I 12 migliori strumenti di collaborazione mobile e perché ne hai bisogno ora

Dati recenti sui vantaggi del lavoro a distanza per i datori di lavoro mostrano che i dipendenti che lavorano da casa sono il 15% più produttivi rispetto ai membri del team in ufficio, facendo risparmiare alle aziende una media di $ 11.000 all'anno.

Gli strumenti di collaborazione mobile come le app per la condivisione di file, le piattaforme di videochiamata e la messaggistica istantanea in movimento consentono ai membri del team di comunicare tra loro da qualsiasi luogo con la stessa rapidità che farebbero in un ambiente d'ufficio tradizionale.

Quali funzionalità dovresti cercare negli strumenti di collaborazione mobile e quali sono le migliori opzioni? Inoltre, vale la pena utilizzare le versioni mobili del popolare software di collaborazione in team o le funzionalità più importanti sono disponibili solo nelle versioni desktop?

Che cos'è la collaborazione mobile?

La collaborazione mobile è il processo di utilizzo di strumenti di collaborazione e comunicazione mobile del team per connettere i membri del team, indipendentemente da dove si trovano o dal dispositivo che stanno utilizzando.

Queste app possono essere versioni mobili di software desktop o strumenti di collaborazione in team mobili autonomi senza una controparte desktop.

Gli utenti possono connettersi tra loro da dispositivo mobile a dispositivo mobile o da un computer desktop a un dispositivo mobile come un tablet o uno smartphone.

Gli strumenti e le funzioni di collaborazione mobile più popolari sono:

• Condivisione di file mobili
• Prendere appunti sul cellulare
• Videochiamate mobili
• Messaggero di chat mobile
• Gestione dei progetti mobili
• Condivisione dello schermo mobile

Quali sono i vantaggi della collaborazione mobile?

Le app di collaborazione mobile consentono ai membri del team di lavorare secondo i propri programmi da qualsiasi luogo abbiano accesso a Internet.

Ulteriori vantaggi includono:

• Comunicazione interna migliorata
• Tempi di progetto più brevi
• Risparmi
• Comunicazione conveniente
• Morale dei dipendenti più alto
• Collaborazione migliorata
• Monitoraggio semplificato del progetto

Quali sono i migliori strumenti per la condivisione di file mobili?

Le app di collaborazione mobile per la condivisione di file forniscono una posizione centrale per tutti i documenti relativi a un progetto specifico e consentono loro di condividere tutti i file che hanno creato con altri membri del team. Questi strumenti di collaborazione online gratuiti aiutano a ridurre il numero di email infinite e consentono la modifica di file e commenti in tempo reale.

Forniscono inoltre il controllo della versione per impedire ai membri del team di lavorare su bozze obsolete.

Quando valuti questi strumenti di collaborazione mobile, considera la quantità di spazio di archiviazione che offrono ai file, nonché il controllo dell'accesso e le misure di sicurezza dell'app.

documenti Google

Google Docs è l'app di condivisione file basata su browser più nota, che fornisce app di collaborazione desktop e mobili per dispositivi Android e iOS.

Come con la versione desktop, l'applicazione mobile di Google Documenti consente agli utenti di concedere l'accesso ai file a utenti specifici o di fornire l'accesso ai file tramite un collegamento condiviso. La modifica offline è un altro enorme vantaggio di Google Docs, disponibile anche nella versione mobile.

Le uniche caratteristiche principali mancanti dall'app mobile sono le modifiche, le forme e le intestazioni/piè di pagina suggerite. Sebbene la modifica sia possibile all'interno della versione mobile, tieni presente che gli utenti devono anche scaricare Google Drive se desiderano creare cartelle specifiche per i documenti.

Altre funzionalità di Google Documenti per dispositivi mobili includono:

• Funzionalità da voce a testo
• Aggiungi/risolvi commenti al documento
• Etichettatura dei commenti
• Strumento di evidenziazione
• Accetta/nega le modifiche
• Cronologia delle revisioni

Oltre alla creazione, condivisione e modifica di documenti tramite Google Docs, Google offre anche versioni mobili del suo strumento per fogli di lavoro, Fogli Google, e del suo strumento di presentazione, Presentazioni Google. Dai un'occhiata al nostro post sui migliori hack di Google Doc per ulteriori informazioni sulle funzionalità desktop e mobili aggiuntive.

Dropbox

Dropbox è un'app desktop e mobile per la condivisione di file multipiattaforma con oltre 175 tipi di file supportati, tra cui immagini, Adobe PDF, documenti Google e Microsoft Office e altro ancora.

Compatibile con dispositivi mobili sia iPhone che Android, Dropbox offre sia l'archiviazione di file che l'editing e la collaborazione in tempo reale. Gli utenti possono condividere file tra loro e creare cartelle per organizzare i documenti per progetto o team.

Mentre la sua versione gratuita consente fino a 2 GB di spazio di archiviazione, i piani a pagamento forniscono spazio di archiviazione illimitato.

Dropbox mobile non offre tante funzionalità come la sua versione desktop, ma fornisce comunque la sincronizzazione automatica dei documenti, l'accesso offline ai file e la scansione di documenti/immagini dalle fotocamere degli smartphone.

Altre funzionalità di Dropbox per dispositivi mobili includono:

• Protezione della password
• File di commento
• Stampa a distanza
• Condivisione di link e file SMS
• Cronologia di modifica dei file
• Notifiche push
• Barra di ricerca file

Cosa sono le app per prendere appunti per dispositivi mobili?

Che tu stia partecipando a una videoconferenza o a una riunione di persona con un cliente, l'utilizzo di un'app mobile per prendere appunti semplifica il caricamento, la condivisione e la revisione di informazioni importanti in un secondo momento.

Crea elenchi di cose da fare, scambia idee con altri membri del team e accedi a file aggiuntivi in ​​app come EverNote e Microsoft OneNote.

EverNote

EverNote è un dispositivo mobile per prendere appunti e un sistema di archiviazione virtuale che consente agli utenti di organizzare le note in "Notebook" specifici per argomento o di classificare le note tramite tag argomento.

Gli utenti possono creare elenchi di cose da fare, allegare e commentare file, includere pagine Web e persino scansionare biglietti da visita in EverNote. Lo strumento si integra anche con altre piattaforme di collaborazione in team come Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce e Microsoft Teams.

Le funzionalità mobili di EverNote includono anche:

• Sincronizzazione automatica
• Note audio
• Annotazione PDF
• Bacheche virtuali
• Accesso unico

EverNote offre una versione base gratuita e due opzioni a pagamento che forniscono spazio di archiviazione aggiuntivo.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote è un taccuino digitale che funge da applicazione mobile per prendere appunti sia individuale che a livello di team. Gli utenti possono separare i taccuini in diversi argomenti e sezioni, acquisire contenuti dal Web e condividere interi taccuini e singole pagine di note con altri membri del team. Chiunque abbia accesso alle note può annotarle/modificarle in tempo reale.

È particolarmente popolare per la sua capacità di convertire le note scritte a mano in testo digitato attraverso la sua funzione di riconoscimento del testo OCR. Gli utenti di OneNote possono anche disegnare e annotare note, evidenziare testo importante e caricare foto dal proprio dispositivo mobile nelle proprie note.

La versione mobile di Microsoft OneNote offre anche:

• Liste di cose da fare
• Sincronizzazione cloud
• Accesso offline
• Registrazione audio e video
• Modelli per prendere appunti
• Tag personalizzati
• Nota la cronologia delle versioni
• Note adesive virtuali

Le piattaforme di videochiamata mobile valgono la pena?

Il software per conferenze Web consente riunioni faccia a faccia tra membri del team, dipartimenti e project manager remoti, rendendolo una delle funzionalità di collaborazione mobile più importanti di questo elenco.

Le piattaforme di videochiamata mobile assicurano che i dipendenti non perdano queste importanti riunioni, indipendentemente da dove si trovino, e rendono anche facile per i membri del team partecipare a webinar o sessioni di formazione virtuale da qualsiasi luogo.

Oltre alle videoconferenze mobili, molti di questi strumenti forniscono anche funzionalità come condivisione dello schermo, messaggistica in chat, strumenti di pianificazione, registrazione di riunioni e altro ancora.

Zoom e GoToMeeting sono i due principali strumenti di videochiamata mobile perché offrono le versioni mobili più complete del loro software desktop.

Andare alla riunione

Il software per conferenze Web GoToMeeting è una delle alternative Skype for Business più popolari grazie a funzionalità come la registrazione e la trascrizione delle riunioni, gli strumenti per la lavagna e il presentatore dei pass e un forte controllo dell'amministratore.

La sua versione mobile compatibile con iOS, Blackberry e Android non è meno robusta e fornisce funzionalità essenziali al di fuori delle semplici videochiamate, il che significa che elimina la necessità di scaricare più strumenti di collaborazione mobile.

Gli utenti di Mobile GoToMeeting possono vedere fino a sei schermate simultanee, beneficiare della visualizzazione attiva degli oratori e condividere schermate con altri partecipanti.

Ulteriori funzionalità di GoToMeeting per dispositivi mobili includono:

• Strumento di messaggistica in chat
• Programmazione delle riunioni
• Partecipa alla riunione con un clic
• Annotazione schermo condiviso
• Registrazione di riunioni mobili
• Chiamate audio VoIP
• Passa presentatore
• Notifiche push promemoria riunione

Tieni presente che al momento della stesura di questo documento, le app di collaborazione mobile GoToMeeting sono disponibili solo con piani a pagamento.

Ingrandisci

Zoom è la piattaforma di videoconferenza più popolare del momento e la sua app mobile per Android e iOS è solo un altro motivo.

Gli utenti possono vedere fino a quattro schermi contemporaneamente e possono scorrere per vedere schermi aggiuntivi nelle riunioni più grandi.

Chiunque può partecipare a una riunione Zoom su un dispositivo mobile tramite un collegamento alla riunione, il che significa che non è necessario scaricare l'app (sebbene coloro che ospitano le riunioni dovranno farlo). I ritardatari possono persino partecipare a una riunione in corso tramite il proprio dispositivo mobile e gli host possono invitare altri a partecipare dopo l'inizio della riunione.

Ulteriori funzionalità di Zoom Mobile includono:

• Condivisione di file
• Scorciatoie Siri
• Disattiva/attiva l'audio dei partecipanti
• La sala d'attesa mobile virtuale
• Messaggistica in chat
• Visualizzazione predefinita dell'altoparlante attivo
• Condivisione dello schermo
• Strumento lavagna (solo iPad)
• Co-annotazione di condivisione dello schermo
• Sfondi virtuali
• Modalità di guida sicura
• Funzione di alzata della mano

Se i recenti problemi di sicurezza come Zoombombing ti hanno fatto riflettere due volte sull'utilizzo di questa popolare piattaforma di videochiamate, il nostro elenco delle migliori alternative a Zoom offre opzioni aggiuntive.

Quali app di messaggistica di chat mobile dovresti usare?

Le app di chat messenger sono strumenti di collaborazione mobile che consentono la comunicazione interna istantanea. Sono ideali per inviare annunci a livello aziendale, ottenere chiarimenti rapidi o persino sondare o chiedere feedback ai membri del team.

Queste app dovrebbero consentire agli utenti di creare canali sia privati ​​che pubblici in base a team, argomenti e altro. Gli utenti dovranno anche contrassegnare/menzionare i singoli utenti o i canali nel loro insieme, per garantire che i dipendenti siano informati sulle informazioni specifiche del team e urgenti.

Alcune app di chat messenger consentono anche la condivisione di file in-app, le videochiamate e le chiamate in audioconferenza.

lento

Slack è l'app di chat messenger più famosa e la sua versione mobile è compatibile con dispositivi desktop e mobili.

La versione mobile di Slack organizza i canali di chat nel menu di navigazione, consente la creazione di thread secondari e tag utente e si integra persino con strumenti di collaborazione di gruppo popolari come Google Docs, Asana e Jira.

Gli utenti possono inviare messaggi in gruppi pubblici e privati ​​o canali individuali e possono caricare e accedere ai file tramite integrazioni di app di terze parti.

Ulteriori funzionalità di Slack Mobile includono:

• Aggiornamenti di stato
• Non disturbare
• Reazioni Emoji
• Canali ricercabili
• Possibilità di contrassegnare i messaggi come non letti
• Promemoria di risposta
• Modifica e cancellazione dei messaggi
• Modalità scura

Se Slack non è adatto alla tua squadra, il nostro elenco delle migliori alternative Slack offre opzioni aggiuntive.

Segnale

Signal è lo strumento di messaggistica istantanea mobile ideale per le aziende particolarmente interessate alla sicurezza e alla privacy.

Tutti i messaggi e le chiamate sono crittografati end-to-end, i dati degli utenti non sono condivisi e, soprattutto, Signal è open source e completamente gratuito. Oltre alla messaggistica in chat, Signal consente anche videochiamate individuali illimitate e chiamate audio VoIP.

Ulteriori caratteristiche includono:

• Reazioni di emoticon
• Condivisione di file, immagini e video
• Messaggi a scomparsa
• Accesso al numero PIN
• Utenti bloccati

Signal non ha tutti gli strumenti di collaborazione in-app di Slack, ma è la scelta giusta per i membri del team che hanno bisogno di un modo per comunicare rapidamente tra loro durante la giornata lavorativa.

Quali sono i migliori strumenti di gestione dei progetti mobili?

Gli strumenti di gestione del progetto consentono ai leader del team di assegnare compiti e monitorare l'avanzamento del progetto e consentono ai dipendenti di comprendere facilmente le proprie responsabilità e ruoli.

Queste piattaforme sono anche importanti strumenti di collaborazione mobile perché forniscono diagrammi di Gantt e visualizzazioni Kanban, elenchi di cose da fare e consentono ai project manager di impostare le dipendenze delle attività.

Sebbene le popolari opzioni di software di gestione del lavoro come Monday.com, Trello e Basecamp abbiano eccellenti versioni desktop, le loro applicazioni mobili compromettono molte funzionalità essenziali.

Scrivere

Wrike è un software di collaborazione in team che offre un'app Android gratuita e un'app mobile iOS oltre alla sua versione desktop più robusta.

Wrike fornisce flussi di attività delle attività in tempo reale, offre visualizzazioni basate su schede e fogli di calcolo e si integra con altri popolari strumenti di collaborazione in team come Slack, Microsoft Teams e Zoom.

Sebbene sia possibile accedere agli altri strumenti di collaborazione mobile in questo elenco tramite un browser Web mobile, tieni presente che il download dell'app stessa è l'unico modo per utilizzare Wrike su un dispositivo mobile.

Ulteriori funzioni mobili di Wrike includono:

• Assegnazione di compiti a più dipendenti
• Assegnazione di sottocompiti
• Scadenze
• Modalità offline
• Condivisione di file
• Commenti sulle attività
• Tracciamento del tempo
• Vista del carico di lavoro
• Barra di ricerca a livello di app

Asana

Asana è una popolare piattaforma di gestione del lavoro desktop, particolarmente nota per il suo sistema di gestione delle attività in stile checklist e viste multiple della bacheca.

La sua versione mobile Android e iOS offre la maggior parte delle stesse funzionalità dello strumento desktop, comprese le visualizzazioni calendario, Gantt e Kanban. L'app mobile di Asana include notifiche push, assegnazioni di attività e commenti e persino la definizione delle priorità delle attività.

I team leader possono anche rivedere e approvare attività e file caricati online o offline.

Ulteriori caratteristiche includono:

• Note vocali
• Aggiornamenti sullo stato di avanzamento delle attività
• Scadenze
• Agenda delle riunioni
• Creazione di attività secondarie
• Modelli di progetto predefiniti
• Modifica di file

Scopri di più sui prezzi e sui piani di Asana nella nostra recensione dettagliata.

Cosa sono le app di condivisione dello schermo mobile?

Le app gratuite di condivisione dello schermo offrono ai membri del team una visione in tempo reale dello schermo di qualcun altro, rendendo molto più semplice insegnare ai dipendenti come utilizzare un nuovo software, identificare un problema tecnico o fornire assistenza ai clienti.

Le app di condivisione dello schermo dovrebbero includere l'accesso alla lavagna e consentire il controllo remoto e alcune potrebbero persino includere funzionalità come la stampa remota e la registrazione dello schermo della sessione.

Alcuni degli strumenti sopra menzionati, come Zoom e GoToMeeting, forniscono funzionalità di condivisione dello schermo oltre ad altre funzionalità come le videochiamate e la condivisione di file. Tuttavia, gli strumenti di collaborazione mobile riportati di seguito sono esclusivamente applicazioni di condivisione dello schermo.

Mikogo

Mikogo è una piattaforma di condivisione dello schermo mobile e desktop compatibile con dispositivi Apple iOS e Android.

Collega utenti desktop e mobili, nonché utenti mobile-to-mobile e supporta le conferenze vocali durante le sessioni di condivisione dello schermo. Solo gli utenti che desiderano condividere i propri schermi devono scaricare l'app, mentre i partecipanti possono partecipare tramite un browser. Gli utenti possono condividere i loro interi schermi mobili o desktop o una singola applicazione.

Mikogo è unico in quanto memorizza i dati relativi alle sessioni di condivisione dello schermo passate, inclusi i partecipanti, la durata della riunione, la data della riunione e altro ancora. La condivisione dello schermo uno-a-uno è gratuita per sempre, mentre gli utenti a pagamento possono condividere fino a 25 schermi contemporaneamente.

Mikogo offre anche:

• Passa alla funzione presentatore
• Telecomando per mouse e tastiera
• Strumento lavagna
• Registrazione dello schermo della sessione
• Trasferimento di file

Any Desk

AnyDesk è uno dei migliori strumenti di collaborazione mobile multipiattaforma per la condivisione dello schermo.

È compatibile con dispositivi mobili Android e Apple e computer desktop ed è particolarmente noto per fornire accesso automatico. Ciò significa che qualsiasi utente con una password può accedere allo schermo di un membro del team da remoto ogni volta che lo desidera, rendendolo uno strumento ideale per i rappresentanti del servizio clienti.

Mentre la sua versione gratuita è limitata alla condivisione rigorosamente dello schermo, i suoi tre piani a pagamento forniscono funzionalità come:

• Stampa a distanza
• Strumenti per lavagna
• Condivisione di file
• Telecomando
• Registrazione dello schermo della sessione
• Messaggistica in chat

Gli strumenti di collaborazione mobile sono validi quanto il software di collaborazione del team desktop?

Sebbene gli strumenti di collaborazione mobile potrebbero non offrire tutte le funzionalità delle loro controparti desktop, non compromettono funzioni essenziali come prendere appunti, condivisione dello schermo, funzionalità di gestione delle attività, videochiamate e condivisione di file.

Gli strumenti di collaborazione mobile offrono lo stesso valore delle versioni desktop con maggiore praticità, facilità d'uso e flessibilità, quindi non sorprenderti se i membri del team iniziano a preferirli al software standard.

Tuttavia, per evitare che questi strumenti occupino troppo spazio di archiviazione ed evitare il fastidio di passare continuamente da un'app all'altra, è meglio fare affidamento su strumenti di collaborazione mobile che offrono un insieme più completo di funzionalità, al contrario di quelli che si concentrano solo su una una caratteristica principale.

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