10 potenti funzionalità di fax online che accenderanno la tua produttività

Quando pensiamo al fax online, è facile confondere il processo con la semplice condivisione di file. I documenti inviati come allegati nelle e-mail non sembrano qualcosa di così eccitante o utile. Ma onestamente, l'invio di fax online è molto più che inviare al tuo collega un documento Word da far arrivare nella sua casella di posta elettronica.

Ignorando il semplice fatto che il processo è in realtà più complicato della condivisione di file: il fax online utilizza l'e-mail per inviare un documento a un apparecchio fax ricevente o consente di ricevere un fax come e-mail o persino come testo. È così semplice che puoi persino inviare un fax direttamente da Gmail o un fax dal tuo telefono. I vantaggi della mobilità e della facilità d'uso sono grandi e familiari ai più, ma che dire di quelle funzioni meno conosciute che aiutano davvero i fax online a trasformare il modo in cui invii e condividi i documenti? Per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo servizio di fax online, abbiamo compilato un elenco delle funzionalità più utili e meno conosciute che possono portare la tua produttività a un livello completamente nuovo.

1. Firme digitali

Il primo della nostra lista può essere considerato una delle funzionalità più utili per l'invio di fax online, colmando totalmente un punto dolente precedentemente sentito durante l'invio di documenti legali o vincolanti che richiedono una firma. I fornitori di fax online che consentono le firme digitali sono ideali per quasi tutte le aziende, aiutandoti a risparmiare tempo e aumentare la produttività eliminando tutti i passaggi non necessari per il tuo processo di fax.

Le firme digitali o elettroniche ti consentono di aggiungere semplicemente la tua firma al documento elettronico prima di inviare il fax al destinatario. Alcuni servizi consentono un semplice trascinamento di un file di firma autografa direttamente sul documento. Questo è utile per assicurarti di avere una firma corrispondente sui tuoi documenti elettronici o cartacei: puoi caricare la tua firma autografa a tua scelta e riutilizzare la stessa firma tutte le volte che vuoi.

Un altro metodo utilizza il touch screen sul tuo dispositivo mobile, consentendoti di firmare con il dito o anche con una penna stilo per garantire una maggiore precisione. Il metodo che scegli può dipendere dalla tua flessibilità e dall'accesso ai dispositivi mobili, ma l'opzione è sicuramente una delle funzionalità più utili da cercare quando acquisti un provider di fax online.

2. Consegna di gruppo

La seconda nella nostra lista è un'altra funzionalità incredibilmente utile per aumentare la produttività e ridurre il livello di mal di testa relativi ai fax condivisi in ufficio. A volte chiamata esplosione di fax, consegna di gruppo o fax in blocco, questa utile funzione è una caratteristica da tenere in considerazione quando si effettuano acquisti incrociati tra provider di fax Internet. Con la consegna di gruppo, ora è possibile inviare il documento fax a un numero elevato di destinatari, a volte fino a 20 indirizzi contemporaneamente, tutti contemporaneamente.

Non ci sono più i giorni in coda in attesa del tuo turno poiché Tina delle risorse umane invia lo stesso fax 50 volte, ancora e ancora. Le esplosioni di fax ora sono totalmente possibili e assicurano che ogni destinatario incluso nell'elenco riceva la propria copia del messaggio tutto allo stesso tempo, direttamente nella propria casella di posta elettronica. Ora puoi migliorare la collaborazione e rimanere concentrato sul tuo compito assicurandoti che l'intero team riceva il messaggio o il documento giusto proprio quando ne ha bisogno, dove è facile trovarlo e organizzarlo nella propria casella di posta elettronica.

3. Consegna programmata

Può sembrare banale, ma con l'introduzione del fax online, uno dei punti deboli associati ai fax tradizionali e standard è la necessità di trovarsi proprio di fronte al fax nell'ora esatta in cui è necessario inviare il fax. Quindi, se hai bisogno che quel documento importante ti venga inviato via fax come prima cosa al mattino tre fusi orari prima, quando normalmente dormiresti, dovresti non solo assicurarti di essere sveglio e pronto, ma devi anche assicurarti di può trovare un fax! Ora, questo non è più un problema con i fax online.

Con la possibilità di programmare la consegna dei fax in uscita, è possibile garantire che il fax venga inviato al destinatario giusto al momento giusto, istantaneamente o meno fino a dopo l'importante riunione di chiusura. Combina questo con la possibilità di inviare fax dal tuo telefono o da qualsiasi dispositivo con una connessione a Internet e tagli le corde che normalmente richiedono l'accesso diretto a un apparecchio fax in quel momento cruciale. Basta programmare la consegna di un fax dal tuo portale online o dall'app mobile e continuare la giornata con la massima tranquillità sapendo che il tuo fax non arriverà troppo presto o troppo tardi.

4. Screening dei fax indesiderati

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Abbiamo invitato la posta ordinaria e poi è arrivata la posta indesiderata. Alla fine siamo passati all'e-mail e sono arrivate le e-mail di spam indesiderate. Riceviamo persino telefonate indesiderate che intasano le nostre linee con presentazioni di telemarketing e ora anche chiamate automatiche. Quindi, ovviamente, ha senso che ci siano orde di fax indesiderati che si dirigono verso il tuo apparecchio fax, o piuttosto con l'invio di fax online nella tua casella di posta elettronica. Così, come i filtri antispam, è qui che entra in gioco lo screening dei fax indesiderati. Lo screening dei fax indesiderati funziona in realtà in due modi, con una lista bianca e una lista nera. Utilizza la white list per aggiungere indirizzi e numeri approvati per assicurarti di ricevere documenti e messaggi solo da questi numeri specifici e da nessun altro. Tuttavia, questo può bloccare la tua casella di posta per ricevere messaggi solo da coloro che conosci, bloccando eventuali nuovi clienti o clienti.

La blacklist, d'altra parte, ti consente di inserire indirizzi e numeri specifici per bloccare il tuo servizio di fax online, tenendo fuori quei fastidiosi spammer. Alcune funzioni di screening dei fax indesiderati consentono persino di includere un "carattere jolly" per includere un prefisso, set di numeri o prefissi specifici. Ridurre lo spam e il disordine aiuterà a mantenere la tua casella di posta ordinata e organizzata.

5. Rilevatore di avanzamento e stato

Hai mai inviato un fax, solo per avere il tuo destinatario in attesa e in attesa, solo che non arriva mai da loro? Non solo l'invio di fax online ti aiuta a rimanere più organizzato tenendo un registro dei fax inviati e ricevuti, nonché archiviandoli nella tua casella di posta elettronica, ma alcuni servizi possono persino tenere traccia dei tuoi messaggi mentre viaggiano verso il destinatario.

I rilevatori di avanzamento sono un software che ti consente di visualizzare lo stato corrente dei tuoi fax in uscita in transizione e persino di seguirli a ogni fermata dal momento in cui premi il pulsante di invio, fino al momento in cui sono destinati a presentarsi al fax del destinatario macchina o casella di posta. I tracker di avanzamento possono aiutare a ridurre i fax persi e ad aspettare per sperare che l'ultimo si faccia strada.

6. Integrazioni e API

Tutte le nostre piattaforme di produttività stanno diventando sempre più flessibili e personalizzabili. Grazie al mondo delle API, ora è semplice per gli sviluppatori costruire ponti tra due soluzioni per la forza lavoro precedentemente indipendenti. Le API sono stringhe di codice basate sul Web brevi e facili da usare che consentono a due piattaforme di interagire tra loro. Proprio come puoi integrare il tuo CRM direttamente in uno strumento di chat del team come Slack, puoi facilmente utilizzare le API per integrare il tuo servizio di fax online direttamente in qualsiasi strumento sul posto di lavoro che il tuo team sta già utilizzando.

Le funzionalità di fax possono essere integrate in qualsiasi applicazione aziendale che utilizza SMTP, XML di testo o API di servizi Web per automatizzare il processo, aumentare la comunicazione e la collaborazione. Grazie alle API, il processo è semplice per aggiungere un pulsante fax direttamente nel tuo CRM, così puoi riprendere il profilo di un cliente sul fax del tuo collega, tutto con un solo clic.

7. Condivisione di file di grandi dimensioni

Sebbene l'invio di fax online sia molto più di una semplice condivisione di file, ciò non significa che non puoi utilizzare il servizio per la condivisione di file. Il fax in linea utilizza il tuo indirizzo e-mail per inviare e ricevere documenti digitali come fax sul tuo dispositivo o ricevendoli nella tua e-mail. Tuttavia, a causa della natura dell'e-mail, è molto probabile che tu possa raggiungere un limite di dimensione del file quando tenti di inviare un documento piuttosto grande, o anche un tipo di file completamente diverso tutti insieme (anche video).

La condivisione di file di grandi dimensioni è una funzionalità utile per coloro che devono inviare documenti di testo piuttosto grandi o lunghi (pensa a oltre 100 pagine!) o anche tipi di file completamente diversi come immagini ad alta risoluzione, file audio, fogli di calcolo e persino video. I provider di fax online che consentono la condivisione di file di grandi dimensioni generalmente includono un limite alle dimensioni del file, ma a 3 GB e oltre questo si estende ben oltre qualsiasi limitazione di file messa in atto dal servizio di posta elettronica. Se il tuo servizio include anche la consegna di gruppo, è possibile inviare questi file di grandi dimensioni anche a più destinatari alla volta, cosa con cui altre piattaforme di condivisione file potrebbero avere difficoltà.

8. Indirizzi e-mail multipli

Da non confondere con la consegna di gruppo di documenti, l'invio di fax di un documento a più destinatari, reso possibile dall'invio di fax in linea: una caratteristica meno comune nell'invio di fax in linea è la possibilità di collegare più indirizzi e-mail a una linea fax. In questo modo, non dovrai creare un indirizzo e-mail autonomo da fornire a ciascun membro del team per consentire l'accesso al portale o alle funzionalità di fax online. Invece, con più indirizzi e-mail supportati, puoi includere tutte le singole e-mail che desideri fornire l'accesso a tutti i membri del team, che riceveranno ciascuno la propria casella di posta e il proprio portale. Il tutto con un unico abbonamento fax online autonomo.

Continuando la natura conveniente dei fax online, l'aggiunta di più indirizzi e-mail a una linea fax riduce il numero di abbonamenti o licenze richieste per il tuo team. Con i controlli di amministrazione, è facile mantenere il controllo e distribuire l'accesso solo a coloro che ne hanno bisogno e persino limitare la funzionalità dei singoli indirizzi e-mail a cui è concesso l'accesso.

9. Archivio fax

Ridurre il disordine con i fax online non significa solo meno carta, ma anche meno schedari. Con tutto gestito digitalmente grazie al fax online, lo è anche il tuo deposito. Mentre alcuni fornitori ti faranno archiviare tutto direttamente nella tua casella di posta elettronica, una caratteristica utile da tenere d'occhio è l'Archivio fax, una soluzione di archiviazione di file dedicata e ricercabile per tutti i tuoi fax in entrata e in uscita inviati e ricevuti a livello di account.

Ora puoi eliminare in modo sicuro quei vecchi fax dalla tua casella di posta e assicurarti comunque che vengano consolidati nei tuoi record nel caso in cui sia necessario richiamarli in un secondo momento. Alcuni fornitori impongono un limite al numero di fax che puoi archiviare, mentre altri consentono di archiviare un numero illimitato di documenti per tutto il tempo necessario.

10. Sicurezza e conformità

Sebbene l'invio di fax online aumenti intrinsecamente la sicurezza dei tuoi documenti, solo chi ha accesso alla tua casella di posta elettronica può leggere i tuoi fax, è anche importante garantire che venga fornita una crittografia adeguata per i tuoi documenti. Può essere utile quando si acquista un provider per garantire non solo la crittografia dei fax in uscita, ma anche in entrata. Alcuni fornitori arriveranno persino a garantire che la conferma della tua consegna sia crittografata e consentiranno numeri di destinazione nascosti.

Se sei in un settore correlato, può anche essere fondamentale arruolare un fornitore che garantisca la conformità alle normative sulla sicurezza dei dati come l'American Health Insurance Portability and Accountability Act, poiché non tutti i fornitori faranno il possibile. La crittografia avviene solitamente grazie alla tecnologia di sicurezza standard normalmente utilizzata per stabilire un collegamento crittografato tra un client e un server, nota come SSL, il Secure Sockets Layer.

Il solo fax online può aiutare ad aumentare la produttività in ufficio, riducendo al contempo i costi ei punti deboli normalmente associati all'utilizzo di una linea fax standard e del temuto fax. Ma i vantaggi non si fermano qui, con alcune funzionalità extra che vale la pena tenere d'occhio.