Che cos'è l'automazione dei processi robotici?

Robotic Process Automation è un software codificato per computer innovativo e avanzato che prevede la configurazione di un sistema informatico o software robotico, con l'obiettivo di imitare ed eseguire i comportamenti interattivi degli esseri umani all'interno di una rete digitalizzata al fine di eseguire un processo aziendale.

L'RPA(1) prevede l'automazione delle operazioni di front-end e back-office che richiedono tempo, sono manuali e ripetitive; in modo che i dipendenti possano convogliare risorse più produttive verso attività che richiedono processo decisionale, giudizio e creatività.

La funzione dei robot RPA è quella di utilizzare l'interfaccia utente nella raccolta di dati e nella manipolazione di applicazioni come farebbero anche gli esseri umani. Funzionano interpretando, stimolando risposte e interagendo con altri software in modo da eseguire un'ampia gamma di procedure ripetitive. In sostanza, i sistemi robotici nell'automazione dei processi robotici non commettono errori e sono sempre attivi.

• Come funziona l'RPA?
• Importanza dell'automazione dei processi robotici
• Tipi di RPA
• Processo di automazione dei processi robotici
• Vantaggi dell'automazione dei processi robotici
• Sfida nell'RPA
• Implementazione RPA
• Le industrie usano l'RPA
• I migliori fornitori di RPA

Come funziona l'automazione dei processi robotici?

• Innanzitutto, accedono al software, ai sistemi e alle applicazioni

• Si collegano alle API di sistema

• Trasferiscono cartelle e documenti

• Copiano e incollano i dati

• Compilano moduli

• Estraggono e analizzano contenuti strutturati e semi-strutturati da una varietà di fonti come e-mail, PDF, scrape browser, documenti, ecc.

• Leggono e riscrivono nei database

• Apre email e allegati

• Raschiano i dati da Internet

• Infine, fanno i calcoli.

Perché l'RPA è importante per la tua azienda?

Senza dubbio, l'automazione dei processi robotici sta assumendo sempre più importanza nella crescita delle imprese, in particolare dell'industria manifatturiera che è stata una delle prime ad abbracciare le funzioni dell'automazione. In primo luogo, l'importanza principale dell'RPA per la tua azienda è nel miglioramento della produttività e dell'efficienza dei tuoi dipendenti. `

In effetti, è stato previsto che l'RPA e altre tecnologie di automazione potrebbero avere un valore finanziario di circa 6,7 ​​trilioni di dollari entro il 2025. Vedete ora che la potenziale importanza dell'RPA per la vostra attività non dovrebbe essere minata. Di seguito, abbiamo elaborato parte di questa importanza.

1. RPA supporta le aziende nel loro percorso di trasformazione digitale

   Grazie all'automazione dei processi robotici, le aziende possono ora far avanzare i loro sogni digitali a un livello superiore che non avrebbero mai immaginato di poter raggiungere prima. In effetti, l'RPA è un elemento vitale nella trasformazione digitale. Si estende oltre l'automazione di attività ripetitive e noiose e garantisce la standardizzazione in tutti i processi aziendali.

   Le aziende possono ora utilizzare l'RPA per potenziare il loro viaggio digitale più che mai. L'RPA consente loro di concentrarsi sul miglioramento dei propri sforzi digitali nei progetti aziendali, oltre a massimizzare le esperienze orientate al cliente. L'RPA è indubbiamente un fattore chiave nella strategia di trasformazione digitale di qualsiasi azienda.

   Inoltre, molte aziende stanno pompando continuamente investimenti in tecnologia di automazione e progetti di intelligenza cognitiva. Di conseguenza, sono stati posizionati per avere un vantaggio competitivo rispetto ad altre organizzazioni nello stesso settore digitalizzando i processi, migliorando la produttività e sviluppando soluzioni innovative che si traducono in una trasformazione a livello aziendale.

2. Prepara le aziende per un mercato basato sui dati

   I big data sono un argomento che non può essere trascurato, soprattutto con la crescente transizione delle aziende verso un mercato basato sui dati. Tuttavia, molte aziende devono affrontare la sfida di un volume elevato di dati. Processi semplificati, utilizzo accurato dei dati e uno scambio continuo di dati possono essere utili per migliorare l'esperienza complessiva del cliente.

   È pertinente esporre che i dati integrati con le funzionalità di automazione sono una tecnologia dirompente che ha la capacità di digitalizzare rapidamente i processi e fornire valore rilevante all'azienda e ai suoi clienti. RPA può monitorare e gestire l'elevato volume di dati non strutturati disponibili, dall'acquisizione e dall'elaborazione dei dati all'interpretazione dei dati.

   Sfrutta questo processo per assistere i dipendenti nel prendere decisioni ben informate. Il passaggio a un'attività orientata ai dati aiuterà le aziende ad abbandonare i metodi RPA tradizionali, i sistemi legacy ed elaborare enormi volumi di dati in pochi secondi.

3. Ti aiuta a liberare le capacità dell'intelligenza

   In qualità di imprenditore o manager, hai mai implementato l'Intelligenza Artificiale o il Machine Learning nei tuoi processi aziendali? Hai mai pensato di estendere il tuo ambito oltre l'automazione dei processi robotici? Inizialmente, le aziende che adottano l'RPA iniziano con l'automazione di progetti dipendenti dalle regole.

   A poco a poco, avanzano verso progetti che richiedono una combinazione di modelli predittivi e PNL, concentrandosi sul giudizio e sull'intelligenza per il processo decisionale.

   È stato osservato che molte aziende sono aperte all'implementazione di funzioni di intelligenza artificiale e/o machine learning nei propri processi aziendali. Questo spiega perché gli esseri umani e i robot intelligenti stanno lavorando e cooperando insieme più che mai. Come risultato di questa stretta interazione, c'è un cambiamento monumentale nel modo in cui operano le imprese.

4. RPA annuncia i lavoratori digitalizzati nella tua azienda

   La presenza dell'automazione di processo robotica comporta anche l'introduzione di una forza lavoro virtuale o digitale. È qui che bot o lavoratori digitali lavorano insieme e promuovono la collaborazione con il dipendente umano, consentendo così all'umano di concentrarsi su progetti più imperativi.

   È compito dei lavoratori digitali imitare i comportamenti umani ed eseguire procedure ripetitive e dispendiose in termini di tempo come l'onboarding dei dipendenti, la fatturazione elettronica e il reporting interno, tra molti altri.

   Lo sviluppo e la gestione di una forza lavoro digitale richiedono un progetto di automazione cospicuo e una riprogrammazione della mentalità del dipendente. In definitiva, la combinazione di automazione e intelligenza artificiale ha introdotto l'era di una nuova forza lavoro digitale, che salva gli esseri umani da progetti monotoni e li supporta per impegnarsi in attività più produttive.

Tipi di automazione dei processi robotici

Fondamentalmente, ci sono 3 tipi di RPA, che sono:

1. Automazione frequentata

   In genere, l'automazione assistita viene spesso descritta come il tipo di RPA che opera sul computer dell'utente. Tuttavia, questo è decisamente fuori luogo per quelle aziende il cui obiettivo è l'automazione dei propri processi.

   Sebbene sia esatto che i sistemi robotici presidiati siano incorporati nel laptop o desktop di un dipendente, resta che l'elemento più singolare dell'automazione presidiata è il fatto che ogni sistema robotico è stato programmato per un utente specifico.

   Il robot sarà sempre disponibile ogni volta che un lavoratore desidera che un robot esegua una procedura. Tutto ciò che il dipendente deve fare è attivare le funzioni del robot per beneficiare delle funzionalità di risparmio di tempo e della precisione dell'automazione.

   Con una tecnologia più avanzata, è possibile che il robot venga attivato automaticamente in base al comportamento predefinito dell'utente. Ad esempio, per assicurarsi che ogni rappresentante del servizio clienti gestisca adeguatamente i dati dei clienti, un call center può decidere di sviluppare regole che garantiscano ciò.

   Pertanto, ogni volta che un dipendente non è conforme a una di queste regole, uno dei robot presidiati può eseguire una delle due azioni. Uno, può eseguire automaticamente la procedura predefinita per il dipendente. Oppure può semplicemente inviare un messaggio per notificare al dipendente il proprio errore o errore.

2. Automazione automatica

   Fondamentalmente, l'automazione automatica può essere descritta come automazione eseguita su una macchina virtuale. Tuttavia, non soddisfa il punto dal punto di vista di un utente aziendale. Come imprenditore interessato all'RPA, è molto importante capire che ogni robot incustodito, nell'automazione automatica, è progettato per eseguire procedure per più dipendenti.

   A differenza di essere implementato da un particolare utente o attivato automaticamente da un'attività sul sistema di un utente, un robot automatico ha la capacità di eseguire procedure che gli sono delegate secondo una pianificazione definita, un'API o un evento predefinito.

   Forse il vantaggio più significativo dell'automazione automatica è che, poiché ogni robot viene azionato su una macchina virtuale, ciò non impedisce agli utenti di continuare a svolgere il proprio lavoro sui propri computer.

   Come risultato di questo vantaggio, insieme alla capacità dei robot non presidiati di eseguire i processi loro assegnati da diverse fonti, l'automazione non presidiata è generalmente considerata una soluzione più preferibile rispetto all'automazione assistita per le procedure essenziali che richiedono molto tempo per funzionare.

   

   Un esempio pratico può essere esaminato nell'ufficio finanziario e contabile di un'importante organizzazione che desidera elaborare un'enorme quantità di fatture ricevute. Sicuramente, l'automazione automatica sarebbe la soluzione migliore per la registrazione.

3. Automazione ibrida

   Alla fine della giornata e nonostante i vari vantaggi dei robot presidiati e non presidiati, il fatto è che anche i robot più veloci impiegano un periodo di tempo relativamente lungo per completare determinati processi (sebbene di solito molto meno tempo di un dipendente a tempo pieno ci vorrebbe per farli).

   Con l'automazione ibrida, il robot assistito realizza gli aspetti di quel progetto che richiede il coinvolgimento di un lavoratore umano, mentre un robot incustodito operante su una macchina virtuale svolge il resto del progetto. Pertanto, l'automazione ibrida diventa un'opzione molto versatile poiché l'interazione tra robot presidiati e non presidiati va in entrambe le direzioni.

   Infatti, a seconda del progetto in corso, un dipendente può avviare un progetto attivando il proprio robot assistito, quindi il robot assistito può attivare il robot automatico per eseguire la fase rimanente del lavoro.

   In alcuni altri casi, il robot incustodito può iniziare a svolgere un'attività quando attivato da un'API, un evento o un programma e ogni volta che questo robot automatico richiede al dipendente di determinare un passaggio decisivo, trasferisce il lavoro al robot presidiato, che di conseguenza avvisa il dipendente di eseguire la fase dell'attività che richiede l'intervento di un lavoratore umano.

   In sostanza, l'automazione ibrida può avere un compito più complesso trasferito più volte tra i robot presidiati e non presidiati. Nel complesso, l'automazione ibrida consente all'utente di automatizzare tutto il lavoro necessario, senza dover rinunciare all'accesso al proprio computer per l'intera durata dell'attività di un robot.

Quali processi sono significativi per RPA?

• Implementazione rapida, generazione rapida del ROI

  Un particolare fornitore di servizi delle risorse umane in Europa gestiva 2.500 certificati di congedo per malattia ogni mese con un tempo medio di elaborazione di 4 minuti per file. In 3 settimane, l'azienda ha adottato una soluzione RPA e ha realizzato il 90% di automazione dei processi. Quello che fa il robot RPA è estrarre informazioni da una transazione in SAP, inserire i dati nel sistema dei clienti e poi stamparli.

  Alla fine, il risultato di questa implementazione RPA per il fornitore di servizi HR è stato il ROI ottenuto in sei mesi, con tempi di elaborazione ridotti dell'80%, impegno manuale ridotto al 5% e tassi di errore ridotti allo 0%.

• Diminuire lo sforzo nel back office

  Un determinato rivenditore globale stava utilizzando i rapporti di chiusura dei suoi negozi per verificare i dati di chiusura di ciascuno dei suoi registri di centinaia di negozi. All'inizio, i dipendenti del negozio hanno adottato un approccio lento e manuale per raccogliere questi rapporti.

  Tuttavia, attraverso l'automazione dei processi, il negozio è stato in grado di sollevare i suoi dipendenti per concentrarsi ora su attività più orientate al cliente. Ora, i robot RPA sono responsabili dello spostamento dei rapporti di chiusura su un server, quindi dell'elaborazione e del consolidamento dei dati richiesti per i rapporti di chiusura del negozio.

• Migliora il servizio clienti nel front office

  Un'organizzazione di assicurazione del credito commerciale con oltre cinquantamila clienti in tutto il mondo ha deciso di automatizzare il processo di sottoscrizione della domanda di limite di credito. In precedenza, i sottoscrittori ricorrevano a metodi manuali per raccogliere dati da fonti interne (Rischio e norme) a fonti esterne (Google News, Sito del cliente).

  Grazie all'adozione della Robotic Process Automation, sono stati in grado di risparmiare 2.440 ore di lavoro umano al mese. Ora, i dipendenti sfruttano questo tempo per interagire direttamente con i clienti.

Quali sono i vantaggi aziendali di RPA?

1. È super scalabile
2. Risparmio rapido sui costi
3. La capacità di integrazione su più piattaforme
4. Migliora le esperienze incentrate sul cliente
5. Aumenta la velocità e la produttività
6. Migliora il morale e l'esperienza di lavoro dei dipendenti
7. Non richiede la modifica dei sistemi esistenti
8. Il lavoro non viene mai interrotto
9. Consente il rispetto delle politiche normative
10. Maggiore precisione
11. Barriere tecniche ridotte

( Leggi anche : I vantaggi dell'RPA e le sue sfide)

Svantaggi dell'RPA

Alcuni degli svantaggi significativi del software di automazione dei processi robotici sono:

1. Compiti limitati: è difficile automatizzare processi non standard e per completare tali processi è necessario il coinvolgimento umano.
2. Resistenza dei dipendenti: i dipendenti esistenti potrebbero voler dimettersi dal lavoro se non hanno le conoscenze tecniche richieste
3. Le organizzazioni potrebbero dover stanziare risorse per la formazione del proprio personale
4. I costi di investimento iniziali possono essere scomodi
5. Presenta il rischio di potenziali perdite di posti di lavoro.

Il processo per un'implementazione RPA di successo

È fondamentale spiegare che non tutte le implementazioni di automazione dei processi robotici finiscono per essere efficaci. Tuttavia, se desideri ottenere un'implementazione RPA di successo, dovresti prestare molta attenzione ai processi evidenziati di seguito:

• Scelta del processo
• Gestire i lavoratori
• Scegliere il venditore
• Realizzazione dell'idea
• Misurare le prestazioni

Quali settori utilizzano l'RPA?

1. Esternalizzazione dei processi aziendali

   Le società di Business Process Outsourcing (BPO) si sono interessate all'RPA perché consente loro di massimizzare la propria capacità, migliorare l'agilità operativa, migliorare gli SLA e ridurre i costi.

2. Servizi finanziari

   L'RPA consente la rapida automazione della convalida dei dati e della migrazione tra le app bancarie e l'elaborazione dei reclami finanziari, la compilazione dei moduli, il reporting e la gestione dell'account cliente.

3. Assistenza sanitaria

   Nel settore sanitario, l'RPA riduce lo stress dell'amministrazione attraverso l'automazione dei processi sanitari come l'archiviazione, l'elaborazione, la migrazione dei dati dei pazienti, l'elaborazione dei sinistri, i dati assicurativi e la fattura medica.

4. Assicurazione

   RPA automatizza il processo di creazione di un documento raccogliendo da diverse origini dati e utilizzando modelli di documenti per generare documenti legali complessi, report estesi e molti altri.

5. Scienze di vita

   In questo caso, l'RPA migliora la produttività e la qualità, mantenendo allo stesso tempo i costi in modo da poter ottenere risultati migliori per i pazienti. L'RPA migliora la conformità, i tempi di elaborazione e consente un coinvolgimento efficace con più pazienti.

6. Produzione

   Consenti all'automazione dei processi robotici di gestire il lavoro pesante per il confronto dei prezzi dei prodotti, il monitoraggio dei dati, l'automazione dei dati logistici e l'automazione ERP.

7. Settore pubblico

   Grazie a RPA, le istituzioni governative possono ottenere un'automazione sicura e affidabile conforme a tutti i mandati federali. Ciò consente ai dipendenti pubblici di concentrarsi sul miglioramento dei servizi ai cittadini.

8. Telecom

   L'RPA viene implementato nella raccolta, consolidamento e backup dei dati dai sistemi telefonici dei clienti, quindi utilizzato per caricare ed estrarre informazioni sui dati di produzione del telefono, sui prezzi della concorrenza, ecc.

Venditori RPA popolari

Stai pensando a quale fornitore RPA scegliere? Di seguito sono riportati cinque popolari fornitori di automazione dei processi robotici da considerare:

1. Sistemi di aiuto
2. Pegasystems
3. Kofax Kapow
4. EdgeVerve
5. Automazione ovunque

Pensieri finali

Nel complesso, con il potenziale impatto finanziario dell'automazione dei processi robotici e la crescita sbalorditiva che si sta manifestando, molti imprenditori non sono più scettici sull'implementazione dell'automazione dei processi robotici.

Il mondo digitale sta subendo un cambio di paradigma nel modo in cui le tecnologie automatizzate e le migliori aziende stanno seguendo la tendenza. Ricorda, il processo di automazione è il futuro delle imprese digitali: non lasciarti indietro!

Altre risorse utili:

6 suggerimenti per l'automazione dei processi robotici delle risorse umane

9 modi in cui l'automazione dei processi robotici sta cambiando il futuro del libro paga

Strumenti di automazione dei processi robotici per i CIO