7 Strategie di gestione del tempo per aiutarti a volare attraverso la tua lista di cose da fare

Che tu sia uno degli 20% degli adulti americani che si occupano di procrastinazione cronica o che stai solo cercando di massimizzare la tua produttività senza lavorare gli straordinari, la gestione efficace del tempo detiene la chiave per mantenere il tuo programma in pista.

Non solo la gestione del tempo aiuta a favorire un equilibrio tra lavoro e vita privata più sana, ma è anche una delle competenze più ricercate dai datori di lavoro. E mentre gestire il tuo tempo in modo efficace non è così semplice come sventolare una bacchetta magica, padroneggiare l'abilità potrebbe essere più facile di quanto pensi, con l'aiuto di strategie di gestione del tempo collaudate.

Da tecniche ben note come Pomodoro a strategie meno conosciute come "Eat That Frog", delineiamo sette consigli di gestione del tempo per aiutarti a far rotolare la palla e lasciare l'ansia da scadenza in passato.

Perché la gestione del tempo è importante?

I carichi di lavoro sono aumentati per i 9-5 lavoratori per anni. Di conseguenza, il 52% dei lavoratori a tempo pieno riferisce di lavorare più di 40 ore alla settimana secondo un sondaggio Gallup, con la stragrande maggioranza che ha avuto un qualche tipo di stress sul posto di lavoro.

Se lavorare gli straordinari non è la tua borsa, gestire il tuo tempo in modo efficace è uno dei modi migliori per completare la tua lista di cose da fare senza sacrificare il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata .

A parte l'ovvio vantaggio di aumentare la produttività, è stato anche dimostrato che la gestione del tempo migliora la qualità del lavoro svolto e migliora il processo decisionale, contribuendo al contempo ad alleviare lo stress e l'ansia.

La gestione del tempo è una delle competenze più apprezzate dai datori di lavoro

L'efficace gestione del tempo è anche una delle competenze più desiderate dai datori di lavoro, come hanno scoperto i risultati del nostro impatto annuale della tecnologia sul rapporto sul posto di lavoro . Dietro la comunicazione e la risoluzione dei problemi, la gestione del tempo è l'abilità più apprezzata che i datori di lavoro cercano quando assumono candidati, con il 44% dei dirigenti senior che descrivono l'attributo come "estremamente importante".

Nonostante la natura in costante evoluzione della forza lavoro, il nostro sondaggio ha scoperto che era ancora più desiderabile delle competenze come la gestione dei dati e le competenze dell'intelligenza artificiale, rendendo il 2025 un momento più bello per ottenere le abilità sotto la cintura.

Non devi nemmeno iniziare da zero. Sia che tu voglia gestire il tempo in modo più efficace per aumentare le tue possibilità di essere assunto o gestire il tuo programma esistente, esiste una serie di strategie affidabili là fuori per aiutarti. Copriamo le nostre migliori scelte di seguito.

7 strategie di gestione del tempo che devi provare

Tuttavia, è possibile smettere di procrastinare: devi solo trovare una strategia di gestione del tempo che ti si adatta. Ecco alcuni dei nostri preferiti.

1. Blocco del tempo
2. Legge di Parkinson
3. Tecnica Pomodoro
4. Analisi Pareto
5. Matrix Eisenhower
6. Metodo di pianificazione rapida (RPM)
7. Mangia quella tecnica di rana

1. Blocco del tempo

• Meglio per: lavoratori e studenti impegnati

Cosa hanno in comune Bill Gates e Elon Musk? Bene, tranne per essere elenchi di elenchi ricchi di miliardari di Forbes, entrambi usano il metodo di blocco del tempo.

Il blocco del tempo è una tecnica di gestione del tempo popolare in cui si pianificano blocchi di tempo per attività o attività specifiche. Lavorando in modo simile a un "elenco di cose da fare", il metodo richiede di identificare tutte le attività chiave che devi svolgere in un giorno-sia personale che professionale-prima di stimare quanto tempo ci vuole per completare ciascuno.

App come Zapier ti aiutano a creare blocchi di tempo per gestire il tuo carico di lavoro in modo più efficace. Fonte: Zapier

Quindi allocare uno slot orario specifico per ogni attività, utilizzando un software di carta, calendario o attività di gestione - e voilai! Si consiglia inoltre di aggiungere tempi di buffer tra ogni blocco temporale per consentire le regolazioni durante il giorno. E se ne stai creando uno manualmente, l'utilizzo di colori diversi è un ottimo modo per distinguere rapidamente tra compiti e attività.

2. Applica la legge di Parkinson

• Meglio per: procrastinatori

La legge di Parkinson è la teoria secondo cui "il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento". In altri termini, se dai al tuo tempo un tempo specifico per completare un determinato compito, diciamo una settimana, è quanto tempo ci vorrà per finire, anche se finisci per riempire il tempo libero con una procrastinazione inutile.

Tuttavia, lo stesso si può dire per l'inverso. Quando applichi la legge di Parkinson al tuo flusso di lavoro e ti concedi un tempo più breve per completare le attività, sarai in grado di lavorare in modo più efficiente in uno spazio di tempo più breve.

Applicare la legge di Parkinson alla tua strategia di gestione del tempo è un ottimo modo per aumentare la produttività

Esistono diversi modi in cui è possibile implementare questo metodo, incluso l'impostazione di una scadenza rigorosa per completare le attività, dare la priorità alle attività più difficili facendoli uscire in anticipo o persino mirando a completare il maggior lavoro possibile prima che il tuo laptop muoia. Questo metodo funziona anche bene insieme ad altre strategie come elenchi di cose da fare e prioritizzazione delle attività.

3. Tecnica Pomodoro

• Meglio per: lavoratori bruciati

La tecnica Pomodoro è una delle strategie di gestione del tempo più popolari là fuori. Inventata dall'imprenditore e autore Francesco Cirillo alla fine degli anni '80, la tecnica prevede di rompere il tuo lavoro in intervalli di 25 minuti, seguita da brevi pause di cinque minuti, prima di fare pause più lunghe dopo ogni quattro intervalli di lavoro.

Gli umani non funzionano come robot. Pertanto, consentendo il tempo per le pause e stabilendo chiari confini tra lavoro e riposo, la tecnica aiuta a ridurre al minimo l'affaticamento mentale e prevenire che si verifichino maggiori attacchi di procrastinazione. Lavorare in brevi raffiche è anche un modo utile per mantenere la concentrazione e la motivazione durante la giornata lavorativa.

La tecnica Pomodoro incoraggia i programmi per aumentare la produttività

La tecnica è anche una manutenzione super bassa. Non hai bisogno di un'app dedicata o di un software, tutto ciò di cui hai bisogno è un timer fisico o smartphone e puoi ottenere crack.

4. Analisi Pareto

• Meglio per: pensatori analitici

Altrimenti noto come regola 80/20, l'analisi di Pareto è l'idea che il 20% delle azioni sia responsabile dell'80% dei risultati. Il concetto è comunemente usato per aiutare il processo decisionale nei settori delle imprese ed economiche, ma ha utili applicazioni anche nel regno della gestione del tempo.

Per utilizzare la regola nella gestione del tempo, è necessario identificare il 20% delle attività che contribuiscono all'80% dei risultati. Ciò potrebbe includere una vasta gamma di attività di impatto tra cui vendite di alto livello, attività di gestione dei progetti di alto livello o attività di pianificazione critica. Quindi, è necessario concentrare più tempo ed energia su questi compiti di alto impatto e pianificarli durante i tempi di picco di produttività per ridurre al minimo le distrazioni.

Il grafico Pareto consente alle persone di dare la priorità alle loro attività più importanti prima

Di conseguenza, dovresti anche prendere in considerazione le attività di delega che sono meno centrali nell'aiutarti a completare i tuoi obiettivi. Le priorità cambiano frequentemente, quindi ti consigliamo di rivedere regolarmente la tua strategia per assicurarti di investire sempre più tempo in attività di alto impatto.

5. Matrix Eisenhower

• Meglio per: leader senior

Conosciuta anche come matrice importante urgente, la matrice di Eisenhower è un concetto di gestione del tempo che prevede la priorità delle priorità delle attività in base alla loro urgenza.

Reciprocamente nel libro di Stephen Covey "The 8 Habits of Lothe efficaci", si pensa che la matrice sia stata ispirata dalla citazione di Dwight D. Eisenhower: "Ho due tipi di problemi, l'urgente e l'importanza. Gli urgenti non sono importanti e gli importanti non sono mai urgenti. "

La matrice di Eisenhower ti incoraggia a dare la priorità alle attività urgenti

In pratica, il metodo ti prevede di separare le tue attività in quattro diversi quadranti:

1. Urgente e importante
2. Importante, non urgente
3. Urgente, non importante
4. Non urgente, non importante

Dovresti quindi lavorare attraverso questi compiti in ordine crescente, dare la priorità a compiti urgenti e importanti e quindi considerare di delegare o eliminare le attività in fondo ai quadranti.

6. Metodo di pianificazione rapida (RPM)

• Meglio per : persone con obiettivi a lungo termine

Spesso abbreviato a RPM, il metodo di pianificazione rapida è una strategia di gestione del tempo sviluppata dal relatore motivazionale Tony Robbins.

Piuttosto che elencare passivamente le attività, l'obiettivo del metodo RPM si concentra sulla definizione attiva di risultati chiari e progettati. Ti incoraggia anche a identificare le motivazioni sottostanti del tuo obiettivo, per aiutarti a essere motivato.

Il metodo di pianificazione rapida aiuta le persone a raggiungere i loro obiettivi concentrandosi sul loro scopo sottostante. Fonte: orologio

Per utilizzare il RPM per gestire il tuo tempo, devi scrivere tutte le attività che devi svolgere in un determinato periodo di tempo e raggrupparli in blocchi. Quindi, per ogni pezzo, fai le seguenti tre domande:

1. Risultati: quali risultati voglio ottenere?
2. Scopo: perché voglio raggiungere questo obiettivo?
3. Piano d'azione enorme (MAP): quali azioni intraprenderò per raggiungere questo obiettivo?

Dopo aver completato questo passaggio, è necessario mettere in azione la mappa pianificando orari specifici nel calendario per lavorare su ciascuna delle tue fasi di azione.

7. Mangia quella tecnica di rana

• Meglio per : procrastinatori

Non hai acquisito un gusto per Escargot? Non preoccuparti, Eat That Frog Technque descrive semplicemente iniziando la giornata facendo prima il compito più oneroso.

Prende il nome da una citazione di Mark Twain "Eat a Live Frog La prima cosa al mattino e non ti succederà nulla di peggio per il resto della giornata", il metodo di gestione del tempo ti prepara al successo all'inizio della giornata sfruttando i tuoi orari di lavoro più efficienti.

Tutto quello che devi fare è compilare un elenco di cose che devi fare per raggiungere un obiettivo, organizzare l'elenco in ordine di difficoltà e affrontare prima il compito più difficile.

Questo metodo di produttività richiede un po 'più di forza di volontà rispetto ad altre strategie di gestione del tempo, in quanto richiede di affrontare compiti complessi senza un riscaldamento mentale. Ma è un ottimo modo per liberare l'ultima parte della tua giornata lavorativa, è ancora molto più facile che mangiare una vera rana.

Combina le tue strategie con il software di gestione delle attività

Oltre a utilizzare una delle strategie di cui sopra, il software di gestione delle attività può essere utilizzato per aiutarti a dare la priorità alle attività chiave, impostare le scadenze, visualizzare il carico di lavoro e altro ancora.

Il software consente attività di codice colore basate su priorità e aree tematiche, riorganizza le attività con funzionalità di trascinamento e visualizzare una chiara visualizzazione dei tuoi progressi, rendendolo particolarmente adatto per gli studenti visivi e cinestetici.

Dopo aver ricercato e aver avuto un'esperienza pratica con il miglior software di gestione delle attività là fuori, ClickUp è stata la nostra scelta migliore in generale, grazie alle sue ampie opzioni di visualizzazione del progetto, utili strumenti di collaborazione e piano gratuito davvero impressionante. Se sei disposto a schizzare un po 'di più per le personalizzazioni migliorate e una più ampia biblioteca di integrazioni, Wrike è un'altra grande scelta, mentre lunedì.com è di gran lunga il più semplice per iniziare.