Le 15 migliori integrazioni di Office 365 per la produttività

Abbiamo discusso più e più volte di come le integrazioni possono essere utilizzate per espandere notevolmente gli strumenti e le soluzioni che stai già utilizzando al lavoro. Grazie a tre lettere semplici e importanti, API, anche l'utente meno esperto di tecnologia può combinare due soluzioni altrimenti separate o persino aggiungere funzionalità completamente nuove.

Le integrazioni sono diventate comuni nella collaborazione in team e nelle app UC e sono cresciute fino a diventare una delle principali scuderie di queste soluzioni. Tuttavia, molti potrebbero non rendersi conto che gli stessi strumenti esatti che hanno utilizzato da prima ancora che esistessero integrazioni possono anche essere espansi con integrazioni. Sto ovviamente parlando di Microsoft Office. Word, Excel, Outlook e altre app di Office dispongono già di un set di funzionalità molto sano e sono state migliorate nel corso degli anni.

Ma ciò non significa necessariamente che non ci sia ancora più spazio per crescere. Quando Microsoft ha abbracciato il cloud e ha introdotto Office 365, la suite di app altrimenti legacy si è aperta a un mondo completamente nuovo di usabilità. Alla fine della giornata, Office 365 può fare molto, ma la suite ha ancora molte lacune.

Poiché quasi tutti usano ancora Office e Office 365 come principali strumenti di produttività, volevamo dare un'occhiata da vicino a quali componenti aggiuntivi e integrazioni esistono.

Applicazioni : Outlook e Word

Per un assoluto risparmio di tempo, DocuSign per Outlook è un must per coloro che fanno affidamento sulle proprie comunicazioni e-mail. Essendo una delle soluzioni di firma elettronica più popolari disponibili, DocuSign è probabilmente una delle aggiunte più preziose che puoi apportare a Outlook, per non parlare della suite Office 365. In sostanza, DocuSign consente agli utenti di firmare digitalmente qualsiasi e-mail, contratto o documento legale.

Disponibile sia per Outlook che per Word, l'app consente anche agli utenti di far firmare i documenti a un destinatario in modo sicuro. Può persino salvare automaticamente copie di ogni singolo documento nella tua memoria di OneDrive. Purtroppo, il servizio richiede un abbonamento mensile di $ 10, ma può davvero aiutare a prevenire il fastidio costante di stampa, scansione e fax di documenti. È disponibile anche una prova gratuita di 10 giorni e vale la pena approfittarne.

Applicazioni : SharePoint

SharePoint è una soluzione di piattaforma collaborativa basata sul Web davvero interessante di Microsoft. Per chi non lo sapesse, SharePoint si integra effettivamente con Office in diversi modi e generalmente funziona come un sistema di gestione e archiviazione dei documenti. Gli utenti possono configurare uno spazio centralizzato protetto da password per condividere documenti e file, come un database per la tua azienda. In combinazione con la posta elettronica o Microsoft Teams, SharePoint può essere un'utile aggiunta.

Tuttavia, per i team che si affidano esclusivamente a SharePoint e alla posta elettronica, ci sono alcune lacune da colmare. Ad esempio, SharePoint non fornisce alcun tipo di directory dei dipendenti, che è un aspetto cruciale per una soluzione di collaborazione efficace. Ma ovviamente, tornando in argomento, c'è un'app per SharePoint che fa proprio questo. Con un'intera directory dei dipendenti, gli utenti possono cercare tra i team, configurare diversi temi e raggruppamenti per dipendenti o team e persino filtrare i risultati per competenze o posizioni. Trova sempre le squadre migliori per il lavoro.

Applicazioni : Outlook

Simile a una delle nostre funzionalità VoIP e UC preferite, questo componente aggiuntivo Trova e componi numeri semplifica il passaggio dall'e-mail alla telefonata. Proprio come dice il nome, questo componente aggiuntivo cercherà nelle tue e-mail all'interno di Outlook e trasformerà qualsiasi numero di telefono all'interno di qualsiasi messaggio in collegamenti cliccabili.

Facendo clic su un collegamento avvierà semplicemente una chiamata e chiamerà quel numero. Questo non sembra un grosso problema in superficie, ma è davvero una di quelle caratteristiche che ti mancano disperatamente una volta che è sparito. L'efficienza del semplice clic su un collegamento per avviare una telefonata può far risparmiare minuti preziosi.

Hai mai digitato il numero sbagliato perché hai letto male? Rimuovere ogni minima opportunità di errore può aiutarci a rimanere concentrati. Invece di abbandonare il filo dei pensieri per effettuare una chiamata, tutto ciò che devi fare è fare clic su un bel link.

Applicazioni: Outlook

Ora, ecco una situazione familiare: hai mai inviato un'e-mail e poi ti sei reso conto di aver dimenticato di aggiungere l'allegato? Hai mai inviato un allegato, ma poi ti sei reso conto che era sbagliato? Hai mai inviato un'e-mail solo per individuare un errore di battitura lampante proprio nella prima riga? Bene, puoi evitare di inviare una doppia e-mail nel tentativo di correggere il tuo errore e invece modificare semplicemente l'e-mail.

DocSend è un componente aggiuntivo davvero interessante che offre agli utenti la possibilità di tracciare, controllare e persino aggiornare i documenti inviati tramite e-mail da Outlook e sì, questo controllo è disponibile anche dopo l'invio dell'e-mail. Gli utenti possono aggiornare il contenuto che inviano in qualsiasi momento e i loro destinatari vedranno solo la modifica finale.

Ci sono anche alcune interessanti funzionalità di metrica, come il coinvolgimento pagina per pagina e la possibilità di vedere chi sta visualizzando esattamente il contenuto. Questo potrebbe essere un ottimo strumento per evitare errori di posta elettronica, ma anche un ottimo modo per tenere traccia del coinvolgimento nelle newsletter e nelle e-mail di vendita.

Applicazioni : Power BI

Power BI di Microsoft è la scelta migliore per molte aziende quando si tratta di soluzioni di business intelligence. Da solo, Power BI è in grado di generare alcuni aiuti visivi davvero dettagliati. Ma ovviamente, le integrazioni possono sempre aggiungere qualcosa che prima mancava, anche da qualcosa come Power BI. Uno dei nostri componenti aggiuntivi preferiti in cui ci siamo imbattuti è stato Infographic Designer. Essendo noi stessi grandi fan delle infografiche, lo consideriamo un componente aggiuntivo indispensabile per qualsiasi azienda che abbia bisogno dei propri dati per raccontare una storia.

Sia che tu voglia un'infografica dettagliata per evidenziare tutti i tuoi dati o per adattare i grafici al tuo argomento individuale, questo componente aggiuntivo può aiutarti. Gli utenti hanno accesso a una serie completa di elementi grafici e hanno persino la possibilità di caricare i propri elementi grafici unici. Alla fine della giornata, Infographic Designer è probabilmente uno dei migliori strumenti che puoi utilizzare per abbellire i tuoi rapporti

Applicazioni: SharePoint

Se stai già utilizzando SharePoint come hub di risorse centrale per la tua azienda, l'aggiunta di una pagina delle domande frequenti è il passaggio successivo. Questo componente aggiuntivo consente agli utenti di creare una pagina completa delle domande frequenti per i propri team in SharePoint. Con un editor di testo integrato, è facile per chiunque comporre una nuova FAQ o persino modificare domande e risposte esistenti.

Gli utenti possono controllare l'ordine delle domande, aggiungere animazioni o persino cercare nell'elenco per trovare la domanda esatta. La pagina delle domande frequenti sarebbe un ottimo strumento di formazione per aiutare i team a coinvolgere più rapidamente nuovi membri. Una pagina delle domande frequenti potrebbe anche fungere da riferimento molto rapido per i dipendenti anche veterani, elencando informazioni di riferimento utili per progetti o attività.

Applicazioni : Outlook

Come quasi tutti i servizi di posta elettronica, Outlook purtroppo pone un limite alle dimensioni dei file su allegati e documenti. Ciò può davvero limitare le capacità di condivisione file di Outlook se la tua azienda non utilizza SharePoint o altri servizi di trasferimento file. Ma, se vuoi continuare a utilizzare solo Outlook, il componente aggiuntivo Send Anywhere è per te.

Gli utenti possono aggiungere allegati fino a 10 GB, ignorando completamente qualsiasi limite di dimensione dei file che Outlook ha nativamente. Send Anywhere aggiunge anche un nuovo livello di sicurezza. Invece di inviare gli allegati stessi nell'e-mail, Send Anywhere invia un URL che viene inserito all'interno dell'e-mail. Il destinatario ha quindi solo una settimana per aprire e accedere al file prima che scada.

Applicazioni : Excel

In collaborazione con i servizi cloud Smarter BIZ, questo componente aggiuntivo consente a chiunque di trasformare completamente Excel in un CRM mobile completamente funzionale. Gli utenti possono creare tutti gli appuntamenti direttamente all'interno di Excel, distribuire gli appuntamenti a un team di vendita su dispositivi mobili Android (se è quello che utilizza la tua azienda) e ottenere aggiornamenti sullo stato in tempo reale di tutte le comunicazioni con i clienti. Il vero vantaggio aggiuntivo qui è quanto strettamente l'intera piattaforma si collega all'app Android e fornisce ai gestori una semplice "base operativa" direttamente all'interno di Excel.

Gli utenti possono anche utilizzare l'integrazione per inserire alcune informazioni davvero potenti nei propri fogli di calcolo Excel, tra cui posizioni GPS, registri delle chiamate, record delle chiamate, lo stato degli appuntamenti assegnati o qualsiasi nuovo appuntamento creato per le chiamate di follow-up. Nel complesso, Smarter Biz Manager può rivelarsi uno strumento semplice per le PMI per aumentare e automatizzare le vendite. L'intera piattaforma semplifica il follow-up e la gestione dei lead.

Applicazioni : Outlook

Email e Outlook da soli non sono necessariamente i servizi più insicuri in circolazione. Tuttavia, se vuoi fare un ulteriore passo avanti nella sicurezza per Outlook, allora IXD Secure Mail potrebbe essere la tua scelta. IXD è tutto incentrato sulla protezione di e-mail e documenti che invii utilizzando la crittografia end-to-end.

Gli utenti possono inviare e ricevere e-mail sicure direttamente da Outlook senza dover utilizzare un'app o un plug-in separato. Per aiutare a mantenere tutto bello e sicuro, ogni bit di informazione che invii verrà crittografato, anche i dati inattivi. IXD supporta anche la messaggistica sicura desktop e mobile con quelli che affermano essere "metodi crittografici leader del settore".

Applicazioni : Outlook

Soprannominato "l'ultimo strumento di produttività della posta elettronica", Boomerang è il componente aggiuntivo che desideri se il tuo team non è necessariamente alla ricerca di un sostituto della posta elettronica. Con alcune funzionalità davvero utili, Boomerang offre agli utenti il ​​controllo completo sulle proprie caselle di posta in arrivo e in uscita. Gli utenti possono pianificare le e-mail da inviare a un'ora ottimale o pianificare riunioni tramite e-mail. Boomerang può anche ricordare agli utenti di dare seguito a messaggi importanti che non hanno una risposta.

Boomerang ha anche un'opzione unica di "snooze", che fa riaffiorare un messaggio nella parte superiore in un momento predeterminato. Nel complesso, Boomerang è un ottimo strumento per seguire i lead di vendita che sono andati esauriti, evitare problemi di pianificazione avanti e indietro, comunicare facilmente con destinatari in fusi orari diversi o persino aiutare a eliminare il disordine dalla posta in arrivo.

Applicazioni : Excel, PowerPoint, Word

Se speri di trasformare Excel in uno strumento di collaborazione più incentrato sulla vista, non cercare oltre. I diagrammi LucidChart basati su HTML5 consentono agli utenti di aggiungere un elemento collaborativo completamente nuovo a Excel. Ancora più importante, il componente aggiuntivo porta in tavola anche un elemento visivo completamente nuovo per Excel, staccandosi dai soli numeri e grafici. Gli utenti hanno accesso a centinaia di modelli diversi, inclusi diagrammi di flusso, strumenti di wireframing, strumenti di mockup, diagrammi di rete, modelli di processi aziendali e persino mappe mentali.

Per un controllo ancora maggiore, gli utenti possono utilizzare forme completamente diverse per creare grafici e grafici, trascinare e rilasciare le proprie immagini o esportare l'intero pezzo come file immagine PDF, PNG o JPG. Gli utenti possono anche incorporare i loro diagrammi in blog o wiki e creare modelli interattivi. Per la collaborazione in tempo reale, le modifiche ai documenti vengono unite e sincronizzate con tutti gli utenti contemporaneamente e il tutto include anche chat di gruppo e un sistema di commenti. L'app è disponibile anche per Powerpoint e Word.

Applicazioni: SharePoint

Proprio come tutte le piattaforme, SharePoint ha i suoi punti di forza, ma ha anche i suoi punti deboli. SharePoint può essere ottimo per la gestione di progetti, documenti e file, ma quando si tratta di gestione visiva dei progetti è un po' piatto. Alcune delle nostre soluzioni di collaborazione preferite (e alternative Basecamp) tendono a includere elementi incentrati sulla vista come le schede Kabnan. E, naturalmente, questo è proprio quello che abbiamo trovato per SharePoint con Saketa Kanban Board.

Questo componente aggiuntivo consente agli utenti di gestire le attività con gli aiuti visivi di un task manager in stile Kanban. Saketa organizza semplicemente visivamente tutte le attività di SharePoint esistenti su una "scheda", con riquadri di ciascuna attività per visualizzare le informazioni più rilevanti. La priorità delle attività può essere rappresentata con colori diversi e gli utenti possono impostare la sequenza delle schede o riassegnare e ridefinire le priorità delle attività. Gli utenti possono anche organizzare e ordinare per data di inizio, utente assegnato o data di scadenza.

Applicazioni : SharePoint

Se stai cercando un aiuto visivo da aggiungere a SharePoint e non sei un fan dell'organizzazione in stile Kabnan, allora forse i diagrammi di Gantt ti aiuteranno. Sebbene sia un componente aggiuntivo a pagamento, Milestone Gantt offre un nuovo modo visivo per organizzare le attività e tenere traccia dello stato di avanzamento dei progetti esistenti. Gli utenti possono visualizzare le pietre miliari del progetto e gli aggiornamenti principali su questi grafici in stile Gantt e persino avere la possibilità di visualizzare l'avanzamento e le barre della linea di base.

Le pietre miliari possono essere rappresentate e classificate in base a colori o forme per aiutare a fornire aiuti visivi ancora più rapidi all'avanzamento di un progetto. Esistono anche alcune utili opzioni di gestione e configurazione, come la possibilità di personalizzare l'utilizzo dei diagrammi di Gantt nell'esportazione o nell'aggiunta di "periodi di blocco".

Applicazioni : Outlook

Questo non dovrebbe sorprendere, ma alcuni potrebbero non rendersi nemmeno conto che esiste! Salesforce è facilmente una delle soluzioni CRM più popolari e per una buona ragione. Se il tuo team sta già utilizzando la soluzione popolare, Salesforce Lightning è uno dei modi più semplici per aumentare l'efficienza e la produttività (oltre a integrare Salesforce nella tua soluzione UC, ovviamente).

Tuttavia, Salesforce Lightning consente agli utenti di visualizzare tutti i contatti, i lead, gli account, le opportunità, i casi e gli oggetti personalizzati associati a e-mail e appuntamenti senza dover mai uscire da Outlook. Gli utenti possono anche cercare i record di Salesforce direttamente all'interno di Outlook, nonché creare nuovi record o aggiungere e-mail e appuntamenti ai record con un clic. Nella modalità di integrazione standard, tutto si basa sul risparmio di tempo e sull'aumento della produttività.

Applicazioni : Outlook

In quanto approccio unico alla gestione dei progetti e alla collaborazione, Smartsheet è una soluzione incentrata sui fogli di calcolo. Con il suo layout familiare e semplice, l'idea è che i team possano organizzare le informazioni in un formato leggibile senza la distrazione di ausili visivi o la personalizzazione eccessiva. Con Smartsheet per Outlook, gli utenti possono portare quella semplicità nella soluzione e integrarla direttamente in Outlook. Gli utenti possono organizzare e tenere traccia dei progetti o persino collaborare ai progetti direttamente dalla posta in arrivo di Outlook.

Per alcune funzionalità avanzate, gli utenti possono convertire qualsiasi e-mail direttamente in un elemento condiviso che appare come una nuova "riga" sul tuo Smartsheet affinché tutti i partecipanti possano vederlo immediatamente. In alternativa, mantieni l'intera conversazione e-mail relativa al progetto strettamente collegata all'attività associata per un rapido riferimento. Smartsheet include anche una funzione di ricerca in modo da poter individuare rapidamente tutto ciò che stai cercando.