Comprendere le carte di credito aziendali e come utilizzarle al meglio

Gestire un'impresa può essere stressante, con uscite costanti per mantenere felici i fornitori e mantenere un flusso di cassa sufficiente a volte può essere difficile. Un modo conveniente per ovviare a questo e aumentare il potere di spesa di qualsiasi azienda è quello di saperne di più sulle carte di credito aziendali, in quanto sono un modo semplice per accedere a una linea di credito rotativa per acquisti aziendali e prelievi di contanti.

Comprendendo le caratteristiche, gli usi e i vantaggi delle carte di credito aziendali, puoi prendere una decisione informata sul fatto che sia l'opzione giusta per la tua azienda e su come ottenere il massimo dall'avere una carta di credito aziendale. Di seguito esploriamo in dettaglio il mondo delle carte di credito aziendali.

Cos'è una carta di credito aziendale?

Una carta di credito aziendale ha una linea di credito revolving che generalmente dovrebbe essere utilizzata esclusivamente per le spese aziendali. Analogamente alle carte di credito personali, mensilmente vengono rilasciati estratti conto con il dettaglio del saldo dovuto e del pagamento minimo dovuto. Se il saldo di una carta di credito aziendale viene pagato per intero ogni mese, non è dovuto alcun interesse sulle spese, tuttavia, se viene effettuato un pagamento minimo, saranno dovuti interessi.

Vantaggi delle carte di credito aziendali

I vantaggi delle carte di credito aziendali sono numerosi. Offrono la massima flessibilità agli imprenditori mentre assistono la gestione della liquidità. Solo alcuni dei fantastici vantaggi disponibili con molte carte di credito aziendali includono:

• Rimborso
• Carte dipendenti
• Funzioni di contabilità integrate per la sincronizzazione con gli account aziendali
• Controlli sulla spesa
• Assicurazione di viaggio
• Opportunità di costruire credito aziendale.

Considerazioni prima di richiedere una carta di credito aziendale

Ci sono molti fattori da considerare prima di richiedere una carta di credito aziendale. Ad esempio, considera i diversi modi in cui una carta di credito aziendale funzionerà per l'azienda e come verrà monitorato il suo utilizzo. Annota i pro e i contro in anticipo, per assicurarti che venga presa la decisione corretta.

Molte carte prevedono una quota annuale, quindi è importante essere a proprio agio con il pagamento di questo e anche il livello di interesse addebitato sui saldi in sospeso. Idealmente, dovresti cercare di compensare i saldi su base mensile per evitare costi inutili.

Se intendi utilizzare una carta di credito aziendale all'estero, è importante trovare quelli che offrono transazioni senza commissioni all'estero. Ti consigliamo inoltre di procurarti una carta che offra tassi di cambio di valuta competitivi.

Utilizzando una carta di credito aziendale

Una volta ricevuta la tua carta di credito aziendale, è importante mettere in atto solidi controlli per tenere traccia delle spese aziendali, poiché queste spese in ultima analisi incidono sui profitti. Alcune misure da considerare sono discusse di seguito.

Responsabilità

La responsabilità di tutte le spese dei biglietti da visita è fondamentale. Potrebbe essere una buona idea insistere affinché tutte le spese della carta di credito aziendale siano pre-approvate, per garantire che non ci siano sorprese quando arrivano gli estratti conto mensili.

La maggior parte delle aziende opta per una rigorosa rendicontazione delle entrate con riferimenti incrociati a tutte le spese. Potrebbe essere necessario ritirare le carte di credito da tutti i dipendenti che non presentano richieste di rimborso spese complete per giustificare le spese della carta.

Chi dovrebbe ricevere una carta di credito aziendale?

È importante limitare l'accesso alle carte di credito aziendali e fornirle solo a coloro che ne hanno veramente bisogno per esigenze aziendali essenziali. Anche stabilire una politica chiara sui limiti di spesa per i singoli titolari di carta è saggio, in quanto ciò aiuta a garantire che la spesa non superi il limite stabilito.

Coloro che possono beneficiare di una carta di credito aziendale includono rappresentanti di vendita, che potrebbero richiedere carte per coprire le spese di viaggio. Manager e dirigenti potrebbero anche aver bisogno dell'accesso per effettuare acquisti regolari per i loro reparti. E infine, gli stessi imprenditori e imprenditori possono trovare una carta di credito aziendale l'opzione migliore per gestire il flusso di cassa.

David Luck, co-fondatore e CEO di Capital On Tap, afferma: “L'utilizzo di una carta di credito aziendale è un modo eccellente per gestire il flusso di cassa, ma è essenziale attenersi a un budget e assicurarsi che tutte le spese siano contabilizzate. Con il giusto approccio e i controlli in atto, può essere un vero salvatore nelle finanze aziendali.

Imposta i limiti della carta

La politica della carta di credito aziendale dovrebbe anche dettagliare le regole sulla spesa accettabile. I dipendenti dovrebbero essere informati su quali spese possono mettere sulle carte e quanto possono spendere. È anche importante regolare la frequenza con cui le carte possono essere utilizzate.

Quando si rilascia a un dipendente una carta di credito aziendale, gli dovrebbe essere consegnata una copia della polizza e gli dovrebbe essere chiesto di firmarla come accordo in modo che sia vincolato da queste regole. Alcuni fornitori di biglietti da visita collaborano con le aziende per limitare le transazioni consentite su determinate carte. È anche possibile specificare che le transazioni possono avvenire solo in determinati orari.

Damian Brychcy, COO e US MD di Capital On Tap, afferma: “Avere una carta di credito aziendale può essere uno strumento inestimabile, dandoti la possibilità di effettuare acquisti dando un po' di respiro al tuo flusso di cassa. È importante ricordare che tutto ciò che acquisti sulla carta deve essere rimborsato, quindi assicurati che tutte le spese siano responsabili e nei limiti del budget.

Monitorare l'attività della carta di credito aziendale

I dipartimenti contabili dovrebbero avere il compito di monitorare l'attività della carta di credito aziendale per garantire che la spesa sia accettabile.

Gli avvisi di attività tramite SMS o e-mail possono essere richiesti ai fornitori di carte di credito aziendali per facilitare questo. I leader aziendali possono specificare se desiderano avvisi per ogni singola transazione o solo ogni volta che un dipendente tenta di utilizzare una carta per un acquisto di un determinato importo o in un'area non approvata.

Saggio uso delle carte di credito aziendali

Le carte di credito aziendali possono essere uno strumento utile per molte aziende, fornendo una linea rotativa di credito a breve termine che viene ripagata alla fine di ogni periodo contabile. Tuttavia, non è generalmente una buona idea utilizzare una carta di credito aziendale per grandi spese aziendali che potrebbero essere finanziate tramite prestiti aziendali. Una spesa aziendale molto elevata potrebbe esaurire la carta di credito e renderla inutilizzabile per altre spese durante il mese.

Se sembra probabile che la spesa non possa essere liquidata il mese successivo, potrebbe essere più pratico richiedere un prestito aziendale poiché il tasso di interesse sulle carte di credito è più alto rispetto alla maggior parte dei prestiti. Ciò consente ai dipendenti di utilizzare il limite della carta di credito in base alle esigenze.

Conclusione

Le carte di credito aziendali possono essere una soluzione incredibilmente flessibile per migliorare il flusso di cassa, offrendo una serie di vantaggi utili. Possono essere rilasciati a un gran numero di dipendenti, offrendo loro la comodità di pagare i servizi secondo necessità.

Tuttavia, è importante mettere in atto una politica di spesa della carta e una guida per i dipendenti per garantire che i dipendenti siano consapevoli di ciò che può e non può essere addebitato su una carta di credito aziendale. Inoltre, non è consigliabile effettuare spese consistenti utilizzando una carta di credito aziendale. Può essere più conveniente optare per un prestito aziendale per oggetti di grandi dimensioni, e questo evita anche di estendere eccessivamente i limiti di credito che potrebbero impedire ai dipendenti di utilizzare le carte per le spese essenziali.