Implementazione di successo del CLM: gettare le basi

Pubblicato: 2020-12-18

Implementare con successo il software di gestione dei contratti nella tua azienda, indipendentemente dal settore, dalle dimensioni della tua attività o da qualsiasi altro fattore, è uno sforzo utile che aiuterà a ridurre le ore di lavoro manuale, risparmiando tempo e denaro.

Inoltre, il software di gestione del ciclo di vita del contratto non deve essere difficile da introdurre nella tua azienda.

Perché un'azienda dovrebbe implementare un software di gestione dei contratti?

Non è un segreto che occuparsi di contratti legali sia un calvario che richiede tempo prezioso e talvolta può comportare spese legali se non eseguito correttamente.

Un altro fatto è questo: i contratti nel panorama aziendale moderno stanno diventando sempre più complessi. Non solo, ma anche il volume dei contratti che le aziende oggi devono gestire per poter operare è in aumento.

Naturalmente, più contratti e più complessi sono i nostri contratti, più problemi sorgono.

Questi problemi sono esacerbati da un problema preesistente... i tradizionali sistemi di gestione dei contratti semplicemente non sono adatti alle aziende di oggi.

Nell'era digitale in cui viviamo, molte delle nostre operazioni e processi vengono semplificati grazie a soluzioni software e online.

E, quando si tratta di gestione dei contratti, il software del ciclo di vita della gestione dei contratti ha reso molto più semplice la gestione dell'eccesso di contratti che affligge le aziende ( di tutte le dimensioni ) oggi.

Semplificando l'intero ciclo di vita del contratto, dalla creazione alla firma al rinnovo, gli strumenti software di gestione dei contratti aiutano le aziende a gestire i contratti in modo più efficace ed efficiente, risparmiando anche tempo e denaro.

Se la tua azienda o organizzazione deve ancora implementare il software di gestione dei contratti, è meglio farlo prima piuttosto che dopo.

Ecco alcuni dei motivi principali per cui un'azienda dovrebbe prendere in considerazione l'implementazione soluzioni software per la gestione dei contratti:

Archiviazione in rete

Uno dei principali vantaggi del software di gestione dei contratti è la capacità di archiviare tutti i contratti in un database online, uno che non richiede hardware fisico per archiviare i dati, ma utilizza invece un "cloud".

Questo significa niente più schedari, cartelle di computer, documenti smarriti... ogni singolo documento è archiviato in modo sicuro ( e automatico ) in un database protetto e accessibile solo a chi ha i permessi per vederlo.

Creazione facile

Con il software di gestione del ciclo di vita dei contratti, è possibile creare contratti basati su contratti passati e modelli legalmente validi.

La parte migliore del processo di creazione del contratto utilizzando gli strumenti software di gestione del contratto è che non sono coinvolti carta e penna.

Non ci sono errori causati dall'uomo ( dal momento che il software non lo consente ) e i contratti verranno inviati automaticamente per l'approvazione a coloro che devono firmarli: girare senza meta per l'ufficio cercando di far firmare i contratti non è più un problema.

Avvisi di scadenza

La gestione dei contratti è intrinsecamente difficile e uno degli aspetti più complicati è tenere traccia di quando i contratti scadono e devono essere rivisti e/o rinnovati.

Usando software di gestione dei contratti, gli utenti possono personalizzare quando vogliono essere avvisati di contratti specifici in modo che nessun documento legale diventi mai "non valido" senza che le parti interessate lo sappiano.

Aiuto legale

Un altro dei tanti vantaggi del software di gestione dei contratti è il modo in cui questi programmi impediscono qualsiasi ostacolo alla legge quando si tratta di redigere e firmare contratti.

L'intelligenza artificiale nel software garantisce che nessun contratto possa essere creato se include clausole che non "si adattano" al contratto e ciò che il documento sta cercando di stabilire in primo luogo.

Il software di gestione dei contratti per i team legali è essenzialmente un altro membro dell'ufficio legale e aiuta molto.

Accesso universale

Con i contratti tradizionali, l'accesso a questi documenti è una seccatura – se sono archiviati in armadi legali, il personale deve essere fisicamente presente per visualizzare un contratto… se è archiviato in una cartella del computer, il file deve essere inviato all'utente in modo che possono accedervi.

Utilizzando le soluzioni software di gestione dei contratti, tutti gli utenti con le autorizzazioni corrette possono accedere a qualsiasi versione di qualsiasi contratto purché dispongano di un accesso a Internet.

Ciò significa nessuna richiesta di posta elettronica a tarda notte o fax.

Rapporti automatizzati

Ancora un altro vantaggio del software di gestione del ciclo di vita del contratto sono i report automatici che il programma può generare per le aziende.

Gli utenti possono personalizzare il tipo di dati che desiderano visualizzare in un report e, in pochi clic, possono avere un report completo completo che coinvolge un numero qualsiasi di contratti all'interno di un'organizzazione.

Questi contratti possono quindi essere inviati ad altri membri del team per presentare le informazioni chiave, senza bisogno di lavoro manuale.

Come implementare il software di gestione del ciclo di vita del contratto

Ora che conosci l'importanza del software di gestione dei contratti e i vantaggi del software di gestione dei contratti per le piccole e grandi imprese, ecco come puoi implementare queste soluzioni software nella tua azienda:

Crea istruzioni sufficienti per i dipendenti e i membri del team per aiutarli a iniziare a utilizzare senza problemi il software
Personalizza le istruzioni in base al ruolo, al dipartimento, ecc.
Avere un obiettivo chiaro con ciò che speri di ottenere utilizzando il software di gestione dei contratti
Identifica le clausole e i modelli precedenti che possono essere installati nel software per una facile creazione del contratto
Scopri esattamente quale tipo di contratti speri di generare con il software di gestione del ciclo di vita dei contratti
Identificare e stabilire ruoli chiave e autorizzazioni per tutti i dipendenti
Stabilire doveri e responsabilità relative alla gestione dei contratti
Tieni traccia e registra continuamente i progressi utilizzando il software di gestione dei contratti

Vantaggi del software di gestione dei contratti

Ci sono infiniti vantaggi del software di gestione del ciclo di vita dei contratti, che portano tutti a meno tempo e denaro spesi per la gestione dei contratti.

Cosa può garantire il software di gestione dei contratti?

Il software di gestione dei contratti garantisce che le aziende dedichino il minor tempo possibile alla gestione dei contratti, liberando più tempo e risorse da dedicare a ciò che conta davvero per il business: crescita e vendite.

Hai qualche idea su questo? Fatecelo sapere in basso nei commenti o trasferite la discussione sul nostro Twitter o Facebook.