Prevenire le fughe di dati con i lavoratori remoti

Nonostante i numerosi vantaggi derivanti dall’assunzione di lavoratori a distanza, vi è un aumento sostanziale del rischio di minacce interne e fughe di dati legate al lavoro remoto. Questo è un problema permanente anche per gli esperti nel campo degli affari, per non parlare dei proprietari di startup che si avventurano semplicemente nel mondo degli affari.

Titan Security Europe opera interamente da remoto da un decennio. In qualità di esperti nel campo del lavoro a distanza, offriremo consulenza dal punto di vista della sicurezza informatica e fisica sulla protezione della vostra azienda dalle fughe di dati quando lavorate con dipendenti remoti.

Statistiche

Prima di scoprire cosa puoi fare per prevenire fughe di dati da parte dei tuoi lavoratori remoti, è importante conoscere i fatti.

Ecco alcune statistiche sulle minacce alla sicurezza informatica quando si lavora in remoto, secondo Wifi Talents:

• Il 75% dei professionisti IT afferma che le aziende sono più vulnerabili alle minacce informatiche ora che sono passate al lavoro remoto.
• Oltre il 55% dei professionisti IT ritiene che i lavoratori remoti abbiano maggiori probabilità rispetto a quelli in ufficio di violare le policy aziendali, con un conseguente rischio maggiore di fughe di informazioni.
• Il 95% delle violazioni della sicurezza informatica sono dovute a errori umani.
• L’80% dei lavoratori da remoto NON ha una formazione adeguata sulla sicurezza informatica.
• Le aziende subiscono in media 22 minacce alla sicurezza a settimana a causa dei lavoratori remoti.

Sebbene queste statistiche indichino un grosso problema con i lavoratori remoti, non lasciare che ciò ti scoraggi dall’assumere lavoratori remoti per la tua startup. I benefici superano i rischi, purché si gestiscano con successo i rischi.

Come combattere i problemi

Quando si tratta di lavoratori remoti, esiste una serie specifica di problemi di sicurezza che possono sorgere in relazione ai dati. Ci sono misure che sia l’azienda che i dipendenti possono intraprendere per combattere questi problemi.

Hardware non protetto e vulnerabile

I dipendenti che utilizzano dispositivi personali e non protetti potrebbero causare fughe di dati. Questi dispositivi spesso non hanno il livello di sicurezza di un dispositivo aziendale e la mescolanza di file di lavoro con file personali può portare a fughe di dati negligenti.

Cosa sai fare?

• Fornire ai dipendenti un dispositivo aziendale su cui sono installati i processi seguenti. Se non è possibile, assicurati che i dipendenti installino quanto segue sui dispositivi su cui lavoreranno:
  • Autenticazione a più fattori: un sistema che consente agli utenti di accedere a un dispositivo o server solo seguendo più passaggi. Ad esempio, oltre a una password, devono ricevere un codice inviato a un altro dispositivo, utilizzare l'impronta digitale, rispondere a una domanda segreta, ecc. Esempi di software MFA includono JumpCloud, ManageEngine, Cisco Secure e altro ancora.
  • Sicurezza degli endpoint: la pratica di salvaguardare tutti i dispositivi collegati a una rete, le piattaforme di protezione degli endpoint esaminano tutti i file non appena entrano nella rete, consentendo il rilevamento rapido di malware e minacce. Esempi di Endpoint Security includono Cisco Secure, WatchGuard, Avast Business Security e altro ancora.
  • Software di crittografia: i software di crittografia di file e dati installati sui dispositivi utilizzati per lavoro proteggono tutti i dati da modifiche senza autorizzazione, furti o compromissioni. I software di crittografia includono Secure IT, Blocco cartelle e Kruptos 2 Professional.
• Configurare una politica di lavoro remoto che stabilisca che solo i dispositivi configurati con i programmi di cui sopra possono essere utilizzati per lavorare.

Cosa possono fare i dipendenti?

• Segui la policy impostata e lavora solo sui dispositivi forniti dall'azienda.
• Ove possibile, non utilizzare i dispositivi aziendali per uso personale.

Reti non protette e vulnerabili

Una delle maggiori preoccupazioni per la sicurezza del lavoro remoto riguarda le reti non protette e vulnerabili. Mentre una rete domestica personale normalmente va bene, una rete pubblica e non protetta lascia i dispositivi estremamente vulnerabili.

Cosa sai fare?

• Memorizzando i dati in un server anziché nel database di un dispositivo (in particolare un server con MFA o dati crittografati) puoi garantire che i dati sensibili saranno protetti anche se un dispositivo è connesso a una rete non protetta.
• I dati vengono mantenuti separati dal dispositivo, quindi anche se il dispositivo viene compromesso attraverso una rete non protetta, i dati rimangono comunque al sicuro.

Cosa possono fare i dipendenti?

• Evita le reti pubbliche quando possibile.
• Utilizza gli hotspot personali o lavora offline se sei in pubblico.
• Utilizza le VPN per proteggere la connessione.

Meno supervisione sulla gestione dei dati

Quando i dipendenti lavorano tutti da casa, è molto più difficile per i team di sicurezza monitorare la gestione dei dati. Ci sono più dispositivi, server e reti di cui preoccuparsi. Esiste anche il rischio che i dipendenti tengano i loro laptop aperti in pubblico e che i membri del pubblico vedano dati sensibili.

Cosa sai fare?

• Se i tuoi dati sono tutti conservati all’interno di un server e non possono essere scaricati o condivisi, la gestione dei dati diventerà molto meno rischiosa.
• Se i dati devono essere scaricati per essere utilizzati, imponi nella tua policy che nel momento in cui i dipendenti hanno finito di utilizzare i dati che stanno utilizzando, li ricaricano nel cloud e li eliminano dal loro dispositivo.
• Implementa software di tracciamento nei dispositivi forniti dall'azienda affinché i lavoratori remoti possano utilizzarli. Ciò consentirà ai team di sicurezza di monitorare la gestione dei dati sui singoli dispositivi.
• Assicurati di avere bloccati i dettagli di ogni dispositivo che accede ai tuoi sistemi, in modo che il tuo team di sicurezza possa utilizzare il software necessario per cancellare dai dispositivi tutte le password, i dati o i documenti aziendali nel momento in cui vengono segnalati persi o rubati.

Cosa possono fare i dipendenti?

• Segnala un dispositivo smarrito non appena ciò accade.
• Evita di lavorare in pubblico quando possibile. In caso contrario, assicurati che nessun altro possa vedere il proprio schermo.

Truffe tramite e-mail e predisposizione al phishing

I lavoratori remoti sono, come tutti i lavoratori, a rischio di phishing e truffe via email. Essere fuori dall’ambiente aziendale può portare a disattenzione e a una percezione modificata, rendendo i lavoratori remoti più suscettibili. Inoltre, i dipendenti hanno meno possibilità di verificare se un'e-mail proviene da un collega quando non si trovano nella stessa stanza.

Cosa sai fare?

• Circolare la conversazione. Organizza seminari su come individuare una potenziale truffa e cosa fare se un dipendente pensa di essere stato truffato.
• Mantieni i dipendenti informati sulle storie di truffe di phishing.
• Monitora le e-mail dei dipendenti: controlla eventuali truffe.

Cosa possono fare i dipendenti?

• Invia immediatamente qualsiasi email che ritengono possa essere una truffa a un superiore.
• Evita di aprire link di persone che non conoscono.
• Rispondi alle e-mail di colleghi e clienti noti solo finché l'e-mail non è stata esaminata.
• Avere dettagli di contatto non email di tutti i colleghi, come i numeri di telefono. Usali per verificare se un'e-mail è stata inviata da un collega o meno.

Dispositivi incustoditi

Proprio come negli uffici, i dispositivi non presidiati rappresentano un enorme rischio per la sicurezza, ma lo sono ancora di più con il lavoro remoto, poiché chiunque, non solo gli altri dipendenti, potrebbe accedere ai dati conservati all’interno

Cosa sai fare?

• Proteggi con password tutti i dati sul dispositivo.
  • L'MFA come menzionato sopra fornisce un ulteriore livello di sicurezza.
  • Assicurati che i dati siano crittografati. Ciò confonde i dati in un formato illeggibile a meno che non venga utilizzata una chiave digitale molto specifica. Questa specifica chiave digitale sarà conosciuta solo dai dipendenti che necessitano di avere accesso a tali dati.
• Assicurati che l'accesso, con MFA, sia necessario ogni volta che si accede ai dati, anche se tali dati sono stati chiusi solo pochi istanti prima.
• Ai dipendenti verrà concesso l'accesso solo ai dati specifici di cui hanno bisogno solo avendo le password per tali dati. Gli addetti alle vendite, ad esempio, non hanno bisogno di accedere alle informazioni sulle risorse umane.

Cosa possono fare i dipendenti?

• Protezione tramite password: McAfee suggerisce che le password dovrebbero includere lettere maiuscole e minuscole, caratteri speciali e numeri per garantire una password complessa. Tutti i dispositivi di lavoro dovrebbero avere password univoche che i dipendenti non divulgano a nessun altro.
  • MFA: i dipendenti devono disporre di un dispositivo affidabile a cui inviare i codici MFA o una domanda di sicurezza personale di cui solo loro conosceranno la risposta.
• Non lasciare mai i propri dispositivi incustoditi in pubblico.
• Assicurarsi che i dispositivi siano bloccati quando non vengono utilizzati.

Conformità e normative sui dati

I team di sicurezza devono garantire che le pratiche relative ai dati siano conformi alle normative GDPR.

• Senza una policy prestabilita, i dipendenti possono facilmente infrangere le normative GDPR con l’accesso e la gestione dei dati.
• Limitando i dati a cui i dipendenti hanno accesso e implementando le misure di sicurezza come sopra descritto, il rispetto delle norme di sicurezza legale sarà molto più semplice.

Destreggiarsi tra sicurezza e fiducia dei dipendenti

È fondamentale garantire che i dati della tua azienda siano protetti da negligenza o addirittura da perdite dannose e attacchi interni. Tuttavia, è altrettanto importante garantire che i tuoi dipendenti sappiano che sono fidati.

Destreggiarsi tra la sicurezza e la fiducia dei dipendenti può essere complicato. Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per gestirlo:

• Informa i tuoi lavoratori. Spiega ai tuoi lavoratori esattamente quali misure di sicurezza stai adottando e spiega loro perché : è una coperta di sicurezza per proteggere i dati, non una questione di fiducia.
• Fornisci loro i fatti. Spiegare che la maggior parte delle fughe di dati derivano da errori innocenti e negligenza.
• Consentire un po' di privacy . Tieni traccia di ciò che devi monitorare (database, siti aziendali, comunicazioni aziendali e così via), ma non tenere traccia di ogni mossa effettuata su un dispositivo. I dipendenti meritano di non sentirsi osservati in ogni loro mossa.
• Circolare la conversazione . Tieni riunioni virtuali in cui discuti di fughe di dati, minacce e altro ancora. Invia storie di fughe di dati per dimostrare il punto sollevato. Chiedi ai dipendenti di parlare delle fughe di dati e di cosa possono fare per prevenirle.

Conclusione

Quando si tratta di lavoratori a distanza, è fondamentale considerare sia i vantaggi che i rischi.

Sono efficienti ed economici per le startup, poiché consentono di assumere lavoratori senza preoccuparsi di affittare spazi per uffici. I lavoratori a distanza tendono anche ad essere più motivati ​​e apprezzano l’equilibrio tra lavoro e vita privata del lavoro a distanza.

Tuttavia, è necessario considerare e prepararsi per le potenziali falle di sicurezza. Non è il caso di fidarsi dei propri dipendenti, non quando la stragrande maggioranza delle fughe di notizie è dovuta a errori umani. Si tratta di adottare tutte le misure possibili per garantire che i lavoratori remoti possano accedere ai dati di cui hanno bisogno con una minima possibilità di fuga di dati.