Come scrivere firme e-mail professionali (con 15 esempi)

La comunicazione e-mail è diventata uno dei modi più comuni per inviare messaggi tra colleghi in loco e fuori sede, secondo uno studio di Radicati. Nonostante le nuove app di comunicazione che ogni tanto annunciano la fine dei tempi per la posta elettronica, la posta elettronica sembra sempre andare avanti come prima, indifferente ai dogmi dei tempi moderni, al progresso e al culto del futuro.

Beh, forse non prosegue così poeticamente. Ma per il prossimo futuro, l'e-mail rimarrà un punto fermo della comunicazione professionale. Possiamo adattare la nostra corrispondenza e-mail per soddisfare i nostri scopi commerciali, che si tratti di corrispondenza comune o di e-mail marketing, e poiché il mezzo trasmette il suo contesto, non solo il nostro contenuto è importante, ma anche la sua presentazione.

Molte prime impressioni sono condotte via e-mail. La tua fantastica firma e-mail è l'occasione per dare forma a quell'impressione. Una firma e-mail professionale è sia visivamente accattivante che trasmette le nostre capacità, esperienza e dettagli di contatto.

C'è molta soggettività quando si impara a far risaltare una firma e-mail professionale mentre si comanda l'autorità. Fortunatamente, quando si tratta di stile e implementazione, c'è un elenco abbastanza breve di ciò che è accettabile e non c'è bisogno di esagerare per presentare una firma raffinata e professionale.

I migliori esempi di firme e-mail professionali

1. Mantieni breve.

Una firma e-mail professionale dovrebbe essere breve e dolce. Includi il tuo nome, titolo, azienda, informazioni di contatto e punti di interesse professionale. Potrebbero essere tre o quattro righe di testo: sei possono funzionare ma lo stai allungando. Quando si tratta di design, considera "less is more": la tua firma ha lo scopo di integrare, non di impedire alle persone di guardare ciò che vogliono leggere.

Questa firma e-mail è convenzionale, ben bilanciata e trasmette tutti i punti essenziali: lanugine minima. Non aver paura di utilizzare un generatore di firme e-mail per mantenere il controllo sulla tua firma.

2. Usa il tuo marchio come guida tematica.

La tua azienda potrebbe avere restrizioni creative sulle firme e-mail. Ha senso: il marchio viene prima di tutto. Dovrai esprimerti entro i confini tematici – carattere tipografico, colori, immagini, icone, disposizione – forniti dal tuo logo. Alcuni potrebbero sentirsi sollevati, altri potrebbero irritarsi. Non preoccuparti, a volte le limitazioni producono la migliore arte. Dai un'occhiata a questa firma e-mail di Sombras Blancas Design.

Questo esempio di firma e-mail incorpora i colori del marchio e i temi del design – controlla i bordi leggermente sfocati – per presentare il nome, il titolo e le informazioni di contatto all'interno della voce del marchio. Armonia totale. Sia che tu stia utilizzando un client di posta elettronica professionale come Outlook o un servizio di posta elettronica per consumatori gratuito come Gmail, dovresti comunque continuare a spingere il tuo marchio.

3. Includi un colpo alla testa.

Attaccare un volto a un nome aiuta le persone a fare associazioni personali. Se stai cercando di costruire una relazione con il tuo destinatario, o semplicemente di ottenere un feedback positivo, allegare un primo piano con la tua faccia accanto al tuo nome crea una connessione con il tuo destinatario. Un colpo alla testa professionale deve essere ben illuminato e ben ripreso. Vuoi che trasmetta attributi desiderabili per la tua (o qualsiasi) professione: competenza, intelligenza, affidabilità. Non ha bisogno di essere glamour. Non usare un selfie.

Bordi rotondi o quadrati dipende dai tuoi gusti. In questa firma dell'e-mail, il primo piano del soggetto viene fornito in ugual peso con le sue informazioni di contatto con il marchio in basso. Questo suggerimento personale per la firma dell'e-mail farà un buon lavoro per bilanciare quella sensazione professionale, rendendoti più riconoscibile, il che è sempre un vantaggio.

4. Usa i colori per la trama piuttosto che per l'attenzione.

Le firme e-mail colorate possono essere una risorsa in un'industria creativa. In un settore più tradizionale, l'abbondanza distrae visivamente e può sembrare amatoriale. Se non sei sicuro di quanto bene puoi farcela, o se il tuo settore non è così favoloso, è meglio peccare per eccesso di cautela. Una firma e-mail professionale può parlare di più attraverso arrangiamenti di buon gusto che colori vivaci comunque. Ancora una volta, rimani all'interno della tavolozza del marchio.

Questo esempio, sempre di Sombras Blancas Design, ha uno sfondo leggermente bianco sporco, due diversi colori dei caratteri e due caratteri tipografici leggermente diversi. (Si noti che il carattere tipografico del marchio ha serif mentre l'altro testo è sans-serif.) Il design delicato trasmette rassicurazione - certamente un punto di interesse professionale per uno psicologo - e la colorazione sottile aiuta a raggiungere questo obiettivo.

5. Attenersi a uno o due caratteri tipografici standard.

Quando si tratta di caratteri tipografici, la leggibilità è la barra più bassa che devi soddisfare. Non è raro avere più di un carattere tipografico – l'esempio precedente ne utilizzava due – ma a parte le lettere del marchio, una firma e-mail professionale non ne richiede più di due. E non lasciare che diventi troppo stravagante o giocoso. Il primo - immaginane uno con grandi e ampi grazie - farà sembrare che tu stia inviando inviti di nozze. Quest'ultimo – pensa Comic Sans – ti farà sembrare sciocco e minerà la tua credibilità. Trova un carattere nitido e pulito e mantieni la dimensione tra 10 e 12 punti.

L'eccezione è un lungo disclaimer legale che devi includere, che è un pugno nell'occhio inevitabile che puoi mantenere piccolo.

Nota i due caratteri nell'esempio sopra: uno per il logo e uno per i dettagli. Questo carattere tipografico conferisce alla sua firma e-mail un aspetto fresco e liscio.

6. Dirigere l'occhio con una gerarchia visiva.

Progetta la tua firma e-mail in base a ciò che attira l'attenzione, in modo che i lettori scorrano naturalmente da un elemento all'altro senza punti elenco goffi. Scala, colore e peso del carattere richiamano l'attenzione sugli elementi più importanti della firma, sia il nome che il nome dell'azienda. Le persone leggono dall'alto verso il basso, dal grande al piccolo, dal grassetto al sottile. Usalo con saggezza: evidenziare ogni altra parola in questo modo avrà l'effetto opposto. (Se tutto è unico, niente lo è.)

Questo design di Email Signature Rescue rende chiaro dove dovrebbe andare il tuo occhio in base al peso del carattere, al colore e alla disposizione. Il tuo sguardo è naturalmente attratto dalla sua immagine, quindi procede al suo nome e titolo mentre i dettagli successivi sono disposti in ordine di rilevanza fino alla fine della firma.

7. Spezza il testo con i divisori.

I divisori possono essere grafici o possono essere glifi. Un glifo è un simbolo all'interno del carattere tipografico. Sto pensando in particolare al glifo della barra verticale: |. La barra verticale ti consente di spezzare righe goffamente lunghe o dettagli non correlati, evitare spazi vuoti e ridurre gli elementi grafici se preferisci mantenerne basso il numero. Il glifo della barra verticale è comune nelle firme di posta elettronica professionali, ma non esagerare. La moderazione vale in tutto, in particolare il buon gusto.

Questo modello di firma e-mail orizzontale di Email Signature Rescue utilizza il glifo della linea verticale per separare le informazioni di contatto. Nota che il designer opta per un punto elenco tra il nome e il titolo: questo interrompe lo schema, prevenendo un senso di uso eccessivo, il che è utile considerando che il colpo alla testa è separato dai dettagli da una barra verticale simile.

8. Mantieni la grafica semplice.

Più la grafica è complicata, più attira l'attenzione: non vuoi che travolga il testo. Se non lavori in un settore visivo, è meglio mantenere la grafica limitata alle icone, a parte il logo della tua azienda. In ogni caso, mantieni la tua grafica semplice e bilanciala con una quantità adeguata di testo per ridurre il "disordine" visivo.

Questo esempio include sia la coerenza del marchio che una grafica semplice ed efficace. Il logo stesso è piuttosto minimale, quindi il resto della firma dell'e-mail deve fare attenzione a non sovraccaricarlo. Nota come la tua linea di visuale viene spostata dal logo al suo nome al suo titolo (enfatizzato con il peso del carattere) quindi alle sue informazioni di contatto: gerarchia visiva in azione.

9. Usa le icone per collegarti agli account dei social media.

L'hai visto negli esempi precedenti mostrati qui. Quasi tutti hanno account sui social media; anche quelli senza account almeno riconoscono i simboli. Presentare i tuoi profili come icone cliccabili consente di risparmiare spazio visivo e fornire un aspetto uniforme alla tua firma e-mail. I collegamenti ai social media forniscono più informazioni e hanno un bell'aspetto dal punto di vista del design: due cose che desideri in una firma e-mail professionale e creativa.

Non offrire tutte le opzioni. Mantieni la semplicità con LinkedIn, Google e qualsiasi icona social collegata alla tua azienda o piccola impresa.

Questo esempio, dell'artista Kalachakravarthi, è composto principalmente da icone dei social media. In un settore più convenzionale, questo stile minimale potrebbe essere un po' scarso nei dettagli per la tua firma, ma hai un'idea chiara di come le icone stesse inviano un messaggio.

10. Rendi la tua firma mobile friendly.

Oltre a mantenere l'equilibrio visivo attraverso l'etica "less is more", il design reattivo assicura che la tua firma e-mail sia coerente su tutte le piattaforme. Le persone leggono la posta elettronica sui loro dispositivi mobili più che mai: non essere quella persona la cui firma diventa odiosamente grande o così piccola da essere illeggibile su uno schermo mobile. Fai attenzione con la grafica con testo piccolo: potrebbero non ridimensionarsi bene. Quando si tratta di icone dei social media, metti un po' di spazio tra di loro o rendile abbastanza grandi da poter essere premute con un dito.

Questa firma e-mail ha un layout semplice ma sorprendente con una disposizione che si traduce bene sui dispositivi mobili. Il motivo in bianco e nero è netto e visibile. Nota la dimensione relativa delle icone dei social media. L'omissione di un colpo alla testa è una scelta di design; considerando che la firma appartiene al titolare dell'azienda, potrebbe non essere necessaria l'identificazione visiva.

Cosa lasciare fuori dalla tua firma e-mail professionale

1. Non includere informazioni irrilevanti.

Evita un eccesso di testo. Questo include le citazioni. Ciò che una persona trova stimolante, un'altra potrebbe trovarlo banale. Conserva le informazioni nella tua firma e-mail rilevanti per il tuo titolo di lavoro, azienda, competenze o dettagli di contatto: non stai inviando il tuo curriculum nella tua firma e-mail. E non è necessario includere tutti i metodi possibili per raggiungerti. Infine, non c'è nemmeno bisogno di inserire il tuo indirizzo e-mail lì. Dai credito ai tuoi destinatari: scopriranno come rispondere.

C'è così tanto da fare qui. È pieno di informazioni non importanti e inghiottirà ogni messaggio in tutti i tuoi thread di posta elettronica. Le persone dovranno scrivere saggi per competere con questa firma e-mail. Un numero di telefono dovrebbe essere sufficiente.

Nota: questo non conta per le dichiarazioni di non responsabilità legale. Se ti viene richiesto di includerlo, inseriscilo. Il design conta meno quando si parla di rimanere entro i limiti legali. Fare affari nel rispetto della legge.

2. Non utilizzare grafica eccessivamente grande.

La vista dalla cima della montagna vista attraverso la tua reflex digitale dalla tua recente vacanza in Norvegia è, senza dubbio, mozzafiato nella sua maestosità naturale. Inoltre, occuperà uno spazio enorme nelle e-mail dei tuoi destinatari. In un lungo thread, diventa fastidioso scorrere oltre. Inoltre, tieni presente che la maggior parte dei destinatari di e-mail caricherà il design della tua firma e-mail tramite il proprio smartphone.

Bello, incontaminato e da non mostrare mille volte nella tua firma email professionale. Salvalo per i tuoi social media personali dove sarà più apprezzato.

3. Non distribuire una sovrabbondanza di colore.

Come molte regole nell'arte, questa è soggettiva. Se il tuo campo professionale favorisce la creatività artistica, avere molto colore può essere un'ottima cosa. Dipende anche in gran parte dalla tua capacità di coordinare il colore e il tuo istinto di progettazione. Il problema con l'abbondanza di colori è che ci sono molte più opportunità per sbagliare: colori contrastanti, squilibrio visivo, complicazioni eccessive e spiazzamento dall'obiettivo principale: presentazione dei tuoi attributi professionali. Pertanto non consiglio di inserire troppo colore nella tua firma e-mail professionale, ma se sei sicuro di potercela fare, dipende da te.

Per minare me stesso, vi mostro un esempio di Miguel Oliva Marquez, che ha fatto un ottimo lavoro.

Perché funziona? In questo caso, perché il colore è concentrato verso un'estremità di una striscia sottile con l'altra estremità bilanciata dal suo nome a caratteri cubitali con un motivo complessivamente minimalista.

Forse puoi farlo bene. Se è così, fantastico. Se sei incerto... beh, per la tua firma e-mail professionale, consiglierei di sbagliare per eccesso di cautela. Ma sono solo io.

4. Non utilizzare font personalizzati o "divertenti".

Prima ho menzionato Comic Sans. Ricorderai che non ho detto nulla di positivo al riguardo. In primo luogo, penso che sia un po' sciocco usare un computer per imitare una calligrafia infantile, ma non è questo il punto. Ancora più importante, caratteri come questi minano la tua credibilità come professionista serio.

L'utilizzo di un modello di firma e-mail professionale può impedirti di commettere questo tipo di errori.

5. Non lasciare che ristagni.

Man mano che i tuoi dati professionali cambiano, aggiorna l'aspetto della tua firma e-mail. Assicurati che i link funzionino, che i profili dei social media siano ancora pertinenti, che i contenuti e gli inviti all'azione sensibili al tempo vengano rimossi una volta trascorsa la data specificata. Rimani aggiornato: se ti sembra banale, potrebbe essere il momento di un aggiornamento. Anche gli stili tecnologici cambiano.

Questa firma e-mail una volta sembrava fantastica. Ora, penso, sembra obsoleto. I singoli elementi non sono male, ma siamo andati oltre i pulsanti grandi e rettangolari e due Call to Action sembrano eccessivi. Quei due pulsanti sarebbero meglio presentati come icone.

Sii creativo quando crei una firma e-mail professionale

L'arte è soggettiva e alcuni passi falsi stilistici possono essere fatti funzionare, a seconda del carattere della tua attività. Soddisfa il tuo pubblico, la tua linea di lavoro, quanto bene si presenta su piattaforme diverse e ciò che ritieni debba essere incluso in ogni e-mail. Se stai includendo un CTA, usa un linguaggio e un tono simili a quelli usati altrove nella firma. La coerenza è fondamentale.

Prendi in considerazione una nuova firma e-mail o un'approvazione mentre la tua carriera cambia. Le migliori firme e-mail danno un'idea di chi è il mittente senza influenzare il tono di un'e-mail aziendale.

Alcuni stili sono classici, altri cambiano rapidamente: l'obiettivo è rimanere attuali, o addirittura all'avanguardia, e sempre ben progettati.