Strumenti essenziali per il lavoro a distanza durante il COVID-19 e oltre

Mesi prima che diventasse notizia principale nel marzo 2020, il CDC stava cercando di mitigare la diffusione del Coronavirus o del COVID-19. Ben prima che la pandemia raggiunga il livello di quarantena, scuole, istituzioni e datori di lavoro stanno cogliendo l'occasione per insegnare a tutti il ​​distanziamento sociale.

Le università stanno passando all'apprendimento online il più rapidamente possibile. Aziende tecnologiche come Google stanno implementando politiche volontarie di lavoro da casa. Sebbene non tutti i datori di lavoro o dipendenti abbiano l'opportunità di lavorare a distanza, coloro che lo fanno sono incoraggiati a farlo. Tuttavia, è fondamentale che i dipendenti rimangano produttivi e svolgano riunioni efficienti anche quando i dipendenti non sono in ufficio.

Sebbene le aziende facciano già affidamento su software di monitoraggio del tempo e gestione dei progetti come Asana, Trello, Toggl, Jira o Basecamp, la maggior parte di questi strumenti non riesce a generare una vera connettività di squadra. Le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt possono essere utili come strumenti di produttività del team, ma la comunicazione è un elemento importante che manca agli strumenti di produttività.

Passare al lavoro a distanza può indurre il panico nelle piccole imprese, ma tutti devono costruire un lavoro a distanza sostenibile e un'infrastruttura di distanziamento sociale in caso di emergenza. Il giusto software per la collaborazione in team e il lavoro a distanza manterrà la crescita aziendale anche quando l'ufficio è una città fantasma.

• Software per la collaborazione in team
  • Funzionalità essenziali per la collaborazione in team
    • Flussi di attività
    • Integrazione del calendario
    • Accesso remoto ai file
    • Versione file
  • I migliori fornitori di collaborazione in team
• Software per conferenze Web
  • Funzionalità essenziali per le conferenze Web
    • Condivisione dello schermo
    • Lavagna
    • Navigazione condivisa
  • Le migliori soluzioni per conferenze Web
• App VoIP mobili
  • Funzionalità VoIP mobili essenziali
    • Chiama Capovolgi
    • Comparsa di chiamata condivisa
    • Videoriunioni
  • Le migliori app VoIP per dispositivi mobili
• Software per call center e strumenti di composizione
  • Funzionalità essenziali del software per call center
    • Dialer automatici
    • Sistemi IVR
    • Registrazione delle chiamate e registrazione delle chiamate
  • I migliori fornitori di software per call center
• Preparare le aziende al distanziamento sociale mantiene la crescita in pista

Software per la collaborazione in team

Le migliori soluzioni di collaborazione in team sono basate su browser o software app che aiutano i team a rimanere in contatto tra loro. In un'unica piattaforma unificata, i team possono tenere traccia delle conversazioni, della produttività, delle e-mail e persino dei file condivisi all'interno di un'azienda. I canali multipli consentono ai team di suddividere nel modo più dettagliato necessario per mantenere discussioni organizzate su ogni aspetto di un progetto.

Sebbene Slack sia un nome familiare per la collaborazione in team, esistono dozzine di alternative Slack che forniscono ancora più funzionalità rispetto alle popolari soluzioni gratuite offerte.

Funzionalità essenziali per la collaborazione in team

Con i flussi di attività, le integrazioni del calendario, la condivisione di file, il controllo delle versioni e le funzionalità che ti aspetti dagli strumenti di gestione dei progetti, la collaborazione in team organizza i membri del team remoti indipendentemente dagli ostacoli che devono affrontare. Tutti si sentiranno connessi al lavoro, non importa se il maltempo tiene i dipendenti a casa o se una pandemia minaccia i dipendenti durante i loro spostamenti.

Flussi di attività

Indipendentemente dalle dimensioni di un'azienda, ci sono sempre più progetti nell'aria contemporaneamente. I progetti a lungo ea breve termine possono essere contabilizzati con flussi di attività. Le dipendenze possono essere collegate insieme in modo che i membri del team sappiano dare la priorità al lavoro che il loro collega sta aspettando, anche quando sono a fusi orari distanti.

Associato a strumenti di messaggistica istantanea e app mobili per strumenti di collaborazione in team, dipendenti remoti e liberi professionisti in diversi fusi orari possono far parte delle comunicazioni del team.

Integrazione del calendario

Per i project manager e i membri del team, la gestione di orari e conflitti diversi può richiedere molto lavoro. Quando sei in un ufficio, è facile mettere la testa dietro l'angolo e vedere se Susan può incontrarsi lunedì sul progetto di Mike. Durante i periodi di distanziamento sociale o durante il lavoro a distanza, l'integrazione del calendario ti consente di sapere quando sarà il momento migliore per una riunione.

Questi strumenti offrono la possibilità di creare attività, scadenze ed elenchi di cose da fare aggiungendo collaboratori lungo il percorso.

Accesso remoto ai file

I team in movimento o separati l'uno dall'altro possono avere difficoltà a mantenere i file organizzati. I file server remoti richiedono configurazione e manutenzione, cosa impossibile per aziende di ogni dimensione. Per fortuna, l'accesso remoto ai file è disponibile quando si utilizza l'archiviazione di file basata su cloud tramite app di collaborazione in team.

Sebbene pochi software di collaborazione in team consentano l'archiviazione nel cloud, la maggior parte si integra con strumenti di condivisione comuni come Github, Dropbox e G-Suite o Google Drive.

Versione file

Nel mondo del software, del giornalismo, della medicina, della legge o ovunque trovi documenti condivisi da più collaboratori, il controllo delle versioni è d'obbligo. Se Jane ha lavorato tutto il giorno su modifiche importanti a un documento e non sa del lavoro che Larry farà appena prima che se ne vada, potrebbe far sovrascrivere il suo lavoro senza che se ne accorga.

Il controllo della versione avvisa i collaboratori quando vengono apportate modifiche, aggiornerà i documenti automaticamente o consentirà alle persone di lavorare su un documento contemporaneamente. Con le modifiche registrate nel tracker documenti, tutti sapranno cosa è successo durante la vita di un progetto o documento. Nella maggior parte dei casi, il lavoro che stai facendo può essere esportato in un tipo di file familiare compatibile con Microsoft Word, Excel o Google Docs.

I migliori fornitori di collaborazione in team

• Scivolare
• Chanty
• Microsoft Team
• Fleep
• lento

Software per conferenze Web

La comunicazione faccia a faccia è essenziale per evitare problemi di comunicazione. Ciò è particolarmente vero quando si trattano i dettagli di progetti complicati e si dirigono i dipendenti. Dato che il tono di voce può portare a seri malintesi, la sua totale mancanza nelle comunicazioni testuali crea problemi ai membri del team.

Con il software per conferenze Web, i membri del team possono interagire intimamente indipendentemente dal distanziamento sociale o dalla barriera del lavoro a distanza. Le conferenze Web possono essere organizzate tra due parti o con centinaia di spettatori dal vivo, in grado di intervenire, chattare o condividere i propri schermi. Le chiamate in conferenza in parallelo mantengono il tuo team connesso durante le riunioni programmate regolarmente, anche durante una quarantena.

Le conferenze Web offrono funzionalità più ampie rispetto a strumenti gratuiti come Google Hangouts o videochiamate sui social media. Puoi condividere lo schermo e inviare schermate importanti, impostare webinar di formazione o check-in rapidi quando il tuo team ne ha bisogno. Invece di inviare PowerPoint o documenti Google che potrebbero non essere mai visti, le conferenze Web ti consentono di comunicare con tutti i colleghi che lavorano da remoto contemporaneamente.

Funzionalità essenziali per le conferenze Web

Il più grande punto di forza del software per conferenze Web è la sua capacità di prendere l'esperienza di guardare un video e di farlo sentire interattivo come una riunione di persona. Quando si discute di problemi al telefono o tramite chat video, è importante essere in grado di mostrare esempi di problemi che vengono distinti. Condivisione dello schermo, lavagna e navigazione condivisa sono solo alcuni dei modi in cui queste soluzioni abbracciano la collaborazione, indipendentemente da dove si trovano fisicamente i membri del team.

Condivisione dello schermo

Gli sviluppatori di software, gli scrittori e i designer si affidano tutti agli schermi per visualizzare il proprio lavoro. Se un progetto è in corso, una soluzione con un clic come la condivisione dello schermo consente a tutti i partecipanti alla conferenza Web di esaminare lo stesso problema contemporaneamente. Ottenere feedback su un problema specifico non è mai stato così facile grazie alla condivisione dello schermo.

Per fortuna, questa è una funzionalità così popolare che è facile trovare app di conferenza Web gratuite con condivisione dello schermo.

Lavagna

Il brainstorming spontaneo del passato è stato spostato in videoconferenza. I collaboratori possono prendere l'indicatore virtuale e disegnare diagrammi ed elenchi in tempo reale utilizzando lavagne online o conferenze Web con lavagna. La maggior parte delle lavagne consente anche di trascinare e rilasciare direttamente dal desktop alla conferenza.

Con le funzioni di salvataggio e invio, queste sessioni di brainstorming possono essere condivise e modificate istantaneamente dal tuo team, anche se tutti sono seduti a casa.

Navigazione condivisa

Che tu stia costruendo un sito Web o facendo ricerche, la navigazione congiunta attraverso il co-browsing consente a tutti di essere letteralmente sulla stessa pagina. Quando si guida un team o una presentazione attraverso una varietà di opzioni su un sito, la navigazione condivisa fa ciò che la condivisione dello schermo non può. Consente a tutti i partecipanti alla web conference di percorrere un percorso guidato senza dover ricominciare da capo da soli.

Aspettati che gli strumenti siano compatibili con Firefox, Chrome, IE e Safari.

Le migliori soluzioni per conferenze Web

• Ingrandisci
• Cisco WebEx
• Andare alla riunione
• Riunioni Ringcentral
• MiCollab

App VoIP mobili

Mentre le soluzioni VoIP aziendali hanno aiutato le aziende a creare i propri call center e implementare comunicazioni unificate in tutta l'azienda, il VoIP mobile mantiene flessibili questi colossi. Le app VoIP mobili consentono al tuo team di accedere a strumenti di comunicazione integrati mentre lavora in remoto. I team rimarranno connessi e i clienti riceveranno lo stesso tipo di servizio e supporto che si aspettano, indipendentemente da dove è sparso il tuo personale.

Oltre alla semplice gestione del tempo produttivo e alla gestione delle attività, questi strumenti di lavoro remoto offrono un'esperienza utente familiare di chat o conferenza su un dispositivo Android o iPhone nativo.

Funzionalità VoIP mobili essenziali

Le app Mobile VoIP forniscono solo una parte dell'intera suite di soluzioni che ti aspetti mentre sei in ufficio, ma con l'aiuto delle integrazioni possono colmare le lacune durante un'emergenza. Le app che offrono ribaltamento delle chiamate, presenza di chiamata condivisa e riunioni video rendono il tuo team indipendente dai dispositivi senza rinunciare alla qualità del servizio che i clienti si aspettano.

Chiama Capovolgi

Call flip è una funzione necessaria per i team in movimento in quanto consente agli utenti di trasferire una chiamata da un dispositivo all'altro. Mentre una chiamata è ancora in corso, un dipendente alla scrivania può andare a controllare qualcosa nel magazzino mentre è connesso a un dispositivo mobile. Il personale remoto può effettuare chiamate dai propri laptop a casa e trasferirle ai propri dispositivi mobili mentre si spostano in uno spazio più tranquillo.

Comparsa di chiamata condivisa

Quando i dipendenti lavorano in remoto, non vuoi che il tuo numero aziendale rimanga senza risposta. Le aziende devono anche essere in grado di chiamare da una linea ufficiale piuttosto che da uno stuolo di dispositivi personali.

Con l'istanza di chiamata condivisa, durante le chiamate in uscita verrà visualizzato un numero, indipendentemente dal numero di dispositivi che stanno effettuando le chiamate. Mentre un personale remoto sta effettuando una chiamata utilizzando quel numero, lo stesso numero può essere utilizzato per una seconda chiamata separata. La presenza di chiamata condivisa consente alle aziende di funzionare normalmente per quanto riguarda i clienti e i clienti.

Videoriunioni

Mentre il software per conferenze Web offre un lungo elenco di funzionalità vitali per la collaborazione in team, è possibile effettuare riunioni video rapide con app VoIP mobili. Invece di attivare un altro software, le riunioni video dell'ultimo minuto possono risolvere i problemi che si verificano quando i lavoratori sono remoti. Il distanziamento sociale con le app VoIP mobili consente ai membri del personale di far capolino virtualmente in una riunione in corso.

Le migliori app VoIP per dispositivi mobili

• Skype per affari
• Aereo
• Vonage
• Cavalletta
• RingCentral

Software per call center e strumenti di composizione

Se sei preoccupato per l'idea che un'intera squadra venga colpita da un virus, l'immagine di un call center affollato dovrebbe farti rabbrividire. Se hai pensato di sostituire il tuo hardware dialer obsoleto e il tuo sistema telefonico fisso con il software del call center, questo è il momento.

Con solo un giorno o due di configurazione e test, le aziende di qualsiasi scala possono spostare le proprie operazioni in remoto. A condizione che dispongano di un dispositivo mobile dedicato e di un computer con il software installato, possono entrare in qualsiasi delle tue campagne di call center in qualsiasi momento.

Funzionalità essenziali del software per call center

Le soluzioni software per call center includono un'ampia gamma di funzionalità necessarie per i contact center aziendali. I principali fornitori di software per call center offrono funzionalità essenziali come dialer automatici, IVR e strumenti di registrazione delle chiamate a ogni livello dei loro servizi di abbonamento.

Dialer automatici

I dialer automatici erano soluzioni hardware che automatizzavano il processo di composizione per eseguire un elenco di numeri di telefono per un call center. I migliori dialer di call center odierni sono soluzioni software per eseguire rapidamente i numeri mentre si integrano con il software CRM per fornire agli agenti dei call center in uscita informazioni aggiornate sui clienti.

Durante l'utilizzo di un dialer automatico, il software può scorrere un elenco di numeri e instradare le chiamate ai clienti mentre riattacca automaticamente su numeri disconnessi, fax e segnali di occupato.

Sistemi IVR (risposta vocale interattiva)

I sistemi IVR sono un must per i call center inbound. Se la tua azienda gestisce una linea di supporto, i chiamanti saranno in grado di passare da un menu all'altro esprimendo le loro preoccupazioni al sistema. Il sistema AI quindi indirizza i chiamanti ai tuoi agenti remoti che sono connessi tramite la loro connessione Internet domestica.

I sistemi IVR instradano le chiamate sulle informazioni di base alle risposte registrate e inviano chiamate urgenti agli agenti in tempo reale.

Registrazione delle chiamate e registrazione delle chiamate

La registrazione delle informazioni sulle chiamate in entrata o in uscita è fondamentale per ottimizzare un funnel di vendita. Conoscere l'ultima volta che il tuo team ha avuto contatti con un cliente, di cosa si trattava e quali prodotti o servizi preferiscono fornisce informazioni su dove si trovano nel loro processo decisionale. Con ogni contatto, il team creerà un corpo di dati che può essere analizzato dal marketing per decidere quali nuovi servizi o prodotti offrire e a chi rivolgersi.

Il software di registrazione delle chiamate integrato in questi strumenti consente di acquisire chiamate anomale o gestite dai migliori agenti. Queste chiamate possono essere utilizzate per scopi di formazione. La registrazione delle chiamate è anche un importante strumento legale per la conformità nei settori altamente regolamentati della finanza, della medicina o del governo.

I migliori fornitori di software per call center

• Cinque9
• Zendesk
• 8×8
• RingCentral
• NICE InContact

Preparare le aziende al distanziamento sociale mantiene la crescita in pista

Che si tratti di un evento climatico, di una pandemia come il Coronavirus o di una tragedia locale, fornire al personale gli strumenti per lavorare da casa impedisce alla tua attività di subire un duro colpo. Nel marzo 2020, i mercati azionari statunitensi hanno subito un duro colpo poiché la pandemia di COVID-19 ha causato stati di emergenza in tutto il paese. I governatori di New York, New Jersey, California e stato di Washington hanno esortato le persone a evitare il trasporto pubblico affollato e a lavorare da casa.

Mentre c'è un po' di panico attorno a queste politiche di lavoro a distanza dell'ultimo minuto, ci sono anche vantaggi del lavoro a distanza che includono il miglioramento della salute mentale e la soddisfazione generale sul lavoro.

Per le aziende che non conoscono il software che consente il lavoro a distanza, questo potrebbe causare una sorta di panico. Tuttavia, i team che trarranno il massimo da questo periodo stressante saranno quelli che hanno creato e integrato il proprio personale utilizzando il VoIP aziendale e il software di collaborazione in team.