I migliori consigli per lavorare in modo efficace con la tua società di gestione dei viaggi

La gestione dei viaggi d’affari è un processo aziendale complesso. Puoi garantire il successo dei viaggi d'affari solo migliorando le esperienze di viaggio d'affari dei dipendenti. Allo stesso modo, è necessario concentrarsi sulla riduzione dei costi medi dei viaggi d’affari per ottenere rendimenti più elevati sulle spese dei viaggi d’affari.

Puoi semplificare la gestione dei viaggi d'affari esternalizzando il processo alla giusta società di gestione dei viaggi. L'azienda aiuterà i tuoi dipendenti a raggiungere gli obiettivi dei viaggi d'affari fornendo servizi e soluzioni di gestione dei viaggi.

Inoltre, aiuterà la tua azienda a controllare il costo medio dei viaggi d'affari battendo l'inflazione globale. Ma devi ricordare che molte aziende e startup trovano difficile costruire buoni rapporti di lavoro con le loro società di gestione dei viaggi. Ecco alcuni suggerimenti e migliori pratiche da seguire per collaborare in modo più efficace con la tua società di gestione dei viaggi (TMC).

9 suggerimenti per lavorare in modo efficace con la tua società di gestione dei viaggi

1. Definire il ruolo e le responsabilità di TMC

Puoi esternalizzare il processo di gestione dei viaggi d'affari a una TMC in tutto o in parte. Ad esempio, puoi collaborare con TMC per gestire fasi specifiche del processo, come la prenotazione di viaggi d'affari. Allo stesso tempo, puoi lasciare che TMC gestisca completamente il tuo programma di viaggi d'affari.

Puoi costruire un buon rapporto di lavoro con il TMC definendone il ruolo e le responsabilità. Inoltre, è necessario che il TMC comprenda chiaramente i requisiti di reporting e di livello di servizio. La comprensione vi aiuterà a eliminare le possibilità di incomprensioni e conflitti una volta che TMC inizierà a gestire i vostri programmi di viaggi d'affari.

2. Comunicare le politiche di viaggio e di spesa

Non è possibile semplificare la gestione dei viaggi d'affari senza definire chiaramente le politiche di viaggio e di spesa. Queste politiche aiutano i dipendenti a distinguere tra spese di viaggio rimborsabili e non rimborsabili. Allo stesso modo, il tuo TMC farà riferimento a queste politiche preimpostate per prenotare solo i prodotti di viaggio inclusi nella polizza.

È per questo; è necessario comunicare chiaramente al TMC le politiche di viaggio e di spesa della propria organizzazione. La comunicazione aiuterà la TMC a controllare i costi medi dei viaggi d'affari eliminando le violazioni delle politiche.

3. Centralizzare la prenotazione dei viaggi d'affari

La tua organizzazione può centralizzare la prenotazione dei viaggi d'affari utilizzando TMC. La centralizzazione consentirà a TMC di prenotare prodotti di viaggio d'affari come voli, hotel e noleggio auto per i tuoi dipendenti. Il TMC prenoterà i prodotti di viaggio in base all'itinerario di viaggio e alle preferenze di viaggio di ciascun dipendente.

Allo stesso tempo, si risparmierà denaro completando anticipatamente la prenotazione dei viaggi d'affari e garantendo la conformità alle politiche. Il TMC prenoterà inoltre biglietti completamente flessibili che i tuoi dipendenti potranno modificare e annullare tali biglietti senza pagare costi e penalità aggiuntive.

4. Sfruttare le soluzioni tecnologiche

La tua organizzazione può automatizzare i passaggi chiave nella gestione dei viaggi d'affari utilizzando le soluzioni tecnologiche fornite da TMC. Ad esempio, la soluzione di prenotazione viaggi fornita da TMC consente ai tuoi dipendenti di prenotare i prodotti di viaggio d'affari di loro scelta senza violare le politiche organizzative.

Allo stesso modo, la soluzione di gestione delle spese fornita da TMC aiuta il team finanziario a monitorare, rivedere e rimborsare le spese di viaggio d'affari sostenute dai dipendenti. Dovresti incoraggiare i tuoi dipendenti a risparmiare tempo e fatica utilizzando le soluzioni tecnologiche fornite da TMC.

5. Fornire informazioni sui viaggiatori in anticipo e in modo accurato

Quando centralizzi la prenotazione dei viaggi d'affari, TMC prenoterà i prodotti di viaggio d'affari per i tuoi dipendenti. Avrà bisogno di una serie di informazioni sui viaggiatori durante la prenotazione di viaggi d'affari. Il TMC avrà bisogno di più tempo per completare la prenotazione del viaggio d'affari quando i dipendenti condividono informazioni incomplete o imprecise.

La tua organizzazione deve rendere più semplice per TMC effettuare prenotazioni di viaggi d'affari facendo in modo che i dipendenti condividano informazioni personali accurate. Inoltre, è necessario assicurarsi che condividano le informazioni richieste, come date di viaggio, itinerari di viaggio e preferenze di viaggio, con il TMC il prima possibile.

6. Garantire una comunicazione senza interruzioni

Molte organizzazioni non riescono a costruire un buon rapporto di lavoro con le TMC a causa dell’assenza di una comunicazione chiara. È necessario ricordare che il TMC avrà bisogno di una serie di informazioni per gestire in modo efficiente i programmi di viaggio d'affari.

Allo stesso modo, puoi migliorare la gestione dei viaggi d'affari condividendo le modifiche alle politiche e le questioni relative ai viaggi con il TMC. Pertanto, è necessario mantenere un piano di comunicazione chiaro mentre si esternalizza la gestione dei viaggi d’affari.

Il piano aiuterà la TMC a perfezionare i servizi di gestione dei viaggi e a risolvere i problemi relativi ai viaggi attraverso una comunicazione continua. Inoltre, farà in modo che il TMC ti risponda tempestivamente e regolarmente.

7. Ottieni e sfrutta approfondimenti basati sui dati

Oggigiorno un'unica TMC gestisce i programmi di viaggi d'affari di più aziende. Allo stesso modo, la maggior parte delle TMC oggigiorno analizza i dati di viaggio e di spesa dei clienti utilizzando l'analisi dei dati. Pertanto, possono aiutare la tua organizzazione a ottenere rendimenti più elevati dai viaggi d'affari condividendo informazioni utili.

La tua organizzazione deve concentrarsi sullo sfruttamento dell'esperienza e della competenza di TMC. Dovresti chiedere al TMC di fornire consigli e condividere approfondimenti regolarmente. Tuttavia, è necessario implementare insight basati sui dati per apportare modifiche alle politiche organizzative e perfezionare i programmi di viaggio d'affari.

8. Condividi feedback regolarmente

Nonostante l'outsourcing della gestione dei viaggi d'affari, non bisogna dimenticare di valutare regolarmente le spese di viaggio d'affari dei dipendenti. La valutazione ti aiuterà a determinare se il TMC migliora l'esperienza di viaggio d'affari di ciascun dipendente. Inoltre, puoi rilevare i problemi che influiscono sulle esperienze di viaggio d'affari dei dipendenti.

Dovresti condividere il feedback con il TMC per rendere più semplice per i dipendenti raggiungere gli obiettivi dei viaggi di lavoro. Il feedback aiuterà TMC a personalizzare i servizi e le soluzioni di gestione dei viaggi in base alle esigenze e alle aspettative dei dipendenti. Inoltre, il feedback consentirà alla TMC di raggiungere gli obiettivi di viaggio d'affari della tua organizzazione.

9. Discutere le tendenze emergenti dei viaggi d'affari

Puoi potenziare i programmi di viaggi d'affari adottando tempestivamente le tendenze emergenti. Ad esempio, la tua organizzazione può motivare i dipendenti a viaggiare per lavoro supportando i viaggi di piacere. Allo stesso modo, puoi rendere sostenibili i viaggi d’affari facendo sì che i dipendenti prenotino prodotti ecologici per viaggi d’affari.

I consigli e gli approfondimenti condivisi da TMC ti aiuteranno a individuare le tendenze emergenti nei viaggi d'affari. Ma è possibile adottare le tendenze emergenti nel modo più efficace discutendo le proprie idee con il TMC. È sempre importante adottare le nuove tendenze formando una partnership di lavoro con il TMC.

Conclusione

Puoi collaborare con la giusta società di gestione dei viaggi per raggiungere gli obiettivi dei viaggi d'affari senza aumentare i costi medi dei viaggi d'affari. Ma è possibile aumentare in modo consistente il ROI dei viaggi d'affari solo collaborando in modo più efficace con la società di gestione dei viaggi. Puoi implementare questi suggerimenti per collaborare con la tua società di gestione dei viaggi in modo più efficiente.