Pensa oltre il foglio di calcolo: 3 strumenti che possono migliorare la tua efficacia operativa

Le operazioni quotidiane sono al centro di ogni attività. Dipendenti, ordini di vendita, processi, attrezzature e strumenti mantengono un'azienda in funzione. Ciascuno di questi pezzi deve spesso muoversi come un orologio affinché un'azienda abbia successo. Quando si verificano interruzioni o colli di bottiglia, possono ridurre la produttività, interrompere le funzioni aziendali e compromettere la sicurezza e la sicurezza.

Gestire le loro aziende in modo efficiente e senza intoppi è una priorità assoluta per gli imprenditori. E questo compito non potrebbe essere più critico in un momento di crescenti minacce online e complessi standard di conformità. Di seguito discuteremo tre strumenti che possono aumentare l'efficacia operativa di un'azienda mantenendola al sicuro.

1. Software di governance, rischio e conformità

Le leggi sulla privacy dei consumatori, le minacce ransomware e il rischio di violazione dei dati rendono sempre più complesso operare nell'era digitale. Tuttavia, la colpa non è solo delle tecnologie di rete come Internet. Persone e processi sono gli altri fattori che possono esporre le aziende a rischi e problemi di conformità.

Supponiamo che la tua azienda costruisca torri cellulari e affitti l'attrezzatura ad altre aziende e operatori wireless. Il tuo obiettivo è completare la costruzione delle torri con il minor costo possibile, in modo da massimizzare i profitti. Ma operare in questo settore significa che devi rispettare le normative municipali, statali e federali.

La tua attenzione su processi e costi di costruzione snelli non è necessariamente l'approccio sbagliato. Tuttavia, in passato ha indotto l'azienda a scegliere attrezzature scadenti. L'attrezzatura non solo era al di sotto degli standard del settore, ma il governo federale l'ha anche bandita per motivi di sicurezza nazionale. L'azienda ha dovuto affrontare il doloroso e costoso processo di sostituzione delle apparecchiature radio di ciascuna torre.

Le soluzioni di governance, rischio e conformità aiutano a valutare tecnologie, sviste umane e processi che creano vulnerabilità aziendali. Conosciuto anche come GRC, questo approccio considera le operazioni di un'azienda come un sistema olistico. Invece di alzare la bandiera rossa su una singola procedura, uno strumento GRC mostra come intere operazioni creano potenziali rischi. Proprietari e manager possono quindi identificare chiaramente metodi e decisioni che potrebbero non essere nell'interesse dell'azienda.

2. Sistemi di gestione dell'inventario

Le aziende che vendono prodotti devono trovare modi per ospitare, spostare e tenere traccia dell'inventario. Le tue operazioni dipendono anche da forniture e attrezzature interne, anche se la tua azienda non vende prodotti tangibili. Devi tenere d'occhio le risorse della tua azienda, come computer, licenze software e materiale per ufficio. In caso contrario, la riduzione o la perdita dell'inventario potrebbe andare fuori controllo e le fonti potrebbero essere difficili da determinare.

La riduzione dell'inventario può rapidamente diventare costosa e le fonti possono indicare maggiori problemi di sicurezza. Alcune ricerche rivelano che il furto e il taccheggio dei dipendenti causano il 78,3% della perdita di inventario. Gli errori di matematica e scartoffie rappresentano il 15,4% dei casi, mentre le frodi dei fornitori ne portano al 3,7%. Un altro 3,9% proviene da cause sconosciute che le aziende non riescono a rintracciare, a volte a causa di processi scadenti o insufficienti.

I sistemi di gestione dell'inventario aiutano a migliorare i processi di monitoraggio, monitoraggio e controllo dell'inventario di un'azienda. Queste applicazioni sincronizzano anche le modifiche alla distribuzione di risorse e prodotti man mano che un'azienda aumenta le proprie sedi. Puoi vedere dove si trovano i prodotti e altre risorse in tempo reale, incluso il valore che rappresentano. I sistemi di gestione dell'inventario automatizzano anche i calcoli, come i costi di acquisto e di ammortamento, che possono aiutare a determinare dove si verifica il ritiro.

Quando hai più di un magazzino che riceve e spedisce prodotti a più negozi, è difficile per i fogli di calcolo tenere il passo. Per le aziende non al dettaglio, i fogli di calcolo non sono abbastanza dinamici da tracciare dove stanno andando i laptop e i dispositivi mobili forniti dall'azienda. Hai bisogno di un sistema automatizzato che gestisca in modo efficiente i livelli delle scorte e le risorse e non richieda un costante intervento umano.

3. Applicazioni per la gestione delle relazioni con i clienti

La tua azienda gestisce ancora la sua base di clienti con fogli di calcolo? Oltre a richiedere molto tempo, questo approccio potrebbe esporre la tua azienda a problemi di sicurezza e privacy. Poiché i fogli di calcolo richiedono l'immissione e la manipolazione continua dei dati, possono contenere informazioni non aggiornate. Potresti avere persone nel tuo foglio di lavoro che non sono più clienti o che non desiderano ricevere determinate comunicazioni.

Ad esempio, alcuni clienti potrebbero voler rinunciare alle e-mail promozionali o relative al marketing. Qualcuno dovrebbe creare una colonna nel tuo foglio di calcolo per indicarlo. Inoltre, il marketing sarebbe responsabile dell'esame manuale del foglio di calcolo per determinare chi rimuovere dall'elenco. Poi c'è il problema della condivisione e dell'archiviazione del foglio di calcolo, inclusa la gestione dell'accesso dei dipendenti e il rispetto delle normative sulla privacy.

Le applicazioni di gestione delle relazioni con i clienti semplificano i dati dei clienti, le preferenze di comunicazione e la sicurezza delle informazioni. Un'app CRM ti consente di limitare l'accesso dei dipendenti e concedere diversi livelli di autorizzazione. Ad esempio, il personale di vendita e assistenza potrebbe aver bisogno di autorizzazioni di visualizzazione e modifica per aggiungere o modificare le informazioni sui clienti. Tuttavia, probabilmente non hanno bisogno di un accesso amministrativo che consenta loro di aggiungere o eliminare utenti o integrare altri programmi.

Le funzionalità del software CRM si estendono alle comunicazioni di marketing, incluse le liste di posta elettronica. Supponiamo che un cliente riceva messaggi promozionali ogni mese, ma non voglia più vederli. Possono annullare l'iscrizione, rimuovendoli automaticamente dall'elenco dei contatti del marketing. Mentre le loro informazioni rimarranno nel database, l'app CRM registrerà anche le azioni del cliente. I dipendenti capiranno immediatamente perché quel cliente non riceve e-mail promozionali.

Strumenti per aumentare l'efficacia operativa

Il raggiungimento dell'efficacia operativa implica l'individuazione e l'implementazione di best practice che migliorano la qualità, l'efficienza o le prestazioni. Le applicazioni software sono strumenti fondamentali che aiutano le aziende a eseguire le migliori pratiche. Anche se in passato i fogli di calcolo possono averla superata, ora possono diventare una barriera per la conformità, la produttività e la sicurezza. Soluzioni più dinamiche, come il software GRC, i sistemi di gestione dell'inventario e le applicazioni CRM, rimuovono gli ostacoli operativi che possono compromettere il successo aziendale.