Il tempo è denaro: come diventare resilienti con il monitoraggio del tempo Planfix per le piccole imprese

Non è un segreto che le piccole imprese si trovino spesso in una posizione più debole rispetto alle aziende più grandi. Con risorse finanziarie e umane limitate, le piccole imprese devono costantemente stare in guardia e ottimizzare l’uso di tali risorse. Tuttavia, alcuni strumenti possono aiutare a mitigare i punti deboli, aumentare l’efficienza del lavoro e consentire a queste aziende di competere con i grandi attori del loro settore. Uno di questi strumenti software è un sistema CRM (Customer Relationship Management) con funzionalità di monitoraggio del tempo.

Perché il monitoraggio del tempo è così importante per le piccole imprese?

Il monitoraggio del tempo gioca un ruolo cruciale nella gestione efficiente delle risorse e nella distribuzione dei compiti. Secondo uno studio di AffinityLive, dell’American Payroll Association e di TSheets, le aziende perdono quasi 7,4 miliardi di dollari al giorno a causa di attività lavorative non tracciate. Questo è il motivo per cui è essenziale tenere traccia del tempo per le piccole imprese, dove ogni ora lavorata è importante. Non solo consente alle aziende di monitorare il tempo impiegato nelle attività, ma consente anche loro di ottimizzare i processi di lavoro e identificare colli di bottiglia e aree problematiche.

Gestione delle risorse: se un'azienda sa quanto tempo viene dedicato ad attività e progetti, può ridistribuire il carico di lavoro e utilizzare le risorse del proprio team in modo più efficiente.

Approfondimenti finanziari: i software di monitoraggio del tempo per le piccole imprese possono fornire dati preziosi per la definizione del budget e la gestione delle risorse finanziarie.

Produttività dei dipendenti: il monitoraggio del tempo di progetto aiuta i dipendenti a concentrarsi sui propri compiti, mentre i team leader e i supervisori ricevono rapporti sul tempo e sul denaro spesi in varie attività.

Motivazione e controllo: tenendo traccia dell'orario di lavoro dei tuoi dipendenti, puoi motivarli all'autodisciplina, aiutare le risorse umane a sviluppare sistemi di motivazione e prevenire la procrastinazione del team.

Questa è solo una piccola parte di come la gestione del tempo può aumentare l’efficienza del flusso di lavoro e ottimizzare i processi aziendali.

In che modo le piccole imprese possono ottimizzare il monitoraggio del tempo?

Per ottimizzare i processi aziendali e creare un ambiente aziendale individuale per la gestione del tempo e delle risorse, sono disponibili diverse opzioni. Ogni volta strumento di monitoraggio con le proprie caratteristiche e vantaggi. Ecco una panoramica:

Metodi tradizionali di monitoraggio del tempo

Certo, i metodi tradizionali di cronometraggio potrebbero essere un po’ obsoleti, ma sono ancora in uso. Pensa ai fogli di calcolo Excel, ai registri cartacei o persino alle macchine dedicate al monitoraggio del tempo. Lo svantaggio? Questi metodi spesso non forniscono una panoramica completa del tempo impiegato su progetti o attività e l'accuratezza dei dati raccolti può essere discutibile.

Software per il monitoraggio del tempo

Questo software specializzato per il monitoraggio del tempo per le piccole imprese consente ai dipendenti di tenere traccia del proprio orario di lavoro, inclusi orari di inizio e fine, pause e attività su varie attività. Il mercato ha opzioni come Toggl Track, HourStack, Timely, TrackingTime e Clockify. Sebbene siano molto potenti, lo svantaggio è il tempo e le risorse necessarie per integrarsi con i sistemi di gestione delle attività esistenti; di conseguenza, aumenta il numero di programmi che i dipendenti devono utilizzare.

App per il monitoraggio del tempo mobile

Alcune app consentono ai dipendenti di monitorare il proprio orario di lavoro utilizzando dispositivi mobili come smartphone o tablet. Queste app di monitoraggio del tempo per le piccole imprese offrono solitamente un'interfaccia semplice e intuitiva per il monitoraggio del tempo e funzioni aggiuntive. Tuttavia, non tutti i dipendenti sono felici di installare tali app sui propri dispositivi. Queste app potrebbero non fornire un quadro completo senza una perfetta integrazione nei processi aziendali di un'organizzazione.

Sistemi di time tracking integrati nel CRM

Sistemi CRM specifici come Planfix, monday.com, ClickUp e Wrike offrono funzionalità di monitoraggio del tempo sulle loro piattaforme. I sistemi di monitoraggio del tempo per le piccole imprese consentono di monitorare il tempo impiegato nella comunicazione con il cliente, nel completamento delle attività e in altre attività direttamente nel sistema di gestione del cliente. Questa opzione rappresenta l'approccio ottimale per integrare perfettamente il monitoraggio del tempo per le piccole imprese nel flusso di lavoro quotidiano.

La scelta della giusta soluzione di monitoraggio del tempo può aumentare significativamente la produttività e l'efficienza operativa, soprattutto per le piccole imprese che devono affrontare le complessità della gestione delle risorse.

Aumenta l'efficienza della tua piccola impresa con Planfix

Il sistema Planfix CRM è un potente strumento per la gestione delle piccole imprese. È molto più di una semplice piattaforma per la gestione efficace delle relazioni con i clienti e l'elaborazione di progetti e attività; include anche una funzione di monitoraggio del tempo che aiuta a monitorare il tempo impiegato nelle attività.

Vantaggi dell'utilizzo di Planfix per l'ottimizzazione del flusso di lavoro

Planfix è un sistema di gestione aziendale, ma oltre a questo è anche un trasformatore CRM unico. Con Planfix puoi tenere traccia del tempo impiegato in una varietà di attività, oltre a:

• Organizzare il lavoro: il sistema consente di strutturare attività, creare progetti e fissare scadenze. Ciò aumenta la produttività e il rispetto delle scadenze e aiuta a identificare i colli di bottiglia del progetto e a ridurre al minimo i rischi.
• Personalizzare in modo flessibile gli spazi di lavoro: con Planfix è possibile personalizzare i processi aziendali per l'intera azienda o per reparti o team specifici. Sei tu a decidere quali dati monitorare e analizzare: che si tratti di tempo, spesa finanziaria, utilizzo delle risorse, ecc.
• Tieni traccia e registra il tempo: la funzione di monitoraggio del tempo registra il tempo impiegato su ciascuna attività o progetto, semplificando l'analisi dell'efficienza del lavoro e l'ottimizzazione dell'allocazione del tempo.
• Gestire le risorse: Planfix fornisce strumenti per la gestione delle risorse del team, l'assegnazione di compiti, il monitoraggio dei progressi e il controllo del tempo e del dispendio di risorse.

Grazie alla flessibilità e alle funzionalità complete di Planfix, può crescere e adattarsi alle esigenze della tua azienda.

Strumenti per ottimizzare il flusso di lavoro in Planfix

Per quanto riguarda il monitoraggio del tempo e delle risorse, Planfix si distingue per il suo tracker integrato e gli strumenti di analisi che consentono di monitorare praticamente qualsiasi risorsa.

• Planfix Timer: questa funzione consente di monitorare con precisione il tempo trascorso dai dipendenti su singole attività o attività relative al progetto. È possibile generare vari report dai dati raccolti, dal tempo impiegato al calcolo dei costi del progetto e all'assegnazione dei bonus. Grazie all'interfaccia utente intuitiva, non è necessario investire tempo nella formazione o nell'inserimento dei dipendenti. Il timer può essere attivato direttamente nel sistema o tramite estensioni del browser.
• Monitoraggio del tempo: i tag dati di Planfix forniscono una panoramica completa dell'orario di lavoro, suddiviso per attività, progetti, orario di lavoro del team e carico di lavoro. Questi dati facilitano la gestione e l'ottimizzazione dei processi aziendali e consentono un calcolo accurato delle ore lavorate, l'assegnazione di bonus e una visione delle spese effettive nelle varie categorie.
• Contabilità e tag dati: oltre l'orario di lavoro, Planfix ti consente di tenere traccia di tutti i dati che gestisci nel sistema. Decidi tu cosa monitorare; i dati possono essere raccolti su progetti, attività e prestazioni dei dipendenti. Calcola il ROI di un progetto, il tempo e le risorse necessarie per sviluppare un prodotto o un servizio, prevedere i ricavi e tenere conto dei costi generali e dei clienti o della manutenzione dell'ufficio.

Conclusione

L'implementazione di un sistema CRM con funzionalità di monitoraggio del tempo come Planfix può aumentare significativamente l'efficienza operativa delle piccole imprese. Aiuta a monitorare tempo e risorse, ottimizzare i processi di lavoro e aumentare la produttività del team. In questo modo le piccole imprese possono rimanere competitive sul mercato e crescere con successo.