Numero di telefono virtuale: come funziona e come ottenerne uno?

Un numero di telefono virtuale, a volte chiamato numero DID (Direct Inward Dialing), ti consente di raggiungere clienti lontani e aggiungere una presenza nazionale alla tua attività, anche se hai appena iniziato ad espanderti al di fuori del tuo mercato nazionale.

Offre maggiore flessibilità rispetto a un numero di telefono tradizionale perché non è disponibile una connessione cablata e puoi utilizzarlo praticamente da qualsiasi parte del mondo.

Diamo un'occhiata a cos'è un numero virtuale, come funziona, i suoi vantaggi e come ottenerne uno.

Vai a ↓

• Che cos'è un numero di telefono virtuale?
• Come funziona un numero di telefono virtuale?
• Come ottenere un numero di telefono virtuale
• Numeri di telefono virtuali vs numeri di telefono tradizionali
• Vantaggi di un numero di telefono virtuale
• Panoramica Fornitori di numeri di telefono virtuali
• Domande frequenti sul numero di telefono virtuale

Che cos'è un numero di telefono virtuale?

Un numero di telefono virtuale è un numero di telefono basato su cloud che consente di raggiungere un'azienda senza dipendere dalle reti fisse tradizionali. I numeri di telefono aziendali virtuali utilizzano Internet per connettersi alle reti telefoniche senza la necessità di una linea o di un centralino tradizionale. L'hardware fisico è minimo con un numero virtuale, quindi è possibile rispondere alle chiamate in arrivo su qualsiasi dispositivo che si connette al cloud.

La tua azienda può acquistare tutti i numeri di telefono virtuali di cui ha bisogno da un provider di servizi VoIP per raggiungere la gente del posto in vari mercati. Ogni numero è facilmente gestibile tramite il software VoIP e prefissi locali, 800 prefissi e numeri internazionali sono tutti assegnabili alla tua azienda.

Come funziona un numero di telefono virtuale?

Un numero di telefono virtuale utilizza Internet per effettuare chiamate. Non richiede una scheda SIM, copertura cellulare o indirizzo fisico per effettuare o ricevere chiamate. Segue le stesse regole dei tradizionali numeri di rete fissa: i numeri locali e nazionali hanno 10 cifre, che include il prefisso, il centralino a tre cifre e il numero dell'abbonato a quattro cifre.

Per utilizzare un numero virtuale, è necessaria una connessione Internet veloce tramite cavo, rete LTE o Wi-Fi e un dispositivo come desktop, laptop o telefono cellulare. Se la tua connessione Internet non è affidabile, la qualità delle chiamate potrebbe risentirne.

Non è necessario essere collegati alla rete in filo di rame, il che comporta costi per le lunghe distanze, installazioni costose e requisiti di cablaggio.

Esistono quattro tipi principali di numeri di telefono virtuali utilizzati dalle aziende:

• Vanity Numbers: usano frasi alfanumeriche o numeri accattivanti che rendono facile ricordare il tuo marchio.
• Numeri verdi: questi sono i numeri nazionali che i clienti utilizzano per raggiungere un marchio da qualsiasi luogo senza costi interurbani.
• Numeri locali: i numeri di telefono locali utilizzano prefissi specifici per far sembrare un'attività più locale, anche quando si trova lontano.
• Numeri internazionali locali: analogamente ai numeri locali, i numeri internazionali locali fanno sembrare un'azienda locale ai mercati esteri.

Il servizio di telefonia virtuale consente alle aziende di accettare chiamate in base ai requisiti aziendali.

Vuoi ricevere chiamate dopo le 17:00 sulla costa orientale dopo che l'orario di lavoro di un call center è terminato? Il software del numero di telefono virtuale instrada invece automaticamente le chiamate del servizio clienti in entrata ai call center della costa occidentale, che vengono aperti in seguito.

Come ottenere un numero di telefono virtuale

Indipendentemente dal fatto che tu abbia bisogno di numeri locali, vanity o verdi, la maggior parte dei provider ti consente di impostare un numero di telefono virtuale durante il processo di registrazione. In genere, addebitano per linea telefonica, al mese e trasferiscono i vecchi numeri al loro servizio.

Sebbene esistano fornitori di numeri di telefono virtuali che offrono numeri gratuiti, non offriranno le opzioni di chiamate illimitate o la possibilità di connettersi a più utenti. Quando vuoi che le chiamate dei clienti vengano instradate nel posto giusto senza restrizioni, un servizio in abbonamento è la strada da percorrere.

Ottenere un numero di telefono virtuale è un processo semplice che può essere eseguito in pochi passaggi:

1. Trova il giusto fornitore di servizi di telefonia virtuale e iscriviti al loro servizio
2. Durante la registrazione, scegli una città o un prefisso del tuo futuro numero
3. Completa la procedura di registrazione inserendo i tuoi dati di pagamento. Nota, questo passaggio differirà a seconda del provider

Una volta che tutto è impostato, sarai pronto per iniziare a utilizzare il sistema telefonico virtuale.

Numeri di telefono virtuali vs numeri di telefono tradizionali

La principale differenza tra i numeri di telefono virtuali ei numeri di telefono tradizionali è che i numeri di telefono virtuali consentono agli utenti di effettuare e ricevere chiamate su Internet, mentre le tradizionali linee fisse cablate si basano sulla PSTN fisica per le comunicazioni telefoniche.

La tabella seguente fornisce una rapida panoramica dei telefoni virtuali rispetto ai sistemi telefonici tradizionali:

I telefoni PSTN sono limitati a un numero di telefono e una linea per indirizzo fisico, il che significa che non hanno la mobilità e la portabilità dei numeri di telefono virtuali. I telefoni cablati richiedono alle aziende di acquistare numeri di telefono separati per ogni luogo in cui operano.

Poiché un sistema telefonico PBX tradizionale è ospitato in loco, l'aggiunta di nuove linee telefoniche o l'aggiornamento della tecnologia è una seccatura che richiede tempo per i team IT, per non parlare di una spesa importante per gli imprenditori. Inoltre, affinché più agenti utilizzino la linea telefonica contemporaneamente, i reparti IT devono passare attraverso il processo dirompente dell'installazione di un sistema telefonico multilinea.

Un numero virtuale, invece, non è vincolato né da fili né da una posizione fisica, basandosi interamente su VoIP (Voice over Internet Protocol) per effettuare/ricevere telefonate su Internet.

VoIP facilita le chiamate vocali tramite un'applicazione softphone mobile accessibile su più dispositivi contemporaneamente. Gli utenti del sistema telefonico virtuale possono effettuare/ricevere chiamate vocali in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo con una connessione Internet come smartphone, computer desktop e laptop e tablet.

I sistemi telefonici virtuali sono anche molto più scalabili di quelli tradizionali e l'aggiunta di nuove linee telefoniche/interni a un numero di telefono VoIP esistente non richiede l'installazione fisica. Invece, gli amministratori aggiungono semplicemente nuove linee telefoniche acquistandole e assegnandole direttamente sul sito Web del provider VoIP. L'intero processo richiede solo pochi minuti ed elimina i tempi di fermo causati dall'installazione manuale della linea telefonica.

Con un numero di telefono aziendale virtuale, interi team di agenti, non solo un utente, possono avere conversazioni vocali o inviare messaggi di testo SMS aziendali contemporaneamente utilizzando lo stesso numero di telefono.

I numeri di telefono virtuali sono inoltre dotati di funzionalità più avanzate rispetto alle loro controparti di rete fissa.

Ad esempio, gli amministratori possono instradare le chiamate in arrivo a dispositivi preimpostati durante determinate ore, in linea con i programmi di lavoro degli agenti. Ogni numero di telefono o interno può svolgere una funzione specifica, ad esempio, gli utenti possono comporre un numero per il reparto vendite o inserire un interno per connettersi al servizio clienti.

In breve?

Il sistema telefonico aziendale virtuale offre molta più comodità, mobilità, funzionalità e convenienza rispetto ai telefoni fissi standard.

Vantaggi di un numero di telefono virtuale

Ci sono diversi vantaggi esclusivi per i numeri di telefono virtuali. Per le piccole imprese, questi numeri vengono spesso utilizzati quando l'imprenditore non vuole fornire dati personali o un numero personale. Un numero di telefono aziendale virtuale fa squillare qualsiasi telefono compatibile e la maggior parte dei servizi consente anche di inviare messaggi di testo e messaggi vocali.

Tutto questo viene gestito con la stessa tecnologia di commutazione di pacchetto utilizzata con altri servizi basati su Internet. Non è necessaria la manutenzione dei cavi telefonici e non ci sono circuiti aperti da tenere in considerazione durante le chiamate.

Ci sono molti altri motivi per considerare il servizio di telefonia virtuale per una piccola impresa.

Collega sedi di attività commerciali con un numero di telefono

Con un numero di telefono virtuale, diverse località in tutto il mondo utilizzano un unico numero centralizzato per rispondere alle chiamate. Se un cliente in un particolare fuso orario ha bisogno di aiuto, lo riceve dagli agenti nella sua area del mondo. È anche possibile utilizzare interni con un numero virtuale, quindi se un cliente ha bisogno di un aiuto più specializzato, viene collegato al reparto giusto. Questo viene fatto anche quando il centro del numero iniziale si trova a centinaia di miglia di distanza dall'interno.

Accesso a un pool più ampio di talenti

Non ci sono limiti fisici quando si tratta di aprire un centro telefonico in tutto il mondo con un telefono virtuale. Ciò significa che il tuo sistema telefonico aziendale collega i clienti con il loro agente giusto, indipendentemente dal punto di origine o dalla posizione dell'agente. Poiché i numeri di telefono virtuali sono indipendenti dall'hardware PSTN e PBX tradizionale, gli agenti in viaggio ricevono chiamate di lavoro sui loro smartphone e laptop. Con questo tipo di connettività, i clienti sono facilmente collegati con gli agenti che li hanno precedentemente aiutati.

Anche l'abbinamento del punto di origine con un call center della zona è molto più semplice. Gli Stati Uniti e il Canada sono pieni di dialetti regionali e i call center locali che affrontano casi locali rendono più facile per gli agenti comprendere le esigenze dei clienti. Con un telefono virtuale locale, le aziende abbinano facilmente chiamate specifiche con agenti che parlano il dialetto o lo slang. Anche se si trovano a centinaia di chilometri di distanza, il chiamante vede il prefisso e pensa che la chiamata sia instradata localmente.

Ricevi chiamate ovunque

I numeri di telefono virtuali offrono maggiore flessibilità per i dipendenti al di fuori dell'ufficio. Ad esempio, se un receptionist deve lavorare da remoto, riceve comunque tutte le chiamate dirette all'azienda. Questo viene fatto tramite app desktop o mobili. Poiché i numeri virtuali vengono forniti con un software per la gestione delle chiamate, è facile utilizzare l'inoltro o l'instradamento delle chiamate per connettersi con altri dipartimenti.

Alcuni software VoIP hanno la funzionalità di trasferimento delle chiamate da un dispositivo all'altro. Una chiamata ricevuta su un softphone viene inviata rapidamente a uno smartphone o un telefono cellulare quando il dipendente deve cambiare sede. Quando un dipendente ha una richiamata programmata, si occupa della propria attività senza dover attendere al telefono. A causa della pandemia di COVID-19, questo è diventato importante perché i numeri virtuali consentivano ai dipendenti di ricevere chiamate da casa, anche quando erano socialmente distanti.

Fornire numeri di accesso per i mercati internazionali

Alcuni prodotti prosperano all'estero e uno dei modi migliori per espandersi nei mercati esteri è fornire ai clienti un numero locale per contattare la tua organizzazione. I numeri di telefono virtuali non sono limitati ai prefissi degli Stati Uniti e ai numeri 800. Puoi anche acquistare numeri internazionali da alcuni fornitori affinché i tuoi clienti stranieri ti raggiungano.

Con un numero di telefono virtuale è facile creare un call center in una regione come la Nuova Scozia e ricevere chiamate da clienti con sede in mercati esteri come l'Italia. Il chiamante non dovrà effettuare chiamate interurbane e il software del call center instrada questi tipi di chiamate ad agenti che conoscono bene l'italiano. Per il chiamante, non c'è alcuna indicazione che stia chiamando fuori dal paese e fornirai un'esperienza di servizio clienti forte a coloro che raggiungono il tuo marchio da mercati esteri senza la necessità di aprire call center locali.

Poiché questa tecnologia instrada tutte le chiamate a un unico numero, fornisce un modo per garantire che i mercati internazionali dispongano di un numero di accesso localizzato in cui i clienti raggiungono l'azienda e il dipartimento con cui devono parlare e risolvono rapidamente i loro problemi .

Misurare le prestazioni delle vendite e del marketing

Nel marketing o nelle vendite, devi essere in grado di tenere traccia del numero di chiamate che ricevi, soprattutto se stai ricevendo chiamate da più campagne. Puoi associare numeri di telefono specifici a campagne di marketing, invece di utilizzare il tuo numero di telefono principale, e misurare efficacemente il rendimento e i tassi di conversione di tali campagne.

Con un numero di telefono virtuale, è facile mappare il successo in vari mercati. Ad esempio, se i chiamanti compongono più spesso il tuo numero nel prefisso 515, questo è un indicatore che la tua campagna potrebbe avere più chiamanti Des Moines. Forse la campagna in quella città potrebbe trasferirsi bene in un'altra area per aumentare le vendite.

Panoramica dei fornitori di numeri di telefono virtuali

La tabella seguente fornisce una panoramica dei cinque fornitori che offrono numeri di telefono gratuiti, locali e virtuali nei loro piani.

Domande frequenti sul numero di telefono virtuale

Di seguito, abbiamo risposto ad alcune delle principali domande frequenti sui numeri di telefono virtuali.