Servizio VoIP mensile vs annuale: il migliore per la tua azienda

I fornitori di software Business VoIP (Voice over Internet Protocol) come Nextiva, RingCentral e Vonage offrono un risparmio sui costi del 30-50% rispetto ai tradizionali telefoni fissi.

Si ritiene che la firma di un contratto a lungo termine con un fornitore di sistemi telefonici sia un modo per aumentare ulteriormente i risparmi.

Sulla scia dell'impatto catastrofico del COVID-19 su molte aziende, le aziende stanno rivalutando i veri vantaggi di essere bloccate in un contratto con un unico fornitore che è un incubo da cui uscire quando si verificano circostanze impreviste.

Per molti, ora è il momento di passare a un servizio VoIP senza contratto.

Una maggiore flessibilità non è l'unico motivo per cui non vale la pena considerare alcuna opzione contrattuale.
Qui, esploreremo perché rinunciare a un lungo contratto telefonico VoIP può essere la mossa giusta per la tua azienda.

Sommario:

1. VoIP contratto contro nessun contratto per le imprese
2. Svantaggi di un servizio VoIP convenzionato
3. Vantaggi di un sistema VoIP senza contratto
4. Potenziali insidie ​​di un provider VoIP senza contratto
5. Contratto vs nessun prezzo contrattuale

VoIP contratto contro nessun contratto per le imprese

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I fornitori di servizi telefonici VoIP a contratto di solito richiedono un impegno di almeno un anno in cambio di un prezzo complessivo inferiore per i loro servizi. Il prezzo annuale deve essere pagato in totale alla data di inizio del piano, più eventuali costi di attivazione e configurazione.

Potrebbe anche essere necessario pagare per aggiornare la connessione Internet Wi-Fi e la larghezza di banda oltre all'acquisto di un nuovo router e altre apparecchiature.

Nessun piano contrattuale addebiterà una tariffa mensile complessiva più elevata e potrebbe comunque aver bisogno di una connessione Internet a banda larga aggiornata, ma non richiedono un pagamento anticipato di grandi dimensioni.

Ad esempio, il provider VoIP Nextiva addebita $ 251,40/utente all'anno per il suo piano Professional Business Phone. Il piano mensile senza contratto costa $ 24,95 per utente al mese o $ 299,40 per utente all'anno. La firma di un contratto di un anno offre un risparmio del 20%, ma richiede l'impegno per un sistema telefonico Nextiva VoIP per l'intero anno.

Ciò significa che anche se i servizi di Nextiva non soddisfano le tue aspettative, probabilmente non sarai in grado di rompere il contratto e riavere tutti o parte dei tuoi soldi. Se vuoi terminare il tuo contratto in anticipo, dovrai pagare una penale che spesso annulla qualsiasi risparmio significativo che guadagneresti interrompendolo prima della fine dell'anno.

La tabella seguente delinea le altre principali differenze tra un contratto annuale e i servizi VoIP di mese in mese.

Svantaggi di un servizio VoIP convenzionato

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Oltre al costo iniziale più elevato, essere "bloccato in" un contratto VoIP presenta altri svantaggi.

Questi includono:

• Il processo negoziale
• Commissioni nascoste
• Un improvviso calo della qualità del servizio
• Inflessibilità di recessione aziendale

Il processo di negoziazione

I contratti con qualsiasi provider SaaS possono essere difficili da negoziare.

Questi contratti sono, senza eccezioni, inizialmente scritti a vantaggio del fornitore rispetto al cliente. Una negoziazione di successo richiede un lungo avanti e indietro e persino l'assistenza di un avvocato a contratto, spesso entrambi.

Le aree di negoziazione più importanti includono garanzie e SLA, caratteristiche e funzionalità previste, protezione e proprietà dei dati e clausole di indennizzo. (Il nostro post sugli accordi sul livello di servizio di successo fornisce ulteriori informazioni.)

Le piccole imprese che non hanno molta leva finanziaria spesso finiscono in svantaggio, ma le aziende più grandi che sono affermate e in grado di corteggiare più fornitori contemporaneamente possono ricevere prezzi e condizioni migliori.

I servizi di comunicazione non contrattuali richiedono l'acquisto di una semplice licenza software (il diritto all'utilizzo del servizio VoIP) anziché richiedere anche una noiosa negoziazione SLA.

Commissioni nascoste

Come con qualsiasi soluzione di comunicazione aziendale a contratto, così spesso quel "ottimo affare" che pensi di ottenere da un contratto VoIP è rovinato da tariffe nascoste e spese di avvio fasulle.

Ci sono costi di installazione, costi di risoluzione anticipata, costi di installazione, costi se superi i limiti mensili impostati, tariffe E911, tariffe per utenti aggiuntivi e quelle misteriose tariffe di "supporto".

Soprattutto quando firmi il contratto per la prima volta, non sorprenderti se quelle commissioni finiscono per costarti tanto quanto o anche di più del costo dei servizi stessi.

I fornitori utilizzano anche scappatoie legali per addebitare commissioni per programmi di conformità normativa come RCIP e le leggi del servizio universale federale. Inoltre, all'interno di questi contratti usano un linguaggio intenzionalmente vago (pensa a "deve" invece di "deve") per evitare responsabilità finanziarie se il loro livello di servizio diminuisce.

Sebbene nessuno possa evitare del tutto le commissioni, puoi evitarne molte se scegli un piano mensile. Il nostro post sulle tasse e le tasse legali del VoIP ti aiuterà a saperne di più su cosa cercare.

Diminuzione della qualità del servizio

Prima di firmare un contratto, i fornitori di VoIP ti promettono il mondo: assistenza clienti immediata, tempo di attività del 99,999% a parte le interruzioni di corrente, qualità delle chiamate cristallina e funzionalità "rivoluzionarie" che puoi ottenere solo con quel provider specifico.

Ma una volta firmato quel contratto?

Potresti riscontrare una grave diminuzione della qualità complessiva del servizio, comprese le chiamate perse, le notifiche perse e problemi con le regole di inoltro delle chiamate.

Ma quando chiedi aiuto, il tuo provider non corre per aggiustare le cose. Hanno già i tuoi soldi e ti hanno intrappolato in un contratto dal quale sanno che non potrai recedere per un anno o più.

Quando lavori con i tuoi clienti, con chi trascorrerai più tempo: il cliente che ha già acquistato il tuo prodotto più costoso o quello che non l'ha ancora fatto?

Non vuoi che la tua attività soffra perché il tuo provider VoIP è troppo impegnato a inseguire il prossimo vantaggio per accettare la tua richiesta di supporto o guidarti attraverso una nuova funzionalità.

Inflessibilità di recessione aziendale

In precedenza in questo post, abbiamo menzionato l'impatto che la pandemia di COVID-19 del 2020 ha avuto sulle aziende di ogni dimensione e in ogni settore immaginabile.

Probabilmente hai notato molte vetrine vuote e forse il tuo stesso posto di lavoro è stato costretto a ridurre il personale per mantenere le porte aperte durante la pandemia.

Una delle tante lezioni che il Coronavirus ha insegnato alle aziende è che avere la flessibilità e la libertà di tagliare immediatamente le proprie spese operative può fare la differenza tra superare una crisi finanziaria o essere costrette a chiudere.

L'inflessibilità della recessione aziendale - AKA, l'incapacità di recedere da un contratto costoso quando il gioco si fa duro - può significare un disastro. Con un piano mensile, puoi stare tranquillo sapendo che, se si verificano imprevisti finanziari, politici, disastri naturali o altri problemi, non dovrai tagliare i servizi essenziali perché non puoi uscire dal tuo VoIP contrarre.

Vantaggi di un servizio VoIP di mese in mese

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Sebbene ci siano numerosi vantaggi in un piano senza contratto, i motivi più convincenti per evitare di firmare qualcosa sono:

• Essere in grado di sperimentare come la tua azienda trae vantaggio dal VoIP nel suo insieme
• Accettare un'offerta migliore da un concorrente nello spazio VoIP
• Selezione di funzionalità à la carte per un alto livello di personalizzazione
• Avere sempre il sopravvento

Opportunità di esplorare le esigenze VoIP della tua azienda

Andare con un fornitore senza contratto è una scelta particolarmente eccellente per le aziende che sono nuove nello spazio VoIP in generale.

Senza l'impegno di un contratto a lungo termine, puoi saperne di più su come funzionalità premium come l'audioconferenza e le videochiamate possono avvantaggiare la tua attività. Puoi anche capire meglio cosa cercare in un provider ed evitare di pagare piani costosi che devi ancora acquistare componenti aggiuntivi per adattarli alle tue esigenze. Sperimenta con le app mobili PBX ospitate, trunking SIP e softphone che ti consentono di rispondere alle chiamate dal tuo cellulare o tablet.

Avrai tempo per discutere con i membri del tuo team i pro ei contro dei servizi che hai provato, comprendere gli strumenti che li aiutano a lavorare in modo più efficiente e valutare meglio se sei pronto a passare completamente da un da rete fissa a VoIP.

Assicurati di approfittare anche delle prove gratuite dei migliori fornitori prima di prendere una decisione. Tieni presente che alcune società addebiteranno automaticamente la tua carta di credito il giorno in cui scade il periodo di prova, quindi se non sei interessato al provider, rimuovi la carta il giorno prima della fine del periodo di prova.

Possibilità di sfruttare un'offerta migliore

Il vantaggio numero uno di una soluzione VoIP senza contratto?

Essere in grado di accettare un'offerta migliore da un provider rivale.

Soprattutto alla luce dell'aumento del lavoro a distanza, lo spazio delle telecomunicazioni virtuali è più competitivo che mai. I fornitori stanno riducendo i prezzi l'uno dell'altro e aggiungendo linee telefoniche aggiuntive gratuite e chiamate illimitate verso Stati Uniti e Canada per invogliare gli utenti. Offrono anche funzionalità come la messaggistica di chat dal vivo e integrazioni software avanzate con piattaforme come Skype e Zoom.

Quando sei intrappolato in un contratto a lungo termine, non sarai in grado di andare con un fornitore che ti offre tutte queste cose a un prezzo inferiore a quello che stai attualmente pagando.

Invece, sarai costretto a mantenere un servizio scadente fino alla scadenza del tuo contratto, mentre i tuoi concorrenti si faranno avanti e inizieranno invece a beneficiare di quell'offerta.

Livello superiore di personalizzazione

I piani di servizio in bundle forniscono numerose funzionalità VoIP come ID chiamante, operatori automatici, posta vocale virtuale, instradamento avanzato delle chiamate in entrata e registrazione delle chiamate in un unico pacchetto a un prezzo fisso.

Ma quando si opta per uno di questi piani in bundle, è probabile che paghi per funzionalità che non ti servono davvero e che ne manchi alcune di cui potresti trarre vantaggio. Scegli invece le tue funzionalità à la carte e pagale individualmente, personalizzando completamente il tuo piano.

Inoltre, ricorda che i provider aggiungono sempre nuove funzionalità e migliorano l'esperienza dell'utente. Più tempo impiegherai a firmare un contratto, migliore sarà il prodotto che avrai in mano quando lo farai.

Avere il sopravvento

Infine, quando non ti impegni con un contratto a lungo termine con un fornitore di servizi, avrai sempre il sopravvento.

Pensa al livello di cura con cui nutri i tuoi contatti quando vuoi davvero che diventino clienti. Ti prendi il tempo per rispondere alle loro domande e persino fornire offerte speciali per addolcire la pentola. I fornitori faranno lo stesso per te.

Inoltre, se alla fine decidi di passare a un piano contrattuale, avrai molto più potere negoziale come cliente esistente.

Potenziali insidie ​​di un provider VoIP senza contratto

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Sebbene ci siano chiari vantaggi nella scelta di un fornitore senza contratto, ci sono alcune cose di cui diffidare.

Innanzitutto, non sperimenterai lo stesso livello di assistenza clienti dei clienti a contratto. Spesso, a coloro che hanno un contratto viene assegnato un account manager dedicato e ricevono un supporto prioritario, il che significa che le loro richieste di supporto avranno sempre la precedenza sulle tue.

Prendi in considerazione la possibilità di collaborare con un provider che dispone di una ricca base di conoscenze online da cui puoi attingere quando è necessario supporto.

Inoltre, poiché non hai negoziato un contratto, non avrai lo stesso livello di servizio garantito di quelli che l'hanno fatto. Sebbene molti fornitori offrano ancora un tempo di attività del 99%, (lo standard nello spazio SaaS) non sarai protetto allo stesso modo di quelli con uno SLA dettagliato.

Il più grande potenziale problema è essere colpito da un improvviso aumento mensile del prezzo perché non hai concordato un prezzo fisso garantito con il fornitore. Se ciò accade, dovrai scegliere tra pagare un importo mensile più alto, impegnarti in un contratto se puoi assicurarti un prezzo migliore o cambiare completamente fornitore.

Infine, tieni presente che probabilmente avrai meno controllo su come vengono utilizzati e condivisi i tuoi dati rispetto a quelli con un contratto. I fornitori possono condividere le tue informazioni di contatto, i dati su come utilizzi il servizio e altro con terze parti.

Anche se sarai comunque protetto dai protocolli VoIP FCC, assicurati di familiarizzare con la politica sulla privacy del provider e la sicurezza dei loro data center prima di prendere la decisione finale.

Contratto vs nessun prezzo contrattuale

Quanti soldi puoi risparmiare con un piano contratto - e quel risparmio è abbastanza grande da far valere la pena di un contratto annuale?

Di seguito, abbiamo delineato 5 dei principali provider VoIP e confrontato i prezzi dei contratti annuali dei loro piani più popolari con la scala dei prezzi mensili senza contratto.

Vuoi saperne di più su come i fornitori VoIP e i sistemi PBX più popolari e i trunk SIP dei provider si accumulano l'uno contro l'altro? I nostri articoli di confronto testa a testa, come questo su RingCentral vs 8×8, per vedere quale si adatta meglio alla tua attività.