Padroneggiare il formato dei costi: una guida completa per aziende e contabili

Un formato dei costi è essenziale per le aziende per determinare accuratamente il costo di produzione e analizzare la redditività. Che tu sia un proprietario di startup, un analista finanziario o un contabile, la comprensione della corretta struttura del foglio dei costi può migliorare notevolmente i processi di controllo dei costi, budget e decisioni.

In questa guida completa, esploreremo il formato dei costi in dettaglio, i suoi componenti, i vantaggi e forniremo esempi pratici per aiutarti a crearne uno in modo efficace.

Cos'è un foglio di costo?

Un foglio di costo è un rendiconto finanziario che registra e classifica tutti i costi associati alla produzione di un prodotto. Include costi diretti come materie prime e manodopera e costi indiretti come le spese generali. Lo scopo principale di un foglio dei costi è accertare il costo totale e il costo della produzione per unità .

Importanza del formato dei costi

Avere un formato adeguato del foglio di costo consente alle aziende di:

• Tracciare le spese relative alla produzione in modo efficiente.

• Analizzare il comportamento dei costi e identificare le aree per la riduzione dei costi.

• Impostare strategie di prezzo accurate .

• Valutare la redditività per prodotto o servizio.

• Confronta i costi effettivi con i costi standard o stimati.

Componenti di un formato di foglio di costo standard

Abbattiamo le sezioni tipiche di un foglio di costo:

1. Costo principale

Questo include:

• Materiali diretti consumati

• Lavoro diretto

• Spese dirette

Formula :

2. Costo di fabbrica/opere

Il costo di fabbrica si ottiene aggiungendo spese generali di fabbrica al costo principale.

• Spese generali di fabbrica : include energia, ammortamento sui macchinari e manutenzione.

Formula :

3. Costo della produzione

Ciò include spese di ufficio e amministrative.

Formula :

4. Costo delle merci vendute (COGS)

Dopo essersi adattati per l'apertura e la chiusura dello stock di prodotti finiti.

Formula :

5. Costo delle vendite

Include spese di vendita e distribuzione.

Formula :

Esempio di un formato dei costi (tabella)

Tipi di formati di fogli di costo

Esistono vari formati di fogli di costo a seconda dello scopo:

1. Foglio di costi semplice

Utilizzato per i costi di base del prodotto.

2. Scheda dei costi comparativi

Mostra i costi per due o più periodi per identificare le tendenze.

3. Scheda di costo stimata

Preparato prima della produzione, utilizzato per il budget o le citazioni.

4. Foglio di costi di produzione

Focalizzato specificamente sui costi relativi alla produzione.

Ogni formato del foglio di costo ha un layout distinto ma segue il principio fondamentale della classificazione e dell'aggregazione dei costi.

Come preparare un foglio di costo

Segui questi passaggi per creare un foglio di costo:

Passaggio 1: raccogliere dati

Raccogli informazioni su materie prime, manodopera, spese generali e altre spese.

Passaggio 2: classificare i costi

Classificare i costi in diretto e indiretto. Rompi ulteriormente in fabbrica, amministratore e vendendo spese generali.

Passaggio 3: utilizzare il formato corretto

Attenersi a un formato standard del foglio di costo per mantenere coerenza e chiarezza.

Passaggio 4: eseguire i calcoli

Calcola aggregati di costo usando le formule sopra.

Passaggio 5: analizzare e rivedere

Utilizzare il foglio di costo per rivedere l'efficienza della produzione, le tendenze dei costi e prendere decisioni basate sui dati.

Vantaggi dell'utilizzo di un formato del foglio di costo

Ecco perché ogni azienda dovrebbe adottare un foglio di costo strutturato:

• Precisione dei prezzi del prodotto

• Miglioramento del budget e previsioni

• Tracciamento delle prestazioni dei dipartimenti

• Riduzione delle spese dispendiose

• Supporto di audit con una documentazione chiara

Errori da evitare in un foglio di costo

Durante la preparazione di un foglio dei costi, sii consapevole di queste insidie ​​comuni:

• Classificazione errata delle spese

• Omettere i costi nascosti , come l'ammortamento

• Con vista sugli aggiustamenti delle scorte

• Non aggiornare per le variazioni dei tassi di costo

Evitare questi errori garantisce che il formato del foglio di costo rimanga affidabile e utile.

Formato del foglio di costo in Excel

Molti professionisti usano Excel per creare fogli di costo per la sua flessibilità e capacità di calcolo. Un buon formato del foglio di costo in Excel dovrebbe includere:

• Cancelle intestazioni di colonne

• Formule integrate per totali e sub-totali

• Protezione cellulare per prevenire cambiamenti accidentali

• A discesa o campi di input per una facile immissione dei dati

Ci sono diversi modelli disponibili online che possono aiutarti a iniziare rapidamente.

Formato dei costi per le aziende manifatturiere

Le aziende manifatturiere fanno fortemente affidamento sui fogli di costo per controllare le spese di produzione. Il loro formato può anche includere:

• Breakdown dal punto di vista del processo (se più fasi di produzione)

• Costi in lotta

• Analisi di scarto/spreco

• Ore macchine rispetto al monitoraggio delle ore di manodopera

L'uso di un formato in foglio di costo su misura aiuta i produttori a rimanere magri e competitivi.

Strumenti digitali per la preparazione del foglio di costo

Oltre a Excel, considera di usare strumenti come:

• Tally Prime

• Libri di Zoho

• QuickBooks

• SAP Business One

Questi strumenti sono dotati di formati di foglio di costo integrati e caratteristiche di automazione che riducono lo sforzo e gli errori manuali.

Formato del foglio di costo per le imprese basate sul servizio

Anche le industrie di servizio possono beneficiare di fogli di costo. Invece delle materie prime, la messa a fuoco si sposta su:

• Tracciamento del tempo dei dipendenti

• Costi di utilizzo del software

• Fatturazione specifica del cliente

• Spese di viaggio e consulenza

Un formato dei costi per i servizi può sembrare diverso, ma l'obiettivo di un'analisi accurata dei costi rimane lo stesso.

Best practice per il mantenimento di un foglio dei costi

1. Aggiornamenti regolari : mantieni i fogli di costo aggiornati mensilmente o trimestrali.

2. Integra con i sistemi contabili : sincronizza il tuo foglio di costo con il software di contabilità.

3. Revisionare frequentemente : un'analisi regolare ti aiuta a prendere decisioni migliori.

4. Allena il tuo team : assicurati a tutto il personale pertinente di comprendere il formato dei costi.

Conclusione

Padroneggiare il formato dei costi è essenziale per qualsiasi azienda che desideri controllare i costi e migliorare la redditività. Sia che tu utilizzi un modello semplice o un sistema ERP avanzato, avere un foglio di costo ben organizzato fornisce approfondimenti sulle tue operazioni e ti aiuta a rimanere finanziariamente in salute.

Utilizzando le linee guida e gli esempi in questo articolo, puoi iniziare a preparare fogli di costo accurati ed efficaci che consentono un migliore processo decisionale in tutta la tua organizzazione.