Come organizzare un evento online di successo: 8 consigli

Ecco i dettagli completi su un evento online, ad esempio cos'è un evento online, le cose da considerare prima di condurre una conferenza virtuale e i metodi per organizzare un evento online .

Diverse aziende e organizzazioni stanno lentamente passando agli eventi online invece che agli incontri di persona. C'è una crescita eccezionale nell'uso degli eventi online a causa dell'improvviso aumento della pandemia. Qualunque cosa le aziende e le organizzazioni necessitino per mantenere una connessione con i propri dipendenti per fare le cose in tempo. Le riunioni virtuali sono troppo comuni anche nelle famiglie, dove ci riuniamo con parenti, amici online e abbiamo del tempo di qualità. Se sei tu a occuparti di queste cose, ecco alcuni consigli curati per i principianti seguiti da metodi per organizzare con successo un evento online.

Che cos'è un evento online?

Niente di speciale! È solo una conferenza online simile a una videochiamata di gruppo, ma in cui è possibile unirsi a centinaia di persone per uno scopo programmato. Ci sono diverse categorie in base allo scopo dell'evento. Le riunioni aziendali possono essere definite come riunioni virtuali mentre le lezioni di formazione online possono essere considerate come webinar o lezioni online. In breve, le persone che si radunano online per uno scopo utilizzando strumenti diversi sono definite un evento online.

Essere connessi online è davvero un vantaggio per noi. Non sono contrario alle riunioni di persona che sono sempre buone e preferibili. Bisogna anche adattarsi alle situazioni attuali. Se sei ancora scettico sugli eventi online, ecco l'elenco dei vantaggi per gli incontri virtuali.

Vantaggi dell'evento online o del vertice virtuale

• Più presenze: è probabile che più persone partecipino all'evento poiché non ci sono costi di viaggio coinvolti.
• Nessun costo: le riunioni fisiche di solito richiedono spazio e cibo. Tutti quelli non sono necessari per un evento online.
• Contenuto: il contenuto può essere facilmente gestito da vecchie riunioni. Anche le riunioni di famiglia non hanno bisogno di una presentazione.
• Lead – Questo è limitato agli eventi aziendali. Ci sono possibilità di lead per webinar di qualità.
• Tutto ciò di cui hai bisogno è una buona connessione a Internet (che abbiamo già per la maggior parte del tempo) e un po' di tempo per partecipare all'evento.
• Più opzioni di rete per gli individui.

Spero che ti sei convinto. Ho partecipato personalmente a numerosi webinar e hanno avuto un grande effetto sulla mia carriera professionale. Tutti i vantaggi di cui sopra si applicano sia agli eventi aziendali che personali.

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8 cose da considerare quando si organizza un evento virtuale

E se dovessi organizzare un evento? Qualunque sia l'evento forse ti viene chiesto di organizzare un evento online. La scelta di uno strumento software casuale come Zoom non è un grosso problema. Si deve valutare lo scopo dell'evento e cose del genere prima di scegliere un software. Ecco alcuni dei fattori da considerare prima di organizzare un evento online. Ricorda, l'incontro deve essere coinvolgente almeno per la maggior parte del tempo o dovrebbe essere produttivo.

1. Decidi il tipo di evento virtuale e crea una squadra

Come primo passo, scopri lo scopo e il formato esatti dell'evento online. Lo scopo dell'evento potrebbe essere educativo, promozionale, lead generation o qualcosa di più. Scoprilo per scegliere il formato dell'evento online. Ogni scopo può essere organizzato in un formato diverso. Alcuni di loro sono,

Webinar :

Sono utilizzati principalmente per scopi educativi in ​​cui potresti essere il creatore di contenuti o spiegare al pubblico un prodotto e promuovere qualcos'altro, ecc. Le lezioni online potrebbero rientrare in questa categoria, che è anche coinvolgente la maggior parte del tempo.

Happy Hours virtuale:

Ci sono riunioni normali, ad esempio riunioni di famiglia o amici online. Sono solo incontri casuali per la maggior parte delle volte. Fanno passare da minuti a ore a seconda del numero di persone principalmente.

Concerti:

Le rappresentazioni teatrali e gli assembramenti sono stati vietati durante una pandemia e i concerti online sembrano essere un'opzione migliore per la maggior parte delle organizzazioni per tenersi in contatto con i clienti.

Per riassumere, ci sono nomi diversi per ogni scopo. Tuttavia, in parole povere possono essere considerati eventi online. Considera quanto sopra come riferimenti e decidi in primo luogo il tipo di evento.

Se individuale, allora devi prenderti cura di tutte le cose. Se stai lavorando come una squadra, imposta i tuoi membri e condividi il lavoro secondo le loro capacità, ad esempio uno può gestire facilmente il lavoro tecnico o qualcuno è bravo a scrivere frasi di invito e così via.

2. Decidi il pubblico

Il pubblico gioca un ruolo importante negli eventi online. Il coinvolgimento è sempre importante durante le conversazioni online. Porsi queste domande di base a te stesso.

• Stai conducendo un incontro con gli amici?
• Un incontro di famiglia?
• Un incontro di lavoro?
• Lancio del prodotto ai tuoi compagni?
• Qualche altro incontro formale con i tuoi dipendenti?
• Webinar ai tuoi followers.
• Solo una sessione live casuale per controllare l'attività sui tuoi profili sui social media.

Basta porre queste domande e avere una visione chiara del tuo pubblico. Questo è un passo importante per il successo di un evento. Senza un pubblico mirato, un incontro online può essere una perdita di tempo per tutti. Quindi conta prima il tuo pubblico. Se la riunione è per membri limitati, gli inviti possono essere condivisi personalmente dopo aver deciso lo strumento.

3. Considera le opzioni di coinvolgimento

Il coinvolgimento durante le discussioni online è sempre fruttuoso. Ma senza una serie di regole, può anche essere irritante. Non possiamo permettere a tutti di parlare alla volta, giusto? Potrebbe creare un grande pasticcio. Quindi considera questi secondo il tuo evento.

• Fai domande regolari
• Condurre sondaggi per raccogliere le loro opinioni.
• Abilita le opzioni di chat in modo limitato.
• Sii aperto alle domande.
• Dare alcuni enigmi.
• Premi se hai un budget in mano.

Con tali tattiche, possiamo mantenere la riunione impegnata fino a quando non durerà.

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4. Identificare e raccogliere i relatori

Casual e famiglia potrebbero aver bisogno di un team di relatori ogni volta. Gestire i contenuti ed essere un relatore tutto il tempo potrebbe essere difficile durante l'apprendimento e gli eventi professionali. Quindi si suggerisce di avere un team di relatori disposti a parlare delle loro aree di interesse.

Ciò riduce l'onere per una singola persona e i risultati saranno più efficaci. Identifica gli oratori nella tua cerchia che potrebbe essere un po' facile almeno la maggior parte delle volte. Le persone con una buona esperienza in materia di eventi online possono gestire facilmente tutti i ruoli.

5. Prepara i contenuti per il tuo incontro

Questo passaggio non è applicabile a tutti gli eventi casuali. Se stai pianificando un webinar o qualcosa di simile, preparati correttamente con i tuoi contenuti. Puoi riutilizzare il contenuto dalle fonti disponibili di Google. Impara a lasciare riferimenti nella chat preferibilmente per evitare dubbi da parte del pubblico.

Potrebbe essere solo una presentazione di un documento. Tutto dipende dal tipo di evento. Le diapositive di Google sono la mia scelta personale per mostrare i contenuti per il pubblico grazie alla sua interfaccia più pulita e semplice.

6. Metti alla prova la tua tecnologia e il tuo budget

La maggior parte degli strumenti ha versioni gratuite e sono abbastanza buoni per riunioni di base. Potrebbero non fornire molte opzioni. Tuttavia, sono abbastanza buoni per eventi online casuali. Ma per i meetup professionali, a cui potrebbero partecipare centinaia di persone, sono necessarie versioni premium. Ricorda, anche le versioni gratuite hanno un limite di membri.

Preferisci lo strumento con cui hai più familiarità. Se è la prima volta, usa semplici strumenti dell'interfaccia utente come Google Meet e Zoom. Il budget dipende completamente dal numero dei membri e dal tipo di eventi. Quindi, con questo, sii pronto con le tue piccole capacità tecniche e il tuo budget, se necessario.

Ricontrolla le impostazioni di condivisione del microfono e dello schermo prima di trasmettere in diretta. Se possibile, fai una condivisione dello schermo di prova con familiari limitati. Niente panico il giorno della presentazione.

7. Promuovi un evento o invita

Decidi un modo per l'evento. L'evento sarà noioso senza pubblico. Se si tratta di un lancio di un prodotto o qualcosa relativo alle promozioni di eventi di piombo tramite annunci, è d'obbligo o almeno condividerlo sui social media con un buon numero di follower. Raggiungi il maggior numero di persone possibile entro la data dell'evento.

Se hai abbastanza dati come e-mail o numeri Whatsapp, invitali con un invito adeguato. Le e-mail forniscono più opzioni. Preferisci le email per eventi professionali.

8. Avere sempre un secondo piano e tenere traccia delle cose

Qualunque cosa. può o non può andare secondo la procedura. Quindi avere sempre un secondo piano. Controlla le cose di base come la connettività Internet, l'alimentazione se necessario per laptop o cellulare e altro ancora.

Avere sempre un secondo piano o opzioni in caso di fallimento. Non lasciare mai deluso il tuo pubblico. Tieni traccia delle cose fino all'inizio dell'evento, ad esempio controlla quante persone sono interessate a partecipare, il contenuto è pronto? , Quanti membri potrebbero partecipare all'evento? Tenere traccia di queste cose ti aiuterà a organizzare un evento con successo.

Una volta che avrai le idee chiare sulle cose, passeremo ai metodi per organizzare un evento online, ovvero gli strumenti per ospitare un evento. Scegli uno dei seguenti che si adatta al tuo incontro.

Metodi per organizzare un evento online

Esiste una serie di strumenti o software che servono allo scopo di riunioni online. Tuttavia, elencherò quelli più popolari qui con brevi informazioni.

1. Vai a riunione

GoToMeeting è lo strumento migliore per organizzare eventi online. Fornisce tutte le migliori funzionalità per organizzare le riunioni in modo efficace. Questo è molto utile per condurre lezioni online, riunioni aziendali e webinar. Mantiene la migliore qualità audio e video per gli utenti. Il prezzo di GoToMeeting vale le sue funzionalità disponibili. Questo è disponibile per il browser web e l'utilizzo mobile.

Caratteristiche

• Condivisione dello schermo
• Teleconferenza
• Videoconferenze
• Conferenze mobili
• Registrazione e trascrizione della riunione
• Attrezzature per sale conferenze

Prezzo

Come organizzare un evento online utilizzando GoToMeeting

In questa sezione, ti mostrerò i passaggi necessari per organizzare un evento online utilizzando GoToMeeting

Tempo totale: 5 minuti

PASSO-1: Visita GoToMeeting

Innanzitutto, devi visitare il sito ufficiale di GoToMeeting. Fare clic sull'opzione Download per scaricare l'applicazione GoToMeeting. Fai clic su "Inizia gratuitamente" se sei un nuovo utente e ti reindirizzerà alla pagina di registrazione.

FASE-2: Iscriviti a GoToMeeting

Fornisci i dettagli come nome, e-mail aziendale, numero di telefono, qualifica professionale, password, dimensioni dell'azienda e fai clic su Iscriviti.

FASE-3: Partecipa tramite browser Web

Fai clic sull'opzione "Unisciti" , che si trova in alto a destra nella finestra. Quindi, verrai reindirizzato alla pagina di adesione. In quella pagina, inserisci il codice di 9 cifre fornito dall'organizzatore e fai clic su partecipa per accedere alla riunione.

FASE-4: Ospitare un evento/riunione online

Fai clic sull'opzione "Ospite" , che si trova in alto a destra nella finestra. Quindi, l'applicazione inizierà il download. Attraverso l'applicazione, puoi partecipare all'evento online.

Fornitura:

• Browser
• Internet
• Andare alla riunione

2. Zoom

Zoom è una nota app di videoconferenza basata su cloud che è stata piuttosto popolare dal 2020 durante la pandemia. Aiuta a interagire con le persone online tramite riunioni e conferenze. È lo strumento di riferimento per tutte le aziende, comprese le piccole e grandi dimensioni. Tuttavia, in base al numero di partecipanti è richiesta la versione premium. Zoom è elencato in fortune 500 sia per il 2019 che per il 2020 con un aumento del 227% nel corso dell'anno.

Alcune delle sue caratteristiche principali sono,

• Il piano gratuito è abbastanza buono per riunioni individuali illimitate.
• È disponibile la condivisione dello schermo
• Tutti gli eventi possono essere registrati.
• Controllo sui partecipanti
• Chat e sondaggi
• Invio di resti.
• Videoconferenza di gruppo. Il numero di slot e il periodo di tempo dipendono dal tuo piano. Quindi scegli saggiamente durante la fatturazione.

Zoom è disponibile per tutti i dispositivi inclusi Android e iOS. Può essere utilizzato anche su smart TV.

3. Team Microsoft

Microsoft Teams è uno strumento relativo al lavoro in Microsoft 365 Office. Le opzioni di lavoro a casa e di apprendimento per i dipendenti e gli studenti hanno lavorato alla grande per i team che godono di oltre 44 milioni di download. A marzo durante la pandemia, ovvero il 2020, gli utenti hanno registrato più di 900 milioni di minuti per i propri incontri o eventi.

Teams è fondamentalmente progettato per il lavoro di squadra durante i progetti. Per impostazione predefinita, le conversazioni saranno visibili a tutti i membri di quel team. Le opzioni di messaggistica privata devono essere trascurate per le chat personali. Si possono passare le conversazioni dalla chat alle chiamate video o audio direttamente dalla navigazione stessa.

L'integrazione con le app di Microsoft 365 è un grande vantaggio. Supporta anche generatori di divertimento, ad esempio emoji, adesivi e altro ancora. Come Zoom, supporta anche tutte le piattaforme incluso il Web. È disponibile l'opzione Freemium con supporto a 300 persone alla volta. Controlla i prezzi sul sito ufficiale prima di acquistarlo. Dopo aver scaricato i team, è necessario creare un team per avviare il procedimento. Viene utilizzato principalmente per eventi professionali.

4. Google Meet

Google in precedenza aveva Duo per le videochiamate, che è una buona soluzione e l'incontro è fondamentalmente per gli utenti della suite durante i primi giorni. Tuttavia, con il boom di strumenti e software per riunioni online, Google ha deciso di offrire Google Meet gratuitamente a tutti coloro che dispongono di un account Gmail. Questo può essere per un tempo limitato fino a quando non ottiene un buon numero di abbonati.

La parte migliore di Google Meet è che si può iniziare con una videochiamata o un char o una riunione video a proprio piacimento. Alcune delle caratteristiche personalizzabili dell'incontro sono,

• Trasmetti in diretta e registra una riunione
• Chatta con tutto il pubblico in una riunione video alla volta.
• È possibile utilizzare le didascalie.
• Disattiva o rimuovi gli altri partecipanti alla riunione.
• Molteplici opzioni di layout dello schermo.

Essendo un'azienda grande e nota, Meet è stata integrata con tutti gli strumenti importanti necessari come il calendario di Google per pianificare le riunioni. La maggior parte dei cellulari è dotata di calendari Google e dell'ecosistema Google che hanno reso le persone facili da scegliere per incontrare.

Conclusione

Senza dubbio ci sono un certo numero di strumenti simili per lo stesso scopo. Di solito preferisco la privacy e scelgo di utilizzare il software di punta che è stato supportato da alcune buone aziende. Quindi scegli gli strumenti in base al tuo budget e alle tue conoscenze tecniche. Ricorda, la maggior parte degli strumenti ha opzioni e impostazioni simili. Commenta quello migliore se stai usando altri strumenti. Potrebbero non sostituire mai la sensazione delle riunioni di persona, ma sono mani e non possono essere ignorate a volte.

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