Che cos'è la gestione del portafoglio di progetti (PPM)?

Project Portfolio Management, o PPM, è un tipo di gestione centralizzata su tecnologie, processi e metodi utilizzati dai project manager. PPM aiuta gli uffici di project management ad analizzare e gestire i progetti proposti in base a vari tratti chiave in cui possono consistere.

• Importanza della gestione del portafoglio di progetti
• Il processo di gestione del portafoglio di progetti
• Fasi PPM
• Vantaggi della gestione del portafoglio di progetti
• Settori che utilizzano PPM
• Qual è il ruolo del Project Portfolio Manager?
• Migliori pratiche PPM
• Project Management vs. Portfolio Management

L'importanza della gestione del portafoglio di progetti

Ci sono diversi motivi per cui i project manager possono trarre vantaggio dalla gestione del portafoglio di progetti. L'implementazione di questo tipo di pratica nel tuo ambiente di lavoro può cambiare efficacemente le abitudini organizzative e gestire le attività in modo efficiente.

L'importanza della gestione del portafoglio progetti non solo può ridurre i rischi di disorganizzazione, ma può anche aiutare l'intera azienda a concentrarsi sul quadro principale di determinati progetti.

Ad esempio, quando si supervisionano gli obiettivi per il raggiungimento di obiettivi aziendali specifici, è importante ricordare che la gestione del portfolio di progetti può migliorare il processo e la tecnica di selezione complessivi all'interno di un progetto per un cliente o un'organizzazione.

L'uso delle risorse può anche essere utilizzato con successo con l'aiuto della gestione del portfolio di progetti perché può chiarire gli strumenti giusti o dette risorse che possono aiutare a scegliere e rivedere i progetti del tuo team. Infine, la collaborazione con il tuo team nell'ambito della gestione del portafoglio di progetti bilancia entrambi i concetti di collaborazione e competizione all'interno di un team.

Processi di gestione del portafoglio di progetti

1. Crea un inventario e stabilisci una strategia

   Il primo progetto nel processo di gestione del portafoglio sarebbe la definizione delle strategie per il tuo progetto. Quando si avvia un progetto, la soluzione migliore sarebbe determinare quali sono i pro ei contro della creazione di una strategia e in che modo ciò contribuirà al loro inventario.

2. Analizza la strategia

   Dopo aver creato le strategie per un progetto, il passo successivo è analizzare a fondo. Quando si analizzano le soluzioni per un progetto, è importante intraprendere quali tipi di passaggi tu e il tuo team vorreste intraprendere per portare avanti un progetto. Devi avere degli obiettivi per avere successo. Quindi, un'analisi su dette strategie.

3. Garantire gli allineamenti

   Allineare le tue convinzioni con i tuoi obiettivi è il passo successivo nell'implementazione delle strategie per un progetto. È prossimo a essere realistico in questo tipo di processo perché tutto dipende dall'esecuzione del progetto.

4. Gestione

   Supponendo che ci sia un calendario con il tuo progetto, i team sotto la gestione del portfolio di progetti dovrebbero sempre gestire il tempo in modo efficiente e avere tutte le attività e i concetti in ordine. Come parte della pianificazione delle strategie e dell'allineamento di tali strategie agli obiettivi del progetto, essere tempestivi fa parte del processo generale con la gestione del portafoglio di progetti.

5. Prova e adatta

   Riuscire con le prestazioni del progetto e determinare come quel progetto si adatterà è la fase finale del processo di gestione del portafoglio di progetti. Il monitoraggio e la valutazione dell'intero progetto possono creare più tempo per migliorare e identificare i problemi che si verificano durante il progetto.

   Poiché c'è una mancanza di spazio a causa di un lasso di tempo, è importante identificare diligentemente i tuoi problemi e condurre più test prima di inviare il progetto finale.

( Leggi anche : Gestione agile del portafoglio semplificata)

Fasi della gestione del portafoglio di progetti

Fase 1. Il gruppo dei processi di allineamento

• Identificazione: il primo passo per il processo di allineamento è identificare i progetti all'interno della pipeline. Questi possono essere tutti i tipi di progetti che vanno da quelli recenti a quelli continui. Tuttavia, l'obiettivo principale dell'identificazione dei progetti è raccogliere le informazioni chiave dell'organizzazione sul progetto prima di procedere al passaggio successivo.

• Categorizzazione: la categorizzazione di un progetto aiuta a organizzare meglio tutti i tipi di progetti. Quando categorizzi un progetto, il tuo team può facilmente trovare i progetti giusti e valutare un progetto uno alla volta.

• Valutazione: la valutazione di un progetto quando si garantisce l'allineamento a un progetto aiuterà a garantire se un progetto ha successo o meno. Ciò può consentire al tuo team di determinare se il prodotto finale di un progetto è un no-go o un a-ok.

• Selezione: selezionando il giusto tipo di progetti si torna a raggiungere i criteri di gestione del portafoglio progetti. Alcune qualità da cercare in un progetto di successo sono pertinenza, impatto, coerenza ed efficienza.

• Priorità: dare priorità ai progetti specifici è altrettanto essenziale per creare un calendario per il progetto stesso. Pensa agli obiettivi principali che devono essere raggiunti e come collaborerai con il tuo team. È meglio considerare le priorità principali di un progetto prima di stabilire un piano stabile.

• Autorizzazione: avere l'autorizzazione sarà una delle cose principali da ottenere quando si lavora su progetti e portafogli nell'ambito della gestione del portafoglio di progetti. Proprio come il funzionamento delle batterie all'interno di un telecomando, il tuo team deve avere la capacità di autorizzazione per il processo di allineamento di un progetto.

Fase 2. Il gruppo di monitoraggio

• Revisione e reportistica periodica del portafoglio: in determinati momenti i portafogli verranno rivisti periodicamente e riceveranno un report generale. È qui che avviene il monitoraggio quando si trascura un progetto o un portfolio. Questo è di per sé l'epitome della gestione del portafoglio di progetti perché consente un'analisi approfondita di ROI, KPI e altri tipi di criteri stabiliti per il progetto.

• Cambiamenti strategici: dopo aver esaminato e riferito, ho escogitato cambiamenti strategici. C'è un continuo margine di miglioramento, soprattutto per i progetti sbagliati. Se un team dovesse imbattersi in un progetto scarsamente valutato, una volta che è consentito apportare modifiche, devono entrare in gioco strategie nuove e migliorate.

Fase 3: Il processo dei componenti

• Esecuzione e rendicontazione dei componenti: l'uso di indicatori chiave e criteri ponderati fanno parte del processo dei componenti. La rendicontazione di un progetto consente una valutazione d'insieme di tale progetto. Determina quanto bene i componenti sono stati eseguiti durante il progetto e possibilmente implica un feedback per il tuo team.

Vantaggi per la gestione del portafoglio di progetti

• Ridurre al minimo i rischi

  Uno dei maggiori vantaggi della gestione del portafoglio di progetti è una maggiore organizzazione e meno rischi che stai assumendo con determinati progetti. La riduzione al minimo dei portafogli di progetti può portare a una maggiore flessibilità nella gestione e a una maggiore attenzione sulle priorità principali di un progetto.

• Consentire gli allineamenti di budget

  Lo scopo della gestione del portafoglio di progetti è l'equilibrio. Il concetto di bilanciare le idee con il tuo budget semplifica la gestione del portafoglio di progetti perché hai la capacità di concentrarti sul quadro più ampio di quel determinato progetto.

• Ottimizzazione della gestione delle risorse

  Con la gestione del portafoglio progetti, la ricerca operativa e l'ottimizzazione migliorano. I project manager possono avere il controllo e la capacità di supervisionare le risorse necessarie per obiettivi specifici che contribuiscono a un progetto. Questo concetto può aiutare i dipendenti a raggiungere i loro obiettivi in ​​una luce molto più ampia.

• Incoraggiare il processo decisionale collaborativo

  Un altro vantaggio offerto dalla gestione del portafoglio di progetti è il processo decisionale collaborativo. Il processo decisionale con altri dipendenti all'interno del tuo team viene incoraggiato più spesso a causa della struttura della gestione del portafoglio di progetti.

• Fornire valore del progetto agli stakeholder

  La gestione del portafoglio di progetti comporta anche fornire valore al progetto stesso per le parti interessate. Il tuo team non solo comprende gli interessi dei tuoi stakeholder all'interno dell'azienda, ma ha anche il vantaggio di determinare in che modo i tuoi stakeholder possono rafforzare i loro valori fondamentali nel loro insieme.

• Aumento del tasso di successo del progetto

  Se la parola “gestione” nel termine gestione del portafoglio di progetti non è ancora arrivata, allora ti suggeriamo di continuare a leggere per convincerti del contrario. Grazie alla struttura e all'organizzazione flessibile, i project manager possono gestire facilmente i progetti a un ritmo più elevato. È un processo semplice che può permetterti di ottenere il lavoro più velocemente e in tempo.

Industrie e organizzazioni che utilizzano PPM

Ogni settore ha un PPM personalizzato, che lo rende più efficiente per il successo di industrie e organizzazioni. Di seguito sono riportati i seguenti settori che utilizzano la gestione del portafoglio di progetti come mezzo per integrare con successo il flusso di lavoro e chiare strategie aziendali. Dai un'occhiata ai nostri suggerimenti per il software PPM per ogni settore.

• ESSO
• Ospedali/assistenza sanitaria
• Edilizia, automobilistico
• Senza scopo di lucro
• Servizi finanziari e bancari
• Servizio e reclutamento del personale
• Assicurazione
• Telecomunicazioni
• Amministrazione governativa

Qual è il ruolo del Project Portfolio Manager?

Ora che abbiamo coperto lo scopo della gestione del portfolio di progetti, è ora di parlarti del ruolo principale di un project portfolio manager. Questa posizione consiste semplicemente nella gestione di piccoli progetti che hanno diversi compiti e necessità completati entro una scadenza. Un project portfolio manager deve supervisionare tutte le responsabilità legate all'intero progetto stesso.

1. Gestione delle richieste di progetto

   In qualità di project portfolio manager, puoi scegliere i tipi di progetti che sembrano adatti per un'azienda o un'organizzazione. Tuttavia, la gestione delle richieste fa parte di un sistema in cui un progetto deve passare attraverso criteri basati sul valore per essere approvato.

   Capire dove allocare determinate risorse all'interno di un progetto è un altro ruolo che i project portfolio manager devono svolgere per portare a termine un progetto in modo efficace. Durante l'allocazione delle risorse, i project portfolio manager devono assegnare e programmare dette risorse che sono disponibili.

2. Gestione del rischio

   Ridurre al minimo il numero di potenziali problemi è un'altra responsabilità che i project portfolio manager devono assumersi quando assumono questa posizione. Devono assicurarsi che nulla influisca negativamente sul calendario di un progetto.

3. Identificare e ridurre le inefficienze

   Poiché i portfolio di progetti controllano le attività e gli obiettivi generali con i progetti, è anche importante che i project manager identifichino le inefficienze e riducano le possibilità che tali inefficienze si verifichino all'interno di un calendario di progetto.

4. Collaborare con le parti interessate senior

   Mantenere una relazione commerciale stabile tra i sistemi di gestione del portafoglio di progetti e le parti interessate è un altro compito essenziale per i gestori di portafoglio di progetti. Mantenere la comunicazione con gli stakeholder senior diventa efficace per avere successo nei progetti imminenti che li coinvolgono.

5. Cambio gestione

   Imparare come implementare la gestione delle modifiche aiuta a migliorare le prestazioni dell'esecuzione dei progetti nell'ambito della gestione del portafoglio di progetti. È fondamentale che i project manager colgano le opportunità e affrontino qualsiasi problema importante prima di andare avanti verso la prossima decisione che deve essere presa durante tutto il processo.

6. Monitoraggio del ROI aziendale dei progetti

   Il ritorno dell'investimento (ROI) dei progetti è importante quanto questa posizione. Il ROI è un indicatore chiave di performance che determina la redditività degli esborsi. I project manager devono tenerne traccia per misurare il successo cumulativo degli investimenti di un'azienda.

Migliori pratiche per la gestione del portafoglio di progetti

• Comprendere le strategie aziendali

  Conoscere il piano di gioco prima di immergersi in una situazione è necessario per avere successo nella gestione del portafoglio di progetti. Avere un'idea chiara di quali strategie aziendali utilizzare per un progetto è altrettanto efficace quanto esaminare determinate idee che si desidera implementare prima di prendere una decisione.

• Identificare la giusta serie di progetti

  Identificare il giusto insieme di progetti risale al ruolo di un project portfolio manager. In qualità di project manager, è loro responsabilità determinare se perseguire un progetto in base al processo di gestione delle richieste di progetto.

• Istituzione di un Project Management Office (PMO)

  Il PMO è il primo segno di buona pratica verso una gestione efficace del portafoglio di progetti. La creazione di un ufficio di gestione dei progetti fornisce un senso di controllo e influenza durante la gestione dei progetti. Quindi, perché è una strategia eccellente quando si stabilisce la spina dorsale del concetto di gestione del portafoglio di progetti.

• Creazione di standard per la valutazione dei progetti

  Quando si valutano i progetti, è importante creare standard in base ai quali vivere. La creazione di standard per i tuoi progetti ti lascerà con una mentalità che il tuo team dovrebbe avere durante un processo di valutazione. Tali criteri dovrebbero includere coerenza, efficienza, pertinenza e persino l'impatto che il progetto ha.

• Formulare strategie per la gestione del rischio

  La gestione del rischio continuerà a essere un problema da tenere costantemente d'occhio. Ecco perché quando si tratta di gestione del portafoglio progetti, il tuo team deve aver formulato strategie per prepararsi al peggio.

• Formulare strategie per la gestione del cambiamento

  Oltre alla gestione del rischio arriva la gestione del cambiamento. La formulazione di strategie per la gestione del cambiamento dovrebbe essere altrettanto rilevante rispetto alle strategie sviluppate per la gestione del rischio. Ricorda, uno dei componenti più importanti del marketing digitale e della gestione del portafoglio di progetti è il miglioramento delle prestazioni.

• Usa gli strumenti PPM

  Ci sono tonnellate di software PPM che il tuo team può utilizzare. Gli strumenti PPM sono molto utili e un buon inizio per avere successo nella gestione del portafoglio di progetti. I software famosi da considerare e da cui vivere possono essere Wrike, Asana e Planview.

Le differenze tra Project Management e Portfolio Management

Sebbene suoni simili, c'è una differenza tra project e portfolio management. Per chiarire, il project management è quando l'atto di guidare un team nel raggiungimento degli obiettivi di un progetto. Considerando che la gestione del portafoglio si concentra principalmente sulla selezione e scelta di diversi tipi di investimenti che possono soddisfare gli obiettivi finanziari di un cliente a lungo termine.

Alla fine, è meglio che le organizzazioni eseguano progetti e portafogli in una modalità di tipo PPM perché offre maggiore controllo e flessibilità a tutti i tipi di attività che devono essere gestite all'interno di un progetto o portafoglio.

Pensieri finali

Ci sono molti strumenti che possono aiutare i project manager nella gestione del portafoglio. Esempi di questo possono includere software come Asana, Clarizen, Wrike, Sciforma, Mavenlink e Trello. Con l'uso di questi strumenti PPM, i project manager possono creare PMO o Project Management Office in modo più rapido ed efficace.

PPM è anche compatibile in qualsiasi tipo di settore. Questo può variare dall'assistenza sanitaria, all'edilizia e persino all'amministrazione governativa. Nel complesso, i vantaggi della gestione del portafoglio di progetti possono aiutare a migliorare non solo l'organizzazione dei progetti recenti e proposti all'interno della tua azienda, ma anche aiutare i project manager a lavorare efficacemente nei loro campi.

Altre risorse utili:

5 passaggi per implementare con successo il processo di gestione del portafoglio di progetti

3 motivi per cui i progetti falliscono e come evitarlo