Come ho reso la mia lista settimanale delle cose da fare in Notion più divertente e meno stressante

Non mi definirei un guru della produttività, ma ho testato centinaia di app per la produttività, comprese le app per l'elenco delle cose da fare. Tuttavia, ho scoperto che le app standard per le liste di cose da fare sono facili da usare ma spesso mancano di flessibilità e seguono un modello fisso per la gestione delle attività che potrebbero non soddisfare tutte le tue esigenze. Inoltre, le app per elenchi di cose da fare più popolari che ho utilizzato hanno funzionalità limitate nella versione gratuita e funzionalità essenziali come attività ricorrenti e promemoria sono spesso dietro un paywall.

A causa di queste limitazioni, alcuni mesi fa, ho abbandonato tutte le app delle mie liste di cose da fare e sono passato a Notion per tenere traccia delle mie attività. E indovina un po'? È la decisione migliore che abbia mai preso in vita mia. Ci sono molte ragioni per questo, ma soprattutto la flessibilità di Notion mi ha permesso di progettare un sistema di liste di cose da fare più efficiente e personalizzato che semplifica la gestione delle attività, dà priorità alle attività più importanti e tiene traccia di tutte le attività in un unico posto .

In questa guida imparerai come ho usato Notion per impostare il tracker dell'elenco di cose da fare più efficiente e aiutarti a progettare la configurazione dell'elenco di cose da fare che si adatta alle tue esigenze o a combinare tutte le tue attività in un unico posto e creare le tue cose da fare compiti quotidiani e senza stress.

Come funziona la nozione?

Se non hai mai sentito parlare di Notion prima, è uno strumento di lavoro all-in-one che ti consente di prendere appunti, organizzare dati e visualizzarli, collaborare con il tuo team, creare attività e gestirle in un unico posto.

Più che un semplice elenco di cose da fare, puoi utilizzare Notion come strumento di gestione dei progetti per il tuo lavoro professionale, annotare appunti, archiviare articoli, tenere traccia delle tue finanze, pianificare eventi e altro ancora. Ancora più importante, un account Notion personale ti consente di creare e archiviare pagine illimitate gratuitamente.

Fondamentalmente, in Notion, tutto funziona sulle pagine. Puoi creare pagine e aggiungere diversi elementi alla pagina, come intestazioni, immagini e tabelle, e persino creare database o importarli da altre pagine. Puoi collegare database da altre pagine e filtrarli, connetterti tra le pagine e altro ancora. Per i privati, Notion è gratuito senza limiti di pagine e ti consente anche di collaborare e lavorare in tempo reale con il tuo team

Tuttavia, Notion presenta dei limiti nel piano di livello gratuito per i team. Puoi visualizzare tutti i vantaggi e le limitazioni del team in questa pagina dei prezzi di Notion. In questo caso, se desideri creare una lista di cose da fare insieme al team o al genitore, puoi aggiungerli al tuo spazio di lavoro come ospite o invitarli al tuo team.

Nel piano gratuito puoi invitare fino a 10 ospiti e controllarne l'accesso individualmente. Se vuoi di più, puoi optare per il piano Plus, che consente fino a 100 ospiti, o il piano Business, che può consentire fino a 250 ospiti.

Poiché in questo post ci concentriamo principalmente sull'elenco delle cose da fare, un livello gratuito con supporto per dieci ospiti è più che sufficiente se desideri creare un elenco delle cose da fare per te o con il tuo partner o un team di meno di dieci persone. persone.

Principi che ho seguito per creare una migliore lista di cose da fare

Creare solo una lista di cose da fare per Notion non ti libera dallo stress. Per fare ciò, ho seguito molti altri principi per creare una versione migliore delle liste di cose da fare con l'aiuto di Notion.

Ho letto molti libri su come gestire le attività in modo efficiente e renderle divertenti e senza stress. Gli esperti condividono molti principi e strategie. Ho applicato questi principi per creare una versione migliore delle liste di cose da fare.

Uno di questi principi è Getting Things Done di David Allen. L'autore afferma che il nostro cervello non è destinato a memorizzare compiti ma piuttosto a elaborarli. Usando questo principio, scarico in Notion qualsiasi idea o compito in sospeso che mi viene in mente. Per una migliore organizzazione, li taggo e li organizzo.

Successivamente, chiarire i compiti. Invece di scrivere attività in modo vago, ad esempio, invece di attività che dicono "Leggi per 20 minuti", scrivo attività attuabili con informazioni dettagliate e utilizzabili, come "Leggi 20 pagine dal libro Getting Things Done".

Allo stesso modo, suddivido i compiti più importanti in sottoattività attuabili. Ad esempio, supponiamo che io stia pianificando una vacanza e voglia fare alcune cose in anticipo, come pianificare i voli, richiedere le ferie, prenotare hotel, creare un elenco di luoghi da visitare e altro ancora. In tal caso, elenco tutti gli elementi utilizzabili nell'attività principale e poi svolgo ciascuna attività ogni singolo giorno.

In questo modo, posso vivere senza stress sapendo esattamente cosa sto facendo senza procrastinare o preoccuparmi delle attività che intasano la mia casella di posta senza avere idea di cosa fare dopo. Posso rivedere tutte le tue attività, crearle e aggiungerle alle attività.

Successivamente, utilizzo la matrice Eisenhower per dare priorità alle attività in base alla loro urgenza e importanza. Supponiamo di non aver mai sentito parlare di Matrix prima; fondamentalmente, utilizzando questo principio, stabilisco la priorità dei compiti in base all'importanza e all'urgenza, il che può aiutarmi a concentrarmi su compiti che hanno un impatto elevato e a ridurre il tempo dedicato a compiti a bassa priorità.

La matrice è divisa in quattro categorie, che includono:

• Compiti urgenti e importanti: questi compiti richiedono la mia attenzione immediata e dovrebbero essere svolti immediatamente.
• Compiti non urgenti ma importanti: sono importanti ma non richiedono la mia attenzione immediata.
• Compiti urgenti ma non importanti: richiedono un'azione immediata ma non sono importanti per i miei obiettivi a lungo termine. Se possibile, delego questi compiti per risparmiare tempo e risorse.
• Attività non urgenti e non importanti: si tratta di attività che fanno perdere tempo e che devo eliminare dalla mia lista di cose da fare.

Come utilizzo Notion come efficiente strumento per l'elenco delle cose da fare

La flessibilità di Notion mi consente di creare un elenco di cose da fare efficiente che aderisce a tutti questi principi. Esistono diversi modi per creare un elenco di cose da fare in Notion.

Puoi utilizzare un'unica pagina per gestire tutte le tue attività, come scaricare le tue idee in Notion per liberare la tua clausola mentale, trovare attività importanti utilizzando la matrice di Eisenhower e infine suddividere le grandi attività secondarie in passaggi operativi e creare la tua cosa da fare finale lista.

Puoi anche separare questi processi in pagine diverse e utilizzare i dati di importazione per importare attività. Ciò rende una singola pagina meno ingombrante ma richiede uno sforzo maggiore per gestire e destreggiarsi tra più pagine.

Per la mia lista di cose da fare, ho creato tutte queste attività su un'unica pagina. Mi dà il controllo completo sull'attività e semplifica la ricerca delle attività in sospeso, imminenti e in corso in un unico posto. Tuttavia, come ho detto, puoi creare un elenco di cose da fare per Notion in base alle tue preferenze.

Come creare un tracker dell'elenco delle cose da fare in Notion

Puoi creare un tracker dell'elenco delle cose da fare utilizzando Notion Web o l'app mobile. Notion dispone anche di app dedicate per Mac e Windows. Dato che ci concentriamo su più attività, ti consiglio di utilizzare la versione desktop per una migliore visibilità e un migliore multitasking. Dopo aver configurato un tracker dell'elenco delle cose da fare, puoi utilizzare l'app mobile Notion per gestire tutte le tue attività.

Puoi duplicare il modello della mia lista di cose da fare per gestire tutte le tue attività in modo efficiente. Apri la pagina, fai clic sull'icona di copia nell'angolo in alto a destra dello schermo e seleziona Duplica. Se non hai effettuato l'accesso con il tuo account Notion, vuoi duplicarlo e il mio modello di elenco di cose da fare verrà duplicato.

1. Scarica tutte le tue attività in un unico posto

Nella prima tabella delle attività, libera la mente riunendo tutte le attività e le cose da fare in un unico posto. Fondamentalmente, l'idea è quella di liberare la mente memorizzando tutti i tuoi pensieri nell'idea. Questo può aiutarti a rimuovere lo stress mentale.

Una volta definite tutte le attività, classificale in base a ciò che conta di più. Puoi utilizzare una matrice Eisenhower per classificarli in base alle tue preferenze. Puoi classificarli come importanti o non importanti e urgenti o non urgenti.

2. Classifica le attività in base alle tue esigenze

In base al principio di cui sopra, le tue attività vengono automaticamente suddivise nelle categorie Fai prima, Pianifica, Delega ed Elimina. Sulla base di questo, puoi pianificare la tua giornata. In questo modo, puoi concentrarti sulle attività più importanti e preziose che aggiungono valore reale invece di dedicare il tuo tempo ad attività che non aggiungono valore.

3. Le attività finali da svolgere sono pronte

Infine, nel tavolo finale, i tuoi compiti importanti. Qui puoi utilizzare il principio Mangia quella rana per completare i compiti più importanti, nonché il principio di Pareto per trovare i compiti più preziosi.

Le attività elencate nella tabella finale delle cose da fare appartengono solo alla categoria importante e urgente per portarne di più e ottenere la maggior parte dell'impatto. Puoi anche personalizzare la tabella per includere attività pianificate e un elenco di attività consigliate da eliminare dalla tabella in base alle tue preferenze. Per aiutarti a concentrarti sui compiti più importanti, ho incluso solo quelli più importanti e urgenti.

Nella lista delle cose da fare puoi tenere traccia dell'attività per il giorno o la settimana. Puoi trascinare e rilasciare e spostare le attività nella sezione di avanzamento e, una volta terminato, puoi spostarle su Fine una volta terminata l'attività. Qui vedrai tutte le attività che hai completato. Se lo desideri, puoi rimuoverli completamente dall'elenco.

Utilizzando questo approccio, puoi utilizzare Notion per gestire le attività senza stress e concentrarti anche sulle attività più importanti che aggiungono valore reale. Se ritieni scomodo questo approccio, ho anche condiviso un semplice modello standard che puoi utilizzare per creare un semplice tracker di elenchi di cose da fare come le app di elenchi di cose da fare standard.

Ho condiviso i passaggi dettagliati di seguito. Tuttavia, ti consiglio vivamente di utilizzare il modello Elenco delle mie cose da fare per creare attività più significative. In effetti, puoi anche aggiungere l'automazione per rendere le attività più divertenti aggiungendo ricompense alla tua lista di cose da fare, aggiungendo tempo e guadagnando ricompense. Questa sarà una cosa più complessa da fare; tuttavia, hai ancora la flessibilità di Notion. Inoltre, non è necessario seguire il modello standard che ho condiviso. Puoi personalizzarlo in base alle tue preferenze.

Come creare una semplice lista di cose da fare in Notion

Per semplificare ulteriormente, puoi creare tre tipi di elenchi di cose da fare in Notion. Innanzitutto, puoi creare un semplice elenco di cose da fare utilizzando tabelle o elenchi puntati in Notion, che si adatta principalmente agli utenti di base che desiderano semplicemente un'app per l'elenco delle cose da fare con un elenco di attività e quindi contrassegnarle come completate al termine.

Successivamente, puoi creare app avanzate per elenchi di cose da fare utilizzando funzionalità avanzate in Notion. Puoi anche collaborare con il tuo partner o team, connetterti con strumenti esterni come Slack e Google Drive (la versione gratuita supporta solo strumenti limitati), integrare l'ultimo calendario Notion con i tuoi elenchi di cose da fare, creare visualizzazioni multiple come elenchi, bacheche , sequenze temporali basate sulla visualizzazione delle attività preferite, utilizza la ricerca avanzata, aggiungi filtri ad attività specifiche, aggiungi risorse e crea note per singole attività per un maggiore contesto, imposta date di scadenza e promemoria personalizzati e altro ancora.

Infine, puoi creare elenchi di cose da fare utilizzando modelli Notion di elenchi di cose da fare predefiniti, che sono più adatti sia agli utenti semplici che a quelli avanzati che non desiderano crearli manualmente. La parte migliore è che puoi iniziare con un modello e personalizzarlo in base alle tue esigenze.

Inoltre, puoi convertire e modificare gli elenchi di cose da fare da un formato all'altro. Ad esempio, puoi convertire un semplice elenco di cose da fare in un elenco di cose da fare avanzato aggiungendo più funzionalità, promemoria e tutte le funzionalità avanzate.

Creazione di un semplice elenco di cose da fare in Notion:

1. Per creare una semplice app per l'elenco delle cose da fare, apri Notion e fai clic su Crea pagina nella barra laterale in alto a sinistra.
   
2. Ora inserisci il titolo; puoi nominarlo come un elenco di cose da fare o un nome preferito.
3. Per renderlo attraente, passa il mouse sul titolo e in alto vedrai le seguenti opzioni: aggiungi un'icona, aggiungi una copertina e aggiungi un commento. Puoi aggiungere elementi extra per dargli l'aspetto migliore. Puoi fare clic sull'icona Aggiungi per aggiungere un'icona alla pagina e aggiungere una copertina per aggiungere una foto di copertina. Notion ha alcune foto di copertina dall'aspetto davvero unico integrate; puoi usarli o aggiungerne di tuoi.
   
4. Ora, per creare l'elenco principale delle cose da fare, qui puoi utilizzare il database o la tabella. Per semplificare le cose, puoi utilizzare il semplice elemento predefinito dell'elenco di cose da fare di Notion per aggiungere e contrassegnare le attività. Se hai bisogno di funzionalità extra per l'elenco delle cose da fare, devi creare un database.
5. Per creare un semplice elenco di cose da fare, fai clic sullo spazio , quindi inserisci /to-do list e seleziona l'elenco delle cose da fare dall'elenco delle opzioni.
   
6. Se vuoi creare qualcosa di più avanzato, inserisci /, quindi digita database e aggiungi il database.
7. Una volta creato un database, rinominalo nella prima colonna in " Nome attività " e quindi crea un'attività.
8. Fai clic sul segno più per aggiungere una colonna e qui puoi aggiungere tag per impostare le priorità per l'attività. Puoi aggiungere numeri prioritari in base alle tue preferenze.
   
9. Successivamente, puoi aggiungere la colonna di stato per tenere traccia dello stato delle attività, sia che siano state completate o in sospeso.
10. Successivamente, fai nuovamente clic sul segno più, seleziona " Data di scadenza " dall'elenco e aggiungi una data di scadenza. Puoi anche impostare promemoria. Attiva l'interruttore accanto al promemoria per impostare l'ora in cui desideri ricevere il promemoria.

Se tutto funziona bene per te, un elenco di cose da fare creato utilizzando Notion cambierà le regole del gioco per te. Sarà più efficiente di qualsiasi lista di cose da fare; sai esattamente dove stai andando, tieni traccia delle tue attività imminenti e in corso in un unico posto e organizza tutte le tue attività in un unico posto.

Mi ha aiutato a pianificare la mia giornata in modo più efficiente e a concentrarmi anche sul compito più importante che genera valore.

Tuttavia, Notion non è perfetto; ha dei limiti, come essere complesso per i principianti, non supportare attività ricorrenti e non essere progettato come un elenco di cose da fare. Tuttavia, utilizzando Notion, posso impostare il tracker dell'elenco delle cose da fare più efficiente che mi ha aiutato ad aumentare la mia produttività. Spero che lo sia anche per te. Se riscontri problemi durante la configurazione, commenta di seguito.

Domande frequenti sull'utilizzo di Notion come tracker dell'elenco delle cose da fare

1. Posso accedere alla mia lista di cose da fare di Notion su più dispositivi?

Sì, Notion è disponibile su tutte le principali piattaforme, inclusi Mac OS e Windows. È disponibile anche sul Web e si sincronizza con diversi dispositivi in ​​tempo reale.

2. Esiste una curva di apprendimento per l'utilizzo di Notion, soprattutto per i principianti?

Se sei un principiante, all'inizio potrebbe sembrare travolgente, ma col tempo diventa facile se acquisisci familiarità con lo strumento. Il team di Notion ha una guida dettagliata per principianti su come utilizzare Notion. Puoi guardarli.

3. Quanto sono sicuri i miei dati su Notion?

Notion crittografa i dati archiviati sulla piattaforma. Tuttavia, data la sua apertura, ti consiglio vivamente di evitare di archiviare informazioni sensibili nelle pagine di Notion, poiché chiunque acceda al tuo account Notion può visualizzare tutti i tuoi dettagli senza richiedere alcun tipo di autenticazione.

4. Posso collaborare gratuitamente con altri sulla mia lista di cose da fare di Notion?

Nella versione gratuita, puoi invitare fino a 10 ospiti nel tuo spazio di lavoro e condividere e collaborare con loro sulle attività in tempo reale.

5. Posso utilizzare Notion offline per gestire le mie attività?

Notion funziona offline senza problemi; puoi tenere traccia e aggiungere elenchi di cose da fare offline. Tuttavia, è necessaria una connessione Internet per sincronizzare i dati con altri dispositivi e collaborare.