Sono disponibili le app di messaggistica del team: ecco come trovare quella giusta per il tuo team

Le app di messaggistica del team non sono incredibilmente nuove, ma una volta che Slack è entrato in scena, sono diventate rapidamente uno degli strumenti di collaborazione sul posto di lavoro più adottati. A questo punto, è sicuro dire che molti team si ritroveranno persi nel mezzo di un oceano di app di messaggistica e collaborazione se stanno cercando di adottare una nuova soluzione.

Con così tante opzioni disponibili, può essere impossibile decidere quale soluzione si adatta meglio al tuo team. Sfortunatamente, a meno che la tua azienda non sia una grande impresa, le risorse per un CTO dedicato semplicemente non ci sono. Allora, come fa la tua squadra a vagliare questo labirinto di opzioni? Come fanno a capire quale soluzione si adatta meglio alle esigenze e alla cultura del tuo posto di lavoro?

Questa è l'idea alla base della nostra serie Chat Wars testa a testa, in cui confrontiamo le alternative popolari a Slack, considerato a questo punto lo standard. Tuttavia, può essere ancora difficile concludere su quali due app concentrarsi. Dopotutto, ci sono nuovi contendenti che spuntano costantemente, come Zang di Avaya. Ecco perché siamo qui, per aiutare il tuo team a capire cosa c'è in queste soluzioni e come dare un senso a tutto ciò.

Perché la tua squadra dovrebbe anche preoccuparsi?

Perché anche usare un'app di messaggistica e collaborazione del team? Dopotutto, e-mail e telefonate possono portare a termine il lavoro, giusto? Le telefonate offrono una comunicazione completamente istantanea e in tempo reale (se l'altra estremità risponde, cioè). Le e-mail ci consentono di mettere insieme lunghe conversazioni nel tempo e includere file e collegamenti pertinenti. Allora, qual è il problema: perché abbandonare ciò che sappiamo funziona?

Bene, non sono certo il primo a sottolineare che il modo in cui lavoriamo sta cambiando, e in modo drastico. Anche se non mi piacciono le generalizzazioni, essendo un millennial, posso capire la necessità, o addirittura il desiderio, di cosa sono essenzialmente le app di messaggistica istantanea al lavoro. Quando sono stato presentato per la prima volta a Slack, non ho capito il clamore. Continuo a non farlo, in una certa misura, ma questa è una storia diversa per un giorno diverso. Tuttavia, almeno ho capito la necessità di qualcosa come Slack in ufficio.

Vantaggi rispetto alla comunicazione tradizionale

Uso la messaggistica istantanea da quando sono stato introdotto a Internet e Slack sembrava una bella versione dello stesso vecchio, stesso vecchio - ed è una buona cosa. La mia generazione è diventata esperta con la tecnologia e, a questo punto, è del tutto normale condurre conversazioni complete tramite messaggi di testo o app di chat consumer.

Sebbene la chat persistente e una piattaforma cloud che alimenta il tutto siano nuovi , il concetto non lo è. Non esito a chiamare queste soluzioni "clienti IRC graziosi". Perché il tuo team dovrebbe preoccuparsi di una di queste app? Ho messo insieme un post approfondito sui vantaggi, ma per riassumere bene qui, le app di messaggistica del team consentono:

• Collaborazione oltre la semplice comunicazione: le app di collaborazione in team strutturano la nostra comunicazione in modo molto più efficiente, concentrandosi in modo specifico sul contenuto e non solo sul messaggio. Le e-mail sono nascoste e disordinate, le telefonate sono solo conversazioni che svaniscono nel nulla.
• Le app di messaggistica promuovono l'organizzazione: come ho detto, le e-mail possono diventare disordinate molto velocemente. Sono sicuro che conosciamo tutti gli orrori di scavare attraverso enormi catene di e-mail, CC mancanti, file mancanti, qualunque cosa. Le app di collaborazione consentono nativamente agli utenti di organizzare il proprio spazio di lavoro e dedicare sezioni a team, conversazioni o progetti specifici.
• Persistenza attraverso il cloud: tutto è archiviato nel cloud e tutto il tuo contesto e la tua comunicazione sono completamente coerenti, indipendentemente da dove o quando accedi all'app. Inizia a chattare sul tuo computer, prendi il telefono per prendere un caffè e continua a chattare senza perdere un colpo. È tutto salvato nel cloud, anche i tuoi file e progetti e rimane, quasi, per sempre.
• Personalizzazione intensa: queste app per la collaborazione in team non sono solo una versione più carina dei messaggi istantanei della vecchia scuola, ma offrono esperienze di collaborazione di lavoro personalizzabili e potenti. Con la mente creativa di uno sviluppatore e le API fornite, i team possono personalizzare completamente le proprie soluzioni per creare un'esperienza davvero unica e colmare il divario tra altri strumenti di produttività.
• Contesto sempre in vista: tutti i file condivisi, le bozze, le riunioni rapide e gli aggiornamenti dei progetti sono live direttamente nella tua app di chat. Con i contenuti in prima linea nella collaborazione, l'eliminazione dei file è solo un'altra parte di ciò che rende queste soluzioni di collaborazione così potenti per i gruppi che desiderano ottenere di più. Il contenuto è fondamentale per l'attività in corso e, se condiviso su app di collaborazione, il file si trova direttamente nella stanza virtuale.

Su cosa fa già affidamento il tuo team?

Il primo punto di partenza sarebbe semplicemente decidere se la tua azienda ha bisogno o meno di una soluzione di messaggistica e collaborazione del team, o di cosa esattamente ha bisogno il tuo team da uno di questi strumenti. Sappiamo già quanto possono essere utili quando si collabora tramite e-mail e telefono. Ma a questo punto, chiamare queste soluzioni "semplici app di chat" non ha davvero colpito nel segno.

Anche Slack è cresciuto fino a includere le videochiamate e la condivisione dello schermo. Nel frattempo, altre opzioni come Cisco Spark si concentrano sin dall'inizio sulle pesanti funzionalità collaborative. Alcune opzioni sul mercato sono persino troppo impantanate nel tentativo di stipare il più possibile in un'unica app. Parte del motivo per cui Slack ha così tanto successo è perché prima si è concentrato su una funzione specifica .

Comprendi cosa fa e non ha bisogno il tuo team

La videoconferenza può essere uno strumento incredibilmente potente per promuovere una profonda collaborazione quando non bastano SMS o telefonate. Tuttavia, se il tuo team è piccolo e sempre nello stesso ufficio, perché pagarlo?

Un ottimo modo per aiutare a scomporre esattamente ciò di cui il tuo team ha bisogno è identificare come lavori e persino chiedere ai tuoi dipendenti di elencare gli strumenti che utilizzano attualmente e perché. Per una rapida ripartizione, le funzioni di collaborazione e messaggistica più comuni includono:

• Chat persistente su tutti i dispositivi
• Chat room individuali per organizzare contenuti e conversazioni
• Un'interfaccia utente di facile comprensione e un'esperienza utente semplice
• Condivisione di file in tempo reale con un semplice trascinamento della selezione
• Integrazioni con altre app e soluzioni
• Chat video, condivisione dello schermo e talvolta chiamate vocali

È del tutto possibile che il tuo team abbia iniziato ad adottare le proprie soluzioni per risolvere questi problemi, o che il tuo team si stia destreggiando tra e-mail, Skype, telefonate e Dropbox per fare tutto.

Una volta che hai un'idea di quali strumenti il ​​tuo team ha bisogno per portare a termine con successo le cose, puoi concentrarti sulle funzionalità specifiche di cui il tuo team avrebbe bisogno e cancellare quelle che non userebbero. Ciò contribuirà a semplificare la ricerca rimuovendo le soluzioni che non si adattano al conto. Ad esempio, se il tuo team non utilizzerà mai la videoconferenza, una soluzione con il video in primo piano non sarà la migliore per il tuo team.

Confrontando le tue opzioni

Ora che hai un'idea di ciò di cui il tuo team può trarre vantaggio, daremo un'occhiata più da vicino a come confrontare soluzioni diverse. Nei nostri precedenti abbinamenti, tendiamo a concentrarci su alcuni punti chiave specifici per offrire il miglior abbinamento mele-mele possibile. In base ai criteri che abbiamo utilizzato, generalmente analizziamo l'elenco delle caratteristiche e delle funzioni, nonché com'è utilizzare l'app, quanto organizzata consente agli utenti di essere e quanto costa. Analizziamoli uno per uno.

Caratteristiche e funzioni incluse

Ne abbiamo parlato un po' nelle sezioni precedenti, ma vale la pena sottolinearlo ancora una volta in modo approfondito. Molte di queste app si concentreranno su un'idea e si svilupperanno attorno ad essa, come Slack, oppure alcune proveranno a offrirti ogni piccola funzionalità e funzione in un approccio "taglia unica". A seconda di come lavora e comunica la tua squadra, questo escluderà rapidamente alcuni contendenti.

Anche Slack ha iniziato ad ampliare il suo elenco di funzionalità: una volta solo un'app di comunicazione chat, ora ha video e chiamate vocali native. D'altro canto, soluzioni come GoToMeetings o il nuovo Chime di Amazon sono principalmente opzioni incentrate sui video. Altre soluzioni come Glip si concentrano fortemente sull'idea di collaborazione e condivisione di file, così come Microsoft Teams, che si basa sull'ecosistema Office 365 esistente.

Integrazioni e Flessibilità

Alcune delle funzionalità di un'app di messaggistica del team non sono necessariamente ciò che fanno in modo nativo, ma quanto il tuo team può piegare l'app alla sua volontà e costruire quasi la propria soluzione unica. Le integrazioni sono facilmente una delle più grandi tendenze della collaborazione in team nel 2017, perché ci aiuteranno a risparmiare così tanto tempo e ad aumentare la produttività. Le integrazioni ci consentono semplicemente di connetterci a due piattaforme diverse per unire caratteristiche e funzioni.

Senza dubbio, le integrazioni e la flessibilità complessiva della piattaforma sono alcuni dei fattori più importanti da considerare quando si cerca una soluzione. Slack, ad esempio, è abbastanza potente da trasformare l'app in un'intera soluzione di gestione remota dei lavoratori. Slack ha facilmente la più grande libreria di integrazione pronta all'uso e continuerà a crescere. Nel frattempo, le soluzioni meno note avranno elenchi più piccoli e potrebbero anche essere più complicati da sviluppare.

Esperienza utente e facilità d'uso

Continuo a tornare su questa frase, ma è completamente vera: se il tuo prodotto o la tua soluzione non è semplice e talvolta anche divertente da usare, le persone semplicemente non lo useranno. Apple ha inchiodato questo in testa e ha capito l'UX prima di ogni altra cosa. Anche il design e l'interfaccia utente sono importanti, ma UX e UI generalmente vanno di pari passo: con un'interfaccia utente scadente si ottiene un'esperienza utente scadente. Quindi, in realtà, discutiamo dell'interfaccia utente ma ci concentriamo fortemente sull'esperienza utente che porta.

Al di là delle sole scelte di design, l'esperienza dell'utente sarà influenzata da una serie di fattori. Questi possono variare dalle funzionalità native offerte dalla piattaforma alla facilità di accesso ai menu e alle impostazioni di personalizzazione. Ma anche, come funzionano costantemente le notifiche e aspetti ancora più minori come la messaggistica in thread o uno strumento di ricerca reattivo. Alcune di queste applicazioni cercano di adattare ogni singola funzionalità in un'unica offerta o cercano di uscire con un nuovo design spigoloso e alla fine l'esperienza dell'utente finale ne risente.

Prezzi e limitazioni

Ora il vero kicker, e probabilmente l'aspetto più importante alla fine della giornata, è quanto ti costerà la soluzione. Naturalmente, tutti noi vogliamo risparmiare denaro e ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo, e queste app di messaggistica non sono diverse. A seconda della struttura dei prezzi, di quanti piani sono disponibili e anche di come vengono addebitati gli utenti, le funzionalità incluse cambieranno: alcuni fornitori inseriranno persino limitazioni artificiali sui piani più economici.

Ora questo è normale, è così che funziona un modello freemium: hai bisogno di incentivi per i tuoi utenti per l'aggiornamento quando necessario. Tuttavia, vale la pena notare che alcuni provider sono un po' più liberali di altri quando si tratta di funzionalità e funzionalità incluse, nonché di struttura dei prezzi. Ad esempio, Slack blocca alcuni dei suoi piani più economici con grandi limitazioni. Ma sono anche noti per addebitare un'attività solo agli utenti ACTIVE, non solo a tutti i membri della tua attività che hanno un account obbligatorio.

Mettere tutto insieme

Una volta che hai compreso come funziona il tuo team e di quali strumenti ha bisogno, è il momento di iniziare la ricerca. L'approccio più ovvio potrebbe essere una semplice ricerca su Google, con un elenco o un foglio di calcolo Excel per tenere traccia di tutte le opzioni pertinenti che trovi.

Sarebbe utile creare un elenco in esecuzione e tutte le funzionalità chiave di cui il tuo team ha bisogno e verificare se ogni soluzione del tuo elenco include quella funzionalità o anche se la addebitano in modo specifico. Non abbiate paura di spingere anche questi fornitori sulle loro linee di supporto per capire com'è il loro servizio e quanto potrebbe essere efficace il supporto in caso di emergenza.

Prova prima di acquistare

Non aver paura di scaricare prove gratuite o anche versioni delle app, provare prima di acquistare è sempre una strategia solida: ecco perché le case automobilistiche offrono test drive. Quasi tutte le soluzioni di messaggistica sul mercato offriranno una versione di prova o una versione freemium.

Il tuo team potrebbe provare a ruotare diversi strumenti o semplicemente provare quello che sembra migliore per vedere se si attacca. Le nostre recensioni pratiche comprendono il gioco, il clic e l'esplorazione. Non dimenticare di dare un'occhiata alla nostra pagina di confronto sulla collaborazione in team, nonché alle nostre recensioni pratiche e testa a testa.