Uno sguardo da vicino: le nostre mani sulla revisione di Microsoft Teams nel 2019

Proprio la scorsa settimana abbiamo esaminato da vicino il termine crescente di "Comunicazioni aziendali", con una revisione pratica di Webex Teams. Per completare ulteriormente questa discussione (e per prepararci al nostro articolo testa a testa Ultimate Showdown: Microsoft Teams vs WebEx Teams), abbiamo voluto offrire un altro sguardo da vicino a quello che è probabilmente il più grande contendente per la medaglia d'oro Enterprise UC&C: Microsoft Team.

Questa non è la prima volta che esaminiamo da vicino Microsoft Teams, ma ovviamente con il passare del tempo molte cose sono cambiate. Mentre le soluzioni UC focalizzate sull'azienda stanno prendendo piede, stiamo assistendo alle organizzazioni che sostituiscono rapidamente le soluzioni di comunicazione più standard con queste piattaforme di collaborazione complete e solide.

Senza dubbio, queste piattaforme di collaborazione capaci di Enterprise stanno rapidamente conquistando il mercato, ramificando le loro capacità ben oltre la chat persistente in capacità critiche come la collaborazione visiva avanzata e persino la tecnologia più recente come l'intelligenza artificiale.

Per comprendere meglio le attuali opzioni esistenti e il motivo per cui queste soluzioni stanno rapidamente conquistando il mercato, abbiamo voluto offrire uno sguardo da vicino all'ultima versione di Microsoft Teams.

Un'espansione della collaborazione autonoma a Office 365

Senza concentrarsi troppo sul come e sul perché, Microsoft ha sviluppato la propria visione del mercato della collaborazione, che si adatterebbe perfettamente all'ecosistema di Office 365. È praticamente così semplice. Ora, questo in realtà non racconta l'intera storia: Teams è una piattaforma incredibilmente capace che espande la collaborazione oltre le chat individuali o di gruppo.

"Microsoft Teams è un'app di collaborazione che aiuta il tuo team a rimanere organizzato e ad avere conversazioni, tutto in un unico posto. Ecco una rapida occhiata al lato sinistro di Teams”.

E, con una piattaforma cloud così potente che aumenta l'accessibilità del già popolare portafoglio Microsoft, Microsoft ha visto un'apertura per aggrapparsi a questo nuovo paradigma di collaborazione.

Naturalmente, non sono estranei alla comunicazione con l'acquisizione e lo sviluppo continuo di Skype, tra gli altri strumenti. Ma, come ho detto in passato, Microsoft Teams "non è solo un'altra app di messaggistica che scarichi sul desktop e sul telefono come Slack".

Invece, Teams significa far parte dell'ecosistema di Office 365. Con Microsoft Teams, gli utenti hanno accesso a una serie di funzioni suddivise in quattro categorie:

• Team : trova e crea canali per tenere "riunioni in loco, avere conversazioni e condividere file"
• Riunioni : guarda tutto ciò che hai in programma per il giorno o la settimana. Oppure, pianifica una riunione. Questo calendario si sincronizza con Outlook, un esempio della profonda integrazione di Office 365.
• Chiamate : le organizzazioni possono espandere i team per includere le chiamate VoIP oltre alla semplice chat e collaborazione
• Attività : aggiorna tutti i tuoi messaggi non letti, @menzioni, risposte e altro ancora

È cambiato un po' dal mio ultimo sguardo a Teams; Microsoft ora offre una versione gratuita di Teams, consentendo alle organizzazioni di sfruttare Teams senza la necessità di un intero abbonamento a Office 365. Ma l'opzione per aggiornare e ottenere l'intera piattaforma è disponibile per coloro che scelgono di farlo.

E onestamente, questo evidenzia un punto di forza abbastanza grande per la piattaforma Teams di Microsoft: la profonda integrazione con il resto dell'ecosistema Office 365. Ammettiamolo, le app di Microsoft sono state, e probabilmente lo saranno sempre, le soluzioni aziendali di riferimento per una serie di attività. Non possiamo davvero immaginare un mondo senza Word, Excel e PowerPoint, o almeno la loro influenza.

Utilizzo di Microsoft Teams: l'interfaccia utente

Proprio come con quasi tutte le altre applicazioni UC&C, Microsoft riesce a rendere la navigazione abbastanza semplice con una finestra del contenuto principale in primo piano e al centro e la navigazione a sinistra. Nessuno sta cercando di reinventare la ruota qui, basta renderla più comoda.

Proprio come nella maggior parte delle altre app per comunicazioni unificate o di collaborazione, ci sono quattro icone lungo il pannello di sinistra per la navigazione principale, ma questa volta con una piccola etichetta di testo da abbinare all'icona, nel caso non riuscissi a capire di cosa si tratta una bolla di chat significa.

Ma Microsoft ha preso una svolta un po' unica nella progettazione di Teams, concentrandosi più specificamente sull'aspetto team della piattaforma. La vista principale che si vede subito quando aprono l'app è il feed Attività, in cui gli utenti possono vedere tutto ciò che l'intera organizzazione sta facendo.

Ciò include conversazioni, file e, francamente, quasi tutto ciò che desideri aggiungere, dalle applicazioni Microsoft alle integrazioni di terze parti. La suddivisione continua con un focus di livello più granulare, poiché le icone successive nel menu di navigazione consentono agli utenti di passare direttamente alle chat individuali o di concentrarsi invece sui team: pensa ai team proprio come alle chat room condivise.

Alla fine della giornata, i team sono il luogo in cui si svolgerà la maggior parte della tua collaborazione. Si tratta di gruppi di persone riunite per lavoro, progetti o interessi comuni. Le squadre sono composte da canali.

Ogni canale viene quindi costruito attorno a un argomento specifico, ad esempio "produzione di contenuti" o "ottimizzazione del marketing. All'interno dei canali gli utenti conversano, tengono riunioni, collaborano e condividono file o documenti.

Gli utenti possono anche accedere ai file direttamente all'interno della scheda dei file e avere un altro pulsante di menu per espandere ulteriormente le proprie funzionalità con altre app e servizi Microsoft.

Nel complesso il design è semplice e la navigazione è facile, tuttavia non posso fare a meno di sentire una ridondanza qui, con l'opzione di guardare un'attività a livello di reparto (che di solito includerà i tuoi team) o un altro sguardo più da vicino ai team stessi.

Su larga scala ciò avrebbe senso, consentendo ai reparti di espandersi ulteriormente in team più piccoli, ma possono anche essere troppe opzioni per i team più piccoli, ecco perché queste piattaforme sono orientate alle organizzazioni Enterprise più grandi.

Collaborare in Microsoft Teams: l'esperienza utente

I team Microsoft ovviamente consentono un alto livello di collaborazione attraverso l'uso di soluzioni e applicazioni di Office 365. Gli utenti possono modificare i documenti in tempo reale, cosa che è già stata possibile con 365 in generale.

Gli utenti possono scegliere quale applicazione desiderano evidenziare in modo specifico e aggiungerla alla loro visualizzazione con i pulsanti delle schede. Queste schede consentono alle persone di passare rapidamente da una finestra all'altra e accedere a file o documenti pertinenti, ad esempio quel documento di parole che tu e il resto del team di pubbliche relazioni state co-editando. Man mano che la conversazione sulle modifiche si svolge, ogni utente può vedere anche le singole modifiche apportate.

Ma la collaborazione implica anche la comunicazione; che alla fine deve essere il più semplice possibile. Non possiamo avere questi grandi ostacoli sulla strada, rallentandoci e rallentando efficacemente il nostro tasso di produzione allo stesso tempo.

Una piattaforma di comunicazione e collaborazione di successo rimuove questi ostacoli e rende la comunicazione ancora più facile, non più difficile. Microsoft Teams riesce a farlo abilitando un livello intenso e granulare di personalizzazione della comunicazione. Ciò che intendo dire con questo è che gli utenti possono essere liberi di scomporre e affinare davvero ciò che vogliono che le loro conversazioni siano, attraverso l'organizzazione.

Ci sono due opzioni distinte:

• Team : questi sono i gruppi, come dipartimenti o team, all'interno di un'organizzazione. Devi costruire squadre e poi aggiungervi persone.
• Canali : oltre a Teams, gli utenti possono dividere ulteriormente le loro conversazioni con canali specifici e dedicati. Ogni singolo team inizia automaticamente con il proprio canale dedicato chiamato "Generale", ma gli utenti possono espandersi con più canali per progetti o argomenti specifici, se necessario.

Naturalmente, una volta impostati i canali, gli utenti sono quindi liberi di partecipare a queste chat di gruppo (purché siano all'interno del team) per iniziare a collaborare: pensa a questi canali come alle chat room comuni per ogni progetto o riunione specifico.

I team saranno dedicati a reparti specifici, ad esempio il Content Team. All'interno del Content Team può esserci un'ulteriore organizzazione con canali, come "Contenuti interni", "Contenuti freelance", "Contenuti di guest post" e così via.

Questo livello di configurazione dell'organizzazione dovrebbe fare molto per fornire un'esperienza pulita, facile da capire e coerente. Il più grande vantaggio è la possibilità di destreggiarsi tra più canali dedicati all'interno di un Team.

In altre piattaforme, come Slack, gli utenti possono creare tutti i canali che vogliono e possono dedicare canali specifici a progetti specifici come quelli sopra elencati, ma questo creerà solo un lungo elenco di canali disorganizzati. Ma, per aiutare a mantenere le cose organizzate, mi piace l'inclusione di una scheda Attività nella parte superiore di ogni canale per catturare le parti importanti di una conversazione.

Il concetto si sposta ulteriormente nel regno delle "comunicazioni aziendali" quando gli utenti sono molto più capaci di organizzare le proprie comunicazioni e hanno la possibilità di passare da un team all'altro o dipartimenti e organizzare ulteriormente gli sforzi (se necessario) con canali specifici e dedicati all'interno quelle squadre.

In questo modo, se un individuo fa parte di più di una squadra, non ha bisogno di destreggiarsi tra più di un account Slack o di una stanza Slack, ma ha invece la possibilità di passare da una squadra all'altra.

L'approccio di Microsoft all'IA nelle UC

Nel settembre del 2017, Lori Wright ha spiegato che Microsoft aveva "una nuova visione per le comunicazioni intelligenti", che avrebbe trasformato "le esperienze di chiamata e incontro per persone e organizzazioni in tutto il mondo".

L'idea generale era che questo nuovo paradigma delle comunicazioni intelligenti vada oltre le "tradizionali comunicazioni unificate" includendo capacità più intelligenti e proattive.

Questo annuncio riguardava principalmente un cambiamento di strategia da parte di Microsoft, concentrando maggiormente l'attenzione su Teams come soluzione di collaborazione responsabile della promozione di questo concetto di comunicazioni intelligenti.

Sembra che il piano sia quello di consentire ai team di eliminare gradualmente Skype for Business, indipendentemente dal fatto che questo sia o meno il futuro per Microsoft, ma l'attenzione alle comunicazioni intelligenti è assolutamente ancora un componente fondamentale della piattaforma. Ciò che è interessante da vedere, tuttavia, è che alcune delle ultime versioni di Microsoft vengono utilizzate sia in Skype che in Teams, senza menzionare affatto Skype for Business.

Ad esempio, guarda il recente annuncio di Microsoft di una funzionalità di sfocatura dello sfondo all'interno di Skype e Teams. Sfruttando l'IA, gli utenti possono scegliere di sfocare lo sfondo in una videoconferenza per nascondere il disordine.

Da un lato il termine "Comunicazioni intelligenti" può essere utilizzato per descrivere la collaborazione complessivamente migliorata fornita da una soluzione come Teams, principalmente l'editing live e la condivisione di file insieme alla chat persistente.

Ma in realtà il termine va un po' oltre, e Microsoft mette in evidenza alcune interessanti funzionalità rese possibili da questa nuova idea di collaborazione intelligente:

• Prima dell'inizio di una riunione, i team individueranno e "riporteranno in superficie" quelle che considerano informazioni o documenti rilevanti che aiuteranno nello sforzo di collaborazione.
• All'interno di una riunione, i team acquisiranno e trascriveranno la conversazione insieme a sottotitoli codificati per tempo e persino al riconoscimento vocale per attribuire commenti a relatori specifici.
• Dopo la riunione, i team scaricheranno automaticamente la registrazione e la trascrizione di quella riunione in qualsiasi canale o conversazione pertinente sulla piattaforma. Ciò consente a chiunque all'interno dell'organizzazione di cercare e rivedere il contenuto della riunione.

L'intera idea, come accennato in precedenza, riguarda la semplificazione del processo di lavoro - ora questo è un po' un cavallo morto a questo punto, questo è l'intero concetto al di là dell'IA e delle automazioni.

Ma penso che sia importante vedere questo concetto messo in atto nella realtà, e Microsoft, ad esempio, ha alcuni inizi molto interessanti nel mondo reale per la rivoluzione dell'IA.

Ciò che è particolarmente interessante, ovviamente, è il concetto principale di "Comunicazioni intelligenti", che indica un chiaro focus e priorità, da parte di Microsoft all'interno della piattaforma Teams, non solo sull'introduzione di nuove funzionalità, ma sull'innovazione drastica del modo in cui viene svolto il lavoro .

Conclusione: sfruttare Office 365

Queste soluzioni di livello Enterprise si stanno chiaramente affermando e stanno per sostituire alcune delle nostre soluzioni più amate. Ad esempio, Microsoft Teams sta andando molto bene in particolare, e in realtà sta guadagnando un bel po' di terreno su Slack. A dicembre 2018, Computer World ha riferito che MS Teams "è ora la seconda app di chat aziendale più popolare".

Hanno notato che sui risultati di un recente sondaggio di Spiceworks il 21% degli intervistati utilizzava Teams ora, rispetto a un semplice 3% nel 2016. Anche se non possiamo ancora contare i nostri polli prima che si schiudano, e questo è solo un sondaggio con portata limitata, penso che vi sia una chiara indicazione di una reazione alle esigenze aziendali esistenti. Slack ha davvero introdotto l'idea di una chat persistente che funziona per sostituire la posta elettronica e consente comunicazioni e collaborazioni sempre attive in tempo reale.

Ma queste piattaforme come Webex Teams e Microsoft Teams hanno riconosciuto che il software di collaborazione in team è molto più di una semplice chat room IRC, altrimenti IRC non sarebbe stato sostituito da applicazioni più belle e brillanti. La capacità di collaborare non solo tramite testo, ma anche tramite video, lavagna e persino co-editing di documenti è così potente che non c'è motivo per non renderlo possibile.

È anche qui che Microsoft Teams brilla in modo piuttosto forte, in particolare, la profonda inclusione e integrazione degli strumenti e dei prodotti Microsoft Office e Office 365 esistenti. È un eufemismo dire che la suite Office è stata rivoluzionaria e continua ad esserlo (almeno in qualche modo, anche se ha solo generato concorrenti migliori).

La possibilità di afferrare semplicemente una soluzione facile da usare, e persino gratuita, che non solo funziona ma sfrutta in modo specifico alcuni degli strumenti più comuni che stiamo già utilizzando quotidianamente è un po' un gioco da ragazzi, invece di mettere insieme altri strumenti. Dopotutto, non è questo il punto dietro le Unified Communications?