Teleconferenze RingCentral: cosa puoi e cosa non puoi fare

RingCentral si distingue già perché il provider è riconosciuto come leader nel Gartner Magic Quadrant per UCaaS, ma per quanto riguarda le conferenze web ? Questo è diventato sempre più critico perché molte aziende si stanno spostando verso il lavoro a distanza. Per questo motivo, le comunicazioni aziendali audio e video aiutano a colmare il divario tra i team.

Questi tipi di soluzioni colmano anche le lacune fisiche; una soluzione come quella offerta da RingCentral aiuta i team internazionali a sentirsi più connessi favorendo comunicazioni facili nonostante le distanze geografiche. In questa guida, ti mostreremo cosa hanno da offrire le teleconferenze RingCentral e cosa possono e non possono fare per coloro che cercano di colmare il divario tra team e clienti.

Cosa sono le chiamate in conferenza RingCentral?

Le teleconferenze RingCentral sono un modo in cui i membri del team possono comunicare e collaborare tra loro. Queste chiamate in conferenza vengono effettuate tramite video o voce e sono accessibili tramite qualsiasi dispositivo, desktop, tablet o smartphone. Le chiamate in conferenza RingCentral hanno alcune limitazioni per ogni tipo di chiamata. Ad esempio, esiste un limite di 500 partecipanti per i video e un limite di 1000 partecipanti per le riunioni audio online. Per la maggior parte delle piccole imprese, questo è più che sufficiente.

RingCentral è un'opzione ragionevole per più tipi di attività. Innanzitutto, sono noti per la loro struttura dei prezzi a quattro livelli. Ciò fornisce opzioni di conferenza per le aziende con budget variabili. Non tutti i livelli sono uguali, ma ciascuno fornisce funzionalità essenziali e l'azienda può sempre passare a un altro piano man mano che cresce.

La comunicazione attraverso questo provider è utile anche per le organizzazioni più grandi. Per le aziende con più sedi internazionali, RingCentral offre numeri di accesso internazionali e video ad alta definizione per comunicazioni semplificate su vaste distanze geografiche. I limiti di partecipazione sono elevati anche per le chiamate in conferenza audio e video, quindi i team più grandi non saranno limitati.

Una ripartizione di audioconferenza

Le audioconferenze sono fondamentalmente una telefonata che consente al tuo team di comunicare tra loro contemporaneamente. Quindi, invece di una persona che effettua cinque chiamate per raggiungere ogni membro del team, un'audioconferenza aiuterà l'intero team a connettersi con un'unica chiamata. Per connettersi, ogni persona si connetterà alla linea di conferenza inviata dall'ospitante. C'è anche un'opzione di connessione con un clic per coloro che preferiscono utilizzare un dispositivo su cui non possono collegarsi. Ecco alcune caratteristiche audio che si distinguono:

Audioconferenze illimitate

Uno degli aspetti più convenienti delle chiamate in audioconferenza RingCentral è il fatto che i partecipanti non devono essere collegati alla rete RingCentral per partecipare. Ciò consentirà a un team di comunicare con un altro team e di coinvolgere potenziali clienti o clienti nella conversazione. Ogni chiamata in conferenza dura solo sei ore, ma se hai bisogno di più tempo, non ci sono limiti al numero di chiamate che vengono effettuate.

Con questi tipi di chiamate audio, non ci sono limitazioni che limitano chi si unisce a quella chiamata. Inoltre, non ci sono restrizioni sul numero di conferenze che un utente può ospitare e ogni chiamata ha un limite massimo di 1.000 partecipanti. Per avviare le chiamate in audioconferenza, i relatori devono avere un abbonamento a RingCentral Office. I partecipanti non devono scaricare alcuna applicazione per partecipare; devono semplicemente ricevere un invito per la chiamata.

Conferenze tra dispositivi

Le conferenze audio sono accessibili da telefoni fissi, computer Windows o MAC e smartphone. Sia i telefoni Apple che Android dispongono di app che funzionano con le chiamate in conferenza RingCentral. Se devi viaggiare nel mezzo di una chiamata, la conferenza può facilmente cambiare dispositivo durante la conferenza.

Per accedere a un messaggio su qualsiasi dispositivo, è sufficiente utilizzare la connessione one-tap anziché un codice di accesso. Gli inviti vengono inviati ai potenziali partecipanti tramite messaggi di testo per semplificare le conferenze mobili. Gli inviti vengono inviati anche via e-mail, il che rende le chiamate su qualsiasi dispositivo semplici. L'integrazione di Gmail che una PMI potrebbe avere sarà simile a questa:

Conferenze internazionali facili

Se hai membri del team in tutto il mondo, anche le conferenze internazionali sono qualcosa che dovrai considerare. Se si utilizza un numero locale per la conferenza, i partecipanti possono semplicemente comporre il numero per partecipare. I numeri locali sono disponibili in più di 50 paesi e questo è un metodo di comunicazione che non prevede costi aggiuntivi purché abbiano un invito.

Ci sono anche numeri di telefono virtuali gratuiti disponibili in più di 80 paesi. Ciò consente ai partecipanti internazionali di accedere alla chiamata audio senza acquisire commissioni per la chiamata. Durante una chiamata, l'organizzatore può impostare la conferenza in modo che disponga di un massimo di 20 numeri verdi che possono essere utilizzati dai partecipanti alla riunione in tutto il mondo.

Controlli di riunione ottimizzati

In questi tipi di audioconferenze, l'organizzatore della riunione avrà accesso a controlli ottimizzati. Se hai il controllo della chiamata, sarai in grado di disattivare l'audio dei partecipanti alla chiamata, abilitare la registrazione della chiamata e terminare la chiamata in qualsiasi momento. Il Call Flip è disponibile anche per i partecipanti in modo che possano cambiare facilmente i dispositivi mentre sono in movimento.

In qualità di host, tabulando il numero di partecipanti alla conferenza è facile da gestire e sarai anche in grado di ascoltare avvisi che ti informeranno quando qualcuno entra o esce. Anche i partecipanti indesiderati possono essere facilmente bloccati dalle chiamate.

Una ripartizione della videoconferenza

Le conferenze basate su video sulla piattaforma portano le riunioni del team un ulteriore passo avanti e danno loro la possibilità di incontrarsi faccia a faccia, anche se si trovano in diverse aree del globo. Ciò consente la collaborazione in team con un massimo di 500 persone con facilità.

RingCentral video ha numeri in entrata disponibili in più di 40 paesi, quindi una riunione globale richiede pochi secondi per connettersi e diverse funzionalità rendono questo tipo di chiamata affidabile e degno di considerazione per una PMI.

Feed per conferenze affidabili

Quando si partecipa a una conferenza basata su video, sia il feed audio che il feed video sono ad alta definizione. Ciò garantisce che le tue riunioni siano sempre chiare e coinvolgenti, in modo che il tuo team rimanga sulla stessa pagina quando si tratta di attività.

RingCentral ha anche un alto livello di stabilità con una garanzia di uptime di cinque nove. Ciò significa che garantiscono che il loro servizio aumenterà del 99,999% delle volte, il che lascia solo poco più di cinque minuti di inattività all'anno.

Condivisione interattiva dello schermo

Invece di guardare semplicemente il relatore o altri partecipanti durante la videoconferenza, ci sono opzioni che ti consentono di condividere applicazioni, presentazioni, lavagne e file mentre sei impegnato nella riunione. Questo aiuta l'host a condividere le informazioni con i partecipanti e a mantenerli coinvolti.

Con la partecipazione di tutti alla riunione, il tuo team diventa più efficiente. I partecipanti potranno avere accesso remoto allo schermo condiviso in modo che possano interagire con esso. Questo può essere utile quando un team sta cercando di risolvere un problema e un membro del team alla chiamata ha una soluzione che può mostrare a tutti.

Inoltre, la condivisione può essere eseguita con un massimo di 500 partecipanti, quindi questo ospiterà grandi team quando avranno bisogno di riunirsi e discutere di progetti. Sarà anche un ottimo strumento da utilizzare quando una squadra ha bisogno di formazione.

Necessità di dimostrare come utilizzare una particolare soluzione? La condivisione dell'applicazione ti aiuta a condividere solo i dettagli dell'app di cui stai eseguendo la demo. Ciò è utile quando non si desidera che i partecipanti visualizzino informazioni o applicazioni che potrebbero essere eseguite contemporaneamente sul computer.

Incontri faccia a faccia

Quando hai una squadra, è sempre meglio assicurarsi che ogni tanto ci siano incontri faccia a faccia. Con il video RingCentral, il team può avere lo stesso effetto di trovarsi in una sala riunioni senza spese di viaggio. Elimina anche il tempo necessario ai partecipanti per viaggiare per trovarsi nello stesso spazio.

Gli inviti vengono inviati individualmente a ciascuna persona o in un gruppo, il che rende l'invio di un invito a un team completo un compito semplice. Infatti, le integrazioni del calendario che l'intero team utilizza quotidianamente sono utili anche per invitare rapidamente i partecipanti alle videoconferenze.

RingCentral Meetings è progettato per funzionare perfettamente quando è sincronizzato con Microsoft Outlook. La pianificazione di una riunione, l'invito di partecipanti alla conferenza, l'aggiornamento dei dettagli della riunione e l'avvio delle riunioni vengono eseguiti con pochi clic. iCal o Google Calendar semplificano anche la partecipazione alle riunioni e l'invio di inviti sul tuo dispositivo mobile.

La chiamata sarà accessibile su computer desktop per chiunque si trovi in ​​un ufficio o desideri utilizzare un softphone. Tuttavia, il video RingCentral consente anche di partecipare alla teleconferenza su tablet o smartphone per i partecipanti che devono rimanere mobili.

Sessioni interattive facili da creare

Durante le chiamate in conferenza di grandi dimensioni, a volte, l'host decide di dividere il gruppo in sessioni più piccole, chiamate sessioni interattive. Queste sessioni consentono un approccio di apprendimento più pratico che consentirà a più membri del gruppo di partecipare. Questi gruppi più piccoli consentono anche alla squadra di fare brainstorming e tornare facilmente al gruppo più grande dopo che è trascorso del tempo.

Con il video RingCentral, è possibile creare fino a 50 gruppi di lavoro contemporaneamente dalla stessa conferenza. Inoltre, quando i partecipanti si trovano in questi gruppi più piccoli, avranno accesso a funzioni come la condivisione dello schermo per migliorare la loro produttività e aiutare a concentrare il gruppo di formazione. Video, audio, lavagne e chat possono essere condivisi su più schermi.

Dove si distingue RingCentral Conference?

C'è un contingente virtuale di piattaforme per conferenze sul mercato, specialmente nel mondo post COVID-19, quindi cosa distingue RingCentral dal resto? Nelle recensioni degli utenti RingCentral di GetVoIP , abbiamo riscontrato che l'accoglienza dei clienti è ampiamente positiva. Ecco alcuni degli aspetti più positivi del servizio in base a queste recensioni e alla nostra analisi della piattaforma:

• Non ci sono limiti al numero di chiamate in conferenza che possono essere effettuate o se possono essere effettuate contemporaneamente.
• RingCentral utilizza Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP) e Transport Layer Security (TLS) per assicurarsi che tutti i dati siano protetti e che venga impedita la perdita di pacchetti .
• Monitorano tutte le chiamate audio e video per verificare la presenza di attività sospette per prevenire violazioni della sicurezza VoIP .
• RingCentral offre supporto telefonico e chat online disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• È disponibile una knowledge base online per le domande più comuni che potresti avere sulle chiamate in conferenza RingCentral.
• Il portale RingCentral è facile da navigare in modo da modificare rapidamente le impostazioni della conferenza.
• L'ospite non deve essere presente durante le conferenze.
• È disponibile un'ampia varietà di telefoni fissi e dispositivi per conferenze compatibili con il servizio. RingCentral assisterà anche nel provisioning di dispositivi che non vendono.

Ci sono punti deboli?

Le conferenze RingCentral non sono perfette. Abbiamo analizzato le caratteristiche della soluzione e dato un'occhiata a ciò che alcuni clienti RingCentral dicevano sulle capacità di riunione della piattaforma. Ecco dove il sistema telefonico cloud è indietro:

• Solo 100 dipendenti remoti possono partecipare alle conferenze da remoto con il Piano Standard. Questo aumenta a 200 con il piano Premium e arriva a 500 per Ultimate. Questo potrebbe ostacolare le grandi aziende.
• I collegamenti alla conferenza a volte non riescono a inviare i destinatari alla conferenza effettiva.
• L'acquisizione dello schermo è limitata ai dispositivi desktop.
• Il video RingCentral non ha la crittografia end-to-end per i feed video.
• Le audioconferenze illimitate sono disponibili solo con il piano Standard e superiori.
• Mentre 500 partecipanti alla riunione per video HD e 1.000 per audio sono forti, ci sono soluzioni per conferenze con un numero massimo di 2.500 partecipanti (Civicom).

Come configurare RingCentral Conferencing

Avviare chiamate in conferenza utilizzando RingCentral è relativamente facile. Dopo aver effettuato l'accesso al sistema telefonico aziendale RingCentral, selezionare Conferenza dalle opzioni. Il sistema chiederà quindi di selezionare un numero di accesso per i partecipanti da utilizzare quando si connettono alla conferenza. Gli host che si stanno connettendo richiederanno un codice host, che viene utilizzato all'avvio della conferenza. Ogni volta che un utente inizia una conferenza RingCentral, viene automaticamente considerato l'ospite della conferenza, ma se arriva dopo l'inizio della riunione, avrà bisogno del codice.

Una volta che un partecipante si connette, avrà anche bisogno di un codice partecipante per connettersi in modo sicuro. Ciò impedisce agli utenti spuri di connettersi alla conferenza. Durante l'impostazione della riunione, gli host hanno anche la possibilità di creare fino a 20 numeri in entrata internazionali per gli utenti all'estero. Questi sono personalizzati per i partecipanti confermati e li aiuta a evitare i costi delle chiamate internazionali. Durante la configurazione, verrà creato un collegamento a tutti i numeri internazionali che i partecipanti potranno utilizzare.

Per gli organizzatori che non saranno immediatamente disponibili, la soluzione per conferenze ha anche una funzione "Partecipa prima dell'ospite" che consente ai partecipanti di iniziare la riunione. Ciò è utile per quelle situazioni in cui le parti interessate assegnano i loro team a lavorare su progetti e sviluppare strategie prima che arrivino per la riunione.

Inoltre, gli host hanno la possibilità di aggiungere partecipanti durante una conferenza vera e propria. Dall'app RingCentral, l'invito con testo e l'invito con le opzioni e-mail rimangono disponibili. C'è anche un pulsante "Aggiungi partecipanti" che ti consente di inserire il numero di telefono o il nome delle persone che desideri aggiungere alla conferenza. Ognuna di queste funzionalità è utile per le conferenze estemporanee: è sufficiente avviare la riunione e aggiungere i partecipanti man mano che procedi. C'è anche un'icona più che ti permette di aggiungere partecipanti dai tuoi contatti RingCentral.

Le conferenze sono disponibili da un ufficio con un telefono fisso, un'app desktop RingCentral Phone (softphone) e dispositivi smartphone Android o iPhone. Per l'app mobile, il software è facilmente scaricabile tramite l'App Store di Google o l'App Store di Apple.

RingCentral ha le giuste funzionalità di conferenza?

Come soluzione per collegare i team o anche per incontrare i clienti, RingCentral è più che adeguato per la maggior parte delle aziende. È utile per le aziende costrette alla distanza sociale ed è una soluzione efficace per le aziende con uffici disparati con grandi distanze geografiche.

Anche i limiti dei partecipanti sono molto competitivi con questa soluzione. Confronta RingCentral con fornitori come BlueJeans, che ha un limite di 100 partecipanti, e inizierai a vedere come RingCentral sia una soluzione solida per le aziende più grandi. Il provider ha già vinto quest'anno nel nostro pezzo RingCentral vs Dialpad e funziona bene anche come alternativa a molti altri provider di conferenze web.

Se stai cercando un provider che disponga di funzionalità complete per conferenze Web simili a RingCentral, dai un'occhiata alle nostre tabelle interattive sui principali fornitori di software per conferenze Web e confronta RingCentral con Zoom qui. Forniamo recensioni dettagliate e ti mostreremo i pro ei contro di ciascuno.