UCaaS vs VoIP: tutto ciò che devi sapere

La comunicazione aziendale è in continua evoluzione. Come raggiungi i tuoi clienti e come collabora il tuo team? Ci sono due parole d'ordine principali quando parli di come le aziende rimangono al passo: VoIP e Unified Communications as a Service (UCaaS. In questa guida, le spiegheremo ciascuna e ti mostreremo come differiscono le due tecnologie.

Cos'è il VoIP?

VoIP, acronimo di Voice over Internet Protocol, è una tecnologia che utilizza Internet per emulare il tradizionale processo di chiamata. Il servizio VoIP si connette perfettamente con le reti telefoniche pubbliche commutate (PSTN) standard senza molte delle limitazioni associate a queste linee. Il VoIP dipende meno dall'hardware. Con PSTN, sei collegato a linee in rame secolari, che devono essere cablate ai tuoi endpoint (telefoni).

Con PSTN, questi cavi devono essere mantenuti, motivo per cui le chiamate interurbane costano di più. Con le connessioni VoIP, la tecnologia viene utilizzata per trasmettere la tua voce su Internet tramite pacchetti di dati. Vengono crittografati durante la chiamata e trasmessi a un altro telefono VoIP oa una linea fissa tradizionale. Gran parte dell'hardware che favorisce le chiamate su rete fissa è estraneo al VoIP, quindi non sono necessarie enormi tariffe interurbane. In effetti, la maggior parte dei provider VoIP negli Stati Uniti e in Canada non richiede costi aggiuntivi nei loro piani.

Tutte le funzionalità che potresti trovare su un telefono fisso standard sono disponibili con VoIP. Ciò include Non disturbare, ID chiamante, segreteria telefonica e inoltro di chiamata. VoIP offre anche funzionalità come:

• Inoltro di chiamata remoto : ti consente di inviare chiamate dove ne hai bisogno, anche quando sei sul cellulare.
• Numeri di telefono virtuali : ti consentono di utilizzare numeri di cortesia (es. 1-800-YOURBIZ), numeri locali o numeri verdi per espandere la portata della tua attività.
• Instradamento avanzato delle chiamate : l'IVR in hosting e l'operatore automatico sono sistemi di instradamento basati su cloud e privi di hardware. Queste tecnologie inviano i chiamanti al reparto giusto tramite i menu e forniscono opzioni self-service.

Il VoIP è molto più versatile del tradizionale servizio telefonico PBX on-premise. Ad esempio, con le chiamate PSTN, sei limitato alle comunicazioni telefoniche. Con il VoIP puoi ricevere ed effettuare chiamate su telefoni fissi, softphone basati su software cloud e su dispositivi smartphone Apple iOS, Windows Phone e Google Android. Ciò rende le comunicazioni più fluide ed esistono diverse tecnologie per favorire un rapido cambio tra gli endpoint VoIP senza tempi di inattività.

Cos'è l'UCaaS?

UCaaS è una piattaforma unificata di tecnologie di comunicazione che le aziende utilizzano per promuovere qualsiasi comunicazione e collaborazione internamente ed esternamente. In passato veniva utilizzata la sala conferenze occasionale che collegava due uffici tramite i tradizionali collegamenti telefonici. Al giorno d'oggi, fornitori come Zoom, 8×8, RingCentral e Nextiva offrono soluzioni per conferenze Web e altri strumenti che i team utilizzano per rimanere in contatto. Questi sono particolarmente utili quando le distanze geografiche separano i team.

Ad esempio, non è necessaria una videoconferenza completa per comunicare con un solo collega. Uno strumento di comunicazione unificato concesso dai fornitori è la chat aziendale. Come i programmi di messaggistica istantanea, le soluzioni di chat aziendale forniscono ai colleghi un modo basato su testo per parlare tra loro. Attraverso l'app di chat, i membri del team condividono rapidamente idee e file quando necessario.

Un'altra funzione della soluzione UCaaS che è spesso inclusa nelle offerte della maggior parte dei provider è la condivisione dello schermo. La condivisione dello schermo è uno strumento di conferenza che i membri del team utilizzano per mostrare ai colleghi cosa sta succedendo sugli schermi dei loro desktop/smartphone. Ciò è utile quando si eseguono presentazioni PowerPoint o quando si esegue la demo di un nuovo software.

Gli strumenti di gestione dei progetti sono spesso inclusi anche nelle suite di comunicazioni unificate. Questi aiutano i manager a tenere traccia dei flussi di lavoro e assegnare attività ai membri del team, mantenendo funzionalità come le conferenze e la condivisione di file disponibili per l'utilizzo da parte del team.

Conferenze Web, chat, gestione dei progetti e condivisione dello schermo sono tutti utili strumenti di lavoro remoto, ma le comunicazioni unificate si distinguono per la capacità di integrarle in un'esperienza senza interruzioni. Alcune suite per comunicazioni unificate ti consentono di passare da una chat individuale a una videoconferenza con pochi clic.

In effetti, l'integrazione è una delle caratteristiche più essenziali di uno strumento di comunicazioni unificate come servizio (UCaaS). Con molte soluzioni, la tua piattaforma UCaaS si interfaccia con software di terze parti come Salesforce, Miscrosoft, Oracle e altri. Quando ciò accade, il tuo team chatta e chiama i potenziali clienti direttamente dal CRM.

Le comunicazioni unificate stanno facendo progressi significativi nei contact center. Sulla base di uno studio di Frost e Sullivan, la comunicazione unificata e la collaborazione (UCC) migliora la produttività (85%), accelera il processo decisionale (84%), migliora l'esperienza del cliente (83%) e stimola l'innovazione (82%).

UCaaS vs VoIP: la ripartizione completa

A questo punto, puoi vedere che VoIP e comunicazioni unificate sono due potenti tecnologie che promuovono comunicazioni migliori. Tuttavia, come si confrontano le due tecnologie? È importante capire che sia le comunicazioni unificate che il software VoIP sono accoppiati insieme da molti fornitori.

Ad esempio, RingCentral ha sia comunicazioni unificate che funzionalità VoIP in tutti i piani tariffari di RingCentral. Con la loro offerta di base, il piano Essentials, ti vengono concesse chiamate illimitate negli Stati Uniti e in Canada, nonché messaggi di gruppo e condivisione di documenti. La quantità di funzionalità di comunicazioni unificate aumenta notevolmente man mano che si passa a livelli superiori.

Anche con questo in mente, il VoIP è alquanto limitato quando si guarda a una scala più ampia. Con solo VoIP, avrai solo chiamate vocali. Non incorpora molto al di fuori delle chiamate point-to-point e funzionalità come ID chiamante e numeri virtuali. Presenta un risparmio rispetto alle chiamate tradizionali, ma non è certamente il punto di arrivo delle comunicazioni aziendali.

I pacchetti UCaaS, d'altra parte, tendono a incorporare le chiamate VoIP nelle loro più ampie suite di soluzioni di comunicazione. Ciò ti consente di chattare con un collega e trasformare istantaneamente la chat in una chiamata o conferenza tramite Internet con pochi tasti premuti.

Le comunicazioni unificate hanno un ambito significativamente più ampio rispetto alle semplici chiamate VoIP poiché le comunicazioni unificate si concentrano su tutte le aree del profilo di comunicazione di un'azienda. Le comunicazioni unificate vengono anche utilizzate per collaborare o comunicare con i clienti tramite metodi omnicanale come SMS ed e-mail molto facilmente.

Queste tecnologie interagiscono a livello tecnico? Lo fanno sicuramente. Sia il VoIP che le comunicazioni unificate dipendono dal SIP (Session Initiation Protocol). SIP è un protocollo che consente l'apertura e la chiusura delle connessioni dati, il che rende SIP un'opzione stabile per le chiamate SIP o solo per il trasferimento di informazioni. Il VoIP ha bisogno di SIP per impostare le chiamate e collegarle alle reti PSTN esistenti: definisce i messaggi inviati e stabilisce e chiude la connessione quando necessario.

UCaaS utilizza anche SIP per tutte le sue funzioni. Se stai per aprire una chat, una conferenza, condividere file o inviare incarichi tramite il software del flusso di lavoro, SIP viene utilizzato nella maggior parte dei pacchetti UCaaS per gestire e chiudere le connessioni.

Poiché entrambe queste tecnologie dipendono da SIP, non sorprende che siano spesso interconnesse. Per questo motivo, è meglio trovare un fornitore che offra entrambe le tecnologie in modo da avere un profilo di comunicazione aziendale più forte. Tuttavia, se scopri che la tua azienda non ha bisogno delle funzionalità di collaborazione, una semplice soluzione di chiamata VoIP ti farà risparmiare denaro, soprattutto se stai effettuando chiamate a lunga distanza.

Le comunicazioni unificate richiedono quasi sempre una qualche forma di investimento hardware, soprattutto se non si dispone della rete esistente o dell'architettura del computer per supportare i requisiti software. Tuttavia, coloro che incorporano UCaaS sono spesso più mobili, specialmente quando si verifica una crisi, e c'è bisogno di lavoro a distanza. Il MIT ha rilevato che, nell'aprile del 2020, il 34% dei lavoratori che in precedenza erano pendolari lavorava da casa utilizzando strumenti di comunicazione unificata.

VoIP e comunicazioni unificate vanno di pari passo

In poche parole, amplia le tue capacità di comunicazione aziendale abbracciando sia VoIP che UC.

Esistono diversi punti di intersezione tra i due tipi di tecnologie di comunicazione aziendale, ci sono diversi provider VoIP aziendali che ti aiuteranno a iniziare.