La funzione di collaborazione più trascurata: i vantaggi della condivisione dello schermo

Le app di Unified Communications sono assolutamente piene fino all'orlo di funzionalità uniche. Tanto che probabilmente dimentichiamo che la maggior parte esiste. Sembra che molti trascurino quali sono davvero alcune delle più potenti funzionalità di collaborazione che la tua azienda può ottenere. In precedenza abbiamo dato un'occhiata a Presence Indication come una delle nostre funzionalità di collaborazione preferite che passa inosservata e, in modo simile, volevo continuare la discussione con alcune delle nostre altre funzionalità preferite.

La condivisione dello schermo, in particolare, deve essere una delle funzionalità più utili che sia mai esistita e non sembra davvero che riceva l'amore che merita. Ora, non sto dicendo che nessuno sappia che l'indicazione di presenza e la condivisione dello schermo esistono, ovviamente lo fanno, e sono sicuro che molti le stanno già utilizzando quotidianamente.

Ma volevo davvero prendermi il tempo per far luce su quanto il tuo team, azienda o organizzazione può davvero guadagnare sfruttando queste semplici funzionalità.

Che cos'è la condivisione dello schermo?

Toglieremo di mezzo prima le cose facili. Per coloro che non lo sanno, Screen Sharing è probabilmente una delle funzionalità di UC più autoesplicative che incontrerai. Che tu lo chiami Condivisione del desktop o Condivisione dello schermo , sono tutte le stesse cose

La condivisione dello schermo è un modo semplice ma potente per favorire la collaborazione immediata, ovunque e in qualsiasi momento. Gli utenti possono condividere un feed video in diretta di ciò che sta accadendo sullo schermo del proprio computer, con altri partecipanti alla conferenza web.

Voglio fare una distinzione qui: alcune delle soluzioni più avanzate consentiranno persino agli utenti di trasferire il controllo del desktop, in modo che i professionisti IT possano apportare modifiche in remoto. Questa sarebbe una funzionalità di Desktop remoto . I due generalmente vanno di pari passo, ma non tutte le soluzioni di condivisione dello schermo offrono controlli desktop remoti.

Proprio come in questo piccolo diagramma che ho preso in prestito da HipChat, la condivisione dello schermo è uno dei modi più semplici per promuovere una collaborazione efficace e aggiungere un elemento dinamico a riunioni altrimenti statiche. La condivisione dello schermo consente alle conferenze Web di andare oltre la semplice voce al telefono o la visualizzazione del feed della webcam del tuo collega.

Aggiungi i controlli di Desktop remoto e la tua azienda ora ha a portata di mano uno strumento incredibilmente potente che può fare molto di più che rendere più vivaci le tue riunioni.

Perché preoccuparsi comunque?

Ora, sono sicuro che alcuni di voi stanno leggendo questo, dicendomi che sbaglio perché la condivisione dello schermo non funziona mai, o è troppo goffa, o qual è il punto? Certo, alcune di queste potrebbero essere vere nelle soluzioni precedenti, ho avuto la mia giusta dose di fastidi nel tentativo di stabilire una connessione remota. Ma in questi giorni ed età di dominio delle comunicazioni unificate, non è che tu abbia bisogno di un intero staff IT per stabilire sessioni di condivisione dello schermo, anche la versione consumer di Skype di base lo rende facile come un clic sul menu. Esistono anche numerose soluzioni gratuite, quindi non è nemmeno necessario rompere il portafoglio per farlo accadere.

Allora perché preoccuparsi della condivisione del desktop nelle tue riunioni web? A seconda di ciò che fa la tua azienda, possono esserci diversi casi d'uso per questa potente funzionalità. Ad esempio, i fornitori di software apprezzeranno la possibilità di mostrare agli acquirenti o ai clienti come funziona un prodotto, senza la necessità di organizzare un incontro di persona e pagare le spese di viaggio. Anche i contact center dovrebbero averlo nel loro elenco di funzionalità indispensabili.

E questo è solo uno scenario, ovviamente. Indipendentemente dalle dimensioni del tuo team, la condivisione dello schermo è utile in diversi modi:

Migliora le riunioni online

Probabilmente la più ovvia di tutte, la condivisione dello schermo aggiunge un elemento completamente nuovo alle tue riunioni online. Invece di inviare tramite e-mail una copia di quel PowerPoint a tutti i partecipanti, o rilasciare un file nel client Web sperando che tutti si aprano e seguano sulla pagina giusta, gli utenti possono controllare la loro presentazione sul proprio desktop con la condivisione dello schermo.

I partecipanti possono quindi seguire semplicemente lo streaming, senza la necessità di scaricare file aggiuntivi, preoccupandosi di eventuali problemi di compatibilità.

Dimostrazioni di prodotto approfondite

Ho già menzionato questo esempio sopra, ma può essere uno dei maggiori vantaggi della condivisione dello schermo. I fornitori di prodotti dovrebbero assolutamente sfruttare la condivisione dello schermo quando lavorano con potenziali clienti.

Invece di fare affidamento su risposte predefinite generiche alle domande di un cliente, mostrale. La condivisione dello schermo consentirà ai tuoi agenti di lavorare e mostrare davvero la potenza di ciò che fa la tua piattaforma.

Formazione e orientamento a distanza

Simile all'idea di una dimostrazione di prodotto, la tua organizzazione può utilizzare la condivisione dello schermo per offrire programmi di formazione ai clienti. Anche in questo caso, invece di costringere i clienti a fare affidamento su una presentazione PowerPoint o a guardare video generici su YouTube, prova direttamente con il prodotto e il cliente allo stesso tempo.

Se un cliente non è sicuro di come utilizzare funzionalità specifiche o sta riscontrando un problema, la condivisione dello schermo funziona su entrambe le estremità rimuovendo le supposizioni. I clienti possono mostrare agli agenti esattamente cosa sta andando storto e gli agenti possono mostrare ai clienti esattamente cosa devono fare.

Mantenere il controllo delle macchine remote

Con soluzioni e funzionalità di condivisione dello schermo più avanzate, gli utenti possono trasferire il controllo del proprio desktop a chiunque si trovi dall'altra parte della riunione. Questa è un'ottima funzionalità per i team IT aziendali, poiché estende il controllo delle macchine remote ovunque si trovino.

La tua azienda può mantenere il personale IT nella sede principale e la condivisione dello schermo insieme alle conferenze Web possono essere utilizzate per fornire il supporto necessario alle sedi sparse.

Collaborazione in team e lavoro a distanza

In linea con le riunioni online avanzate, la condivisione dello schermo può aumentare drasticamente la collaborazione online del tuo team, consentendo al tempo stesso funzionalità di lavoro a distanza. Se gli utenti lavorano in remoto, possono accedere al computer dell'ufficio da qualsiasi luogo utilizzando la condivisione dello schermo e, naturalmente, le riunioni online entrano in un nuovo regno della produttività.

Con la condivisione dello schermo, gli utenti possono lavorare su un documento fianco a fianco, senza essere fisicamente fianco a fianco.

Il miglior esempio del mondo reale

Sia la condivisione dello schermo che il controllo del desktop remoto esistono ormai da un po' di tempo. Chiedi ai tuoi amici IT a riguardo e probabilmente hanno alcune storie dell'orrore su quanto sia stato assurdamente difficile stabilire una sessione con vecchie soluzioni.

Ma a questo punto, Screen Sharing è diventato così popolare che persino Google ti consente di condividere schermi o persino di controllare da remoto un desktop con perfetta facilità.

Infatti, grazie ai progressi di WebRTC, Screen Sharing continuerà solo a crescere in termini di utilizzo e facilità. Ho già evidenziato questo esempio esatto, ma Amazon utilizza una forma di condivisione dello schermo per i suoi tablet Fire.

Se qualche utente ha bisogno di assistenza con il proprio dispositivo, può fare clic sul pulsante Mayday per ricevere assistenza in-app. Ciò stabilisce una videoconferenza unidirezionale, con gli utenti in grado di vedere un flusso live dell'agente che li assiste. Gli agenti non possono vedere chi sta chiedendo aiuto, ma possono invece vedere esattamente cosa sta succedendo sullo schermo del tuo dispositivo o dell'app Amazon e persino assumere il controllo diretto o utilizzare strumenti di disegno.

In questo modo l'agente può mostrare all'utente esattamente cosa deve fare, invece di limitarsi a dirglielo al telefono. Come ho detto, questo aiuta davvero a rimuovere molte supposizioni.

Il futuro della condivisione dello schermo?

Ciò che è davvero interessante per me non è tanto dove si trova la condivisione dello schermo in questo momento, ma piuttosto dove può arrivare in pochi anni. Sappiamo già che la realtà virtuale e aumentata stanno decollando nel mondo degli affari e penso che la realtà aumentata in particolare possa collegarsi direttamente al concetto di condivisione dello schermo.

Invece di condividere gli schermi del desktop, cosa succede se i lavoratori in una posizione remota possono indossare occhiali o occhiali AR, che possono trasmettere un feed video in diretta a una sala conferenze nella posizione principale dell'organizzazione. Gli utenti dall'altra parte possono vedere esattamente ciò che vede la tecnologia remota e, proprio come la condivisione dello schermo, questo può aiutare a rimuovere le fastidiose congetture legate alle normali comunicazioni.

Ma ora puoi farlo davvero con una webcam, quindi andando oltre, gli utenti che visualizzano il feed live possono anche ottenere strumenti simili a quello di Amazon Mayday. Con la possibilità di disegnare direttamente sul feed video o caricare schemi o diagrammi, i lavoratori remoti possono ricevere indicazioni reali e utili. Se un tubo sembra che perde, qualcuno a casa base può evidenziare quel tubo affinché il lavoratore possa vederlo all'interno dei suoi occhiali. Oppure possono visualizzare schemi da visualizzare direttamente sugli occhiali del lavoratore.

Ora questo è più simile alla "condivisione del mondo reale" che alla "condivisione dello schermo", ma questo sta solo portando lo stesso concetto al livello successivo. E questo tipo di tecnologia non è affatto lontana da noi.

Anche oggi, la condivisione dello schermo è potente

Ora, prima di essere tutti entusiasti di ciò che potrebbe essere, dovremmo fare un passo indietro e ricordare dove si trova la condivisione dello schermo in questo momento, e questo è un ottimo posto. Il concetto è semplice, esistono molti strumenti per renderlo possibile, anche Slack e HipChat offrono ora la condivisione nativa dello schermo.

Indipendentemente dal fatto che la tua azienda gestisca un Contact Center e desideri sfruttare qualsiasi possibile funzionalità per offrire il miglior supporto possibile o un fornitore di prodotti che spera di ottenere più vendite, la condivisione dello schermo è uno di quegli strumenti da non perdere.