Sicurezza delle buste paga: 12 misure che devi adottare oggi

Prima di entrare nella discussione su come garantire la sicurezza del libro paga, capiamo di cosa si tratta.

La sicurezza del libro paga può essere definita come le misure adottate (sotto forma di installazione di software in alcuni casi) per garantire la protezione delle informazioni sensibili sull'azienda e sui suoi dipendenti.

È importante disporre di un sistema di gestione degli stipendi sicuro per evitare la perdita di proprietà intellettuale, l'interruzione delle operazioni aziendali, gli attacchi ransomware e il pagamento di multe e sanzioni regolamentari. Inoltre, la mancanza di un sistema di buste paga sicuro può anche influire sui pagamenti tempestivi ai dipendenti e ad altre parti come fornitori, fornitori, ecc.

Immagina di subire una violazione della sicurezza dei dati nel tuo sistema di gestione delle paghe. Non solo perderai dati importanti e sensibili su dipendenti e aziende, ma perderai anche la fiducia dei tuoi dipendenti e la reputazione del marchio. Avere un sistema di buste paga sicuro può rivelarsi un vantaggio competitivo in quanto può semplificare le operazioni delle risorse umane, la riservatezza e la trasparenza dei dati che possono aiutarti a trattenere i dipendenti di talento.

Ora che abbiamo una corretta comprensione di cosa sia la sicurezza del libro paga e perché è importante, esploriamo i 12 modi e le misure che puoi adottare per rafforzare la sicurezza del libro paga.

12 misure che devi adottare per garantire la sicurezza del libro paga

• Formazione dei dipendenti sull'utilizzo del sistema di gestione stipendi: la formazione di ogni nuovo dipendente sull'utilizzo del sistema di gestione stipendi li aiuta a comprendere il protocollo di accesso e condivisione di informazioni sensibili. Per mantenere gli standard di sicurezza, a ogni nuovo falegname deve essere fornita una formazione uniforme obbligatoria.
• Limitazione dell'accesso: la maggior parte delle aziende opera in base alla "Necessità di sapere" quando si tratta di condividere dati sensibili. La stessa regola dovrebbe applicarsi al mantenimento della sicurezza del libro paga. È pertinente garantire che i dipendenti non abbiano accesso ai reciproci record in modo che le informazioni sensibili non vengano gestite in modo improprio.
• Segregazione dei doveri: la gestione della sicurezza del libro paga non dovrebbe essere un lavoro da una sola persona. Se una persona ha accesso all'intero funzionamento del sistema, potrebbe finire per usarlo a proprio vantaggio. Tuttavia, se il processo è diviso tra più persone, le possibilità che una persona gestisca male o approfitti di informazioni sensibili diventano molto basse.
• Aggiornamento del software: se il software utilizzato per la sicurezza delle buste paga non viene aggiornato regolarmente, potrebbe diventare un bersaglio per l'hacking o altre minacce alla sicurezza. Puoi fornire linee guida chiare sugli aggiornamenti nelle linee guida sulle buste paga dell'azienda in modo che anche i tuoi dipendenti siano sulla stessa pagina. Gli aggiornamenti dovrebbero riflettersi a tutti i livelli invece di essere aggiornati manualmente per ogni reparto.
• Smaltimento accurato delle informazioni sensibili: tutti i documenti importanti che dovrebbero essere eliminati devono essere smaltiti con cura. La distruzione sicura dei documenti sensibili e l'accesso agli stessi solo al personale autorizzato è essenziale per garantire la sicurezza delle buste paga.
• Standardizzazione del processo di approvazione delle richieste esterne: le richieste esterne da parte di creditori o società di mutui con interessi finanziari possono renderti vulnerabile a una potenziale violazione. La creazione di un sistema standard per rendere disponibili tali informazioni o la creazione di un database pubblico sono opzioni praticabili. Tutti i dipendenti devono essere formati a seguire le procedure adeguate per il rilascio di informazioni sensibili sui dipendenti e sull'azienda.
• Aggiornamento regolare delle credenziali di accesso: oltre ad altre misure di sicurezza, un processo di aggiornamento regolare delle credenziali di accesso può rivelarsi una strategia efficace per evitare potenziali minacce alla sicurezza. La frequenza delle modifiche dipende dalle esigenze specifiche della tua azienda e dalla probabilità di potenziali violazioni.
• Revisione dei rapporti di controllo delle retribuzioni: la revisione dei rapporti di controllo può aiutare a identificare eventuali discrepanze come input sull'orario di lavoro, passività fiscali, straordinari maturati, ecc.
• Classificazione dei dati in base alla sensibilità: questa è una misura efficace per rafforzare l'accessibilità sicura delle informazioni tra i dipendenti. Ad esempio, le informazioni più sensibili sarebbero accessibili solo al top management, tutte le informazioni sensibili sui clienti sarebbero disponibili solo alle persone che lavorano con quel particolare cliente.
• Rafforzamento della sicurezza durante l'allontanamento dei dipendenti: se non segui la procedura corretta durante l'allontanamento dei dipendenti, i tuoi ex dipendenti potrebbero essere in grado di accedere al sistema tramite le loro credenziali. Per ridurre la probabilità di qualsiasi minaccia, è importante recuperare le risorse aziendali come laptop e credenziali di sicurezza e disattivare i loro account.
• Conduzione di controlli regolari sulle buste paga: gli audit aiutano gli imprenditori a individuare eventuali discrepanze e aiutano a garantire la conformità alle normative fiscali. In generale, una revisione delle buste paga deve essere condotta annualmente. Tuttavia, gli audit trimestrali o mensili possono aiutare a individuare tempestivamente eventuali violazioni e ottenere informazioni dettagliate sullo stato di salute del sistema di gestione delle retribuzioni.
• Prevenzione del furto di tempo: il furto di tempo o la falsificazione della scheda attività si verifica quando un dipendente travisa intenzionalmente il tempo per cui ha lavorato nella scheda attività. Il furto di tempo è la forma più comune di frode sui salari, e sembra che ogni anno colpisca il 75% delle aziende negli Stati Uniti. Tuttavia, molti sistemi di gestione stipendi includono funzionalità di sicurezza per salvaguardare i rapporti sui fogli presenze. Puoi trovare i migliori sistemi di buste paga per aiutarti a far rispettare la sicurezza delle buste paga.

Per riassumere

Le frodi alla sicurezza si verificano in vari modi, dalle falsificazioni delle schede attività ai lavoratori che falsificano i loro salari, alle violazioni delle informazioni. Tutti questi problemi causano danni significativi all'azienda e alla sua reputazione.

Per prevenirli, è importante mantenere la sicurezza delle buste paga, perché non solo ti protegge da violazioni della sicurezza e frodi, ma impone anche l'uniformità e l'organizzazione dei dati.

Suggerimenti per professionisti:

1. L'integrazione del software per le buste paga con un sistema di presenze può aiutarti a prevenire le frodi sui fogli presenze.
2. La formalizzazione di un sistema di offboarding completo nel software può impedire ai dipendenti fantasma di ottenere accessi non autorizzati. È essenziale sfruttare il software giusto per evitare danni a lungo termine e prevenire che si verifichino frodi in primo luogo.

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