Il caso per l'inclusione nelle comunicazioni

Derek DeWitt, specialista in comunicazioni per Visix, Inc.

La cosa principale in tutte le comunicazioni, interne o pubbliche, è sapere chi è il tuo pubblico. Questo non significa solo conoscere le basi di un pubblico di destinazione per un'e-mail o un annuncio. Loro chi sono? In chi si identificano? Qual è il loro background, la loro storia, l'obiettivo attraverso cui vedono il mondo? In quali contesti e presupposti operano all'interno e da cui operano? Se lo sai, sarai più in grado di coinvolgerli e incoraggiarli ad agire. Puoi includerli meglio nella conversazione in corso che la tua organizzazione sta cercando di istigare e continuare. E chi è il migliore per dirti chi sono? Un gruppo di persone che stanno analizzando i dati demografici o le stesse persone con cui stai cercando di entrare in contatto?

Questa è l'idea alla base della spinta all'inclusività in tutti i tipi di organizzazioni, a tutti i livelli. Certo, potresti avere un'idea di come appare il mondo dal punto di vista di un particolare gruppo, ma non puoi mai avere la stessa profondità di dettagli di qualcuno che fa parte di quel gruppo. E quando sei un estraneo che guarda dentro, la naturale tendenza umana è quella di omogeneizzare il gruppo in questione, facendo supposizioni che finiscono per diventare i propri stereotipi auto-rafforzanti. "Loro pensano così" non riesce a riconoscere che "loro" è composto da individui unici che rappresentano un intero spettro di esperienze e prospettive. Alterizza il gruppo ed è molto meno accurato.

I concetti stessi di "loro" e "loro" non sono, per definizione, inclusivi. Una posizione molto più forte da assumere è "Tendiamo a pensare così, nel complesso, ma con variazioni". L'idea di "noi" include tutte le persone, compresi i comunicatori e il loro pubblico.

Cos'è l'inclusione?

La Society for Human Resource Management (SHRM) definisce l'inclusione come "il raggiungimento di un ambiente di lavoro in cui tutti gli individui sono trattati in modo equo e rispettoso, hanno uguale accesso alle opportunità e alle risorse e possono contribuire pienamente al successo dell'organizzazione".

Fa spesso parte di strategie più ampie denominate Diversity and Inclusion o D&I (a volte Diversity, Equity and Inclusion o DE&I). In parole povere, è capire, accettare, valorizzare le differenze tra le persone e creare un ambiente accogliente per tutti. Nelle comunicazioni, rappresenta e rispetta queste differenze negli sforzi di sensibilizzazione.

La tendenza moderna verso l'inclusione non riguarda solo la correzione dei torti storici e delle esclusioni, anche se questo ne fa parte. E non si tratta solo di razza, ma non di razza. Riguarda anche età, genere e identità di genere, background socio-economico, religione, preferenza sessuale, affiliazione politica, preferenza del consumatore, posizione lavorativa, background culturale, lingua, preferenza e limitazioni alimentari, problemi di salute e psicologici, competenza tecnologica e molto altro. molto di piu.

Il bisogno di inclusione

Per dirla senza mezzi termini, la cultura organizzativa negli Stati Uniti per la maggior parte del 20 ^° secolo è stata orientata verso uomini cristiani abili, etero, bianchi, con famiglie. Considerando la sorprendente diversità delle persone del mondo, questo è un obiettivo piuttosto ristretto con cui operare. Le persone che non rientravano in tutte queste categorie sono state emarginate. E se non ti adattavi a nessuno di loro, venivi semplicemente ignorato. C'era un "noi" ben definito e tutti gli altri erano "loro". Non c'era un vero sforzo per raggiungere qualcuno di diverso, e ci si aspettava che le persone si adeguassero alla norma o stessero in silenzio e fuori mano.

Questo sistema, se così possiamo chiamarlo, non è stato impostato in modo nefasto con cattive intenzioni, anche se a volte potrebbe sembrare così. Era il risultato naturale di un piccolo gruppo di “noi” che faceva supposizioni su “loro”; presupposti che provenivano da una mancanza di consapevolezza, conoscenza ed esperienza. Questo pensiero ha pervaso a lungo ogni aspetto della società e ogni livello delle organizzazioni sia nel settore pubblico che in quello privato. E ha inconsciamente informato e modellato le comunicazioni per decenni. Ha creato sconsideratamente solo una definizione di "autentico", lasciando tutto il resto dell'esperienza umana all'esterno.

L'American with Disabilities Act è stato un primo tentativo di affrontare alcuni di questi problemi. Stavamo dicendo, come società, che le persone su sedia a rotelle non sono le benvenute nella biblioteca pubblica? O che un veterano di guerra che ha perso entrambe le gambe in combattimento non dovrebbe usare l'ufficio postale o andare in un hotel? O che sia solo un peccato che i ciechi non possano usare i bancomat? Ovviamente no. Eppure, concentrandoci solo su un ristretto "normale", abbiamo finito per sostenere quelle idee senza mai volerlo consapevolmente.

Bene, solo perché questo modo di trattare con i nostri simili si è sviluppato in modo in qualche modo naturale, ciò non significa che non possiamo prendere consapevolmente misure per correggere le cose. Questo è il motivo per cui parole come "inclusione" e "diversità" sono molto in primo piano nelle cose oggi. Abbiamo gli strumenti per affrontare questo squilibrio e qualsiasi organizzazione che voglia sopravvivere e prosperare oggi deve iniziare a utilizzare questi concetti in modi significativi. Con un po' di educazione e impegno, possiamo creare culture in cui tutti si sentono apprezzati, in cui tutti sono autentici.

I vantaggi dell'inclusione

Si può sostenere che qui c'è un imperativo morale, ma il punto di vista più fondamentale è semplicemente che, se includi più pubblico, se ti connetti con loro in un modo che abbia senso nei loro contesti, hai un pubblico più ampio per le tue comunicazioni, i tuoi prodotti e i tuoi servizi.

Con la globalizzazione che crea più mercati in più paesi, è probabile che il tuo pubblico di destinazione stia diventando ancora più diversificato e più divergente da quella "norma" americana del 20 ^° secolo. Ora parte di chi vuoi coinvolgere non sono solo gli immigrati filippini ei loro discendenti che vivono in America; sono i filippini che non hanno nemmeno mai messo piede negli Stati Uniti. E man mano che si aprono più mercati, c'è più concorrenza, quindi faresti meglio a capire come raggiungere quel pubblico in modo efficace se speri di avere successo.

Le aziende che hanno una forte D&I sono più innovative, risolvono i problemi in modo più rapido ed efficiente e hanno una forza lavoro più coinvolta (con i molti, molti vantaggi che ne derivano). Con i millennial ora la maggior parte della forza lavoro e gli Zoomer che vanno nelle università e nel mercato del lavoro, D&I è diventato uno degli elementi chiave che le persone cercano quando considerano a chi dare la loro energia e attenzione, quindi è molto importante in termini di attrarre e trattenere il talento.

Quando progetti le tue strategie D&I, vuoi concentrarti sulla creazione di un ambiente in cui ogni voce può essere ascoltata, ogni punto di vista è rappresentato e ogni prospettiva è considerata valida. L'attenzione deve essere rivolta alla crescita, alla reinvenzione e al rinnovamento. Si tratta di consentire alle persone di influenzare la tua organizzazione, aiutando a plasmare ciò che è e dove sta andando.

Questo è un modo fondamentalmente nuovo di fare le cose. È un cambiamento di mentalità: una strategia, non un progetto. Ed è un processo eterno, non qualcosa da fare una volta e poi considerato completo. Il solo rispetto a parole per la diversità e l'inclusione non taglierà più la senape. Il pubblico moderno è troppo bravo a riconoscere messaggi falsi e forzati.

10 passaggi per l'inclusione nelle comunicazioni

Le comunicazioni sono una parte fondamentale di D&I. Il web e i social media rendono ogni organizzazione un attore potenzialmente globale. Questo è vero se crei widget, cereali per la colazione o software; se sei una struttura sanitaria, una onlus o un'università. I tuoi clienti, il personale, gli studenti e i visitatori provengono da qualsiasi luogo e trascorreranno il loro tempo e denaro dove si sentiranno i benvenuti.

1. Inizia dall'alto. La leadership deve impegnarsi pubblicamente nei confronti dei principi di D&I e facilitare gli strumenti necessari per informare, educare e supportare tutte le persone coinvolte, a tutti i livelli. Le persone più in alto nell'organigramma dovrebbero essere campioni visibili, prestando la loro voce e assistenza ove possibile. D&I si diffonde nell'intera organizzazione, influenzando anche il reclutamento e l'inserimento dei dipendenti. Ma le persone devono sapere che, se c'è un problema, possono salire più in alto della catena ed essere ascoltate e ottenere supporto.

2. Conosci il tuo pubblico. Per includere tutti, devi prima sapere con chi stai parlando. Sì, puoi iniziare con alcuni dati demografici di base del tuo dipartimento delle risorse umane o delle ammissioni, ma puoi approfondire con sondaggi o persino focus group. E ricorda che compilare un elenco principale di pubblico e atteggiamenti non è l'obiettivo e non funzionerà per tutte le situazioni o argomenti. L'inclusione consiste nel cambiare il tuo atteggiamento generale in modo che, indipendentemente dal contesto, sarai empatico e rappresentativo.

3. Parla e ascolta i tuoi stakeholder. Chiedi loro dove l'organizzazione può fare di meglio. Ottieni supporto da gruppi che si sono già fatti strada e chiedi loro di aiutare a portare più persone nel cerchio. Creare sistemi per feedback e rivalutazione costanti. Questo non può essere un flusso di comunicazione unidirezionale con dettami che scendono dall'alto. Le aziende avranno un fatturato con nuove persone che entrano in ogni momento e porteranno con sé priorità ed esperienze diverse. Ciò è particolarmente vero nell'istruzione superiore, dove un nuovo gruppo di studenti può cambiare priorità tutto in una volta.

4. Rimani aggiornato. Viviamo tutti nel mondo e il mondo sta avendo una conversazione lunga e varia su molte cose. Quando determinati argomenti diventano le notizie principali, il tuo pubblico ci penserà e si chiederà quale sia il punto di vista dell'organizzazione. Ciò significa che potresti dover prendere posizione su argomenti che una volta non erano argomenti che le tue comunicazioni avrebbero affrontato. Ma se le persone che vuoi coinvolgere iniziano a chiedersi perché non hai detto nulla su un particolare argomento, corri il rischio che inizino a fare le loro ipotesi sulla tua prospettiva.

5. Sii trasparente. Le persone devono vedere che non stai nascondendo nulla e che gli squilibri che si presentano lo fanno per caso piuttosto che per design. Le persone sono abituate ad avere accesso a grandi quantità di dati, quindi un'organizzazione che non consente l'accesso o non rivela le cose può essere vista come irrimediabilmente fuori contatto o, peggio, fino a nulla di buono.

6. Sii coerente. Guarda le tue comunicazioni da una prospettiva a volo d'uccello per assicurarti di non inviare messaggi contrastanti. Se utilizzi un linguaggio e immagini inclusivi per il pubblico ma non internamente, le persone se ne accorgeranno. Questo non vuol dire che non ci saranno differenze tra i mezzi e il pubblico, ma tali differenze dovrebbero avere un senso all'interno di un quadro inclusivo.

Ad esempio, potresti già localizzare le tue comunicazioni. Una campagna pubblicitaria in un campus nel Maine potrebbe avere un aspetto diverso rispetto al Texas. Se hai la segnaletica digitale in un hotel di New York, non avrebbe alcun senso mostrare messaggi per Seattle. Anche così, il pubblico a quegli endpoint includerà comunque una pletora di dati demografici e atteggiamenti, quindi assicurati di non lasciare che la localizzazione prevalga sull'obiettivo più ampio dell'inclusione.

7. Riconosci i tuoi pregiudizi. E sì, ne hai alcuni. Quasi sempre, questo è il risultato di ipotesi durante l'attività quotidiana di gestione delle cose, combinate con la mancanza di un'esperienza o prospettiva diversa.

Ad esempio, in California, i test per gli scolari hanno posto una domanda sul colore delle banane. Poiché le persone che hanno progettato il test erano persone della classe media che facevano acquisti nei supermercati, sembrava ovvio che l'unica risposta corretta fosse "giallo". L'unico gruppo di riferimento che avevano erano loro stessi. Gli amministratori non riuscivano a capire perché i ragazzi dei quartieri latini continuassero a sbagliare. È stato solo quando qualcuno di quella comunità è stato coinvolto nel processo di test che ha appreso che in quelle comunità, che hanno negozi e bancarelle di prodotti molto più piccoli, i bambini hanno visto banane mature perfettamente commestibili che erano rosse o rosa o viola o addirittura Nero. Quindi, si è scoperto che "giallo" non era l'unica risposta corretta. Alla luce di ciò, il test è stato modificato.

8. Sfida le persone. Potrebbe essere necessario affrontare determinati problemi prima che saturano il ciclo delle notizie e i social media. E mentre alcune persone potrebbero sentirsi un po' intimidite o addirittura minacciate da alcuni argomenti, puoi metterle a proprio agio attenendoti ai valori fondamentali che hai condiviso. Uno dei tuoi messaggi chiave deve essere che questo è un luogo in cui tutti hanno un interesse e tutti sono apprezzati. Non aver paura di educare le persone a volte – non in un modo che "ci conosciamo meglio di te", ma in un modo che è di per sé inclusivo e comprendendo che forse questa è una nuova prospettiva a cui alcuni di loro non avevano pensato.

9. Sii fonte di ispirazione. La tua organizzazione può essere più che reattiva agli eventi attuali, può essere un leader nella diversità e nell'inclusione. Condividere le storie delle persone è uno dei modi migliori per incoraggiare un senso di appartenenza e allo stesso tempo educare gli altri. Questo è molto meglio di un semplice elenco di nuove linee guida, aggiornate ogni due mesi. Condividendo le esperienze personali, dai alle persone spazio per identificarsi con il problema, per interiorizzarlo.

10. Entra nel "perché". Hai deciso di iniziare a usare un linguaggio neutrale rispetto al genere nelle comunicazioni ufficiali, sia interne che esterne. Ottimo, ma dì alle persone perché lo stai facendo e perché pensi che sia importante. Quando possibile, lega questo tipo di decisioni a qualcosa di specifico e concreto nella tua organizzazione. Torna ai tuoi obiettivi principali.

La diversità e l'inclusione dovrebbero diventare una parte importante di tutte le comunicazioni e dei processi. Ricorda che questa è una conversazione in corso che non dovrebbe mai risolversi in una sorta di stato stazionario. E sebbene la comunicazione sia una parte importante della strategia D&I complessiva della tua organizzazione, è solo una parte. È necessario supportarlo con sistemi che incoraggino la tolleranza, la partecipazione e il feedback, processi per segnalare lamentele, molestie o discriminazioni e una leadership che non solo è d'accordo con tutto questo, ma ne è una forza trainante.