Comunicazione virtuale: sfide, cose da fare, da non fare e strumenti principali

Con lo scoppio della pandemia di coronavirus, la comunicazione aziendale faccia a faccia è stata per il momento spazzata via. Le riunioni di persona e le conversazioni sul refrigeratore d'acqua sono state rapidamente sostituite con strumenti di comunicazione virtuale. Il lavoro a distanza era in aumento prima della pandemia, ma l'epidemia di coronavirus lo ha accelerato completamente.

A causa della mancanza di comunicazione di persona, è fondamentale che la tua azienda padroneggi le piattaforme di comunicazione remota. In questo articolo, discuteremo di tutto ciò che devi sapere sulla comunicazione virtuale, dagli strumenti stessi all'etichetta che dovresti seguire. Tratteremo le seguenti sezioni nell'articolo:

• Cos'è la comunicazione virtuale?
• Sfide di comunicazione virtuale
• Comunicazione virtuale cosa fare e cosa non fare
• I migliori strumenti di comunicazione virtuale
• Domande frequenti

Cos'è la comunicazione virtuale?

Questo software consente alle persone di comunicare senza trovarsi nella stessa stanza. Ciò avviene attraverso una combinazione di strumenti audio e video che consentono la comunicazione in tempo reale. L' utilizzo di questi strumenti potrebbe essere salito alle stelle a causa del COVID-19 , ma esistono da anni. Poiché la tecnologia continua a progredire, questi strumenti si sono evoluti rapidamente.

Strumenti disponibili per la comunicazione virtuale

Strumenti di videoconferenza : queste soluzioni sono tra gli strumenti di comunicazione virtuale più preziosi sul mercato. Consentono di condurre riunioni dal vivo inviando audio e video tra due endpoint. Sono un facile sostituto per le riunioni di persona.

Software Team Chat : questi strumenti ti consentono di inviare messaggi istantanei ai tuoi colleghi. Sono un'ottima opzione per porre domande rapide e tenere il passo con le battute amichevoli dell'ufficio che potresti mancare dai tuoi precedenti spazi di lavoro.

Strumenti di gestione dei progetti : questo software ti aiuterà a organizzare, delegare e gestire tutte le attività relative ai tuoi progetti in corso.

Sistemi telefonici VoIP aziendali : queste piattaforme consentono agli utenti di effettuare chiamate telefoniche su Internet. In questo modo, i dipendenti non devono utilizzare i propri telefoni cellulari personali per questioni di lavoro.

E- mail : l'e-mail è stata in primo piano abbastanza a lungo da non aver bisogno di una definizione. Ma è una risorsa vitale all'interno dello stack di software di comunicazione virtuale di qualsiasi azienda.

Sfide di comunicazione virtuale

Questa tecnologia offre un livello significativo di praticità quando le interazioni di persona semplicemente non sono possibili. Ma solo perché sono una buona seconda scelta, questo non significa che non abbiano le loro sfide. Ecco alcuni ostacoli che potresti incontrare quando usi questo software.

Mancanza di linguaggio del corpo — Il linguaggio del corpo è la chiave della comunicazione. Le parole rappresentano solo una piccola parte del messaggio che stai cercando di trasmettere. In effetti, Business Know How afferma che il 93% percento del tuo messaggio è non verbale, con il 55% che riguarda il linguaggio del corpo.

Ciò può causare problemi soprattutto se comunichi tramite un sistema di messaggistica istantanea, come Slack. Ad esempio, un manager può inviare al proprio subordinato diretto un semplice messaggio di una frase. Ma senza un contesto aggiuntivo, come il linguaggio del corpo, il messaggio può essere interpretato erroneamente. Tale interpretazione errata potrebbe portare a distrazioni che possono smorzare la produttività dei dipendenti.

Il direttore e psicologo di Humintell , il dottor David Matsumoto, afferma che questo problema deriva dal fatto che gli esseri umani non si sono evoluti per fare comunicazione bidimensionale. Siamo semplicemente progettati per funzionare in un mondo tridimensionale. Quindi, non importa quanto diventiamo dipendenti dalla tecnologia, le nostre menti semplicemente non si adatteranno mai completamente ad essa.

Comunicare con persone in fusi orari diversi — Questo è un problema comune quando si tratta di comunicazione remota, ma non è esclusivo di COVID-19. È probabile che tu abbia dipendenti in fusi orari diversi, sia nel tuo stesso paese che in tutto il mondo. Ciò significa che se hai bisogno di entrare in contatto con uno di quei dipendenti, potresti avere solo una breve finestra di tempo per organizzare una riunione.

La cultura aziendale ne risente — Per molti dipendenti, vengono per il lavoro e rimangono a causa della fiorente cultura aziendale. Ma se fai completamente affidamento sulla comunicazione remota, la cultura aziendale può scomparire. Durante la pandemia di COVID-19, le aziende di tutto il mondo sono diventate creative con happy hour virtuali e serate di gioco.

Ma sfortunatamente, ci sono alcune cose che non sono buone come quelle reali. Secondo Clutch.co , il 63% dei dipendenti ha trascorso meno tempo a socializzare con i colleghi dall'inizio della pandemia di COVID-19. Anche una volta che la diffusione del virus si sarà attenuata, è probabile che sempre più dipendenti continueranno a lavorare da remoto. Ciò significa che la cultura del lavoro continuerà a soffrire.

Lavorare da casa ha le sue distrazioni — Qualsiasi ambiente di lavoro ha le sue distrazioni. Ma se il tuo team utilizza questo software da casa, ciò comporta un diverso livello di distrazioni.

È facile per i dipendenti fare una pausa che si trasforma in un pisolino di un'ora o una sessione di gioco con il cane: senza essere presenti in ufficio, nessuno è lì per ritenerli responsabili. Le distrazioni a casa possono accumularsi rapidamente prima che non ci si riprenda.

Secondo KDSDK , il 54% degli americani intervistati in un sondaggio ha riportato più distrazioni lavorando da casa. L'86% degli intervistati afferma inoltre di aver approfittato della propria libertà lavorando da casa. Incidenti come questi sono inevitabili quando la tua squadra lavora da casa.

Connessioni Internet instabili — È probabile che il tuo ufficio sia collegato a una connessione Internet stabile. Non è così per la casa di tutti. Alcune persone potrebbero avere una connessione Internet scadente a causa della regione in cui vivono o del costo del servizio.

Sfortunatamente, questi strumenti si basano completamente sulla tua connessione Internet. Quindi una connessione irregolare può portare a interruzioni del servizio, che possono causare il ritardo dei membri del team.

Le cose da fare e da non fare della comunicazione virtuale

Questi strumenti sono una risorsa enorme, purché tu li sfrutti nel modo giusto. Ecco un elenco di cose da fare e da non fare.

Definisci i canali per ogni tipo di comunicazione — Questa tecnologia offre un enorme vantaggio ai team perché offre un'ampia gamma di opzioni per collaborare con i colleghi. Ma allo stesso tempo, questo può essere opprimente. Con così tante vie di comunicazione, è importante sapere quale tipo di conversazione è appropriato per quali strumenti.

Ecco perché sarebbe saggio stabilire protocolli per soluzioni di comunicazione specifiche. Ad esempio, un check-in rapido è più appropriato per lo strumento di messaggistica del tuo team. Le conversazioni più lunghe e approfondite sono più adatte per le videoconferenze .

Tieni conto dei fusi orari : dal momento che probabilmente hai dipendenti sparsi in fusi orari diversi, devi tenerne conto quando si tratta di comunicazione. Non inviare nulla di urgente sulla piattaforma di messaggistica del tuo team, poiché il tuo collega potrebbe non arrivarci per ore.

È inoltre necessario prestare attenzione all'ora in cui si pianificano le videoconferenze. Cerca di trovare un orario che rientri nell'orario di lavoro per tutte le parti coinvolte nella chiamata. Prendi in considerazione l'idea di sfruttare questo strumento per aiutarti a trovare un orario per la riunione che funzioni per te e per i tuoi colleghi in un altro fuso orario.

Sovracomunicazione : poiché non puoi leggere il linguaggio del corpo su questi strumenti, devi compensare eccessivamente comunicando eccessivamente. Con una normale conversazione di persona, puoi valutare il contesto completo di ciò che una persona sta cercando di dire con il suo linguaggio del corpo. Ovviamente non è il caso qui.

Assicurati di comunicare eccessivamente con i tuoi colleghi in modo da non lasciare nulla di intentato quando si tratta del messaggio che stai cercando di trasmettere. Entra nei dettagli completi quando invii un'e-mail o un messaggio istantaneo per assicurarti di coprire ogni dettaglio.

Definisci e lavora sulla cultura della tua azienda — La cultura è un aspetto chiave di qualsiasi azienda. Anche se è un po' più impegnativo farlo da remoto, è assolutamente ancora possibile. Sfruttare gli strumenti di videoconferenza è un ottimo modo per farlo. Usa il tuo strumento di videoconferenza per eventi virtuali. Puoi persino sfruttare la condivisione dello schermo per ospitare curiosità virtuali. Assicurati che la piattaforma di messaggistica del tuo team accolga conversazioni più fresche negli spazi appropriati al fine di costruire relazioni tra i colleghi.

Usa il video quando possibile : il lavoro a distanza può isolare e la solitudine può avere un impatto negativo sulla qualità del lavoro del tuo team. Il modo migliore per combattere questo è utilizzare la videoconferenza invece delle telefonate, quando possibile. Vedere i colleghi aiuterà il tuo team a sentirsi molto meno solo rispetto a prima.

Non programmare le riunioni solo per il gusto di farlo : mentre in precedenza i team virtuali probabilmente lo avevano già sperimentato, il termine "stanchezza da zoom" è diventato prominente durante la crisi del COVID-19.

La BBC afferma che i dipendenti vengono prosciugati dalle riunioni Zoom più che dalle riunioni di persona, dal momento che le persone devono lavorare di più per interpretare vari segnali, espressioni facciali e linguaggio del corpo: è estenuante. Assicurati di comunicare in modo eccessivo nelle tue riunioni online per ottenere il punto ed eliminare la necessità di riunioni non necessarie.

Non misurare la produttività in base alla frequenza con cui qualcuno comunica : le persone comunicano online in modo diverso rispetto a come fanno di persona, quindi non puoi negarglielo. Solo perché qualcuno potrebbe non partecipare molto alle riunioni virtuali non significa che non stia eccellendo. Assicurati solo di giudicarli esclusivamente dalla qualità del loro lavoro.

Fai sapere al tuo team come contattarti — Questo è particolarmente importante per i manager. Se il tuo team è in remoto, non può semplicemente fare un salto alla tua scrivania per domande. Per non parlare del fatto che molte persone mantengono programmi abbastanza sporadici se sono remoti. Devi assicurarti che il tuo team sappia quando e come raggiungerti. Assicurati che non si stiano aggrappando alle cannucce quando si tratta di capire come raggiungerti. Se usi Slack o Microsoft Teams, un'ottima opzione sarebbe lasciare le tue informazioni di contatto nel tuo stato.

Ripensa all'elenco degli inviti alle riunioni : questo si riferisce alla fatica di Zoom. Se non è necessario che qualcuno sia in una chiamata, semplicemente non includerlo. Assicurati sempre di ricontrollare l'elenco degli inviti prima di inviarlo.

Non concentrarti solo sul lavoro : quando lavori in ufficio, le aziende tendono a organizzare gite aziendali in cui i colleghi potrebbero legarsi e parlare della vita al di fuori del lavoro. I team remoti in genere significano che i dipendenti sono sparsi in uffici diversi, quindi non è proprio possibile. Se ti concentri solo sul lavoro, i dipendenti si esauriranno rapidamente. Quindi assicurati di trovare un modo per invitare conversazioni personali al lavoro, quando appropriato, per combattere questo.

I migliori strumenti di comunicazione virtuale

Se stai cercando di migliorare il tuo stack di comunicazione virtuale, considera l'implementazione di questi strumenti.

Messaggistica del team — Slack

Slack è un'ottima opzione per la piattaforma di messaggistica del tuo team. Con questo strumento, puoi inviare messaggi diretti o di gruppo ai colleghi e avviare canali applicabili ad argomenti di lavoro o di raffreddamento dell'acqua. Slack vanta oltre 2.200 integrazioni e consente persino ai suoi utenti di passare a chiamate video o vocali.

Ecco alcuni pro di Slack dalla sua pagina di recensione :

• La possibilità di bloccare i messaggi
• Offre un luogo sicuro e protetto per condividere i dati
• La possibilità di impostare notifiche e tempi di non disturbare è utile

Videoconferenza — Zoom

Zoom è uno strumento ideale da utilizzare per le tue esigenze di videoconferenza. È un giocatore noto nello spazio, in quanto è stato nominato Leader nel Gartner Magic Quadrant for Meeting Solutions 2020 e Leader nel Magic Quadrant per UCaaS, in tutto il mondo.

Offre un'esperienza di riunione video coerente che offre alle aziende l'opportunità di utilizzare riunioni e chat, webinar video, conferenze e altro ancora.

Ecco alcuni pro di Zoom dalla sua pagina delle recensioni :

• Essere in grado di vedere chi è disattivato è un'ottima caratteristica
• La sua integrazione con PowerPoint è utile
• Le riunioni protette da password rendono le riunioni sicure

Gestione del progetto — Asana

Asana è un'ottima scelta per le tue esigenze di gestione dei progetti. Puoi visualizzare i progetti in corso da una prospettiva a volo d'uccello o approfondire le singole attività di ogni membro del team. Collega tutte queste attività insieme a più di 100 integrazioni.

Ecco alcuni pro di Asana dalla sua pagina di recensione :

• L'assegnazione di tag ai progetti consente ai team di rimanere organizzati
• Consentire ai manager di fissare date di scadenza stabilisce linee guida chiare per i team
• Strumento altamente flessibile

Telefono VoIP aziendale — RingCentral

RingCentral è l'opzione ideale per le tue esigenze di telefonia VoIP. Questa piattaforma offre un'esperienza di comunicazione unificata senza interruzioni , che include la sua soluzione di telefonia aziendale. Offre un audio HD affidabile, la possibilità di trasferire le chiamate a qualsiasi dispositivo e puoi gestirlo tutto da un portale di amministrazione.

Ecco alcuni pro di RingCentral dalla sua pagina di recensione :

• La chiamata interfono è semplice da usare
• RingCentral è facile da installare
• L'inoltro di chiamata è un'ottima funzionalità

E-mail: Gmail

Se stai cercando una nuova soluzione di posta elettronica, Gmail è un'ottima opzione. È una piattaforma intuitiva ed efficiente. Gmail offre 15 GB di spazio di archiviazione, meno spam e accesso ai dispositivi mobili. Poiché fa parte della ricca G-suite di Google, puoi anche sfruttare strumenti Google come Google Meet e Google Docs dalla stessa interfaccia.

Ecco alcuni vantaggi di Gmail dalla sua pagina G2:

• Gmail è incredibilmente facile da usare
• Google offre funzionalità eccellenti come l'opzione Chiedi, la pianificazione dell'e-mail, il filtro e la posticipazione
• Puoi collegare più account sotto un'unica interfaccia

Conclusione: padroneggiare la comunicazione virtuale aiuterà la tua azienda

Se la pandemia di coronavirus ha insegnato qualcosa al mondo degli affari, è che il lavoro a distanza è qui per restare. Ciò significa che questo software non sta andando da nessuna parte. Se la tua azienda supera la curva e impara cosa fare e cosa non fare, oltre a padroneggiare le sfide della comunicazione remota, ti ritroverai con dipendenti più felici. I dipendenti felici portano a un posto di lavoro prospero e di successo.

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