Migliora il tuo flusso di lavoro assumendo un assistente virtuale

Nella maggior parte dei casi si sceglie una professione in base a due fattori:

• Potenziale di guadagno
• Attività che ti piace fare

Il problema con quest'ultimo è che entri in un campo per una sfida, per aiutare le persone o per mostrare la tua abilità e poi rimani deluso quando scopri la verità. La verità è che passerai il 10% del tempo a svolgere effettivamente queste attività primarie e “sprecherai” il 90% del tuo tempo e delle tue energie rispondendo alle e-mail, inserendo dati in un foglio Excel e conducendo conversazioni umili.

Bene, se assumi un assistente, puoi evitare la maggior parte di questo e andare direttamente al punto. Ecco come puoi migliorare il tuo flusso di lavoro assumendo un assistente virtuale.

Gestione della posta elettronica

Un buon assistente virtuale può occuparsi delle tue e-mail. Possono leggerli e rispondere. Quindi, di tanto in tanto, quando incontrano qualcosa che richiede effettivamente la tua attenzione, segnalalo o invialo a modo tuo.

Il problema con le e-mail è che devi controllarle regolarmente. La maggior parte di essi non è sostanziale, potenzialmente addirittura del tutto irrilevante. Certo, il filtro antispam può fare un ottimo lavoro, ma non tutto ciò che è irrilevante è spam.

La cosa fondamentale da ricordare è che, indipendentemente dal fatto che la maggior parte di questo sia irrilevante, devi comunque verificarlo. Il software può svolgere un lavoro relativamente buono, ma non è onnipotente . Di tanto in tanto, hai bisogno che un vero essere umano si prenda cura di esso.

Tieni presente che la velocità con cui rispondi alle e-mail è incredibilmente importante per i tuoi sforzi di costruzione delle relazioni. Idealmente, dovresti rispondere entro un'ora, anche se è ancora accettabile rispondere entro quattro ore. Il tempo è essenziale e, come professionista, questa è una risorsa che ti manca sempre.

Gestire il tuo programma

Gestire un programma serrato è difficile, ma è solo la punta dell'iceberg. Tuttavia, che ne dici di creare effettivamente un programma gestibile?

Certo, uno strumento di pianificazione può aiutarti in questo. Alcuni di loro leggono persino le tue chat e, poiché possono comprendere il contesto, pianificano le tue riunioni senza il tuo contributo. Tuttavia, questa tecnologia è ancora rozza e non altrettanto affidabile.

Vorresti invece una persona attiva, un assistente virtuale , che gestisca i tuoi calendari, organizzi il tuo programma e ti ricordi persino riunioni importanti.

Per non parlare del fatto che avere un assistente che si mette in contatto con gli altri partecipanti ti fa apparire incredibilmente professionale.

Oltre a ciò, un assistente può anche aiutarti a preparare in anticipo i materiali per questi incontri.

Ricorda che doverlo fare da solo richiede molto tempo. Non solo, ma tendiamo a “infrangere le regole” e a sopravvalutarci piuttosto gravemente. Quindi, quando sembra che il programma sia troppo serrato, aggiungiamo uno o due incontri in più credendo che non sia nulla che non possiamo gestire.

A volte, un esterno è più obiettivo, soprattutto quando gli vengono fornite linee guida chiare.

Gestire la ricerca

Quando si tratta di ricerca aziendale, questo è un processo difficile e dispendioso in termini di tempo, ma non è qualcosa che richiede un livello incredibilmente elevato di competenza accademica.

Dopotutto, non stai chiedendo al tuo assistente di ricercare l'ultimo farmaco antitumorale a livello molecolare o di scomporre le cose fino al più piccolo componente potenziale. Invece, quello che chiedi è fare una ricerca rudimentale sull'argomento e fornire risultati.

Ad esempio, se operi nel settore immobiliare, puoi chiedere loro di compilarti un elenco di proprietà adatte. Ciò significa che esamineranno diversi elenchi locali e annoteranno ogni proprietà che soddisfa i criteri richiesti.

Nella maggior parte dei campi, puoi immaginare di chiedere ai tuoi assistenti di fare questo tipo di ricerca. La differenza nei risultati tra te che fai la ricerca e qualcun altro che la fa non è poi così notevole. Non è un compito difficile, richiede solo tempo e fatica.

Invece di farlo da solo, puoi semplicemente delegarlo a qualcun altro e concentrarti invece sui compiti principali.

Assistenza clienti

Ora, nella maggior parte dei settori, esternalizzare semplicemente il servizio clienti non è altrettanto soddisfacente. Una persona che chiama non vuole essere collegata a qualcuno che è solo vagamente associato a un marchio tramite terzi.

Parlare con un assistente significa ancora parlare con qualcuno interno all'azienda. Certo, non sono loro a decidere o qualcuno che fornisce direttamente i servizi di cui hanno bisogno, ma sono abbastanza vicini.

Prima di tutto, dopo aver trascorso abbastanza tempo nella tua azienda (questo non significa anni e decenni), avranno una conoscenza abbastanza discreta della maggior parte dei processi. Anche se possono rispondere allo stesso numero di domande della tua pagina FAQ o di un chatbot (o anche se attingono da queste risorse), un assistente virtuale è pur sempre un vero essere umano.

Sono un vero dipendente, un vero professionista, incaricato di risolvere il loro problema. Questo fa sentire speciali i tuoi clienti/clienti. Li fa sentire ascoltati e ti fa guadagnare molti punti extra.

Creazione e gestione dei contenuti

Ora, quando parliamo di creazione di contenuti, la maggior parte delle persone immagina immediatamente un white paper di oltre 4.000 parole pieno di termini tecnici e casi di studio unici. Anche se così fosse, con i moderni strumenti di assistenza alla scrittura, questo non sarebbe fuori dalle capacità di un assistente virtuale medio.

Tuttavia, quando si tratta di contenuti dei post di blog, contenuti dei canali YouTube e soprattutto contenuti dei social media, le cose non sono così complesse o impegnative. Pensaci: la maggior parte delle volte, devi tagliare un video clip con una durata appropriata, aggiungere un filtro e scegliere la musica di sottofondo appropriata.

Anche se hai uno scrittore-collaboratore, puoi comunque chiedere a un assistente virtuale di esaminarlo e confrontare il contenuto con le linee guida per i poster ospiti sul tuo blog. In questo modo, se c'è qualcosa che non va o è fuori dalla norma, possono modificarlo o indicarlo.

Incartare

La cosa fondamentale da ricordare è che le responsabilità di un assistente variano notevolmente. Sta a te decidere e sta all'assistente accettare questi termini. Tuttavia, la persona giusta nella posizione di assistente può renderti la vita molto più semplice. Sta a te prendere un accordo adeguato.