6 Errori di conformità IT da evitare

C'è un aumento significativo delle normative associate ai sistemi IT e ai dati aziendali. È un mandato che i professionisti IT si occupino di ogni aspetto di queste normative, altrimenti esiste la possibilità di pesanti implicazioni finanziarie dovute alla non conformità.

Accettiamo un fatto che la conformità fa parte della vita di qualsiasi organizzazione, in particolare quelle verticali del settore, che sono altamente regolamentate come i servizi finanziari, l'assistenza sanitaria e il governo. Nel momento in cui menzioniamo la parola conformità, risuona immediatamente con i team legali, di conformità e di rischio. Tuttavia, vi è un notevole coinvolgimento dei dipartimenti IT nel garantire il rispetto della conformità dell'organizzazione.

È importante che i CIO e altri dirigenti tecnologici senior siano ben consapevoli delle varie normative e linee guida relative a dati, privacy, sicurezza e altri componenti normativi all'interno del panorama tecnologico. Questi alti dirigenti possono svolgere un ruolo fondamentale nel garantire l'assenza di inadempienze, evitando così pesanti sanzioni.

Ad esempio, i professionisti IT in settori come l'assistenza sanitaria e altri settori affiliati hanno dovuto garantire il rispetto della conformità HIPAA, che garantisce la sicurezza e la privacy dei dati sanitari elettronici. Tuttavia, stiamo assistendo a un quadro normativo sempre più complesso a causa dell'evoluzione di molte nuove linee guida normative come il Regolamento generale sulla protezione dei dati in Europa (GDPR) e il California Consumer Privacy Act (CCPA).

Insieme agli Stati Uniti, molti altri paesi seguono costantemente protocolli simili per garantire la protezione dei dati delle persone. La conformità e il quadro normativo per i sistemi IT, le reti e i dispositivi hardware sono parte integrante di qualsiasi organizzazione. Questo lo ha sicuramente reso motivo di grande preoccupazione per i CIO di tutto il mondo. Infatti, una ricerca della principale agenzia Gartner ha stimato che oltre il 75% delle informazioni personali sarà coperto dalle leggi sulla privacy globali entro la fine del 2023.

Pertanto, i CIO devono assicurarsi di seguire determinate procedure ed evitare errori che portino alla non conformità. Ecco alcuni degli errori di conformità IT che dovrebbero evitare:

1. Considerare il tuo auditor come un avversario

Quando revisori e valutatori iniziano a mettere in discussione le iniziative IT all'interno di un'organizzazione e il loro impatto sulla conformità, è del tutto naturale che i CIO e altri dirigenti tecnici senior si mettano sulla difensiva. Questi auditor inizieranno a commentare il tuo processo di pensiero. Questo crea attrito tra i due, che non porterà da nessuna parte.

Pertanto, è sempre consigliabile avere una discussione costruttiva e faccia a faccia, comprendere la prospettiva di questi auditor e cercare di lavorare in modo coeso per migliorare l'ambiente. La linea di fondo è che tutti stanno lavorando per lo stesso obiettivo, compresi quelli che hanno creato queste linee guida di conformità; l'obiettivo è stabilire trasparenza e responsabilità. Se i CIO iniziano ad abbracciare questi audit interni e lavorano in modo collaborativo con gli auditor, c'è un'alta possibilità di affrontare facilmente questi protocolli di conformità.

2. Gestione o piuttosto cattiva gestione delle eccezioni

Proprio come ogni regola o linea guida ha delle eccezioni, esiste anche una serie di eccezioni per la conformità nel framework IT. Difficilmente capita che tutti siano seguiti al 100% alla lettera. Le cose cambiano a causa dei cambiamenti negli scenari aziendali e dell'impatto sui clienti. Pertanto, è sempre vantaggioso implementare un processo per la gestione delle eccezioni relative alle conformità IT.

Inizia con la documentazione di cose semplici come ciò che viene seguito e perché potrebbe esserci un possibile conflitto con la conformità esistente. L'organizzazione sta adottando ulteriori misure per aderire agli obiettivi di conformità? L'organizzazione ha una regola di bypass, che è di natura permanente, o sarà sottoposta a osservazione e approvazione prima di essere eseguita? Queste sono alcune delle domande pertinenti che le organizzazioni devono porre, documentare e monitorare su base regolare e non diventare avverse o piuttosto dare per scontate tali eccezioni.

Ogni volta che c'è una regola che viene aggirata, dovrebbe esserci una spiegazione adeguata perché c'è un potenziale rischio quando tali regole vengono aggirate.

3. Fallimento della preparazione della squadra

Proprio come altre aree dell'IT, anche in caso di conformità, la mancanza di competenze, esperienza e conoscenze adeguate può causare gravi problemi. Per avere una solida strategia sulla conformità IT, è importante avere un team forte. I CIO devono garantire che il team impari e migliori continuamente se stesso nel processo di adesione alle conformità normative IT. Avere un tale approccio aiuterà l'IT, i team, a migliorare considerevolmente la propria efficienza.

È inevitabile che la conformità IT non sia solo responsabilità del team IT; è una pratica interfunzionale che lo rende ugualmente responsabile e responsabile per ogni individuo nell'organizzazione, attraverso le funzioni.

4. Sicurezza di controllo della conformità

Sebbene sia importante rispettare vari errori di conformità IT, in particolare i protocolli normativi, l'obiettivo dovrebbe essere quello di disporre di una metodologia di sicurezza ben definita che sia in linea con l'obiettivo aziendale dell'organizzazione e il verticale e il dominio in cui l'azienda o reparto opera. Quando i leader IT prendono in considerazione questo aspetto e sono sincronizzati con questo approccio, la conformità diventa un risultato chiaramente raggiunto e non solo l'unico obiettivo.

Di solito, si vede che le misure di sicurezza fondamentali non sono gestite in modo efficace, piuttosto male, con conseguente ostacolo alla conformità. Alcuni esempi in questa linea saranno l'applicazione di patch, la gestione delle vulnerabilità, l'utilizzo dell'autenticazione a 2 fattori per l'accesso remoto, la gestione dei dispositivi mobili e le politiche BYOD e così via.

5. Ignorare alcuni strumenti importanti

Oggi sul mercato sono disponibili numerosi strumenti che risolvono gli errori di conformità IT. È abbastanza evidente che i team legali e di conformità lavorano in tandem per finalizzare e procurarsi questi strumenti, i leader IT possono anche svolgere un ruolo significativo nell'aiutare a selezionare, finalizzare e distribuire queste soluzioni nell'organizzazione.

Nel settembre 2021, Gartner aveva aiutato la confraternita aziendale globale identificando tre aree in cui il team di conformità avrebbe dovuto concentrare i propri investimenti sulla tecnologia.

Il primo investimento dovrebbe essere nel sistema centrale di conservazione dei registri, che funge da sistema di base per qualsiasi organizzazione. Il secondo investimento dovrebbe essere in strumenti che potenziano i flussi di lavoro digitali e, infine, il terzo in soluzioni che aiutano a monitorare e gestire i rischi.

Le organizzazioni non possono ignorare il fatto che l'investimento tecnologico è inevitabile nello scenario odierno, indipendentemente dalla semplicità dei processi. Invece di essere un metodo di approvvigionamento e distribuzione, dovrebbe essere un'iniziativa a livello aziendale, che riunisce tutte le parti interessate in questo processo.

6. Governance non strutturata

Infine, anche se le aziende possono aver definito i loro processi e messo in atto tutte le misure per controllare questi processi, ciò che di solito si perde è la struttura di governance e il quadro di rischio in atto. I CIO e altri dirigenti IT senior dovrebbero elaborare una matrice di governance che combini sistemi aziendali, sicurezza delle informazioni e team di rete/infrastruttura per aderire collettivamente a tutte le conformità IT. Questo sarà il fattore che guiderà il successo; la cui assenza può rivelarsi disastrosa.

Pensieri finali

Per riassumere, le conformità sono un insieme di linee guida create non solo per proteggere i dati ma anche per aiutare in modo metodico ed etico il funzionamento di un'organizzazione. Sì, ci sono difficoltà nel seguire questi errori di conformità IT, ma possono essere evitati? La risposta è no. In effetti, le aziende hanno bisogno di imparare e migliorare costantemente queste conformità normative, semplificando la loro vita.