Principali vantaggi delle comunicazioni unificate per la tua azienda

Le aziende devono essere in grado di comunicare con clienti e dipendenti in modo efficiente, trasparente e affidabile. I consumatori moderni si aspettano una comunicazione altamente reattiva e personalizzata dalle aziende con cui fanno affari.

Non sorprende quindi che la popolarità di Unified Communications as a Service (UCaaS), una soluzione di comunicazione aziendale basata su cloud che connette persone, processi e sistemi su un'unica piattaforma unificata, sia cresciuta rapidamente.

Le piattaforme UC consentono la comunicazione omnicanale, in tempo reale e la collaborazione in team insieme al monitoraggio degli agenti, all'automazione dei processi aziendali e all'analisi. Continua a leggere per conoscere i principali vantaggi dell'UC.

Vantaggi essenziali delle comunicazioni unificate

Le comunicazioni unificate migliorano il servizio clienti e la produttività dei dipendenti, riducendo i costi di comunicazione senza sacrificare l'affidabilità e la sicurezza della piattaforma.

Ecco i principali vantaggi del passaggio alle comunicazioni unificate:

• Miglioramento della produttività del team
• Risparmi
• Analisi aziendale
• Comunicazione omnicanale senza interruzioni
• Maggiore sicurezza e conformità
• Esperienza cliente migliorata

1. Miglioramento della produttività del team

L'aumento della produttività del team è uno dei vantaggi più importanti della comunicazione unificata. Con una piattaforma UC, i dipendenti possono comunicare in tempo reale sul canale di loro scelta, migliorando la collaborazione ai progetti, aumentando i tassi di risoluzione del primo contatto ed eliminando i colli di bottiglia del flusso di lavoro.

Gli utenti possono personalizzare notifiche e avvisi, aggiornare lo stato di presenza degli utenti per tenere informati i membri del team, impostare avvisi di messaggistica e promemoria delle riunioni e accedere rapidamente ai dati chiave dei clienti. Tutto ciò avviene all'interno di un'interfaccia unificata con sincronizzazione omnicanale e integrazioni di terze parti, quindi non dovrai più alternare tra app diverse.

Strumenti di comunicazione unificata come chat, condivisione dello schermo, videoconferenza, condivisione di file e funzionalità VoIP connettono dipendenti remoti da tutto il mondo , consentendo loro di lavorare insieme senza problemi. Mantenere la connessione tra i lavoratori remoti aumenta mantiene tutti sulla stessa pagina, riducendo drasticamente i tipi di problemi di comunicazione che rallentano i progetti.

Una piattaforma di comunicazioni unificate aiuta anche la produttività migliorando i processi di onboarding. Con le popolari funzionalità di UC come la registrazione e la trascrizione di video, il monitoraggio delle chiamate e le schermate, le aziende possono creare facilmente un solido programma di formazione per i nuovi assunti che consente alle persone di apprendere al proprio ritmo con l'accesso a tutto ciò di cui hanno bisogno.

Infine, le piattaforme UC migliorano la produttività eliminando le lunghe attività ripetitive. Molte piattaforme UC consentono agli utenti di creare flussi di lavoro e processi automatizzati. Quasi tutte le attività ripetitive possono essere automatizzate, comprese le chiamate in uscita, l'inoltro di chiamata, i messaggi di testo aziendali e l'esecuzione di report di analisi.

Le attività ripetitive aumentano la possibilità di errore umano, drenano la motivazione e, in definitiva, portano a un aumento del burnout dei dipendenti. Quando i dipendenti non devono più preoccuparsi di attività ripetitive, risparmiano tempo e possono concentrarsi sul lavoro più impegnativo e significativo per cui sono stati assunti.

2. Risparmio sui costi

Quasi tutte le aziende sperimenteranno notevoli risparmi passando a un sistema di comunicazioni unificate. Sebbene l'importo risparmiato vari in base alla posizione della tua attività, al numero di dipendenti e al settore, i fattori di risparmio sui costi riportati di seguito mostrano quanto le UC possono aiutarti a ridurre i costi.

Spese di viaggio ridotte

Poiché i team possono rimanere connessi ovunque, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo, il software UC aiuta le aziende a ridurre i tempi e le spese di viaggio . Con l'aumento dei costi del carburante e dei viaggi in aereo (per non parlare dei soggiorni in hotel e dei pasti), le aziende che altrimenti avrebbero bisogno di dipendenti che percorrano lunghe distanze per lavoro possono risparmiare di più.

Le aziende che sfruttano le UC per passare da una forza lavoro di persona a una forza lavoro remota ridurranno enormemente i costi. Con circa il 25% di tutti i lavori professionali in Nord America a distanza nel 2022, i vantaggi del lavoro da casa non sono più un segreto.

Attrezzature e costi di manutenzione ridotti

Con le comunicazioni unificate, le aziende possono eliminare la necessità di più telefoni, fax e altre apparecchiature costose, riducendo sia le spese in conto capitale che le spese operative.

Poiché le piattaforme di comunicazioni unificate sono basate su cloud e ospitate dal provider, gli utenti finali non devono più pagare i costi di manutenzione, i costosi aggiornamenti delle apparecchiature, le chiamate interurbane e il consumo di energia. I membri del team possono persino utilizzare i dispositivi esistenti, come smartphone e computer desktop, per accedere al proprio sistema di comunicazioni unificate, quindi non c'è davvero bisogno di acquistare nuovo hardware.

Costi IT ridotti

Le soluzioni di comunicazione unificata e collaborazione aiutano le aziende a ridurre anche i costi di supporto tecnico . Poiché i sistemi UCaaS offrono un servizio gestito, interruzioni di corrente, tempi di inattività o altri problemi tecnici sono gestiti dal provider. Questo non significa solo una risoluzione più rapida, ma elimina anche la necessità di uno staff IT interno.

Inoltre, dato che i provider UCaaS offrono anche un tempo di attività garantito SLA di almeno il 99,9%, il tuo team subirà molte meno interruzioni del servizio.

Con le comunicazioni unificate, tutti i servizi di cui l'azienda ha bisogno vengono gestiti su un'unica piattaforma invece di avere un fornitore diverso per strumenti di collaborazione, telefonia, gestione delle relazioni con i clienti (CRM), ecc. Ciò semplifica le operazioni e semplifica le cose per gli utenti finali, riducendo ulteriormente l'IT costi.

Scalabilità

Il ridimensionamento può essere costoso, soprattutto per le piccole imprese e le PMI. I costi iniziali per l'assunzione di nuovi lavoratori, l'acquisto di nuove attrezzature, l'affitto di uno spazio ufficio più grande, ecc., possono rendere la crescita difficile o, peggio, impossibile.

I sistemi di Unified Communications non possono eliminare tutti i costi di scalabilità, ovviamente, ma possono eliminare la necessità di nuove apparecchiature e di uno spazio fisico più ampio. A causa della natura mobile delle comunicazioni unificate, le aziende in crescita possono implementare l'onboarding self-service, le policy BYOD (porta il tuo dispositivo) e il lavoro a distanza per ridurre drasticamente i costi di ridimensionamento.

3. Analisi aziendale

L'analisi aziendale è il processo di raccolta e analisi dei dati di clienti e dipendenti per prendere decisioni aziendali migliori .

Ci sono molte opportunità per le aziende di sfruttare i dati al fine di migliorare le proprie operazioni e l'esperienza del cliente. Con un sistema UC basato su cloud, grandi quantità di dati vengono raccolte da più fonti come messaggi di testo, trascrizioni di riunioni, chiamate vocali, commenti sui social media, cronologia degli acquisti, e-mail e altro ancora. Questi dati vengono quindi analizzati, spesso con l'aiuto dell'intelligenza artificiale, dell'elaborazione del linguaggio naturale e dell'apprendimento automatico per fornire informazioni utili.

L'analisi aziendale può essere utilizzata per migliorare l'esperienza del cliente raccogliendo dati su come i clienti interagiscono con prodotti e/o servizi , in modo che le aziende imparino dove è possibile apportare miglioramenti per aumentare la fidelizzazione e la fidelizzazione dei clienti.

Allo stesso modo, l'analisi predittiva (un tipo di analisi aziendale) può essere utilizzata per prevedere il comportamento dei clienti sulla base di dati storici su clienti simili (come i loro modelli di acquisto). Man mano che vengono raccolti più dati, le previsioni diventano sempre più accurate, così le aziende possono personalizzare i servizi in base alla loro base di clienti unica. La maggior parte dei provider di comunicazioni unificate aziendali offre analisi predittive come funzionalità inclusa, componente aggiuntivo o integrazione.

L'analisi aziendale può essere utilizzata anche per rafforzare le operazioni. L'analisi dei contact center, ad esempio, raccoglierà dati su parametri quali il tempo medio di gestione, le domande frequenti e il numero di chiamate perse. Questi dati genereranno informazioni su dove potrebbe essere necessaria una maggiore formazione degli agenti, un migliore sistema self-service per i clienti o ottimizzazioni della pianificazione.

4. Comunicazione omnicanale senza interruzioni

Le comunicazioni unificate connettono i membri del team con i loro colleghi e clienti su più canali, tra cui chiamate vocali, videochiamate, SMS, chat di gruppo/messaggistica istantanea e social media. Gli utenti possono inviare messaggi a chiunque da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet, inclusi computer desktop e dispositivi mobili come smartphone o tablet. Inoltre, i sistemi UC combinano canali di comunicazione, strumenti di terze parti e funzionalità aggiuntive in un'unica interfaccia semplificata.

Questo servizio omnicanale consente alle aziende di comunicare su più canali e unifica perfettamente tutte le comunicazioni. Ogni dipendente può accedere a cronologie di conversazioni dei clienti omnicanale, interazioni IVR, informazioni su ordini e account, messaggi vocali visivi, note di altri agenti e altro ancora. Ciò consente un servizio clienti e un supporto efficienti e personalizzati e consente a più agenti di gestire la stessa richiesta di supporto senza costringere i clienti a ripetersi.

5. Maggiore sicurezza e conformità

Sono necessarie una forte sicurezza e conformità per evitare una violazione dei dati potenzialmente devastante e una perdita irreparabile della fiducia dei clienti.

I principali fornitori di UCaaS sono trasparenti sulle protezioni di sicurezza incluse nei loro sistemi.

La maggior parte elencherà i livelli di crittografia, i controlli dell'amministratore, le autorizzazioni, ecc., nonché gli standard di sicurezza a cui aderisce il provider come SOC 2, GDPR o HIPAA. Le piattaforme UC altamente sicure monitoreranno i problemi e le anomalie comuni della sicurezza VoIP in tempo reale, mitigando le minacce prima che causino danni.

Molte piattaforme offrono anche metodi di autenticazione avanzati come l'autenticazione a due fattori e la biometria, che garantiscono che solo gli utenti autorizzati possano accedere a informazioni o applicazioni sensibili. Questi protocolli di sicurezza possono anche ridurre la probabilità di attacchi interni.

6. Migliore esperienza del cliente

L'esperienza del cliente, ovvero la percezione che un cliente ha della tua attività, è in gran parte basata sulla qualità e sull'efficienza delle sue interazioni con la tua attività.

Questo è spesso misurato da KPI come la soddisfazione del cliente (CSAT), la fedeltà del cliente e il Net Promoter Score (la probabilità che un cliente consigli l'azienda a un amico o un familiare).

La maggior parte dei sistemi UC include potenti strumenti per migliorare l'esperienza del cliente. Ad esempio, i sistemi di risposta vocale interattiva (IVR) possono essere implementati per risolvere più rapidamente i problemi dei clienti. Le soluzioni di servizio multicanale consentono ai clienti di raggiungere il canale con cui si sentono più a loro agio. Infine, l'analisi aziendale consente al marchio di monitorare continuamente e personalizzare l'esperienza del cliente per soddisfare al meglio le esigenze di ogni singolo cliente.

Con la crescente domanda di piattaforme di collaborazione aziendale per aiutare i dipendenti a lavorare insieme in modo più efficiente insieme alle crescenti aspettative dei clienti, le comunicazioni unificate sono diventate la soluzione preferita da molte organizzazioni che cercano di migliorare i livelli di produttività, aumentare i ricavi complessivi e migliorare l'esperienza del cliente.

Domande frequenti