5 strumenti software chiave per ottimizzare il flusso di lavoro aziendale nel 2024

Come gestisci il flusso di lavoro aziendale?

Con una forte concorrenza e le elevate richieste dei clienti, le aziende stanno cercando di raggiungere un’efficienza ottimale per un vantaggio competitivo.

I flussi di lavoro aziendali sono una serie di attività individuali che seguono una sequenza necessaria per il completamento dei processi aziendali.

Consideralo come un percorso che le attività devono seguire per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

Pertanto, l'implementazione di un sistema per ottimizzare il flusso di lavoro semplifica le operazioni e non solo aumenta la velocità e l'efficienza, ma consente anche di risparmiare tempo e costi aziendali.

Secondo Camunda, infatti, il 97% dei decisori aziendali concorda sul fatto che l’automazione del flusso di lavoro è essenziale per la trasformazione digitale, sottolineando l’importanza dei sistemi di gestione del flusso di lavoro.

Quindi, quali strumenti possono aiutarti a raggiungere l’efficienza nei tuoi flussi di lavoro?

Questo articolo discuterà i principali software per flussi di lavoro aziendali nel 2024 per aiutarti ad automatizzare i processi ed eseguire i flussi di lavoro con il pilota automatico.

Iniziamo.

1. Software di ottimizzazione del trasferimento

Gestisci un'attività di logistica?

Se lo fai, tu, più di chiunque altro, capisci l’importanza che le cose funzionino senza intoppi.

Senza flussi di lavoro chiari per gestire dipendenti e macchine che eseguono processi quotidiani, probabilmente dovrai affrontare inefficienze come ritardi e scarsa soddisfazione dei clienti.

Si prevede che le dimensioni del mercato dell’automazione logistica cresceranno da 32,7 miliardi di dollari nel 2023 a 51,2 miliardi di dollari entro il 2028, dimostrando la crescente domanda di strumenti di automazione.

La gestione manuale e il monitoraggio dei flussi di lavoro richiedono molto tempo e costi per garantire che tutto funzioni senza intoppi . Anche così, ciò non garantisce l’efficienza poiché gli esseri umani sono inclini all’errore.

Il miglior software di ottimizzazione del trasferimento fornisce una piattaforma centralizzata per supervisionare tutte le operazioni. Una visualizzazione di primo livello consente ai manager e alle parti interessate di comprendere il quadro completo di ogni fase dell'azienda.

Inoltre, questi strumenti ti consentono di personalizzare ed eseguire flussi di lavoro che garantiscono il completamento tempestivo delle attività, trasparenza e responsabilità.

Una soluzione di ottimizzazione del trasbordo al centro di tutti i tuoi software logistici, come gli strumenti di gestione del piazzale e del magazzino, garantisce che il lavoro sia interconnesso, con approvazioni tempestive e avvio delle attività. È un po' come passare il pulsante da un processo all'altro.

Merchandise Warehouse Company era alla ricerca di una soluzione per ottimizzare le proprie operazioni eliminando i problemi di ridondanza e fornendo flessibilità per consentirle di soddisfare le richieste dei clienti.

Utilizzando Datex Footprint, un sistema di gestione del magazzino, l'azienda è riuscita ad automatizzare i propri processi per ciascuno dei propri clienti e ottenere maggiore precisione e produttività.

2. Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Al centro di ogni business ci sono i clienti.

Per le aziende incentrate sul cliente, la soddisfazione e l'esperienza del cliente sono una priorità.

Tuttavia, con le richieste dei clienti ai massimi storici, i leader del servizio clienti sono costretti a trovare nuovi modi per soddisfare queste richieste e migliorare la soddisfazione del cliente.

Esiste un legame evidente tra una cattiva gestione delle relazioni con i clienti e una riduzione dei profitti.

Infatti, una ricerca di NewVoiceMedia ha rivelato che le aziende statunitensi perdono fino a 75 miliardi di dollari all’anno a causa delle esperienze negative dei clienti, quantificando il costo crescente di una cattiva gestione delle relazioni con i clienti.

I clienti ora desiderano comunicazioni tempestive, esperienze personalizzate e flessibilità che possono essere ottenute solo con un software di ottimizzazione CRM.

I migliori di questi strumenti automatizzano attività ridondanti e dispendiose in termini di tempo, come l'instradamento delle conversazioni e il marketing, lasciando tempo al personale di supporto per concentrarsi su attività a valore aggiunto come il servizio clienti.

Le chat dal vivo e i chatbot consentono alla tua azienda di fornire risposte tempestive e assistenza ai clienti.

Con funzionalità avanzate come l'intelligenza artificiale conversazionale, i chatbot possono fornire contesto al personale di supporto e indirizzare le conversazioni a persone qualificate per una migliore esperienza.

Inoltre, il software CRM automatizza la categorizzazione delle conversazioni utilizzando funzionalità come i tag automatici per un'analisi approfondita che può fornire una profonda comprensione delle aspettative e delle esperienze dei clienti.

Oltre all'automazione, il software CRM ti consente di usufruire di altri vantaggi, come una piattaforma di comunicazione centralizzata che consente al tuo personale di rispondere a tutte le richieste dei clienti su più canali su un'unica piattaforma.

Altre caratteristiche degne di nota includono report e analisi, monitoraggio degli SLA e risposte predefinite, che risultano utili anche durante l'automazione.

3. Principali strumenti per il flusso di lavoro dei documenti

Stai gestendo manualmente i documenti?

Se lo sei, allora devi essere consapevole delle inefficienze di non avere un solido sistema di gestione dei documenti che ti consenta di archiviare, condividere e digitalizzare tutti i tuoi file aziendali.

Uno dei principali colli di bottiglia associati a una cattiva gestione dei documenti sono i processi lenti che possono causare ritardi nel servizio e nella consegna delle merci.

Ad esempio, nel settore della logistica, dove sono coinvolte molte pratiche burocratiche, il processo di firma e approvazione richiede molto tempo, il che rallenta i tempi di consegna e causa ritardi.

Ciò ovviamente si traduce in una scarsa soddisfazione del cliente, il che è negativo per la tua attività.

In effetti, la ricerca di Zendesk ha rilevato che circa tre consumatori su cinque concordano sul fatto che un buon servizio clienti è essenziale per sentirsi leali verso un marchio.

Queste statistiche dovrebbero mostrare l’importanza di processi semplificati per migliorare l’esperienza del cliente.

I migliori strumenti di automazione dei documenti facilitano i processi di gestione dei documenti dalla raccolta alla raccolta delle firme per l'approvazione . Con la maggior parte dei documenti elaborati con il pilota automatico, la tua azienda può risparmiare costi e risorse che possono essere trasferite ad altre attività importanti e complesse.

Immediatamente, questi software per flussi di lavoro aziendali, nel 2024, raccolgono documenti digitali da diverse fonti o scansionano quelli fisici prima di classificarli e integrarli nel sistema.

Bayer HealthCare Pharmaceuticals è un attore chiave nel settore farmaceutico con migliaia di dipendenti. Per questo motivo, la stesura manuale di contratti standard richiede molto tempo.

ActiveDocs ha fornito una soluzione che ha facilitato i processi incentrati sui documenti che comportano la creazione e la revisione di bozze di contratto ed è stata in grado di accelerare le pratiche di revisione e approvazione.

4. Automazione

L’automazione può alimentare e aumentare la produttività.

Immagina il tempo che i tuoi dipendenti trascorrono in attività ridondanti come la ricerca di documenti, la risposta alle domande ripetitive dei clienti e la scansione di file per digitalizzarli.

Ebbene, si tratta di un sacco di tempo sprecato, che si traduce in enormi costi operativi a scapito di compiti complessi e importanti.

Secondo uno studio di SnapLogic, i dipendenti trascorrono circa 19 giorni lavorativi ogni anno in attività ripetitive. Questa è una chiara indicazione di quanto tempo viene sprecato in attività banali invece di concentrarsi sulla crescita del business.

Non si ferma allo spreco di tempo. Le attività ridondanti fanno deragliare anche il morale dei dipendenti, portando a una riduzione della produttività, che può influire sulla tua attività.

L'automazione è la base fondamentale dell'ottimizzazione del flusso di lavoro. Non esiste davvero alcun software per il flusso di lavoro aziendale che non sia basato sull'automazione, dai sistemi di gestione dei documenti agli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti.

L'automazione libera il personale da attività monotone e dispendiose in termini di tempo, consentendogli di concentrarsi su questioni complesse che richiedono l'intervento umano.

Ciò non solo aumenta la produttività riducendo significativamente i costi.

Puoi facilitare e ottimizzare facilmente i flussi di lavoro eseguendo attività come l'elaborazione dei pagamenti, le approvazioni e l'instradamento delle conversazioni, garantendo processi semplificati e maggiore precisione ed efficienza.

Maverick International è un'azienda di packaging globale che dà priorità a processi semplificati ed efficienza. Le macchine sigillatrici dell'azienda sono progettate per sigillare sacchetti di diverse dimensioni. Gli aggiustamenti manuali tra i turni per adattarsi alle diverse dimensioni, tuttavia, erano lenti.

OMRON Automation ha fornito una soluzione che ha consentito all'azienda di automatizzare il processo di cambio produzione. Le macchine potevano adattarsi automaticamente alla dimensione desiderata quasi in tempo reale.

5. Gestione del progetto

Una corretta gestione del progetto può migliorare il flusso di lavoro.

Implica la supervisione delle attività, dei processi e l'allocazione delle risorse per raggiungere gli obiettivi aziendali entro i vincoli concordati.

La loro mancanza comporterebbe ritardi nel raggiungimento degli obiettivi, scarsa esperienza del cliente e problemi di qualità, per citarne alcuni . Tutto ciò può avere un impatto diretto sulla redditività, ostacolando quindi la crescita del business.

Infatti, una ricerca di Geneca ha registrato che il 75% degli intervistati ha citato la mancanza di fiducia come motivo del fallimento del progetto. Questa cifra suggeriva una disconnessione con gli obiettivi del progetto e con gli implementatori del progetto.

Gli strumenti di gestione dei progetti rientrano tra i software per flussi di lavoro aziendali in grado di semplificare i processi nel 2024. Lo fanno fornendo strutture strutturate che migliorano la comunicazione e garantiscono un'allocazione efficiente delle risorse.

Nel settore della logistica, ad esempio, il project management garantisce che le risorse siano assegnate ai dipartimenti importanti e che non vi sia un'allocazione eccessiva delle risorse.

Inoltre, suddividere i progetti in attività gestibili e stabilire vincoli chiari consente ai dipendenti di dare priorità al lavoro in modo efficace. Le soluzioni per il flusso di lavoro come Trello aiutano a visualizzare i progressi, aiutando i team a identificare i colli di bottiglia e ad adattare i carichi di lavoro secondo necessità.

AYESA, un'azienda spagnola internazionale che si occupa di tecnologia e IT, ha utilizzato diversi software per semplificare le operazioni senza integrazione. Ciò ha comportato difficoltà in termini di visibilità del progetto poiché non disponevano di un quadro comune e chiaro dello stato del progetto.

Dopo aver implementato Easy Redmine, l'azienda ha ottenuto visibilità del carico di lavoro e capacità di avere progetti ben organizzati. Ciò consente a ciascun membro del team di sapere che deve farlo in ogni momento e al Project Manager di controllare la pianificazione.

Conclusione

Non hai ancora ottimizzato i flussi di lavoro aziendali?

Farlo è la soluzione migliore per ottenere un vantaggio in un ambiente aziendale molto competitivo, consentendoti di semplificare le operazioni senza compromettere la qualità.

Infatti, secondo un rapporto di Gitnux, circa il 75% dei leader aziendali afferma che l’utilizzo dell’automazione del flusso di lavoro offre loro un forte vantaggio competitivo, sottolineando la necessità di flussi di lavoro efficienti.

Non mancano i software per il flusso di lavoro aziendale, che spaziano dal trasferimento di strumenti di ottimizzazione alle soluzioni di gestione delle relazioni con i clienti che migliorano la soddisfazione del cliente.

L'integrazione di molti di questi strumenti può aumentare significativamente la produttività, risparmiare tempo e semplificare i processi per la crescita aziendale.