Google Meet: pianifica e avvia facilmente Hangouts Video Meeting

• Puoi utilizzare Google Meet per tenere riunioni online con un massimo di 100 partecipanti.
• Utilizza Google Calendar per pianificare riunioni e per aggiungere direttamente un collegamento a Google Meet.
• Durante la riunione potrai decidere se attivare l'immagine della tua telecamera e/o il tuo microfono.
• Quando registri la tua riunione, puoi condividerla con gli altri.

Con Google Meet puoi pianificare e avviare rapidamente riunioni video di Hangouts con molti partecipanti. Ecco come farlo e come puoi persino registrare le conferenze.

Quasi nulla fa risparmiare più tempo (e quindi denaro) ed è più facile che tenere una riunione online. Le conferenze video e audio sono particolarmente adatte per aziende con più sedi o discussioni con i clienti. Con Meet (ex Hangouts), Google offre la sua soluzione, completamente web-based e che include anche il calendario interno di Google. Ti mostreremo come utilizzare Google Meet per tenere conferenze online con un massimo di 100 partecipanti e come confrontare la soluzione con Microsoft Teams.

Particolarmente interessante: l'app di videoconferenza di Google Meet gratuita per tutti, compresi i privati. In precedenza, Google Meet era riservato esclusivamente agli utenti di G Suite, ovvero ai clienti premium, nonché alle istituzioni e alle autorità educative.

Come pianificare o avviare Hangouts Video Meeting con Google Meet

Se desideri organizzare la tua prossima riunione con Google Meet, puoi semplicemente utilizzare il tuo Google Calendar per pianificare una riunione. Un prerequisito per questo, tuttavia, è una licenza aziendale (un cosiddetto "conto G-Suite" ). Se non li hai, puoi solo partecipare alle riunioni di Google Meet, ma non puoi organizzarle da solo. Quindi prima assicurati di aver effettuato l'accesso al browser che stai attualmente utilizzando con il tuo account Google abilitato per G-Suite.

Come pianificare la tua conferenza di Google Meet utilizzando il calendario di Google

Puoi utilizzare il tuo Google Calendar per programmare una conferenza di Google Meet. Come farlo:

1. Vai al tuo Google Calendar.
2. Clicca su un'area libera per creare un nuovo appuntamento lì.
3. Fare clic su "Altre opzioni" .
4. Inserisci un nome significativo per la tua riunione sopra. Esempio: “Discussione dei dati trimestrali” .
5. Inserisci i soliti dettagli per l'appuntamento come ora, durata e così via e aggiungi gli ospiti utilizzando i loro indirizzi e-mail.
6. Ora decidi in "Aggiungi videoconferenza" se desideri utilizzare "Hangouts Meet" (Google Meet).
7. Se hai deciso per la conferenza di Hangouts Meet, ti verrà fornito il codice della conferenza dopo un breve periodo di attesa. Questo viene visualizzato nel corrispondente menu a discesa.
8. Non appena salvi la data della conferenza, tutti i partecipanti aggiunti riceveranno un invito e, insieme a questo, il collegamento corrispondente alla tua conferenza.
9. All'ora programmata, fai clic sul link della conferenza nel calendario per avviare la riunione video di Hangouts e salutare i partecipanti.

Puoi anche tenere una riunione al volo

Per avviare spontaneamente una riunione di Google Meet, procedi come segue:

1. Vai alla pagina di Google Meet all'indirizzo https://meet.google.com.
2. Fare clic su "Inizia nuova riunione" .
3. La tua conferenza verrà prima messa in una sorta di modalità standby.
4. Troverai un link alla riunione sotto la voce "Riunione pronta" , che ora puoi inviare ai partecipanti desiderati. In alternativa, possono anche accedere alla conferenza tramite un numero di telefono inserendo prima il numero e poi il PIN visualizzato sulla tastiera del telefono. A seconda della variante di G Suite prenotata e a seconda che Google "conosca" la tua posizione, qui viene visualizzato un numero di telefono.
5. Ora avvia la riunione facendo clic su "Avvia riunione" .
6. Riceverai gradualmente una notifica quando altri partecipanti accedono alla conferenza.
7. Le credenziali per la conferenza possono essere trovate in qualsiasi momento nell'angolo in basso a sinistra della finestra della conferenza sotto "Dettagli riunione" .

In alternativa, inserisci un codice per la conferenza in "Inserisci codice riunione" nella home page di Google Meet per partecipare a una conferenza esistente tenuta da un altro organizzatore.

Come utilizzare Google Meet su smartphone e tablet

Puoi anche utilizzare uno smartphone o un tablet Android o iOS per Google Meet. Scarica semplicemente l'app Hangouts Meet pertinente dal Google Play Store (per Android) o dall'App Store (per iOS). C'è anche la possibilità di creare una conferenza all'interno dell'app e inviare il collegamento corrispondente tramite "Condividi informazioni di partecipazione" .

Puoi anche utilizzare messenger come WhatsApp o Teamwire per i tuoi inviti. I partecipanti invitati possono ricevere un link per installare l'app Google Hangouts Meet.

Queste opzioni sono disponibili durante la riunione

A seconda della licenza G Suite utilizzata nella tua azienda, hai la possibilità di tenere o partecipare a conferenze con un massimo di 100 utenti. Tuttavia, è probabile che queste restrizioni vengano in gran parte revocate presto. Sono disponibili diverse opzioni durante la conferenza di Google Meet:

• Con l'aiuto del simbolo della fotocamera nella parte inferiore dello schermo, puoi determinare se visualizzare l'immagine del tuo profilo Google o l'immagine della tua fotocamera.
• Clicca sul simbolo del microfono per accenderlo e parlare con i partecipanti, oppure disattivalo se, ad esempio, desideri consultare brevemente o non dovresti essere ascoltato temporaneamente o permanentemente per altri motivi.
• Fai clic su "Condividi schermo" per condividere il contenuto del tuo schermo con il resto dei partecipanti. Quindi vai ad alcuni contenuti che desideri mostrare. In questo modo, ad esempio, puoi fare una presentazione PowerPoint.
• Utilizzare l'icona a tre punti in basso a destra per richiamare ulteriori opzioni. Ciò include i sottotitoli generati automaticamente, la modalità a schermo intero o le opzioni di impostazione per microfono e fotocamera.
• Fai clic sul ricevitore del telefono rosso in basso al centro per uscire dalla conferenza di Google Meet. Non appena tutti i partecipanti hanno lasciato la conferenza, la conferenza termina.

Come modificare o sfocare lo sfondo della fotocamera?

Puoi impostare uno sfondo diverso da quello esistente (cioè la vista della stanza in cui ti trovi). In alternativa, puoi assicurarti che lo sfondo sia sfocato in modo che nessun dettaglio possa essere visto. Ed ecco come procedi:

• Nell'area di attesa virtuale: fai clic o tocca il simbolo della persona nell'angolo inferiore destro dell'immagine di anteprima della fotocamera.
• Durante una conferenza: richiamare l'opzione "Cambia sfondo" utilizzando il simbolo dei tre punti in basso a destra.
• Ora scegli una delle opzioni offerte: Sfoca lo sfondo in due fasi, carica la tua immagine di sfondo o fai la tua selezione dalle immagini di sfondo offerte.

Cosa fare se non riesci a cambiare lo sfondo dell'immagine in Google Meet

Se non hai la possibilità di cambiare lo sfondo, il tuo computer potrebbe essere troppo lento per questa funzione piuttosto intensiva dal punto di vista computazionale. Ma prima, controlla che l'accelerazione hardware sia abilitata nel tuo browser Chrome. Puoi trovare questa impostazione in “Menu a tre punti (in alto a destra) | Impostazioni | Esteso (espandi) | Sistema | Usa l'accelerazione hardware se disponibile”. Dopo aver abilitato questa impostazione, dovrai riavviare Chrome. Quindi dovrebbe essere mostrata l'opzione "Cambia sfondo" .

Puoi anche registrare una conferenza di Google Meet

Una funzione particolarmente utile è registrare una conferenza di Google Meet. In questo modo, i partecipanti che si sono persi la conferenza possono anche seguirla in seguito con testo e immagini.

Le registrazioni sono attualmente disponibili solo per gli utenti di G Suite Enterprise (anche nella versione Enterprise Educational). Tuttavia, non importa se sei l'organizzatore o solo un partecipante a una conferenza, purché entrambi si trovino nella stessa struttura aziendale di G-Suite. Ed ecco come procedi:

1. In qualità di organizzatore, avvia una conferenza di Google Meet come descritto sopra o partecipa alla stessa organizzazione.
2. Se possibile, chiedere a tutti i partecipanti se acconsentono alla registrazione della conferenza.
3. Fai clic sull'icona a tre punti e seleziona "Registra riunione" .
4. I partecipanti verranno ora informati dell'inizio e successivamente della fine della registrazione.
5. È anche possibile interrompere la registrazione in un secondo momento nello stesso menu ( "Interrompi registrazione" ).
6. La registrazione si trova pochi minuti dopo la fine in “My storage | Meet Recordings ” nel Google Drive dell'organizzatore della riunione.

Puoi farlo se la registrazione non funziona o non viene offerta

1. Innanzitutto, assicurati che la soluzione di archiviazione cloud di Google Drive sia attivata nella tua azienda.
2. Assicurati che la registrazione delle conferenze di Google Meet sia consentita nella tua azienda e nella tua posizione.
3. Assicurati di avere una delle versioni di G Suite, Enterprise o Enterprise for Education.
4. Accedi alla Console di amministrazione Google con un account amministratore e vai su "App |" zona G Suite | Google Hangouts” .
5. Fai clic su "Impostazioni per Google Meet" e, se necessario, seleziona l'unità organizzativa pertinente all'interno della tua azienda.
6. Clicca su “Consenti la registrazione delle riunioni” per attivare la funzione.

Questo è il modo in cui Google Meet si confronta con altri strumenti per conferenze come Teams, WebEx e Co.

Uno dei principali concorrenti di Google Meet insieme a WebEx e GoToMeeting è Microsoft Teams con Skype for Business. Il modulo di domanda Microsoft, precedentemente offerto con il nome Lync, è una soluzione indipendente per conferenze online. Ha principalmente il nome e parte dell'aspetto in comune con il noto Skype per utenti finali, ma per il resto funziona con il tuo ID Teams e quindi come parte di Microsoft 365.

Mentre Google Meet ottiene punteggi principalmente con una semplice configurazione online, con Skype for Business puoi tenere conferenze con un massimo di 250 anziché 100 partecipanti (con Google Meet) come parte di una soluzione del pacchetto Microsoft 365. Nell'ambito di una conferenza dal vivo su Skype, puoi persino fare presentazioni davanti a un massimo di 10.000 partecipanti.

A differenza di Google Meet (a partire da aprile 2019), esiste anche un client (opzionale) per Mac e PC per Skype for Business. Inoltre, puoi utilizzare Skype for Business senza problemi insieme al software di posta, contatti e calendario Outlook.

Quindi, se utilizzi già Microsoft 365 nella tua azienda o hai intenzione di configurarlo, con Skype for Business ottieni una soluzione che si integra (più) facilmente negli altri componenti di Office rispetto a Google Meet. Se, d'altra parte, ti affidi maggiormente a un approccio basato su browser per le riunioni online senza supporto client per Mac o PC, anche Google Meet farà un ottimo lavoro.

Le cose più importanti di Google Meet a colpo d'occhio

• Puoi pianificare e tenere riunioni online con Google Meet.
• Avvia una sessione improvvisata di Google Meet o utilizza Google Calendar per pianificare una conferenza.
• Accendi o spegni il microfono e la videocamera a tuo piacimento durante la sessione.
• Se la funzione è disponibile nella tua organizzazione e tutti i partecipanti sono d'accordo, puoi anche registrare le conferenze.
• Il numero di possibili partecipanti dipende dalla licenza G-Suite che stai utilizzando ed è attualmente un massimo di 100.

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Ti piace la soluzione per riunioni interne di Google? Li usi in modo intensivo o preferisci fidarti di Microsoft Teams and Co.?