Il fax online è abbastanza sicuro per avvocati, medici e appaltatori governativi?

Molti leggono la parola "fax" con una connotazione un po' antiquata, molto simile all'avere una sala computer in una casa familiare. Il fax in linea, tuttavia, fornisce la complessità di un servizio basato su cloud senza la necessità di hardware aggiuntivo (macchine fax). A differenza della sua controparte più ingombrante, che utilizzava reti analogiche per trasmettere dati collegandosi alle linee telefoniche tradizionali (PTSN), i prodotti fax online sicuri creano documenti che possono essere inviati a un altro apparecchio fax con app Web o come allegati di posta elettronica.

Questa tecnologia modernizzata ora accelera i trasferimenti di documenti, risparmiando ore di lavoro e fornendo la flessibilità che i sistemi obsoleti non potrebbero mai offrire. Meglio ancora, i nuovi sistemi fax online sono dotati di protocolli di alta sicurezza che consentono una gestione dei documenti sicura e conveniente come qualsiasi altro programma software comune.

• Come funziona il fax in linea?
• Devo abbandonare il mio fax?
  • Sicurezza dei file
  • Dimensione del file
  • Organizzazione e gestione dei file
• La medicina si modernizza con l'invio di fax online
• Fax online sicuro per studi legali
• Gli appaltatori governativi hanno bisogno di un fax online sicuro
• Sicurezza e conformità sono standard per i fax online

Come funziona il fax in linea?

I sistemi Internet fax assegnano numeri di telefono univoci che vengono utilizzati quando qualcuno tenta di trasmettere un documento. Il sistema riconosce il numero di fax e risponde inviando la scansione come file allegato, in genere un PDF. I fax in arrivo sono preceduti da una richiesta di visitare i siti per scaricare software compatibile per una transazione senza problemi, ma molte marche di software inviano i documenti come immagini standard nella loro forma non compressa. In questo modo, finché il contatto dispone di un visualizzatore di grafica standard, non sono necessari download aggiuntivi.

Alcuni prodotti Internet fax forniscono funzionalità avanzate di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che convertono istantaneamente le immagini dei caratteri in testo che può essere letto o copiato e incollato altrove. Una volta aperto, l'allegato può essere trattato come qualsiasi altro file: inoltrato, salvato come altri tipi di file e combinato con altri documenti. Molti servizi fax online all-in-one genereranno copertine, essenziali per proteggere le informazioni sui pazienti nel settore sanitario.

Per molti professionisti che desiderano aumentare la produttività e risparmiare spazio fisico, il passaggio al fax online ha generalmente senso. Coloro che lavorano nel settore governativo, sanitario o legale potrebbero essere più riluttanti a cambiare i propri metodi di comunicazione, poiché tali occupazioni richiedono una maggiore presenza di sicurezza, non solo per le operazioni interne, ma anche la garanzia che le informazioni private rimarranno al sicuro. Fortunatamente, il fax in linea offre il tipo di funzioni di sicurezza avanzate che assicurano che questi documenti siano mantenuti più al sicuro digitalmente di quanto non potrebbero essere nella loro forma di stampa. Quindi la domanda da considerare non diventa "Il fax online è sicuro da usare?" ma piuttosto, "Il fax online è adatto al mio settore?" La risposta, in ogni caso, è probabilmente sì.

Devo abbandonare il mio fax?

In generale, la risposta è probabilmente sì. Sebbene ogni settore abbia diverse esigenze di gestione dei file e di corrispondenza, ci sono alcuni vantaggi che possono avvantaggiare le aziende, indipendentemente dal settore.

Sicurezza dei file

Forse il fattore più importante per chiunque sia nel campo medico, legale o governativo è la privacy e la sicurezza dei documenti inviati via fax. Alcuni prodotti fax Internet forniscono crittografia SSL e protezione tramite password, che sarebbe probabilmente il processo predefinito per queste professioni. La maggior parte offre una richiesta di accesso sicura e un'autorizzazione a due fattori per una maggiore sicurezza e un numero crescente ostenta le proprie soluzioni fax conformi a HITECH e HIPAA.

Dimensione del file

Molti servizi fax online comprimono automaticamente documenti di grandi dimensioni in modo che i destinatari possano aprirli rapidamente. Gli allegati di grandi dimensioni possono rallentare notevolmente il tempo di trasmissione di un'e-mail, quindi mantenerli più piccoli accelera l'e-mail e garantisce che non ostruisca la posta in arrivo del destinatario (un passaggio ponderato da intraprendere indipendentemente dal settore).

Organizzazione e gestione dei file

Digitalizzando automaticamente i documenti, un utente può inviare e salvare le pagine fax con la stessa rapidità con cui vengono ricevute. I record dei fax in arrivo, che non erano nemmeno facilmente disponibili con un apparecchio fax, ora possono essere ottenuti in pochi secondi e condivisi se necessario.

Quando si tratta di professionisti del settore sanitario o legale, o di coloro che lavorano per i comuni governativi, è importante considerare le caratteristiche specifiche del fax da cercare.

La medicina si modernizza con l'invio di fax online

I dipendenti negli studi medici hanno familiarità con il processo di ricezione e invio dei dati dei pazienti. Le cartelle cliniche ei referral dei pazienti vengono ancora in gran parte inviati via fax o talvolta spediti per posta, ma raramente per altre vie.

La scarsa comunicazione spesso frustra medici, infermieri, ricercatori e pazienti allo stesso modo, instillando nel tempo una tecnofobia legata al fax. Per questo motivo, molti medici rimangono riluttanti ad aggiornare i loro sistemi e, in molti casi, insistono persino a consegnare a mano i loro record più importanti. I lavoratori di tutto il settore si riferiscono comunemente ai fax come "lo scarafaggio della medicina americana", anche se circa il 75% dei documenti medici viene ancora gestito con l'hardware fax tradizionale.

Numerosi professionisti medici hanno già visto i vantaggi della digitalizzazione delle cartelle cliniche e della corrispondenza dei pazienti, grazie a iniziative di modernizzazione a livello di settore. Rinnovi di prescrizioni, approvazioni di trattamenti di terapia fisica e notifiche di compagnie assicurative sono i tipi di richieste comuni relative ai fax che i medici incontrano quotidianamente. Per questo motivo, molti studi minori si stanno impegnando a diventare "zone libere da fax entro il 2020", un obiettivo ambizioso che, sebbene rispettoso dell'ambiente, non considera i vantaggi duraturi del passaggio a un'infrastruttura fax esclusivamente online.

Digitalizzando i record e la maggior parte delle comunicazioni, come hanno fatto alcuni ospedali più grandi, gli archivi possono ora contenere una cronologia delle informazioni molto più completa e dettagliata rispetto ai fax. Meglio ancora, la digitalizzazione della corrispondenza significa che le azioni registrate diventano ricercabili e facili da analizzare per gli strumenti di apprendimento automatico.

L'implementazione di servizi online per un'azienda esistente che fa uso di fax, come una clinica, consente contemporaneamente un'archiviazione e una conservazione dei registri più agevoli, il che aiuta tutti gli sforzi futuri di modernizzazione quando si implementano altri software o strumenti di produttività (oltre alle summenzionate misure di crittografia e sicurezza che i fax non possono fornire).

Fax online sicuro per studi legali

Per coloro che lavorano negli studi legali, la necessità di sicurezza dei documenti è altrettanto evidente. Una delle principali preoccupazioni di molti avvocati è la capacità di supportare il lavoro a distanza e di fornire più metodi fax, tra cui e-mail, app o portali Web e mobili e funzionalità per smartphone. Operazioni da remoto senza intoppi sono essenziali per qualsiasi studio legale, che tende ad aver bisogno di avvocati disponibili per ore fatturabili indipendentemente dalla loro ubicazione. È normale che i tribunali richiedano firme con "inchiostro bagnato" anche sui documenti, quindi non avere questi strumenti prontamente disponibili può prolungare drasticamente il tempo necessario per completare un'attività così semplice.

Molti pacchetti di fax Internet aziendali utilizzano un servizio di abbonamento mensile, che offre livelli tariffari diversi a seconda del numero di file o del numero di pagine che l'azienda prevede di trasmettere. Insieme ai costi di installazione, questo può aumentare rapidamente, ma i pacchetti aziendali spesso includono anche funzionalità preziose come il volume delle pagine scalabile, l'integrazione API e la conformità HIPAA. Tuttavia, l'eliminazione dei telefoni fissi e la razionalizzazione possono bilanciare i risparmi.

I migliori servizi di fax online si rivolgono specificamente ai professionisti legali e i loro prodotti spesso vantano funzionalità come la possibilità di inviare fax a grandi quantità di persone, funzionalità di fax internazionali fluide, archiviazione di copertine personalizzate e integrazione con le unità cloud già utilizzate da un'azienda, come come Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive o Evernote. Per fortuna, anche le opzioni che ti consentono di inviare un fax da un telefono hanno queste capacità.

Queste funzionalità sono molto più avanzate di quelle che una società medica media dovrebbe utilizzare, ma ci si aspetta che gli avvocati tengano il passo con la tecnologia moderna per impressionare i clienti ed eseguire un lavoro remoto efficiente che garantisca i servizi di fax online lo rendano facile da realizzare, pur mantenendo un'immagine professionale . Questo software supporta anche gli sforzi ecologici del crescente numero di uffici senza carta e mantiene organizzati documenti importanti, come i contratti legali (un fattore di importanza cruciale per settori come la medicina e le pubbliche relazioni).

Gli appaltatori governativi hanno bisogno di un fax online sicuro

Il loro lavoro può essere molto diverso, ma gli appaltatori governativi hanno bisogno di molte delle stesse caratteristiche di sicurezza apprezzate dagli avvocati. Gestire documenti riservati e informazioni sensibili è una questione quotidiana per qualcuno in un tale campo professionale, quindi le misure di sicurezza spesso prevalgono sulle caratteristiche di praticità in termini di importanza. Poiché la comunicazione moderna ruota attorno a e-mail e smartphone, le misure di sicurezza si sono adattate, ma anche gli hacker. I file possono essere intercettati in molti modi, estratti da un account di posta elettronica compromesso o violati direttamente da un computer.

Sapendo questo, gli appaltatori devono fare tutto il possibile per proteggere i propri documenti dall'inizio. Molti servizi Internet fax avanzati hanno ottenuto contratti Schedule 70 dalla US General Services Administration (GSA), il braccio degli appalti del governo federale. Questi contratti forniscono alle agenzie federali di tutto il mondo tecnologia informatica (IT) illimitata e hardware, software per telecomunicazioni e supporto e servizi professionali con sede negli Stati Uniti.

Sono inoltre dotati di una gamma di straordinarie funzioni di sicurezza, come la larghezza di banda regolabile, che aiuta a controllare il volume del traffico fax a livello di gruppo per i periodi di maggiore affluenza; regole e restrizioni di composizione estese, che consentono un controllo preciso sui fax in uscita; Autenticazione di sicurezza Secure Binary File Transfer (BTF) e Windows NT (New Technology) per gli account Microsoft esistenti. L'invio di fax può essere effettuato a livello nazionale o internazionale e anche i prodotti di base forniscono l'archiviazione dei fax e la crittografia SSL utilizzando numeri verdi. Queste misure di sicurezza sono fondamentali per qualsiasi agenzia governativa, ma vanno anche a vantaggio delle organizzazioni che operano con budget limitati, come le istituzioni educative e le organizzazioni pubbliche.

Quali sono i vantaggi di sicurezza dei fax online?

I vantaggi in termini di sicurezza potrebbero essere in prima linea nel moderno argomento del fax, ma ci sono quasi innumerevoli altre preziose funzionalità che possono garantire alle aziende un vantaggio indipendentemente dal settore.

Al di là di occupazioni specifiche nel settore sanitario, legale e governativo, affidarsi esclusivamente ai fax può ostacolare le aziende con le loro misure di sicurezza, i costi e l'inefficienza obsoleti. Con la quantità di opzioni fax gratuite a cui è possibile accedere tramite dispositivi mobili e con opzioni di archiviazione cloud, i grandi uffici e le piccole imprese dovrebbero trarre vantaggio dalle soluzioni fax online. Il nostro elenco delle migliori soluzioni fax online include opzioni compatibili con Mac, Android, desktop e tablet, oltre ad alcune che ti consentono di inviare fax da servizi di posta elettronica gratuiti come Gmail.

Quindi, in breve, sì. La digitalizzazione della corrispondenza e l'adozione di fax online sicuri non sono solo l'ovvio percorso del futuro per molti settori; è il metodo di condivisione dei documenti quotidiano più sicuro disponibile.