Vantaggi effettivi della gestione dei dati anagrafici per le aziende

Grazie alla gestione dei dati anagrafici, ora esiste un modo più efficiente di archiviare e presentare i dati. L'eliminazione di costose perdite ha consentito alle aziende di oggi di concentrarsi sulle attività di marketing e di strategia operativa. Questo è un vantaggio fondamentale soprattutto a causa delle grandi fusioni e acquisizioni che hanno luogo nel mondo aziendale.

• Statistiche
• Vantaggi di MDM
• Sfide MDM
• Conclusione

• Nel decennio precedente, Gartner prevedeva che le entrate mondiali del software di gestione dei dati master (MDM) avrebbero raggiunto 1,9 miliardi di dollari entro il 2012.
• C'è stato un aumento del 21% delle entrate generate dal 2011 al 2012.
• Il mercato è cresciuto fino a $ 3,2 miliardi entro il 2015.

In che modo la gestione dei dati anagrafici avvantaggia un'azienda in generale?

• Eliminazione della ridondanza

  Ogni organizzazione standard ha dipartimenti e unità istituiti per l'efficace funzionamento dell'entità aziendale. Questi sottolivelli hanno varie categorie di team progettati per raggiungere obiettivi specifici per ciascun dipartimento.

  Alcuni di questi team includono il team di marketing, il team di vendita, il team di tecnologia dell'informazione e il team di ricerca e sviluppo. Tutti questi team interagiscono con il cliente direttamente o indirettamente.

  Nel corso dell'interazione con il cliente, i team devono raccogliere e conservare i dati raccolti dal cliente. Questi dati vitali servono a consentire a quell'unità funzionale di svolgere i propri compiti in modo efficace. Lo svantaggio di questo processo è che la ridondanza è inevitabile, a causa della ripetizione dei dati e dei dati inutilizzati che restano a riposo.

  Uno dei vantaggi della gestione dei dati master è che rimuove la ridondanza dei dati. Garantisce inoltre che i dati si trovino in un'unica posizione centrale.

• Modifiche ai dati anagrafici

  Il processo di hosting e mantenimento di record provenienti da molte fonti da parte di vari organi di un'azienda è molto impegnativo. Questo perché le modifiche o gli aggiornamenti dei dati avvengono in isolamento all'interno di una particolare unità dipartimentale separata dalle altre.

  Sfortunatamente, ciò che ne deriva è la discrepanza dei dati all'interno della stessa organizzazione, poiché le modifiche o gli aggiornamenti apportati non si riflettono su tutta la linea. I capi unità funzionali dipendono dai dati per prendere decisioni aziendali, tuttavia, tali dati devono essere credibili.

  Le decisioni aziendali prese sulla base di dati errati o imprecisi potrebbero avere conseguenze catastrofiche per un'azienda. Questo potrebbe essere grave come una perdita di entrate per un importo di milioni per l'azienda.

  L'unico modo per evitare questo pericolo è disporre di record di dati credibili, accurati e aggiornati. La gestione dei dati anagrafici risolve questo problema interessando una modifica generale che si riflette in ogni singolo punto.

• Analisi dei dati utili ed efficaci

  Non è possibile enfatizzare eccessivamente l'importanza e l'integrità dei record di dati in un'organizzazione. I dati che devono essere credibili devono essere accurati, espliciti e aggiornati. Questo perché la qualità delle decisioni aziendali prese è un riflesso diretto della qualità dei dati presentati.

  Un'analisi imprecisa effettuata su dati imprecisi darà risultati errati che non saranno utili e si riveleranno inefficaci. La soluzione o la via d'uscita a questo risultato indesiderato è la gestione dei dati master.

  Uno dei principali vantaggi dell'implementazione della gestione dei dati anagrafici sui record di dati è un'analisi dei dati utile ed efficace.

• I dati chiave entrano

  Una delle principali sfide che le aziende devono affrontare oggi è il problema del sovraccarico di informazioni. Ci sono così tanti dati raccolti da varie fonti da diversi dipartimenti per ragioni diverse.

  Di solito, il grande volume di dati raccolti ha a che fare con i compiti e gli obiettivi dei singoli dipartimenti. Il braccio esecutivo dell'azienda, che è l'organo decisionale più potente e l'autorità finale, determina la politica aziendale.

  Per fare ciò, i quadri dirigenziali intermedi devono informare l'esecutivo. I responsabili coinvolti in tale esercizio devono supportare le proprie posizioni utilizzando dati verificabili. Ciò significa che l'enorme volume di dati deve essere filtrato o ottimizzato. La gestione dei dati anagrafici lo rende possibile fornendo solo dati utili e rilevanti.

• Dati autorevoli

  Le operazioni aziendali fanno parte dei processi vitali che costituiscono il buon funzionamento di un'organizzazione. Tuttavia, le operazioni aziendali richiedono informazioni per essere efficaci ed efficienti.

  Affinché un'azienda funzioni correttamente, i dati ottenuti dalle varie unità funzionali non solo devono avere una fonte verificabile, ma devono anche dimostrare di essere autentici.

  I vantaggi della gestione dei dati master ti aiutano come manager aziendale a coordinare tutte le tue origini dati in un nodo chiave.

  Pertanto, poiché il personale incaricato fa di tutto per garantire la credibilità del nodo di dati chiave, la gestione dei dati anagrafici diventa la fonte di dati autorevole globale dell'azienda.

• Coerenza dei dati

  Una delle questioni chiave sui dati è la loro integrità. Le aziende fanno molto affidamento sui dati per prendere decisioni aziendali quotidiane. Queste decisioni aziendali hanno spesso conseguenze enormi. Questo perché le decisioni spesso determinano se un'organizzazione realizzerà un profitto o una perdita.

  Può determinare se ci sarà un aumento delle entrate o un calo delle entrate. Oltre a questo, alcuni dei dati raccolti acquisiscono anche dettagli sui concorrenti. Questo è importante perché aiuta un'organizzazione a svolgere un'analisi SWOT accurata (punti di forza, punti deboli, opportunità, minacce).

  La concorrenza rientra nel raggruppamento delle minacce perché il successo di un concorrente fa sì che quel concorrente acquisisca una fetta più ampia della quota di mercato. Ciò significa un aumento delle entrate per il concorrente e una diminuzione delle entrate per la tua azienda.

  Pertanto, l'integrità dei dati non deve essere messa in dubbio. Una caratteristica chiave dell'integrità dei dati è la coerenza dei dati. Ciò che fa la gestione dei dati anagrafici è garantire la coerenza dei dati. Se i tuoi dati sono coerenti, significa che sono affidabili, migliorano la velocità con cui il lavoro procede all'interno del tuo dipartimento e persino a livello aziendale.

• Piattaforme multiple

  Gli affari oggi vanno virtualmente alla velocità della luce, nel senso che le informazioni vengono generate rapidamente e le decisioni prese rapidamente. Inoltre, devi anche prendere atto del fatto che il mondo è ora un villaggio globale.

  Ciò significa che, in virtù di Internet, gli uomini d'affari possono ora interagire tra località, paesi, regioni e continenti. La stragrande maggioranza di queste interazioni commerciali avviene senza che le persone si incontrino fisicamente.

  Un altro fattore negli affari che ha pesato sulle transazioni è la proliferazione di più piattaforme aziendali. In passato gli affari si svolgevano tramite incontri fisici organizzati tra le parti interessate, ma ora l'arena è diversa.

  Diverse piattaforme sono ora disponibili e sono state configurate per scopi commerciali. Questi includono lo spazio fisico, il cyberspazio e il cloud. I vantaggi della gestione dei dati master garantiscono la disponibilità dei dati su tutte queste piattaforme.

• Flessibilità

  Esistono diverse tecniche di gestione dei dati. L'unico scopo di questi meccanismi è la gestione efficiente ed efficace dei dati. Gli organismi aziendali di tutto il mondo investono molto nei dati.

  Questo perché dati credibili sono virtualmente la linfa vitale delle aziende moderne. Qualsiasi azienda priva di dati non può avere la prospettiva necessaria per prendere decisioni aziendali accurate.

  Lo stock di dati di un'azienda deve essere sottoposto a diverse operazioni e procedure. Un'azienda fa questo esercizio al fine di mantenere l'integrità dei propri dati. Questa attività copre gli elenchi di accesso all'utilizzo dei dati, la disponibilità dei dati e la manutenzione dei dati, nonché l'archiviazione dei dati. La flessibilità dei dati è di gran lunga maggiore nella gestione dei dati master rispetto ad altri.

• Backup facile

  Il repository di dati di un'azienda fa parte delle risorse chiave che un'azienda possiede. Pertanto, è necessario un elevato livello di sicurezza. Gli hacker possono farsi strada nell'infrastruttura di un'azienda e rubare preziosi record di dati.

  I record di dati potrebbero includere e coprire qualsiasi cosa, dai dati di vendita, alle unità di produzione, ai registri del personale (che sarebbe un'invasione della loro privacy) e alle indagini di mercato, nonché ai progetti per i prossimi prototipi.

  Nel processo, e di solito, per nascondere le proprie tracce, gli hacker tendono a introdurre worm e virus nel sistema. Ciò si traduce spesso nella corruzione di dati vitali o nella perdita totale di dati.

  L'amministrazione centrale delle risorse nella gestione dei dati anagrafici semplifica notevolmente il backup dei dati.

• Maggiore usabilità ed efficienza aziendale

  Il software di gestione dei dati è fondamentale per il buon funzionamento e il successo di un'azienda. Pertanto, è importante progettarlo in modo che sia il più intuitivo possibile.

  Tutti i vari dipartimenti di un'azienda, i suoi team e tutti i quadri devono trovare il pacchetto di vantaggi per la gestione dei dati master facile da usare e distribuire.

  Ogni azienda vuole operare nel modo più efficiente possibile e tutte le aziende vogliono essere il più efficaci possibile nell'erogazione dei servizi.

  I vantaggi della gestione dei dati anagrafici creano la possibilità di raggiungere questo obiettivo semplificando l'utilizzo dei dati, migliorando così le operazioni aziendali.

• Accesso basato sui ruoli

  Uno dei vantaggi della gestione dei dati anagrafici è la capacità e la versatilità del pacchetto software. È possibile per l'amministratore impostare le autorizzazioni sul sistema.

  Ciò significa che la gestione dei dati anagrafici ti consente di gestire i dati aziendali in un modo molto ampio. È possibile conferire determinati privilegi e diritti al personale aziendale in base a quadri, stato dirigenziale, livello di responsabilità e ruolo funzionale.

  Di conseguenza, puoi concedere o negare l'accesso a determinate persone a seconda del loro livello di autorizzazione all'interno dell'azienda. Il vantaggio di ciò è che vengono fornite solo le informazioni specifiche per il ruolo lavorativo del personale, migliorando così la sicurezza del sistema nel suo insieme.

• Efficienza migliorata

  L'obiettivo di qualsiasi organizzazione è quindi diventare più efficiente; devi eliminare sprechi e perdite. L'obiettivo di hacker ed entità canaglia, d'altra parte, è quello di corrompere e rubare dati.

  Ciò si traduce in dati non solo danneggiati, ma talvolta anche inaccessibili. Tali dati sono inutili per l'organizzazione e rappresentano una perdita di ore di lavoro impiegate nella gestione dei dati, nonché una perdita di entrate.

  L'integrità dei dati deve essere sempre mantenuta in quanto è un requisito fondamentale che consente al personale di svolgere il proprio lavoro. Di conseguenza, è necessario rimuovere i dati danneggiati. La gestione dei dati anagrafici elimina tali dati dal pool, migliorando così la produttività e l'efficienza.

• Elimina i dati di scarsa qualità

  Se i dati che hai in archivio sono obsoleti, imprecisi e non verificabili, sono di scarsa qualità. Non è possibile basare le decisioni aziendali su dati inaffidabili perché ciò comporterebbe decisioni errate. Inoltre, le entrate della società perderebbero entrate, il che è indesiderabile.

  

  Pertanto, l'unico modo per evitarlo è garantire che i dati siano di buona qualità in termini di affidabilità. Quello che fa la gestione dei dati anagrafici è raggruppare tutte le tue banche dati in un'unica posizione centrale. Questa posizione centrale è accessibile a tutte le parti interessate, che sono le unità funzionali dell'azienda.

  Tuttavia, affinché ciò diventi praticabile e soddisfi gli standard di qualità richiesti, è necessario lavorare sui dati. Uno dei vantaggi della gestione dei dati master è innanzitutto proteggere lo spazio di archiviazione, aggiornarlo ed eliminarlo dai dati di scarsa qualità.

• Miglioramento del processo decisionale

  L'intero concetto alla base della gestione dei dati anagrafici è la centralizzazione, la sicurezza e l'archiviazione delle banche dati. Il risultato di avere dati di migliore qualità è un processo decisionale di migliore qualità. Le unità funzionali dipendono dalla piscina centrale come fonte autorevole finale.

  Questa memoria centrale è accessibile ogni volta che sono necessarie risorse con accesso concesso in base ai livelli di privilegio. Uno dei vantaggi della gestione dei dati anagrafici è che puoi sfruttare le risorse in pool di altre business unit all'interno dell'organizzazione.

  Il risultato è che hai una migliore comprensione e una migliore comprensione di come sarebbero le tue offerte di soluzioni. Le informazioni acquisite dalle indagini di marketing svolte dal team di marketing possono essere di immenso vantaggio per il team di vendita. Il risultato è un migliore processo decisionale.

• Conformità normativa superiore

  Ogni industria nel mondo degli affari moderno ha un organismo di regolamentazione, che è un organo del governo. Questa agenzia governativa ha il potere di supervisione, regolamentazione e sanzione in caso di società che contravvengono alla legge.

  Allo stesso modo, tutte le entità organizzative debitamente registrate hanno determinati standard imposti loro dall'organismo di regolamentazione a cui devono aderire. Riguardano l'acquisto di licenze operative, il pagamento delle quote e il rispetto di rigidi standard operativi.

  La creazione, l'organizzazione e il mantenimento di un pool centralizzato di dati apporta un vantaggio unico all'azienda. Puoi facilmente monitorare il tuo livello di conformità agli standard normativi definiti per il tuo settore. È relativamente facile per te incontrare e rispettare le date di scadenza prima del rinnovo delle licenze, ecc.

• Assegnazione di priorità efficace

  In un'organizzazione aziendale, esistono diversi rapporti commerciali tra il cliente e i vari team dipartimentali dell'azienda. Alcune di queste relazioni includono il rapporto cliente-team di vendita, il rapporto cliente-team di marketing, il rapporto cliente-team di supporto e il rapporto cliente-team di assistenza clienti.

  Sono tutte relazioni strategiche con i clienti, che devono essere coltivate e mantenute. Il motivo per cui dovrebbe essere è che senza clienti nessuna azienda può fare vendite, senza vendite non ci sono entrate e senza entrate non c'è profitto. Qualsiasi attività che non realizza un profitto finirà per estinguersi.

  Tutte queste relazioni strategiche con i clienti generano dati preziosi. È importante proteggere i dati ottenuti in un pool centrale dopo la raccolta. Questa posizione è accessibile ai vari rami di un'azienda su richiesta.

  Quello che fa la gestione dei dati anagrafici(1) è garantire una visione integrata dell'associazione esistente tra le varie relazioni strategiche con i clienti. Questa prospettiva aiuta a migliorare la qualità delle decisioni aziendali che prendi.

Quali sono le maggiori sfide di gestione dei dati anagrafici?

• Coinvolgimento degli stakeholder

  Una delle maggiori sfide che devi affrontare con la gestione dei dati master è il coinvolgimento degli stakeholder. È importante e fondamentale per voi coinvolgere le parti interessate rilevanti. La maggior parte delle volte le attività che si svolgono nel corso dell'implementazione si trovano nel back-end.

  Ciò significa che molto lavoro svolto di solito non è visibile alla maggior parte delle altre squadre. Di conseguenza, il personale la vede come un'attività che rientra nelle responsabilità del team IT e al di fuori della sua sfera di influenza.

  Pertanto, è necessario intraprendere un processo formativo per i membri del team interfunzionale di altre unità aziendali. Devi assicurarti di illuminarli sui vantaggi della gestione dei dati anagrafici.

• Sponsorizzazione esecutiva

  Se devi adottare, conservare e sostenere la gestione dei dati anagrafici all'interno della tua organizzazione, devi coinvolgere il dirigente. Questa è spesso una sfida importante per gli amministratori.

  Hai bisogno che l'esecutivo sponsorizzi e supporti la risorsa che hai acquisito nella sua totalità. Affinché tu possa raggiungere questo obiettivo, devi trovare un modo per convincere l'esecutivo della fattibilità del sistema.

  Inoltre, il dirigente deve anche vedere quali vantaggi l'azienda trarrà dall'utilizzo del software. L'unico modo per farlo è presentare storie di successo che sono risultati diretti dell'implementazione dell'asset.

  Oltre a questo, devi coinvolgerli nel processo di integrazione del software di gestione delle anagrafiche con altri sistemi CRM.

• Immissione di requisiti irrilevanti

  Un'altra sfida che potresti incontrare è l'inserimento di requisiti irrilevanti nella gestione dei dati anagrafici. Affinché l'asset MDM sia attivo e funzionante, è necessario impostare determinati parametri per garantire che funzioni in modo ottimale.

  È importante che nella configurazione siano inclusi solo i requisiti pertinenti che sono attributi chiave dei dati. L'ingresso di altri parametri irrilevanti comprometterebbe la funzionalità del sistema.

  Di conseguenza, ciò porterebbe a conclusioni errate basate sui dati, che porterebbero a decisioni sbagliate. Questi possono essere molto difficili e costosi da invalidare in futuro.

• Mancanza di un'efficace governance dei dati

  È un errore presumere che la sola gestione dei dati master, in quanto forma di tecnologia, sia sufficiente per guidare il business di un'azienda. In realtà, l'asset produrrà il massimo rendimento solo se personalizzato per fornire standard determinati dalle esigenze specifiche dell'organizzazione.

  Ciò significa che la gestione dei dati anagrafici non avrà successo da sola come soluzione puramente tecnologica. Deve essere simultaneamente definito e guidato dagli obiettivi di business dell'azienda.

  Questa è una grande sfida che probabilmente incontrerai. Di conseguenza, vi è un'esigenza fondamentale per un'efficace governance dei dati.

• Attrezzi appropriati

  Anche ottenere strumenti appropriati nella gestione dei dati master è una sfida comune. È essenziale che tu ottenga questo diritto dall'inizio. Tuttavia, ti starai chiedendo come fare la scelta giusta.

  Quali criteri dovete applicare per effettuare una selezione? Quali caratteristiche devi cercare in uno strumento? Puoi scegliere solo e ogni strumento che ti viene incontro? Alcuni di questi tipi di domande possono passare per la tua mente.

  Quanto segue dovrebbe servire a guidarti nella scelta giusta. In primo luogo, è necessario definire chiaramente i requisiti della propria organizzazione. Quali sono le attuali esigenze dell'azienda? Quali sono le esigenze future dell'azienda? Cerca di fare proiezioni per il futuro in termini di espansione e crescita.

  Oltre a questo, devi esaminare attentamente la tua visione organizzativa e la tua missione. È imperativo assicurarsi che le proiezioni per le esigenze future e i piani siano in linea con la visione e la missione dell'azienda. Infine, è necessario definire lo scopo e l'obiettivo dell'asset che si desidera acquisire.

• Definizioni del modello

  La gestione dei dati anagrafici richiede un modello di dati anagrafici. Questo modello di dati anagrafici richiederà una definizione chiara. Questo può essere difficile perché potrebbe non essere chiaro all'inizio.

  Inoltre, qualunque modello tu decida alla fine deve soddisfare i requisiti unici della tua azienda. Avrai bisogno di dati anagrafici di primo livello e metadati di primo livello, nonché dati anagrafici di secondo livello e metadati di secondo livello.

  Quindi devi sovrapporre al modello che definisci tutti i livelli di dati anagrafici e metadati ottenuti. L'obiettivo è semplificare il processo di integrazione.

• Situazioni attuali complesse

  Negli affari, le aziende pianificano la crescita perché è prevista e desiderabile. Crescita significa espansione, più personale, più immobilizzazioni e più immobili in termini di acquisizione di terreni per filiali e sedi regionali all'estero.

  La crescita si traduce anche nell'acquisizione di più sistemi per migliorare la gestione del business. Ciò significa automaticamente che l'archiviazione dei dati cresce in modo quasi esponenziale con ogni sistema acquisito.

  Tuttavia, questa situazione rappresenta una seria sfida in quanto crea una sovrapposizione dei dati. È necessario trovare un modo per affrontare questa sfida perché porta a complicazioni nella gestione dei dati master.

• Talento e conoscenza

  La gestione dei dati anagrafici è fondamentale per il funzionamento efficace dei moderni sistemi aziendali di oggi. Va oltre la semplice tecnologia, piani e design ed è così importante che è diventata effettivamente la linfa vitale delle aziende.

  Il capitale umano è ancora la risorsa più importante in un'organizzazione perché il personale è ancora il cervello dietro i sistemi. Inoltre, le persone con competenza e capacità sono ancora un requisito fondamentale per il successo dell'azienda.

  Pertanto, il modo migliore per procedere è applicare il capitale umano alla gestione dei dati master. Ciò richiederà di fondere le abilità umane e l'esperienza per costruire il tipo unico di sistema che desideri. Ciò significa che devi riunire un team appositamente selezionato in una task force adatta in modo unico per il lavoro.

• Stabilire lo standard

  È estremamente difficile stabilire standard nella gestione dei dati master. Questa è probabilmente la sfida più difficile ad essa associata. Gli standard possono essere vincolanti solo se tutte le unità di business costituenti l'organizzazione raggiungono un'intesa reciproca.

  Gli standard da adottare devono essere allineati agli obiettivi organizzativi. Inoltre, tutte le unità aziendali all'interno dell'azienda devono essere in grado di implementarlo entro i parametri dei propri obiettivi dipartimentali.

• Torna all'inizio

  Molti amministratori hanno una difficoltà comune nelle aziende di tutto il mondo. La sfida consiste nel sapere da dove iniziare con la gestione dei dati master e come avviare l'implementazione.

  Quello che dovresti fare è tornare al tavolo da disegno e dettagliare una procedura da seguire. Devi assicurarti che i tuoi preparativi siano adeguati e di avere tutte le risorse necessarie in atto.

  Questo servirà come modello o guida per l'implementazione. Pertanto, stabilisci un punto di origine e avvia il processo da lì.

Conclusione

La gestione dei dati anagrafici è l'epitome delle migliori pratiche globali del settore. Consente l'implementazione di diverse architetture, piattaforme e applicazioni.

È consigliabile sfruttare il potere di questo prezioso bene in quanto riduce sensibilmente i costi generali. Questo è auspicabile per ogni azienda: aumentare i profitti e ridurre i costi. La gestione dei dati anagrafici può far sì che ciò accada per te.

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