App di collaborazione in team: più onnipresenti in Workplace 2022

Questo è secondo la società di ricerca UCC Metrigy, dove Irwin Lazar è Presidente e Principal Analyst . Nel secondo trimestre del 2021 Lazar ha scritto un rapporto sulla collaborazione in team, in cui ha notato che la collaborazione in team è: "Base per un ambiente di lavoro digital-first". Slack ha parlato per un po' di tempo per diventare un hub digitale, una sorta di nuovo tipo di quartier generale digitale.

Spera di reimmaginare il modo in cui vediamo il concetto in un'era post-pandemica. O come dice Slack:

“Trasferirsi in un quartier generale digitale non significa abbandonare l'ufficio. Si tratta di consentire alle persone di lavorare quando e dove è meglio per loro. Gli uffici sono solo uno dei nostri strumenti per costruire relazioni e creare spazio per un lavoro mirato.

Slack continua dicendo: "Con un quartier generale digitale, puoi trascendere gli spazi fisici e i fusi orari per riunire team, strumenti, partner e clienti attorno a obiettivi e priorità condivisi".

Il rapporto di Metrigy svela molte cifre che potrebbero non sorprendere, ma una, in particolare, spicca, poiché la maggior parte ha adottato una qualche forma di tecnologia di collaborazione in team per consentire la continuità aziendale in un periodo in cui milioni di persone ora lavorano da casa. Secondo il rapporto Metrigy, oltre il 60% delle aziende ha adottato applicazioni di collaborazione in team.

I ricercatori prevedono che la cifra salirà a quasi il 70% entro la fine del 2021. Pertanto, si potrebbe ragionevolmente dedurre che il numero crescerà di più nel 2022.

Collaborazione di squadra per il futuro del lavoro

Le app di collaborazione in team si sono trasformate molto dall'introduzione di app come Microsoft Teams e Slack. In due anni, queste due piattaforme da sole sembrano drasticamente diverse rispetto all'inizio dell'era della collaborazione sul posto di lavoro.

Oggi, le note di Metrigy, la messaggistica integrata, i dati, l'accesso alle applicazioni, sia le integrazioni standard che personalizzate sono emersi come requisiti vitali per supportare il futuro del lavoro. La corretta implementazione di questi sistemi può portare a molti vantaggi per aziende, clienti e utenti finali, con Lazar che riconosce ulteriormente che nel rapporto:

"Se correttamente implementate, le piattaforme di collaborazione in team forniscono un ROI misurabile riducendo i costi operativi, aumentando i ricavi e migliorando la produttività".

Circa il 35% delle organizzazioni ha già misurato alcuni benefici dai propri investimenti nella collaborazione in team, con i guadagni più consistenti che sono la riduzione delle riunioni, il risparmio sui costi e l'aumento delle entrate.

Se il futuro del lavoro e l'esperienza dei dipendenti devono essere di qualità, ha osservato Lazar, i dipendenti devono mantenere la capacità di comunicare/collaborare sia internamente/esternamente, indipendentemente dall'ubicazione, sia nel contesto delle attività lavorative.

"Le piattaforme di collaborazione in team aiutano a soddisfare queste esigenze consentendo integrazioni di applicazioni e dati per ottimizzare i flussi di lavoro interni, business-to-business e rivolti ai clienti".

"Questo approccio consente alle organizzazioni di realizzare vantaggi quantificabili adottando la collaborazione in team come hub per il lavoro piuttosto che come app di messaggistica autonoma", ha concluso Lazar. Esistono anche tonnellate di implicazioni sull'esperienza del cliente (CX) legate allo spazio del contact center e al concetto di comunicazione esterna con i clienti.

Soddisfare i requisiti di lavoro digitale di nuova generazione

Nel rapporto di quasi 500 professionisti aziendali, inclusi i membri dei team IT, Metrigy ha scoperto che la pandemia di coronavirus ha creato ciò che chiama:

"Modifiche permanenti a come e dove lavorano le persone."

Dei 476 partecipanti allo studio globale Workplace Collaboration, 2021-22 di Metrigy, l'87% dei dipendenti ha affermato di lavorare da casa a tempo pieno o part-time.

"Ancora più importante, solo il 12,4% delle organizzazioni partecipanti prevede di riportare i dipendenti in ufficio a tempo pieno una volta che sarà sicuro farlo", ha continuato Lazar.

Lo studio ha anche rilevato che oltre l'83% degli intervistati afferma di aspettarsi che i dipendenti lavoreranno a tempo pieno (a casa) o adotteranno una sorta di orario di lavoro ibrido. I dipendenti divideranno il loro tempo tra casa e ufficio, creando una maggiore domanda di tecnologia per supportare il futuro del lavoro e l'esperienza dei dipendenti.

Vendere l'idea di Team Collab non sarà difficile

Vendere l'idea della collaborazione di squadra alla tua squadra non sarà un compito difficile. Ci vorrà del lavoro da parte di persone come i campioni del posto di lavoro. E non esistono solo dell'IT, ma piuttosto di coloro che già utilizzano la tecnologia quotidianamente. Secondo il rapporto Metrigy:

"Adottare con successo le applicazioni di collaborazione in team non è semplice come implementarle e sperare in risultati positivi".

Ciò implica che garantire il successo significa che le implementazioni aziendali supportano tutti i luoghi e gli stili di lavoro, consentono vantaggi oltre al semplice miglioramento della collaborazione interna e soddisfano o superano i requisiti di sicurezza, governance e conformità.

Ancora più importante, riguarda la produttività sul posto di lavoro e il suo miglioramento. Se i team e i campioni IT possono consentire agli altri di sfruttare le funzionalità di collaborazione del team per ottimizzare i propri flussi di lavoro, questo funzionerà solo a vantaggio di tutti. Pertanto, trasmettere i vantaggi delle piattaforme e cosa potrebbe significare liberare la loro piena potenza per i membri del team in un futuro posto di lavoro dovrebbe rimanere al centro di ogni strategia di comunicazione aziendale.

Esplorerò alcuni di questi vantaggi man mano che Metrigy li vede . Prima di tutto, ci sono canali o spazi di lavoro contestuali. Questi sono stabiliti per supportare attività specifiche, come progetti, team, ecc., che consentono ai dipendenti di conoscere l'argomento della conversazione e le informazioni associate, aggiornandoli sulle discussioni passate quando si uniscono a un canale.

Consolida inoltre tutte le comunicazioni in un'unica posizione, eliminando la necessità di passare da un'app all'altra. Poi ci sono le integrazioni, che giocano un ruolo in questa produzione. Le integrazioni consentono la convergenza di dati e applicazioni.

"Ad esempio, un canale di vendita potrebbe ricevere notifiche automatiche dalla piattaforma CRM relative a un'opportunità, consentendo a tutte le persone coinvolte in un processo di vendita di collaborare ai passaggi successivi necessari per far avanzare la proposta, con facile accesso a documenti, cronologia e dati dei clienti."

Le integrazioni in genere sono disponibili in due forme, predefinite, che consentono agli amministratori IT di aggiungere in modo efficiente strumenti pertinenti o funzionalità vitali negli spazi del team. Ci sono anche API, che sono diventate popolari negli ultimi anni. Le API, inoltre, consentono una grande interoperabilità tra i sistemi UCC , che supporta situazioni come quando un membro del team opera tramite Microsoft Teams mentre l'altro sfrutta Slack.

Senza le API, questi due membri del team non potrebbero connettersi su un'attività congiunta utilizzando l'interfaccia a cui sono abituati e avere una conversazione senza interruzioni durante la condivisione di file, audio, video e altro. Un'altra area principale in cui le app di collaborazione in team estendono molti vantaggi è attraverso l'automazione del flusso di lavoro con capacità di codice basso o assente che spesso non hanno una curva di apprendimento poiché è una tecnologia drag-and-drop di facile utilizzo.

Le piattaforme di collaborazione in team, alla fine, hanno anche molti altri vantaggi. Consentono l'applicazione coerente delle politiche di governance per garantire sicurezza e conformità.

Infine, secondo Metrigy, "Offrono la possibilità di estendere i canali di collaborazione del team oltre i confini dell'azienda e, sempre più, la capacità di sfruttare la conoscenza della piattaforma per consentire alle persone di cercare e creare connessioni con colleghi in ruoli simili o con interessi simili".

Se desideri scaricare il rapporto completo, che include approfondimenti aggiuntivi, puoi farlo qui .