Che cos'è un sistema telefonico PBX? Guida definitiva di GetVoIP

Un sistema telefonico PBX (Private Branch Exchange) fornisce alle aziende la propria rete telefonica privata, offrendo funzionalità aggiuntive per le chiamate e le comunicazioni aziendali che ottimizzano il flusso di lavoro del tuo team.

Ma cosa significa PBX, come funziona e quale tipo e provider è adatto alla tua azienda? Continuate a leggere per scoprirlo.

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• Che cos'è un sistema telefonico PBX?
• Come funziona un sistema telefonico PBX?
• Tipi di sistemi telefonici PBX
• Qual è la differenza tra PBX e VoIP?
• Vantaggi di un sistema telefonico PBX
• Come scegliere un sistema PBX per le aziende
• I migliori fornitori di sistemi telefonici PBX
• Domande frequenti sui sistemi PBX

Che cos'è un sistema telefonico PBX?

Un sistema telefonico PBX è un centralino telefonico locale privato che consente alle aziende di facilitare le chiamate vocali interne ed esterne sulla propria rete locale .

Il PBX crea essenzialmente una rete telefonica in miniatura di proprietà e gestita dall'azienda che la utilizza, il che significa che tutte le comunicazioni interne tra utenti e dispositivi in ​​rete sono gratuite.

Con PBX, le aziende possono limitare o evitare l'acquisto di linee telefoniche aggiuntive da fornitori di terze parti, optando invece per numeri di telefono aziendali e/o interni in rete.

Come funziona un sistema telefonico PBX?

Un sistema telefonico PBX funziona connettendo, spostando e instradando le chiamate verso le loro destinazioni, fornendo allo stesso tempo funzionalità avanzate di comunicazione aziendale non disponibili con i telefoni fissi tradizionali o residenziali.

A seconda del tipo di servizio PBX scelto, le chiamate in uscita e in entrata vengono gestite tramite SIP Trunking, PSTN (Public Switched Telephone Network) o VoIP (Voice over Internet Protocol). Sia basato su locale (in loco) che su cloud PBX sono disponibili, così come una combinazione dei due.

Tipi di sistemi telefonici PBX

La tabella seguente fornisce una rapida panoramica dei 4 diversi tipi di sistemi telefonici PBX :

centralino analogico

Il PBX analogico si basa sul tradizionale cablaggio in rame della PSTN, la stessa rete utilizzata dalle linee fisse, per facilitare le chiamate tramite il POTS (Plain Old Telephone System.)

Poiché non possono effettuare chiamate su Internet, le loro funzionalità saranno limitate rispetto alle altre opzioni in questo elenco. Aspettati poco più di segreteria telefonica, trasferimento di chiamata, chiamata in attesa e inoltro di chiamata di base.

Analog PBX è stato progettato per rendere gratuite le chiamate interne tra i dipendenti e funziona solo con telefoni fissi e fissi. Poiché l'hardware/l'attrezzatura deve essere ospitato nell'edificio per uffici/nel luogo in cui lavorano i dipendenti, non viene offerta mobilità.

L'aggiunta di linee telefoniche è un processo lungo e costoso che richiede l'installazione fisica di nuovi cablaggi, prese a muro e talvolta prese, motivo per cui la maggior parte dei team esegue l'aggiornamento a un PBX ospitato o a un provider di linee SIP.

Si prevede che i sistemi PBX analogici diventeranno obsoleti entro dieci anni, quindi se attualmente non ne utilizzi uno, probabilmente non vale la pena investire ora.

centralino ospitato

Conosciuto anche come cloud o PBX virtuale, il PBX ospitato è un sistema telefonico VoIP fuori sede basato su cloud e ospitato da un provider di terze parti.

Poiché il centralino virtuale gestisce le chiamate tramite VoIP, funziona con qualsiasi dispositivo (laptop, smartphone, computer desktop, telefono VoIP, tablet, ecc.) con una connessione Internet funzionante.

Ciò consente ai team di accedere al proprio sistema telefonico aziendale ovunque e in qualsiasi momento, un livello di flessibilità e mobilità impossibile con il PBX analogico.

Il PBX basato su cloud è compatibile con le apparecchiature esistenti, ha un processo di configurazione rapido e semplice che i proprietari delle aziende possono generalmente gestire da soli e non richiede manutenzione in loco o team IT interni. Ciò porta a notevoli risparmi sui costi insieme all'accesso a funzionalità VoIP avanzate e nuovi canali di telecomunicazione, come:

• Conferenze Web e videochiamate
• SMS
• Messaggistica della chat di squadra
• Strumenti di collaborazione (lavagna, condivisione di file e co-editing, ecc.)
• Segreteria visiva, Segreteria telefonica a e-mail
• ACD e IVR
• Assistenti automatici
• Instradamento chiamate e gruppi suoneria
• Inoltro chiamata
• Musica d'attesa
• Call Park, Call Flip, Call Screening, Caller ID
• Teleconferenza
• Code di chiamata
• Monitoraggio delle chiamate, interruzione delle chiamate, sussurro delle chiamate, registrazione delle chiamate

La maggior parte dei provider di PBX VoIP offre diversi piani mensili in bundle/a livelli con limiti utente più elevati e funzionalità avanzate per la scalabilità.

PBX locale

I sistemi PBX locali forniscono ai team non solo la propria rete telefonica privata, ma anche il proprio sistema telefonico interno.

Le buone notizie?

I sistemi locali oggi utilizzano il VoIP per facilitare le chiamate, il che riduce i costi delle chiamate e offre ai team nuove funzionalità di chiamata. Gli utenti del PBX locale dovranno investire nello spazio per un server in loco, un data center interno, hardware aggiuntivo e, spesso, un team IT interno per gestire tutto.

Il vantaggio principale qui?

I team con un PBX locale avranno sempre la priorità per le richieste di supporto, potranno personalizzare l'intero sistema telefonico aziendale e potranno stare tranquilli sapendo che i loro server sono protetti e monitorati.

Detto questo, il PBX basato sulla sede non è conveniente per la maggior parte delle PMI e non offre la mobilità del PBX nel cloud.

centralino ibrido

Il PBX ibrido, come suggerisce il nome, è una combinazione di PBX tradizionale e VoIP, che consente alle aziende di utilizzare l'hardware PBX esistente in sede per accedere a un sistema telefonico basato su cloud.

Un processo chiamato SIP Trunking crea una sorta di collegamento virtuale tra la tecnologia PSTN e VoIP e tutte le funzionalità che offre. Ciascun Trunk SIP (Session Initiation Protocol) funge da propria linea telefonica.

Tuttavia, le aziende stesse, non il provider SIP Trunk, devono installare, aggiornare e mantenere la propria soluzione telefonica PBX interna.

Qual è la differenza tra PBX e VoIP?

La principale differenza tra PBX e VoIP è che PBX è Il PBX utilizza la tecnologia VoIP, SIP Trunking e PSTN per creare una rete telefonica interna interconnessa che comprenda tutti i dispositivi di chiamata della tua azienda. (A seconda del tipo di soluzione PBX scelta, questi "telefoni" possono essere computer desktop, dispositivi mobili e/o telefoni fissi.)

Mentre i fornitori di PBX odierni di solito offrono chiamate VoIP (e viceversa), i sistemi telefonici VoIP Sebbene il VoIP e il PBX ospitato (basato su cloud) siano in qualche modo simili, ci sono grandi differenze tra il PBX basato su locale e i sistemi telefonici VoIP, descritte di seguito:

Vantaggi di un sistema telefonico PBX

Di seguito, esploreremo i 5 principali vantaggi del PBX .

1. Risparmio sui costi

Il centralino in hosting, in particolare, offre notevoli risparmi sui costi rispetto ai tradizionali sistemi telefonici PSTN.

Le chiamate VoIP riducono significativamente i costi delle chiamate a lunga distanza, offrendo chiamate illimitate gratuite negli Stati Uniti/Canada.

Il PBX basato sulla sede richiede alle aziende di acquistare apparecchiature, server e licenze software, pagare in anticipo le tariffe di installazione/impostazione e gestire i costi di manutenzione, che possono facilmente costare $ 10.000 e oltre per soli 20 utenti.

Al contrario, i sistemi PBX ospitati sono gestiti fuori sede dal provider di terze parti (non sono necessari team IT interni o costose apparecchiature in loco). Inoltre, il VoIP è compatibile con i dispositivi esistenti, quindi non è necessario acquistare molto nuovo hardware.

I piani di servizio mensili per il PBX ospitato vanno da $ 25,00 a $ 50,00/utente/mese e spesso prevedono sconti sul volume o sull'utilizzo impegnato.

2. Accesso a funzionalità VoIP aggiuntive

L'accesso alle funzionalità avanzate di Voice over IP offre numerosi vantaggi come:

• Analisi storiche e in tempo reale e dati dei dipendenti per perfezionare i flussi di lavoro e migliorare l'esperienza del cliente
• Aumento dei tassi di risoluzione della prima chiamata
• Più opzioni self-service per i clienti
• Gestione utenti e opzioni di amministrazione avanzate
• Migliore collaborazione dei dipendenti, maggiore produttività, meno problemi di comunicazione

3. Maggiore mobilità

Indipendentemente dal fatto che il tuo team sia completamente remoto, ibrido o lavori in ufficio, un sistema telefonico cloud PBX offre un livello di mobilità senza pari, soprattutto per team geograficamente diversi che lavorano in diversi fusi orari.

Questa flessibilità ti consente di assumere i migliori dipendenti possibili indipendentemente dalla loro ubicazione e aumenta il morale dei dipendenti, mantenendo bassi i tassi di rotazione. I team possono passare da un dispositivo all'altro durante le chiamate attive, effettuare videochiamate da qualsiasi luogo e accedere ai dati essenziali dei clienti durante le riunioni fuori sede.

4. Scalabilità

I fornitori di PBX offrono un livello di scalabilità che garantisce alle piccole imprese e alle imprese di disporre delle funzionalità e dei canali di cui hanno bisogno a prezzi accessibili.

È facile aumentare i limiti degli utenti, aggiungere nuove funzionalità secondo necessità e acquistare extra come limiti più elevati per i partecipanti alle riunioni video e spazio di archiviazione aggiuntivo. I team evitano di pagare per funzionalità di cui non hanno bisogno, possono personalizzare il proprio sistema PBX e passare a un livello superiore in qualsiasi momento.

Il PBX cresce insieme alla tua attività e i fornitori aggiungono costantemente funzionalità per stare al passo con le aspettative dei clienti.

5. Facilità d'uso

Nonostante la pletora di funzionalità avanzate che offrono, le piattaforme PBX sono sorprendentemente facili da usare.

Più canali di comunicazione sono semplificati in un'unica interfaccia unificata, gli utenti possono personalizzare i propri dashboard e layout e le notifiche push in tempo reale ricordano ai dipendenti le riunioni e le scadenze chiave.

Funzioni utili come le videochiamate con un clic, la modifica del percorso del flusso delle chiamate con trascinamento e le basi di conoscenza del supporto online semplificano ulteriormente il processo. Molti fornitori forniscono anche formazione su richiesta o di persona per acclimatare ulteriormente i team.

Come scegliere un sistema PBX per le aziende

Quando scegli un sistema PBX per la tua azienda, considera:

• Servizio on-premise vs offsite/hosted
• Costo/budget totale (tariffa di servizio mensile, tariffa di installazione/installazione, costi di apparecchiature/hardware, tariffe per chiamate internazionali e interurbane, funzionalità aggiuntive, ecc.)
• Funzionalità e canali di comunicazione disponibili
• Tipi di numero di telefono disponibili (numeri locali, internazionali, verdi, vanity number)
• Struttura dei prezzi (pagamento in base al consumo, minuti raggruppati, piani mensili, contratti annuali, ecc.
• Facilità d'uso, formazione degli utenti e assistenza clienti
• Tempo di attività garantito almeno del 99,9%, monitoraggio della rete, certificazioni di sicurezza

I migliori fornitori di sistemi telefonici PBX

Sulla base della nostra ricerca e della nostra esperienza pratica, oltre ai suggerimenti delle recensioni degli utenti, abbiamo stabilito che i migliori fornitori di sistemi telefonici PBX sono:

Domande frequenti sui sistemi PBX

Di seguito, abbiamo risposto alle principali domande frequenti sui sistemi PBX.