti chiave per un software professionale per le risorse umane. Dovrebbe fornire informazioni dettagliate anche sulle condizioni per ottenere tali benefici. Il dipendente dovrebbe avere accesso a questa sezione e capire cosa può aspettarsi di ottenere e come.

Gestione buste paga

Il dipartimento delle risorse umane è responsabile della gestione finanziaria. Il sistema che ordinerai alla società di sviluppo software per le risorse umane dovrebbe essere in grado di calcolare stipendi, bonus, commissioni e azioni. Deve includere le regole di gestione delle retribuzioni e aggiornarle, gestire i piani di compensazione, gestire le tasse, ecc.

Gestione presenze

Il software deve tenere traccia delle presenze, delle assenze e dell'orario di lavoro dei dipendenti. Le avanzate piattaforme HRMS pianificano anche le attività lavorative tra diversi dipartimenti e progetti e informano i dipendenti coinvolti di eventuali modifiche. Questi moduli software di solito includono schede attività che consentono un monitoraggio regolare del tempo e dei permessi.

Autosviluppo professionale

La politica di incoraggiare lo sviluppo personale dei dipendenti è obbligatoria in molte aziende. Le piattaforme HRMS includono anche moduli dedicati in cui i responsabili delle risorse umane possono pianificare, programmare e monitorare la formazione dei dipendenti e fornire loro corsi di formazione sviluppati in azienda o acquistati da piattaforme educative di terze parti.

Coinvolgimento dei dipendenti

Uno dei requisiti cruciali è la funzionalità per mantenere la fedeltà dei dipendenti valutando il loro coinvolgimento. Questo aspetto è diventato più essenziale dopo la pandemia globale e il passaggio di massa al lavoro a distanza. Pertanto, i responsabili delle risorse umane hanno dovuto affrontare nuove sfide di comunicazione per supportare il benessere dei dipendenti e fornire loro un feedback tempestivo su tutte le richieste. In pratica, dovrebbe essere l'area in cui il dipartimento delle risorse umane e i dipendenti possono comunicare in modo efficace. I sistemi HRM personalizzati forniscono tale funzionalità.

Modulo di segnalazione

L'interfaccia utente delle piattaforme di gestione delle risorse umane fornisce pratici dashboard con metriche chiave per valutare a colpo d'occhio diversi aspetti dell'azienda. Inoltre, i manager dovrebbero essere in grado di ottenere report dettagliati e completi su tutti gli aspetti che li interessano per valutare le prestazioni effettive e pianificare ulteriori misure e attività.

Queste sono le caratteristiche fondamentali che dovrebbero fornire tutti i sistemi di qualità per la gestione delle risorse umane. I prezzi standard del software HRIS suggeriscono di coprire tutte queste richieste. Tuttavia, il tuo obiettivo è determinare requisiti aggiuntivi specifici anche per la tua azienda. Non si tratta del numero di funzioni disponibili nel software.

La piattaforma HRMS è uno strumento efficiente quando applicato correttamente. Pertanto, è necessario capire in che modo i poteri del software si aggiungono ai processi di lavoro e come li influenzeranno e aiuteranno i dipendenti a realizzarsi. La precisione e l'attualità saranno la priorità.

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Spero che questo tutorial ti abbia aiutato a conoscere le funzionalità e i requisiti più essenziali per il software di gestione delle risorse umane . Se vuoi dire qualcosa, faccelo sapere attraverso le sezioni dei commenti. Se ti piace questo articolo, condividilo e segui WhatVwant su Facebook, Twitter e YouTube per ulteriori suggerimenti tecnici.

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