I 5 principali vantaggi dell'adozione di una soluzione di collaborazione in team tramite e-mail

L'e-mail è da tempo il re delle comunicazioni aziendali, in precedenza battendo i telefoni fissi e chiamando tra colleghi. Con la posta elettronica, la comunicazione tra i colleghi potrebbe avvenire più rapidamente e in orari più convenienti. L'e-mail offriva un unico posto per tenere traccia di tutti i tuoi contatti in entrata e in uscita, con qualche tentativo di mantenere tutto organizzato. Ma il telefono non è mai andato via, e nemmeno la buona posta ordinaria vecchio stile. L'e-mail probabilmente non andrà mai via, ma dovrebbe diventare meno affidabile.

Il prossimo grande cambiamento nelle comunicazioni sul posto di lavoro sembra gravitare verso le soluzioni di collaborazione in team. Slack ha fatto scalpore nelle notizie ed è probabilmente uno degli esempi più rapidi di collaborazione di squadra fatta bene. Tuttavia, non dare per scontato che queste soluzioni siano la prossima generazione di Yahoo o AOL Messenger. Spostando l'attenzione dalla posta elettronica, questi servizi di collaborazione in team consentono ai dipendenti di svolgere più lavoro e di farlo più velocemente. Basate sul cloud, queste soluzioni mantengono i file dove ne hai bisogno e consentono la persistenza nei tuoi messaggi: sono sempre esattamente dove li hai lasciati. Le soluzioni di collaborazione in team consentono ai team di fare proprio questo, collaborare. Se sei ancora indeciso e non sei sicuro che sia il momento di rompere la dipendenza dalla posta elettronica, abbiamo messo insieme un elenco che delinea alcuni dei vantaggi dell'adozione di una soluzione di collaborazione in team rispetto alla tradizionale posta elettronica.

1) Collaborazione oltre la semplice comunicazione

L'e-mail ci consente di mettere da parte rapidamente i nostri pensieri e inviare il messaggio. D'altra parte, l'e-mail ci offre anche una posizione specifica per accedere a tutte le nostre comunicazioni. Ma l'e-mail si basa su un approccio isolato e spesso funziona più come una strada a senso unico che spinge solo le informazioni. Se hai un nuovo promemoria da condividere con il team, lo pubblichi in un'unica e-mail affinché tutti lo vedano. Qualsiasi domanda o richiesta arriva nei canali di ogni singolo destinatario e questo risulta difficile tenerne traccia.

Le app di collaborazione in team strutturano la nostra comunicazione in modo molto più efficiente, concentrandosi in modo specifico sul contenuto e non solo sul messaggio. Con il contenuto in primo piano, le app di collaborazione promuovono non solo l'invio di informazioni ad altre persone, ma anche un effetto pull opposto. Invece di inviare un'e-mail a 10 persone con un aggiornamento sul tuo ultimo progetto, le app di collaborazione ti consentono di avviare una stanza o una conversazione con le 10 persone necessarie e pertinenti, etichettarlo "Promemoria Q2", trascinare il file direttamente dentro e guardare come i tuoi colleghi iniziare non solo una conversazione ma un processo di collaborazione. La chat a flusso libero delle app di collaborazione consente a ciascun membro del team di interagire direttamente con il gruppo, invece che le domande vengano presentate una per una. La struttura delle soluzioni di collaborazione consente inoltre ai lavoratori di intervenire quando è più comodo per loro, recuperare tutto ciò che è mancato e intervenire ogni volta che si presenta qualcosa di rilevante. L'e-mail non consente questo flusso libero, struttura conversazionale, ma limita la collaborazione avanti e indietro.

2) Rimani organizzato

Una conversazione alla volta, con un lungo elenco di avanti e indietro, è facile perdersi in una serie di e-mail. "Dov'è quel messaggio che Steve mi ha mandato sui nuovi rapporti TPS?" Prima che tu te ne accorga, sono passati 15 minuti e non riesci ancora a trovare quel singolo allegato di cui hai disperatamente bisogno prima dell'incontro! Le app di collaborazione semplificano l'organizzazione, poiché sono costruite attorno all'idea di rimanere organizzati, con contenuti e file che risiedono direttamente nelle tue stanze. Con la possibilità di organizzare progetti e team in stanze o conversazioni specifiche, questo riduce il tempo speso a cercare tra 15 diverse e-mail della stessa persona, solo per trovare quella e-mail pertinente o una specifica catena di informazioni. Invece, con le soluzioni di collaborazione in team, puoi semplicemente entrare direttamente nella stanza chiaramente etichettata e trovare tutto ciò di cui hai bisogno scorrendo il contenuto.

Oltre alle comunicazioni organizzate, le app Team Collaboration contengono una potente funzione di ricerca per setacciare sia il testo scritto che tutti i file archiviati nelle stanze. Poiché queste app di collaborazione sono persistenti, la conversazione che hai avuto due giorni fa non scompare: devi solo scorrere verso l'alto e vedere cosa ti ha detto Steve sulla riunione. Queste singole stanze per progetti specifici o per la collaborazione con colleghi specifici significa che rimanere al passo con i progetti è facile come inviare un messaggio veloce nella stanza pertinente, promuovendo ancora una volta la collaborazione: tutte le parti possono vedere il messaggio e intervenire se necessario e quando è meglio che abbiano una possibilità. Non ci sono più i giorni in cui si inizia un thread di posta elettronica, si fa CC alla persona sbagliata o si nota a metà della conversazione che manca metà del team.

3) Persistenza attraverso il cloud

Continuo a fare riferimento a questa nozione di persistenza, ma cosa significa in realtà? Tutto (messaggi, file, riunioni) inviato e ricevuto in queste app di Team Collaboration è archiviato nel cloud, persiste lì e accessibile da tutti i clienti praticamente ovunque. Con tutto gestito in una rete cloud, tutto può rimanere esattamente dove si trova, indipendentemente dal dispositivo su cui accedi. E a differenza della posta elettronica, queste app di collaborazione non sono solo una a una, ma consentono chat di gruppo sempre mobili e sempre attive. Se vuoi portare a termine il lavoro e risolvere un problema, hai bisogno di più di una sola persona per partecipare alla conversazione e le app di collaborazione in team sono gli strumenti che consentono ai team di lavorare in gruppo. Ma con l'aumentare delle dimensioni di un gruppo, la possibilità che tutti siano online contemporaneamente per leggere i tuoi messaggi è ridotta. È qui, ancora una volta, che entra in gioco la natura persistente del cloud.

Con le app Team Collaboration, tra un client desktop, un client di telefoni cellulari o persino un client browser Web online, è possibile rimanere in contatto su qualsiasi dispositivo, ovunque. In combinazione con la chat persistente e l'hosting di file, l'accesso alle informazioni necessarie per portare a termine il lavoro può avvenire all'istante. Hai perso un giorno in ufficio? Avvia l'app sul telefono e rimani aggiornato mentre il cloud raccoglie tutti i messaggi che ti sei perso. Hai dimenticato il tuo laptop con il rapporto TPS aggiornato su di esso in ufficio? Nessun problema, accedi all'app di collaborazione del tuo team sul tuo smartphone o anche sul computer di casa, sbircia nella stanza in cui è stato rilasciato il file e scaricalo sul tuo dispositivo.

4) Personalizza per soddisfare le tue esigenze

Queste app per la collaborazione in team non sono solo una versione più carina dei messaggi istantanei della vecchia scuola, ma offrono esperienze di collaborazione di lavoro personalizzabili e potenti. Con la mente creativa di uno sviluppatore e le API fornite, i team possono personalizzare completamente le proprie soluzioni per creare un'esperienza davvero unica e colmare il divario tra altri strumenti di produttività. Semplici aggiunte come i chatbot possono consentire agli utenti di mantenere elenchi di attività in corso direttamente nella loro stanza di collaborazione, impostare promemoria o persino semplificare la condivisione di file. Aggiunte come la tecnologia Watson di IBM a Cisco Spark genereranno un nuovo livello di assistente personale che vive direttamente all'interno della tua piattaforma di collaborazione.

Un ulteriore passo avanti è il potere delle integrazioni. Attraverso le integrazioni con le applicazioni di lavoro più diffuse da Office 365 e DropBox, alle integrazioni con i CRM più diffusi come Salesforce e Zendesk, i team possono creare la propria app di collaborazione che funziona con le altre app che già utilizzano. Le integrazioni consentono la personalizzazione che l'e-mail semplicemente non può fare. Il collegamento diretto di Salesforce alla tua app di collaborazione può creare una nuova chat room ogni volta che viene aperto un nuovo ticket di chiamata, in modo che i lavoratori possano scrivere le informazioni necessarie, inserire i file necessari e tenere traccia dell'avanzamento della chiamata o del ticket. Poiché queste stanze sono persistenti e collegate a Salesforce, tutte le informazioni rimangono anche dopo la chiamata. Se hai anche bisogno dell'assistenza di un altro agente, aggiungi semplicemente l'agente o qualsiasi membro del team pertinente alla stanza e inizia a collaborare! Quello che puoi fare con integrazioni e chatbot è limitato solo dalla tua creatività.

5) I file vivono nell'app

Con i contenuti in prima linea nella collaborazione, l'eliminazione dei file è solo un'altra parte di ciò che rende queste soluzioni di collaborazione così potenti per i gruppi che desiderano ottenere di più. Il contenuto è fondamentale per l'attività in corso e, se condiviso su app di collaborazione, il file si trova direttamente nella stanza virtuale. In questo modo puoi agire, reagire e mantenere una cronologia continua di eventuali modifiche. Quante volte hai inviato un'e-mail ma hai dimenticato di includere l'allegato? Ciò non accadrà mai più con le app di collaborazione come metodo di comunicazione principale.

I file non devono essere inviati come allegati ai messaggi e possono essere facilmente trascinati e rilasciati direttamente nella tua stanza o conversazione. Grazie alla potenza del cloud e alla persistenza della messaggistica, gli allegati non andranno persi nelle catene di posta elettronica più lunghe della tua casella di posta. La condivisione di file tramite e-mail non fa altro che aumentare il disordine e richiede ai lavoratori di rimanere in cima alla propria casella di posta allontanandoli dal lavoro. Sempre con la persistenza su tutte le piattaforme, è possibile accedere ai file ovunque e in qualsiasi momento, insieme a tutta la collaborazione e il lavoro che ne derivano.

La linea di fondo

Man mano che il posto di lavoro cambia, cambiano anche gli strumenti che utilizziamo per portare a termine il lavoro. L'e-mail una volta era il re, battendo telefono e persino videochiamate per rimanere in contatto. Le app di collaborazione in team offrono un nuovo cambiamento nel modo in cui svolgiamo il lavoro. La persistenza della messaggistica e la potente condivisione dei file mantengono il contenuto al centro e consentono la collaborazione naturale tra i membri del team ovunque si trovino.

Anche se potrebbero non sostituire mai veramente l'e-mail, le app Team Collaboration e Business Messaging lavoreranno per integrare il flusso quotidiano di e-mail e mantenere la tua casella di posta libera. Le riunioni si svolgeranno costantemente, istantaneamente e la produttività può raggiungere nuovi livelli quando la collaborazione è al centro dell'attenzione. Se ritieni che un'app Team Collaboration sia adatta alla tua attività, puoi dare un'occhiata alla nostra ripartizione di ciascun fornitore e a ciò che offre il loro servizio. Per fornire informazioni migliori su quale piattaforma funziona meglio, puoi anche dare un'occhiata alla nostra serie di confronti di Chat Wars in cui mettiamo Cisco Spark e HipChat contro l'app di collaborazione più popolare, Slack.